邮件沟通技巧.ppt

浅谈 邮件沟通 技巧 目录 沟通要素邮件概要邮件技巧 沟通要素一 有效沟通的5W1H 1 Why 目的 我为什么要交流 我讲话的动机是什么 我的目的 告知 说服 影响 教育 慰问 娱乐 劝导 解释 刺激 启发 2 Who 对方是谁 谁是受众 他们是哪类人 个性 受教育水平 年龄 地位 他们对我的信息反应可能如何 他们对我的信息主题已经了解多少 3 WhenandWhere在何时何地交流信息 4 What 主题 我到底要谈什么 他们了解什么 哪些信息必须省略或必须采用5 How 怎样表达 语气和风格 我将如何传递信息 用文字 图解 口头 电话 书面报告 如何表达 采用何种语气 命令式的 请求式的 用哪种词汇 沟通要素一 有效沟通的5W1H 沟通要素二 有效交流的六各C 1 清楚 clearly 2 简明扼要 chiefly 3 有礼貌 courtly 4 有建设性 constructly 5 正确 correctly 6 完整 completely 沟通要素三 人际沟通的二要素 1 以真诚的赞赏与感谢为前提 对事对人 只要对方稍有改进即予赞赏2 以委婉的方式指出他人的错误 先说自己错在哪里 然后再批评别人 说话前一定要顾及他人的面子 目录 沟通要素邮件概述邮件技巧 1 什么情况用邮件 哪些事情需要发送电子邮件1 正式工作报告 2 难以简单用口头表达说明清楚的事项 3 知识推荐和信息传递 4 没有见面交流条件的其他交流内容 电子邮件的优点 我们可以重复的阅读这些文字 往来的信件可以成为沟通的证据 电子邮件的缺点 对方回信可快可慢 人家不回你也没办法 重要而紧急的急需对方回复的事情 最好打电话沟通或者一个电话配合一封email 2 收信人 抄送 暗抄 释义 to 收件人 也就是要主要阅读这邮件的人 cc 即抄送 carboncopy 需要了解信息相关人等 bcc 即密送暗送 blindcarboncopy 使用对象与选择1 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人 抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 2 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级 项目主要领导 3 工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象 抄送直接上级 间接上级 部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性 部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达 特殊情况可以根据需要处理 3 回复 转发与邮递设置 reply 回复 和replytoall 回复全部 reply会把回信发给from的那一个人 而replytoall会把回信寄给from to和cc的所有人 forward的功能是把邮件 包括其附件 转发给其他人 一般作为证据或将领导的要求转发实施人 但要考虑原发信人是否愿意你转发 回执设置的两种情况 1 很重要的邮件 需要知道对方是否读过 尤其群发邮件时 2 看收件人究竟打开过没有自己的邮件 有回执的邮件对收件来说一般都要回复的 禁止拷贝的设置 不希望对方转发的邮件 需要保密的邮件采用禁止拷贝的方式发送 4 标题 主题 邮件的标题是邮件的主旨大意 需要简明扼要 信息完整 特点 邮件标题应让人一望即知 以便对方快速了解 邮件的标题会用于检索归类的依据 标示邮件的重要性 工具 邮递选项中设置 5 正文 语言得体写邮件抬头称呼对方 以示礼貌 并引起主要收件人的关注 内容清晰1 如果带有附件 尽量在邮件正文对附件内容进行简单陈述 避免收件人打开附件才能知悉沟通事项 要给附件起一个合适的文件名 别人下载后 不用另起名 2 控制邮件正文字数 确保邮件正文层次清晰 内容明确 避免长篇大论 保持冷静发信之前闭上眼睛想想 6 找人帮忙四大忌 1 一忌摆不正自己的位置没摆正位置 或者完全没位置意识 的求助 几乎很难得到积极的回应 2 二忌不知道要人家做什么你想找别人帮忙 首先自己得清楚需要对方做什么 3 三忌给人家的指示不够清晰你让人家帮忙 是要浪费别人的时间 应该想方设法的节省人家的时间 让人家能很容易的理解你的需要 并能够尽量快速的达到你的期望 4 四忌事后没有反馈你请人家帮忙 事后一定要反馈 这是对帮忙人的尊重 也是对双方关系的一