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单位公文发文格式及细则 二 一一年三月 1总则 1 1为了进一步规范 集团公文格式 根据 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 并结合我矿实际情况 特制订本格式细则 1 2本细则以 文件式 公文为例 穿插讲解非 文件式 公文 2公文种类 2 1公文分为 文件式 公文和非 文件式 公文 2 2 文件式 公文是指公文文头中发文单位名称后加 文件 两字的公文 主要包括 通知 通报 批复 决定 决议 请示 报告 2 3非 文件式 公文是指公文文头中不加有 文件 两字的公文 主要包括 函 命令 令 会议纪要 工作简报 情况通报 学习与研究 3公文中各要素标识规则 3 1公文由眉首 主体和版记三部分组成 3 2眉首又称文头或版头 由份数序号 秘密等级 紧急程度 发文单位 发文字号和签发人等组成 3 3主体又称行文部分 包括 标题 主送单位 正文 附件 印章 成文时间 附注 3 4版记又称文尾 包括 主题词 抄送单位 印发单位 印发日期和印发份数等 行文部分 文尾 001机密特急 有限公司文件 办 200 号 此页全部称为文头或眉头 序号 密级 函 公文基本要素 关于 的通知 各单位 一 1 1 2 2 空一行 正文三号仿宋体 小标题三号黑体 二号华文中宋体 此页全部称为行文或主体 字体和字号2 公文结构层次序数 公文基本要素 结束语 附件 1 2 二 年 月 日 附注 不加书名号 空4个字 此页全部称为行文或主体 以上均为三号仿宋体 字体和字号2 主题词 通知 抄送 200 年 月 日印发 拟稿 核稿 共印 份 三号黑体 三号华文中宋 三号仿宋体 左右各空1个字 左上角不标注 此页无正文 此部分称为文尾 字体和字号2 公文各要素具体论述 3 2 1份数序号3 2 1 1是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 3 2 1 2如需标识公文份数序号 用阿拉伯数字顶格标识在首页左上角第一行 如 NO 01 01 001 等 3 2 2秘密等级和保密期限3 2 2 1秘密公文分为 绝密 机密和秘密 3 2 2 2公文的密级顶格标识在首页右上角 函的密级在眉首横隔线左下方顶格标识 两字之间空1个字 3 2 2 3如需同时标识秘密等级和保密期限 秘密等级和保密期限之间用 隔开 秘密等级两字之间不空1个字 如 绝密 3个月 函 对内文头1 对内文头2 3 2 3紧急程度3 2 3 1公文紧急程度分为 急件和特急 3 2 3 2紧急程度顶格标识在公文首页右上角 函的紧急程度在眉首横隔线左下方顶格标识 两字之间空1个字 3 2 3 3如需同时标识秘密等级和紧急程度 秘密等级在第1行标识 紧急程度在第2行标识 函 对内文头2 3 2 4发文单位3 2 4 1由发文单位全称或规范化简称后加 文件 组成 函 命令 令 和会议纪要不加 文件 两字 联合行文 文件 两字居于发文单位名称右侧上下居中 如联合行文单位过多 必须保证公文首页显示正文 3 2 4 2发文单位标识使用小标宋体字 无小标宋体字时用华文中宋体字 用红色标识 字号由发文单位以醒目美观为原则酌定 但应小于22毫米 15毫米 高 宽 3 2 4 3平行文或下行文 发文单位标识上边缘至纸张上边缘垂直距离为6 2厘米 上行文发文单位标识上边缘至纸张上边缘垂直距离为11 7厘米 函的发文单位标识上边缘至纸张上边缘垂直距离为1 7厘米 函 纪要 联合发文头 对内文头2 上行文 3 2 5发文字号 文号 3 2 5 1是指由发文单位编排的公文代号 包括单位代字 年份和序号 单位代字一般由两个层次组成 第一层次是发文单位代字 第二层次是发文单位主办公文的部门代字或公文类别的代字 如 晋华煤办 晋华煤函 等 3 2 5 2年份 序号用阿拉伯数字标识 年份应标全称 用六角括号 括入 不能使用方括号 或圆括号 等其它括号 顺序号不加括号 也不编虚位 即1不编为001等 不加 第 字 对内文头2 联合发文头 函 3 2 5 3发文字号通常标识在发文单位版头之下 横隔线中央上面 而上行文居左空1个字标识 右空1个字标识签发人 函的发文字号则在横隔线之右顶格下方 标题之上标识 发文字号标识的位置距横隔线的垂直距离为4毫米 3 2 5 4公司各单位以部门名义制发的公文 发文字号中不加单位代字 只用年份和序号表示即可 如 2006 2号 3 2 5 5联合行文时 一般只标识主办单位的发文字号 对内文头2 联合发文头 函 部门文件头 发文字号2 3 2 6签发人3 2 6 1上行文应在首页注明签发人的姓名 是表示公文生效并对该公文郑重负责的一个标志 3 2 6 2发文字号居左空1个字 签发人姓名居右空1个字 签发人后标全角冒号 冒号后标识签发人姓名 3 2 6 3联合发文签发人的姓名竖式平排 主办单位签发人的姓名在上 其他单位签发人在主办单位签发人之下按发文单位标识的顺序排列 最后的签发人要与文号同处一行排列并使横隔线与之的垂直距离为4毫米 3 2 6 4平行文及下行文不必标识签发人 对内文头 联合发文头 函 上行文头 3 3 1标题3 3 1 1标题应当准确简要地概括公文的主要内容 标明方法一般由发文单位 事由 文种 对内行文 发文单位可以省略 有些公文内容单一 正文部分文字较少时也可省略事由 3 3 1 2标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 行文1 函和请示的区别 请示和申请的区别 标题2 3 3 1 3标题应在文头横隔线下空二行的地方居中标识 分一行或多行排列 分行时要做到词意完整 排列对称 间距恰当 发文单位一般单列一行 第二行开始标明公文事由和文种 3 3 1 4除函外 工作简报 情况通报 学习与研究等非 文件式 公文标题则不需标识文种 而此类公文还常常带有副标题 如有副标题 应在正标题之下居中标识 副标题之前加上破折号 行文1 情况通报头 公文标题一般占正文宽度的3 5为宜 如字数过多 超过正文宽度4 5以上就应根据标题语句分两行或多行排列 设计公文标题通常有以下9种方法 1 直尺式XXXXXXXXXXXXXXXXX 2 短长式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3 长短式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4 宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 5 倒宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6 梭子式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 7 等距式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 8 腰鼓式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 9 正副标题式XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX 3 3 2主送单位 即抬头 3 3 2 1是指主要受理公文的单位 应当使用全称或规范化简称 多个主送单位可统称 3 3 2 2上行文主送单位一般只写一个 如需同时送其他单位 应当用抄送的形式 主送单位一般不标识个人 3 3 2 3主送单位列在正文之前 与标题之间空一行 顶格标识 3 3 2 4非 文件式 公文 如会议纪要 工作简报 情况通报等 主送单位不标识在行文部分内 而标识在文尾的抄送单位前面 如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时 也应将主送单位名称移至文尾的抄送单位前面 行文1 工作简报 3 3 3正文3 3 3 1正文是公文的主体部分 用来表达公文的内容 一般每自然段左空2个字 回行顶格 而全部用阿拉伯数字和小圆点表示结构层次的规章制度类公文 则采用悬挂缩进方式排版 即每自然段序号一行顶格 其它各行右缩进 正文中的数字 年份不能回行 如 1 1 1 行文1 正文2 3 3 3 2正文结束语通常根据文种的类型确定 结束语中带有 特此 和 此 等的结束语 均不加句号 如 特此通知 特此致函 此令 此复 等 上行文中请示的结束语一般用 以上意见当否 请批示 妥 当 否 请批示 复 报告的结束语一般用 以上报告 请审阅 或 特此报告 平行文的结束语一般用 妥 当 否 请复 敬希函复 特此致函 特此函告 专此函达 等 下行文的结束语一般为 特此通知 此令 此复 等 正文3 3 3 3 3一般地说 在主送单位之下 落款之前的部分都是正文 但如果是转发 下发或印发公文 被转发 下发或印发的公文同转发性公文一样仍属正文 而不能看成是附件 行文1 3 3 4附件3 3 4 1是指对公文具有补充 说明性的附加文字材料 3 3 4 2应当在正文之后空一行左空2个字 成文日期之前标识 附件 后标全角冒号和名称 附件名称后不加标点符号 3 3 4 3公文如有多个附件时 使用阿拉伯数字标识序号 每个附件标识1行 序号对齐 如 附件 1 行文2 附件2 3 3 4 4附件内容要另起一页标识 主件和附件要装订在一起 并在附件内容左上角顶格标识 附件 有序号时标识序号 如附件和正文不能装订在一起的 应在附件首页的左上角标识正文的发文字号 如 附件1公文格式样式 3 3 5成文日期3 3 5 1成文日期是公文生效的时间 一般用领导最后的批准日期 联合行文 以最后签发单位领导人签发的日期为准 3 3 5 2成文日期中年月日要写齐全 不得有任何省略 一般使用小写汉字 不使用阿拉伯数字 以示正式 庄重 规定 零 要写成 3 3 5 3除函外 会议纪要 工作简报 情况通报 学习与研究等非 文件式 公文正文后不署成文日期 与工作简报 情况通报 学习与研究文头类似的公文 成文日期标识在文头中发文单位名称的右侧 横隔线之上 发文单位左空1个字 成文日期右空1个字 两者并列一行 工作简报头 行文2 3 3 6公文生效标识3 3 6 1公文生效标识是证明公文效力的表现形式 包括发文单位印章或签署人姓名 加盖印章要清楚 端正 3 3 6 2单一发文印章 1 单一单位发文 在落款处不署发文单位名称 只标识成文日期 2 成文日期右空4个字 加盖印章后应上距正文1行之内 端正 居中下压成文日期 公文生效标识2 3 当印章下弧无文字时 采用下套方式 仅以下弧压在成文日期上 即骑年盖月 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 有限公司 有限公司 办公室 二 七年一月二十九日 二 七年一月二十九日 公文生效标识3 3 3 6 3联合行文印章 1 当联合行文只盖两个印章时 在落款处也不署发文单位名称 而应将成文日期拉开 左右各空7个字 主办单位印章在前 两个印章均压在成文日期上 两印章互不相交或相切 相距不超过3毫米 二 七年一月二十九日 公文生效标识4 2 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止空白印章 应将各发文单位名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 并使印章居中加盖或套印在其上 主办单位印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 每排印章中心线对齐 在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期 3 在加盖两个或两个以上印章时 只能采用一种加盖方式 即不管个别印章适合哪种加盖方式 只能统一采取一种 要下套均下套 要中套均中套 以保证印章排列整齐 美观 公文生效标识5 二 七年一月二十九日 公文生效标识6 3 3 6 4当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一页 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 3 3 6 5除会议纪要 工作简报 情况通报 学习与研究等非 文件式 公文外 其它 文件 式公文 函和命令 令 都应加盖印章 否则应视为无效 公文盖章应用红色印油 3 3 7附注3 3 7 1附注一般是对公文发放范围 使用时需注意的事项加以说明 应居左空2个字加圆括号标识在成文日期下一行 如 此件发至副部门级以上干部 等 3 3 7 2上行文和函应当在附注处注明联系人的姓名和电话 如 联系人 联系电话 行文2 3 4 1主题词3 4 1 1是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组 标识主题词主要是便于公文检索查询 3 4 1 2主题词第一层是对主题词区域的分类 第二层是类别词 第三层是类属词 最后一层是文种 第二层和第三层统称为主题词 3 4 1 3主题词应统一在 国务院公文主题词表 中选用 一份公文标引主题词最多不得超过5个词目 3 4 1 4主题词居左顶格标识 后标全角冒号 词目之间空1个字 文尾 3 4 2抄送单位3 4 2 1是指除主送单位以外 与该公文有密切关系的单位 即协助承办或者需要知照公文内容但并不需要办理 答复或执行的单位 用全称或者规范化简称 统称标识 3 4 2 2公文如有抄送单位 在主题词下1行标识 抄送 后标全角冒号 左右各空1个字 各单位间用逗号或顿号隔开 回行时与冒号后的抄送单位对齐 在最后一个抄送单位后标句号 3 4 2 3主送单位移至主题词之下时 标识在抄送单位前一行 标识方法同抄送单位 主送单位和抄送单位两者之间不加横隔线 文尾 3 4 3公文印发单位和印发日期3 4 3 1公文印发单位名称和印发日期并排标识于抄送单位和横隔线之下 印发单位左空1个字 印发日期右空1个字 印发单位名称用全称或规范化简称 3 4 3 2印发日期以公文发文日期或制作正式文件日期中最早形成的日期为准 用阿拉伯数字标识 不编虚位 文尾 3 4 4拟稿人 核稿人和印刷份数3 4 4 1拟稿人 核稿人和印刷份数并排标识于印发单位名称和印发日期及横隔线之下 拟稿人和核稿人左空1个字 印刷份数右空1个字 拟稿人 核稿人和印刷份数下边缘不加横隔线 3 4 4 2拟稿人和核稿人标识方法为 拟稿 核稿 印刷份数标识方法为 共印 份 文尾 3 4 5文尾的位置3 4 5 1文尾应置于公文最后一页的偶数页 电子文档可置于奇数页 文尾的最后一个要素置于公文最后一行 3 4 5 2文尾在实际操作中会遇到以下情况 公文主体之后 公文如有附件 文尾则在附件之后 的空白容不下文尾的位置时 需另起一页标识文尾 此时文尾应单独置于公文最后的空白页 或加宽行距 使公文主体或附件和文尾同处一页 举例 文尾的位置 3 5字体和字号3 5 1公文标题用小标宋体字或华文中宋体字 密级 紧急程度 正文中的小标题 主题词 三个字 按语 两个字用黑体字 签发人姓名 按语内容 图片文字说明用楷体字 副标题用楷体字加粗 主题词中的词目用小标宋体字或华文中宋体字 正文及其它部分均用仿宋体字 3 5 2标题用二号字 按语 图片文字说明用四号字 正文及其它部分均用三号字 表格可酌情用三号或小于三号字 文头 字体和字号2 3 5 3会议纪要文头中的会议纪要类型和会议纪要文号一行用三号黑体字 工作简报 情况通报 学习与研究等其它非 文件式 文头中 期号 发文单位名称 成文日期均用三号黑体字 3 5 4公文中的数字 英文字体同其所在段落的中文字体 文尾 工作简报文头 会议纪要文头 3 6文字排列和页面设置3 6 1制发公文 文字一律横排 3 6 2公文页边距一般设置为 左边距3厘米 右边距 上边距和下边距均为2 5厘米 3 7字距和行距设置3 7 1字间距按word默认的标准设置 3 7 2行间距设置为最小值30磅 段前和段后均设置为0行 段落设置中把 如果定义的文档网格 则对齐网格 前面的钩去掉 表格中的行距可适当缩小 3 7 3有时为了使落款日期和正文同处一页 可根据版面状况适当缩小或加宽行距 但要保持版面美观 3 8公文页码公文超过1页时 应用半角阿拉伯数字在版心下边缘居中标识页码 3 9公文结构层次序数3 9 1当公文用序号表示多层次结构时 第一层用 一 二 三 第二层用 第三层用 1 2 3 第四层用 1 2 3 如 一 1 1 公文结构层次序数2 3 9 2而规章 制度 程序等类型的公文 结构层次也可表示为第一层用 1 2 3 第二层用 1 1 1 2 1 3 第三层用 1 1 1 1 1 2 1 1 3 第四层用 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 3 超过四层用 1 或a等表示 如 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 10公文中的数字3 10 1公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 3 10 2日期应当写具体年 月 日 如 2008年11月3日3 11引用公文公文中人名 地名 数字 引文要准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 如 关于加强 的通知 办 2009 1号 3 12公文用词用字公文用词用字要准确 规范 文内使用简称 一般应当先用全称 并注明简称 3 13其他要求3 13 1用纸和复印要求3 13 1 1公文纸一律采用国际标准A4型纸 3 13 1 2公文一律双面复印 3 13 2装订要求3 13 2 1公文应左侧装订 对横排A4纸型表格 单页码表头在订口一边 双页码表头在切口一边 3 13 2 2骑马订或平订的两钉订位分别位于本端页高的1 4处 平订钉锯与书脊间的距离约8毫米 3 13 3用笔要求起草 修改和签批的纸质公文 用笔用墨必须符合存档要求 应当使用黑色碳素墨水笔书写 不得使用铅笔 圆珠笔和蓝色墨水笔书写 也不得在文稿装订线外书写 001机密 一年特急6 2厘米 有限公司文件 办 200 号 下行文或平行文使用此文头 函 紧急 文号1 序号 密级 上行文 文号2 签发人 发文单位 上行文 文号与横隔线之间4毫米 特急11 7厘米 有限公司文件 办 200 号签发人 胡锦涛 三号楷体 三号仿宋体 三号仿宋体 不加0或00 左空1个字 上行文使用此文头 函 紧急 密级 文号1 签发人 发文单位2 右空1个字 文号2 特急签发人 胡锦涛 办 200 号签发人 上行文使用此文头 发文单位 签发人 文号2 函 有限公司关于 的请示集团公司 一 1 1 2 2 空一行 正文三号仿宋体 二号华文中宋体 标题2 主送单位 字体和字号2 数字和序号 标题1 正文1 小标题三号黑体 结束语 附件 1 2 二 六年 月 日 附注 不加书名号 空4个字 正文3 附件 附注 成文日期 主题词 请示 抄送 办公室200 年 月 日印发 拟稿 核稿 共印 份 三号黑体 三号小标宋或华文中宋体 三号仿宋体 右空1个字 左上角不标注 此页无正文 正文3 主题词 抄送单位 字体和字号 印发单位和日期 拟搞人和核稿人 左空1个字 有限公司秘密 函 200 号特急 有限公司关于 的函 单位 1 7厘米 序号 密级 紧急 会议纪要 文号1 发文单位 联合发文头 文号2 001机密 一年特急 文件 200 号关于做好春节期间宣传工