加强医院专业技术档案管理探讨.doc

加强医院专业技术档案管理探讨 摘要：如何管理并利用医院专业技术人员档案资源是档案管理工作者的重要课题随着科技的日新月异以计算机和网络为载体的现代档案管理正以不可阻挡之势冲击档案界用现代化的手段做好新时期的工作这既是新时期的专业技术档案工作的需要也是信息化工作的必然要求 关键词：医院管理探讨专业技术档案 一、建立专业技术档案的意义 医院专业技术档案工作是衡量医院医疗质量和管理水平的一个重要标志它是医院管理专业人员的重要工具为医院选人用人提供基础保障建立专业技术档案一方面可为医院培养高层次医学人才提高教学医院的临床水平、科研能力以及促进医院的学科建设发挥了至关重要的作用另一方面也为医院全面、准确、多方位地掌握各类专业技术人才信息这对医院人力资源的可持续发展起着重要的作用 二、专业技术档案的构成 我院是一所集医疗、科研、教学、预防保健、社区服务与康复为一体的省级肿瘤防治研究机构和三级甲等专科医院是广西医科大学的硕士、博士点、临床医学博士后科研流动站的单位因此技术档案是专业技术人员在医疗、科研、教学和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料是医院诸方面综合能力的具体体现是医院的无形资产对促进医院的各项工作开展具有十分重要的意义然而专业技术档案是一个不断变化的有机体具有动态性其伴随着专业技术人员的基本信息学历学位情况专业技术资格情况参加学术团体及社会兼职情况奖惩情况国内外学习、培训、进修情况教学工作情况科研课题及成果情况著作论文情况工作总结工作业绩继续教育培训技术工作报告等不断形成而变化因此需要我们及时加以收集和补充完善 三、目前专业技术档案管理存在的问题 1、档案意识薄弱缺乏足够的重视在收集专业技术人员的科研与论文、考核奖惩、到基层单位工作考核情况等信息过程中专业技术人员存在档案意识薄弱对档案的作用认识模糊认为材料放在自己身边安全、保险用起来方便存在个人档案资料(如有关证件、证书等)自己保管不及时归档 2、档案信息不规范有些职能部门仍然停留在主要通过纸质来记录和保存资料处于一种无序、零散存放状态经常会出现丢失现象;有的虽已通过电子载体记录和保存信息但缺乏信息格式的统一;这些因素严重影响专业技术档案的质量难以充分发挥它的作用特别是档案系统不能及时进行整合数据时不利于提高工作效率也不能保证数据材料的和完整 3、管理制度有待“废、改、立”档案管理制度存在不健全有些已经不能用于管理现状工作导致工作积极性不高存在收集归档材料及信息整理过程缓慢对档案信息深层次的开发利用不够由于医院的人员类别和岗位性质繁多档案资料管理分散存在多个部门收集和管理如人事部门、医务科、科研科、教务科、护理部、质控科、病案室等分别管理专业技术人员的部分档案资料多部门管理且范围不明确内容界定不清人事部门收集档案存在一定的困难收集的材料质量不高不能及时更新档案数据 四、加强专业技术档案的管理及工作思路 我院1999年首次申报“三甲”医院时就建立了专业技术档案当时档案基本是纸质资料日积月累材料堆积如山除了档案资料难以保管外还需人员、经费、库房、设备各方面给予保证才能完成日常工作随着时代的发展借助计算机进行辅助管理仍无法满足需求信息大、提供数据快捷、准确等多方面的要求;随着社会信息化程度越来越高档案的管理内涵和外延均发生了很大的变化提出了医院专业技术档案信息化的建设现结合医院实际情况交流探讨一些做法 1、加快完善医院专业技术档案管理系统的建设构建完备的信息资料整合和优化现有的纸质档案对档案事务实现电子化随着现代科学技术的发展电化教学的普及管理自动化程度的提高声像载体档案如照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、光盘等不同载体的文件材料越来越多应加强计算机技术的应用将技术人员的技术档案全部信息化并利用计算机的检索功能获取各种信息满足各方面的需要 2、建立一套完整的档案管理制度如档案归档范围、归档时间和归档办法以及档案的保密、对档案人员的相应要求档案统计制度档案的利用制度岗位责任制度等由人事部门档案管理员负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计医院各类专业技术档案 3、以使用目的为导向结合实体完善专业技术档案电子基本信息的构成要求档案业务要规范档案标准要建立健全和真正实施档案材料必须标准化、规范化有效预防、及时处理和解决档案管理工作中的突发事件达到快速有效救援减少损失确保档案资源安全 4、档案管理人员的素质要求档案管理人员需忠于职守认真学习档案专业知识及管理知识还要学习自然科学、社会科学方面的知识刻苦钻研业务以保证工作的顺利进行提高开发利用档案信息资源的能力提高服务水平 5、专业技术档案的建立与管理并不是一时或短期的任务在工作中确保专业技术档案的、准确、完整提高信息使用过程中的信度与效度医院将专业技术档案的各项管理工作纳入制度化管理轨道通过有序、高效、高质量的管理为档案管理工作的开展提供良好的条件和环境 五、对医院专业技术档案系统的总体要求 通过建设专业技术档案信息系统全面管理各级专业技术人员的技术档案加强完善档案管理制度使档案管理工作更具条理性和可操作性以保障档案资料的质量和完整、系