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2014年04月 档案立卷归档业务培训 主要内容 第一部分档案工作基本知识 了解一个基本概念强化一个观念树立两个意识明确两个制度 第一部分档案工作基本知识 档案 指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 了解一个基本概念 第一部分档案工作基本知识 档案馆 永久保存学校档案财富的基地 是学校档案利用中心 国家是把档案馆定位为 五位一体 即两个基地 三个中心 档案安全保管基地 爱国主义教育基地 档案利用中心 政府信息查阅中心和电子文件利用中心 强化一个观念 第一部分档案工作基本知识 1 档案意识学校各职能部门工作活动形成个人职务活动形成 2 归档意识 树立两个意识 第一部分档案工作基本知识 1 归档制度 中华人民共和国档案法 第十条规定 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 教育部 国家档案局 高等学校档案管理办法 第二十四条规定 高等学校中的个人对其从事教学 科研 管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料 应当按照规定及时归档 任何个人不得据为已有 明确两个制度 第一部分档案工作基本知识 2 部门立卷归档制度 国家教委 普通高等学校档案管理办法 第二十条规定 高等学校实行文件材料形成部门 课题组立卷的制度 一般由立卷人按文件材料的自然形成规律 系统整理组卷 编排页号或件号 填写卷内目录 交本部门档案工作人员检查 装订后向学校档案部门移交 档案部门应派人指导立卷工作 明确两个制度 立卷归档流程 收集 鉴定 整理 移交 各职能部门立卷 立卷部门档案部门 第二部分立卷归档基本方法 第一讲 收集 归档文件的 第一讲 收集 一 收集概述 二 收集的原则 三 收集的方法 四 收集的范围 五 收集文件的质量要求 归档文件的收集是指对高等学校从事招生 教学 科研 管理等活动形成的对学生 学校社会有保存价值的各种文字 图表 声像 实物等不同形式 载体的文件材料的收集 一 收集概述 注意 立卷归档工作一般是当年收集头一年有保存价值且已办理完毕的文件材料 齐全 把本部门应该归档的全部文字材料 图表 声像 实物等各种门类 各种载体的材料都要收集起来 个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围 特别要注意对单位会议记录的收集 二 收集原则 总原则 齐全完整 完整 指文件材料要完整 即文件不能缺页 缺章 成套文件 会议 项目文件 请求 批复等 要齐全 三 收集方法 2 年终收集 注意每年年终进行清理 把散存在领导或工作人员手中的文件进行集中 对照本单位收发文簿 将其上面作了登记的全部文件材料收集起来 有两种方法 1 平时收集 也叫预立卷 注意平时将单位形成的文件 某次会议或处理某件事 解决某个问题所形成的文字材料收集起来 科学管理 四 收集范围 凡是本单位活动过程中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的 办理完毕的各种文字 图表 声像等不同形式的文件材料 均属于归档范围 必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档 集中统一管理 包括两个方面 应归档文件材料 不应当归当材料 怎么判断应归档文件材料呢 办理完毕 是指文件相应的文书处理程序已经完成 而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用 文件材料有无保存价值 是否应当归档 取决于文件材料本身的保存价值 请各部门以学校 归档范围及保管期限表 所列的文件材料归档范围为参考进行归档 四 收集范围 例如 一般文件在发出或收到以后 在文书处理程序上就算已办理完毕 有的文件 如计划 规则 规定等 在贯彻执行上需要很长时间 但印发或传阅后 其文书处理程序已经完成 也算办理完毕 但是 有的文件如请示 报告等需要上级部门给予批复 批示和答复的 归档必须要等待批复 批示答复收到后 即使是请示是去年打的 但批复没有下来 那请示也不能归档 没有批复的请示不能归档 有保存价值 办理完毕 1 本单位形成的文件材料包括 本单位形成的制度 规章等有查考利用价值的文件 处理重要问题形成的文件材料 召开重要会议的主要文件材料 重要的请示 报告 总结 综合报表等 应归档文件材料 四 收集范围 2 上级来文包括 直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件材料 非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料 上级机关和同级机关颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 3 平级或不相隶属单位的来文包括 凡与本单位业务工作相关的 具有查考利用价值的文件材料 帐外文件 指未经本单位收发文登记的文件材料 注意 应归档 帐外文件 的收集 四 收集范围 会议文件 本单位召开的各种重要会议所形成的文件 包括会议记录 领导人讲话稿 PPT文档等 会议所形成的照片 录音和录像材料等 本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型 各种载体的文件材料 主要包括 本单位的各种规章制度 本单位及内部机构制定的重要的规章制度 办法等 各种声像材料 国家及上级机关领导人来单位视察 处理工作 本单位领导在公务活动中形成的各种声像材料等 新闻材料 单位向电视台 电台 报社发送的新闻稿件 音像材料等应收集其底稿或复制件 翻录件等 大型活动 一些临时性的大型活动 特别是跨部门举办的大型活动等 在活动结束时 应及时收集有关文件材料 重份文件无查考 利用价值的事务性文件材料 如节假日放假通知 临时性事务性的通知等 未成文的草稿及一般文件的历次修改稿 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 同本单位主管业务无关的文件 本单位领导兼任其他单位职务形成的文件材料 不归档文件材料 四 收集范围 3 自发公文必须加盖公章 要有签发单 定稿 公文签发单要素要齐全 1 归档文件必须为原件 五 归档文件质量要求 2 归档文件 包括文件签发单和处理单 必须内容准确 书写规范 制成材料要耐久规范 一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写 传真件或字迹模糊或易褪变的文件务必及时复制 用复制件归档 已破损的文件应进行修整 4 外来文件要有处理单 处理结果 视文件要求是否产生 文件处理单要素必须齐全 各部门在办理过程中形成的处理结果 纸质版应经主要领导签字或加盖部门公章后附在主体文件后面归档 5 部门工作要点和工作计划要求加盖部门公章 6 涉密文件不通过部门预立卷系统归档 必须单独交档案馆 7 电子文件与纸质文件实行双套归档 8 收文的正文与附件是否齐全完整 五 归档文件质量要求 9 收文与收文阅办处理单齐全完整 10 发文的定稿与印件齐全完整 计算机输出的定稿 一是要附发文处理签 二是要加盖骑缝章 避免弄虚作假 以维护文件的真实性和凭证性 确实发挥文件的法定效用 11 检查已归档的文件签发手续是否齐全 如印件是否盖有单位印章 定稿与印件是否残缺不全等 凡手续不全或缺页的应补齐 归档文件的价值 第二讲 鉴定 凡属学校归档范围的文件材料 必须按有关规定向本校负责档案工作的部门移交 实行集中统一管理 任何个人不得据为己有或拒绝归档 第一步 鉴定文件的价值 档案保管期限的划分以学校归档范围及保管期限表为参考确定 档案的保管期限分为永久 长期和短期三种 一般属于永久和长期保存的文件材料才需要归入学校档案馆 室 保存 第二步 判定文件的保管期限 永久保存的文件是指 一 本单位制定的法规政策性文件材料 二 本单位召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 三 本单位职能活动中形成的重要业务文件材料 四 本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 五 本单位机构演变 人事任免等文件材料 六 本单位房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 七 上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料 八 同级机关 下级单位关于重要业务问题的来函 请示与本单位的复函 批复等文件材料 永久保存的文件是指 长期保存的文件主要包括 一 本单位或部门职能活动中形成的一般性业务文件材料 二 本单位召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 三 本单位人事管理工作形成的一般性文件材料 四 本单位一般性事务管理文件材料 五 本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 六 上级单位制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 七 上级单位和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 长期保存的文件主要包括 第三讲归档文件的整理 第三讲归档文件的整理 一 以 件 为单位的整理 二 以 卷 为单位整理 一般指单份文件学院进行教学 科研 管理等工作中形成的文件 一般以单份文件为一件 相互紧密关联的几份文件为一件 什么是 件 一 以 件 为单位整理 1 每份文件 即自然件 一份文件为一件 2 各种报表 名册 图册等 每册 本 内容相对完整 具有独立的检索价值 应按其本来的装订方式 一册 本 为一件 3 文件正本与定稿为一件时 但定稿过厚不易装订的 也可单独作为一件 重要文件 如法律法规等 须保留历次修改稿 可将正本与历次修改稿 包括定稿 各为一件 件 有哪些情况 4 正文与附件 一般来说 正文与附件为一件 如果附件数量较多或者太厚不易装订时 也可各为一件 6 原件与复制件 包括复印件以及手抄件等 应作为一件 凡是对不利于档案保管的文件 热敏纸传真件 铅笔书写或手工誊写的重要文件 以及使用中破损的文件 要加以复制 与钢笔重抄件一起归档 5 正文与文件处理单 包括处理单 拟办单 发文稿纸 签批条等 应作为一件 件 有哪些情况 9 会议记录 纪要 每次会议作为一件 如党组会议记录 行政会议记录 纪要等等 7 转发文与被转发文应作为一件 因为它们是一份文件的不同部分 前者往往包括贯彻意见及执行要求 后者则是具体内容 它们在发挥文件效力方面难以分割 因此也应作为一件 8 来文与复文可为一件 从文种上包括请示与批复 报告与批示 函与复函 通知与报告等 件 有哪些情况 第一步 检查文件质量 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 第二步 文件系统排列 第三步 编页号 第四步 编写件号 第五步 录入归档文件目录 第六步 装订 第七步 填写备考表 件 的整理流程和方法 1 检查文件材料是否齐全完整 如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐 检查文件质量 第一步 2 修裱破损文件 使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱 3 复制字迹模糊或易褪变的文件 包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件 常用的复制方法是复印 4 去除易锈蚀的金属物 5 规范纸张 装订边太窄的适当加宽 纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切 小于A4国标的应酌情按A4进行背贴 6 剔除多余的重份和不必要的复制件 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 1 正本在前 定稿在后 文件系统排列 第二步 2 正文在前 附件在后 3 原件在前 复制件在后 4 转发件在前 被转发件在后 5 批复在前 请示在后 6 不同文字的文本 中文本在前 外文本在后 汉文本在前 少数民族文字在后 7 成套报表一册为一件 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 页号 是每份归档文件页次的顺序号 编页号 第三步 编写方法 以件为单位 逐页编写顺序号 一份文件为一个流水号 如果一份文件由几部分组成 而且每个组成部分各自编有页码的 如 正文和附件 正文和定稿 请示和批复 函与复函 报告与批示 转发件与被转发件 办法与实施细则 收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档 要重新编写页号 即要给这份文件以完整连贯的总页码 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 第三步 2 单面印刷的为一页 编一个号 双面印刷的为两页 编两个号 折叠的大张文字材料或图表 不管折几折 凡是单面有字的为一页 编一个号 双面有字的为两页 编两个号 3 不得重编 漏编页号 1 编写页号 统一在有文字的每页文件正面的右下角 背面的左下角 4 一般使用铅笔编写页号 或用打码机打号 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 页号编写方法 将排列的归档文件赋予顺序号 以固定其存放顺序 以 件 为单位的归档文件 以归档章 件号章 的形式在归档文件上注明 并以归档文件目录予以固定 第四步 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 编写件号 归档章 注意 归档章 盖在每一份文件第一页的右上角空白处 1 全宗名称 重庆大学2 年度 文件形成年度3 类别 学院 XY11 N 4 件号 文件顺序号5 页数 文件总页数6 保管期限 永久或长期 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 录入文件目录 归档文件目录 件号 文件排列的顺序号 责任者 发文机关或署名者 使用全称或通用的简称 多个单位行文应照实填写所以责任者 文号 文件的发文字号 照实抄录 题名 文件的标题 一般照录 无题目或题目概括不清的 重新拟定或补充更名 并外加 以示区别 时间 指文件的落款时间或成套 件 的最后时间 页数 一件的实际总页数 备注 用于填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁等 如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注 将具体内容填入备考表中 第五步 在档案管理系统中录入 系统自动生成打印目录 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 1 三孔一线法 主要适合较厚的文件 选择粗细适中的棉线进行装订 装订 第六步 2 缝纫机扎边法 适合比较薄的文件 3 特殊情况 如已装订成册不便拆钉的书籍 刊物 由于其金属物已严密封装在其中 拆除有损其原貌 因此也可以不拆除 4 装订文件时尽量把四边都对齐 至少把右边与下边分别对齐 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 填写备考表 第七步 卷内备考表 卷内备考表位于卷内文件之后 必须用钢笔或签字笔填写 1 本卷情况说明 填写卷内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 一般不填写 2 立卷人 由专 兼职档案员填写 3 检查人 分管领导4 立卷时间 填写立卷的时间 检查质量 文件排列 编页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 二 以 卷 为单位整理 由互有联系的若干文件组合而成的文件组合体 如 教学 学籍大表 科研 基建等材料中不便于按 件 整理 或为了更便于查阅利用 可以采用按 卷 整理 2000年国家档案局 归档文件整理规则 颁布以前 档案都以 卷 整理 什么是 卷 第一步 检查文件质量 与 件 要求同 略 第二步 文件系统排列 与 件 要求同 略 第三步 编页号第四步 录入编案卷目录信息第五步 录入卷内目录信息第六步 填写备考表 与 件 要求同 略 第七步 装订 装盒 检查质量 文件排列 编页号 案卷目录 卷内目录 装订 填备考表 卷 的整理流程 页号 是固定卷内归档文件页次的顺序号 第三步 编写方法和要求 以 卷 为单位 卷内所有文件材料逐页编写顺序号 编完整连贯的总页码 编写位置等要求与 件 相同 第一 二步 略 检查质量 文件排列 编页号 案卷目录 卷内目录 装订 填备考表 编页号 序号 案卷排列的顺序号 系统会自动生成案卷目录 档号 每一卷档案的编号 按顺序登记 全宗号 年度 分类号 卷号 案卷题名 每卷档案的题名 需要档案员根据卷内文件的内容加以拟定 起止日期 卷内时间最早一份文件和时间最晚一份文件的日期 页数 卷内文件的实际总页数 保管期限 案卷的保管期限 永久 或 长期 存址 该