NC报销操作手册.docx

报销代理人操作手册一、 网上报销业务范围二、报销业务流程三、登陆系统设置四、单据填写说明五、单据查询说明六、消息通知七、单据打印、粘贴、传递八、报销费用的支付九、费用帐表查询十、其他说明一、 网上报销业务范围单据类型业务内容差旅费报销单人员出差的车船费、住宿费等费用。办公费报销单日常办公的电话费、邮寄费等费用。（电话费、邮寄费、工本费、办公耗材、报刊杂志费、其他办公费）车辆费报销单公司内部车辆，油料费、修理费等费用。（油料费、过路费、保险费、修理费、其他车辆费）招待费报销单招待来客的餐饮费、住宿费及其他费用会议费报销单公司内举行大型会议或者公司员工参加外部培训产生的费用。借款单用于内部借款。还款单用于内部全额现金归还借款二、报销业务流程流程说明序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据处理状态00报销人报销人根据费用发生情况黏贴原始单据系统外处理05代理报销人报销单代理报销人根据报销人原始单据填写报销单报销单系统处理10部门负责人相关领导在系统中审批业务单据，审核业务真实性系统处理11代理报销人提交原始单据并标明系统单据号，提交会计系统外处理20会计核对纸质原始单据合法性并与系统单据进行数据核对，审核无误后在系统中进行审核操作。会计保存已审核过得原始单据。系统处理21相关审批人系统审批由相关审批人对业务真实性进行最终审批，同时系统发送消息给代理报销人，提示代理报销人打印报销单据。系统处理25出纳根据报销人提交的单据封面和审批流，与系统内的单据对应后付现金或网上银行划账。系统处理26出纳将付过款后的单据封面和审批流提交给会计。系统外处理30会计匹配单据封面和原始单据，根据出纳传递的付款单填制财务凭证系统处理代理报销人主要填写所属部门费用报销单据，业务审核人对业务发生的合理性、合规性进行审核，财务会计及财务负责人人对业务的合法性进行审核。三、登陆系统设置1、登陆NC网上报销系统1.1在地址栏中输入服务器地址：6/yer 即进入登录界面。1.2在登录界面进行系统登录说明：100、101、102、103、104、105属于集团与分、子公司的经营帐套，10001、10201、10201、10401、10501、106属于集团与分、子公司的基建帐套。选择所在公司、日期，输入本人用户名和密码后点【登录】账套：北元集团公司：公司名称（费用归属于经营或基建，就选择那个公司）日期：当前系统日期用户：个人的用户编码密码：新用户密码为用户编码1.3点击“提交”，进入NC网上报销系统界面1.4登录报销界面后，第一步请修改口令，即点击右上角【设置】，选择【个人信息】【修改密码】即可。1.5填写借款单或各类报销单时，请点击左侧相关费用报销单图标，进入所选单据管理列表界面。1.6点击【增加】按钮，开始填写单据。1.6.1图标解释：增加行 ：插入行 ：复制行 ：粘帖行 ：删除行。四、单据填写说明（一）借款单1、单据项目说明表头项目: 单据号：不可编辑，系统自动生成； 单据日期：不可编辑，必填项，取当前登录日期； 借款原币金额：可编辑，必输项，手输； 最迟还款日：不可编辑，系统自动生成；系统设置还款期限30天； 借款人公司：不可编辑，系统自动生成，取借款人所在公司； 借款部门：不可编辑，系统自动生成，取借款人所在部门； 代理借款人：不可编辑，系统自动生成，取当前登录人； 借款人：可编辑，取借款人； 个人账号：可编辑，必输项，取借款人账号，和资金系统集成后启用； 摘要： 借款用途。表体项目：不需填写。2、单据填制步骤第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮第二步：根据实际业务填写借款单，蓝色字段为必输项，灰色字段为不可编辑项； 第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动以消息形式通知下一级审核人进行审核。（二）还款单1、单据项目说明表头项目: 单据号：不可编辑，系统自动生成； 单据日期：不可编辑，必填项，取当前登录日期； 合计金额：可编辑，必输项，手输；现金还钱要什么附件？ 附件张数：可编辑，必输项，手输原始单据的张数； 报销人公司：不可编辑，系统自动生成，取借款人所在公司； 报销部门：不可编辑，系统自动生成，取借款人所在部门 代理还款人：不可编辑，系统自动生成，取当前登录人； 报销人：可编辑，取借款人 个人银行账户： 摘要：归还借款。表体项目：不需填写。2、单据填制步骤第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮第二步：根据实际业务填写借款单，蓝色字段为必输项，灰色字段为不可编辑项； 第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动以消息形式通知下一级审核人进行审核。（三）差旅费报销单1、单据项目说明（1）表头项目：顺序报销人-报销人部门-报销人公司-代理报销人。 单据号：不可编辑，系统自动生成； 单据日期：不可编辑，必填项，取当前登录日期； 合计金额：不可编辑，必填项，系统自动计算表体交通费用报销金额和补助及其他费用报销金额的合计金额 附件张数：可编辑，必输项，手输原始单据的张数； 报销人公司：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在公司即费用承担公司； 报销部门：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在部门即费用承担部门； 代理报销人：不可编辑，系统自动生成，取当前登录人； 报销人：可编辑，取报销费用人即费用承担人 个人银行账户：不可编辑，系统自动带出，和人力资源、资金系统集成后启用； 摘要：必输项，填写费用发生原因，要求简单明了； 收支项目：费用类型。（2）表体项目：交通费用：填写长途交通费用只能一行填写，天数计算错误。 报销类型：可编辑，必输项，指报销人职别、出差区域；9不补助是什么 出发日期：可编辑，必输项，按实际出发日期填写 出发地点：可编辑，必输项，按实际出发地点填写 到达日期：可编辑，必输项，按实际到达日期填写 到达地点：可编辑，必输项，按实际到达地点填写 天数：可编辑，必输项，取实际报销费用的天数，也可根据实际情况修改； 交通工具：可编辑，必输项，参照录入能否改成手输项；报销金额：可编辑，必输项，手输金额。所有金额一栏按照报销业务的特殊情况不需报销或补助时，必须填写“0”方可保存。补助及其他费用： 报销类型：必输项，指的是报销人是公司领导还是一般干事，是市外还是市内； 出差天数：系统根据出发和返回日期自动进行计算 伙食补助标准：不可编辑，根据系统设定的补助标准自动带出； 交通费补助标准：不可编辑，根据系统设定的补助标准自动带出； 电话费补助标准：不可编辑，根据系统设定的补助标准自动带出；伙食补助：可编辑项，根据补助标准与出差天数自动算出补助金额，也可根据实际情况修改；现在自动带不出来所有金额一栏按照报销业务的特殊情况不需报销或补助时，必须填写“0”方可保存。交通补助：可编辑项，根据补助标准与出差天数自动算出补助金额，也可根据实际情况修改；所有金额一栏按照报销业务的特殊情况不需报销或补助时，必须填写“0”方可保存。电话补助：可编辑项，根据补助标准与出差天数自动算出补助金额，也可根据实际情况修改；所有金额一栏按照报销业务的特殊情况不需报销或补助时，必须填写“0”方可保存。住宿费补助：可编辑项，根据实际情况填写；所有金额一栏按照报销业务的特殊情况不需报销或补助时，必须填写“0”方可保存。 其他项目：其他杂项（大巴费、订票费、退票费等）其他项目金额：其他杂项金额。所有金额一栏按照报销业务的特殊情况不需报销或补助时，必须填写“0”方可保存。 报销金额：不可编辑，系统自动计算报销合计金额2、单据填制步骤 第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮 第二步：根据实际业务填写报销单，蓝色字段为必输项，灰色字段为不可编辑项；然后分别填写表头和表体中【交通费用】和【补助及其他费用】等项目。 第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动通知下一级审核人进行审核。（四）车辆费报销单：在原始单据很多的情况下，要求一种费用类型填制一张报销单据。1、单据项目说明表头项目 单据编号：不可编辑，系统自动生成； 单据日期：不可编辑，必填项，取当前登录日期； 合计金额：不可编辑，必填项，系统自动计算报销合计金额 附件张数：可编辑，必输项，手输原始单据的张数； 报销人公司：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在公司即费用承担公司； 报销部门：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在部门即费用承担部门； 代理报销人：不可编辑，系统自动生成，取当前登录人； 报销人：可编辑，取报销费用人即费用承担人 个人银行账户：不可编辑，系统自动带出，和人力资源、资金系统集成后启用； 摘要：必输项，填写费用发生原因，要求简单明了；表体项目： 收支项目：费用类型，参照选出； 车号：可编辑，参照选出； 报销金额：可编辑，必填项，费用类型的金额2、单据填制步骤 第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮 第二步：根据实际业务填写报销单，蓝色字段为必输项，灰色字段为不可编辑项。 第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动通知下一级审核人进行审核。（五）招待费报销单1、单据项目说明（1）表头项目： 单据编号：不可编辑，系统自动生成； 单据日期：不可编辑，必填项，取当前登录日期； 合计金额：不可编辑，必填项，系统自动计算报销合计金额 附件张数：可编辑，必输项，手输原始单据的张数； 报销人公司：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在公司即费用承担公司； 报销部门：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在部门即费用承担部门； 代理报销人：不可编辑，系统自动生成，取当前登录人； 报销人：可编辑，取报销费用人即费用承担人 个人银行账户：不可编辑，系统自动带出，和人力资源、资金系统集成后启用； 摘要：必输项，填写费用发生原因，要求简单明了；（2）表体项目： 收支项目：费用类型，可参照生成， 招待时间：必输项，按实际招待时间进行手工填写 客商：必输项，手工填写招待的客户名称 招待人数：必输项，按实际招待人数手工录入 报销金额：必输项，按实际报销金额手工录入2、单据填制步骤 第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮 第二步：根据实际业务填写报销单，蓝色字段为必输项，灰色字段为不可编辑项。 第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动通知下一级审核人进行审核。（六）办公费报销单1、单据项目说明（1）表头项目： 单据编号：不可编辑，系统自动生成； 单据日期：不可编辑，必填项，取当前登录日期； 合计金额：不可编辑，必填项，系统自动计算报销合计金额 附件张数：可编辑，必输项，手输原始单据的张数； 报销人公司：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在公司即费用承担公司； 报销部门：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在部门即费用承担部门； 代理报销人：不可编辑，系统自动生成，取当前登录人； 报销人：可编辑，取报销费用人即费用承担人 个人银行账户：不可编辑，系统自动带出，和人力资源、资金系统集成后启用； 摘要：必输项，填写费用发生原因，要求简单明了。把摘要和个人银行账户成一行（2）表体项目 收支项目：费用类型，可参照生成， 报销金额：必输项，按实际报销金额手工录入2、单据填制步骤 第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮 第二步：根据实际业务填写报销单，蓝色字段为必输项，灰色字段为不可编辑项。 第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动通知下一级审核人进行审核。（七）会议费报销单1、单据项目说明（1）表头项目： 单据编号：不可编辑，系统自动生成； 单据日期：不可编辑，必填项，取当前登录日期； 合计金额：不可编辑，必填项，系统自动计算报销合计金额 附件张数：可编辑，必输项，手输原始单据的张数； 报销人公司：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在公司即费用承担公司； 报销部门：不可编辑，系统自动生成，取报销人所在部门即费用承担部门； 代理报销人：不可编辑，系统自动生成，取当前登录人； 报销人：可编辑，取报销费用人即费用承担人 个人银行账户：不可编辑，系统自动带出，和人力资源、资金系统集成后启用； 摘要：必输项，填写费用发生原因，要求简单明了。（2）表体项目 收支项目：费用类型，可参照生成， 报销金额：必输项，按实际报销金额手工录入 备注：2、单据填制步骤 第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮 第二步：根据实际业务填写报销单，蓝色字段为必输项，灰色字段为不可编辑项。第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动通知下一级审核人进行审核。五、单据查询说明在首页“我的报销单据”可查看单据的报销情况，可选择显示【一周内】（默认）、【一月内】、【两月内】和【三月内】自己报销的表单。功能键说明：1、 查看：显示该张报销单据的卡片形式。点击列表显示可以进行表单的卡片或列表形式的切换； 修改：在卡片显示的界面下，点击“修改”可以对报销单据的进行修改，前提是该张单据没有审核； 列表显示：可以进行单据的卡片或列表形式的切换； 联查：查询单据审批情况； 在【列表显示】状态，点击【查询】按钮，弹出查询对话框，录入查询条件后，点【确定】，可对表单进行检索。2、 打印：打印该张单据封面（打印怎么连不上，而且打印单据封面和打印审批流在那打印）3、 流程：可直接查看表单审批状态。六、费用帐表查询（只显