如何创造高效率的会议.ppt

如何创造高效率的会议 内容提要 会议现状分析 成功会议的准备工作 影响会议的个人因素 会议的领导艺术 第一单元会议现状分析 会议所呈现的趋势 无效率会议的惊人开销 一 会议所呈现的趋势 开会次数与时间增加 跨部门之协调会议增加 所有相关阶层的专业人士参与 二 无效率会议的惊人开销 一个好的会议设计与开会技巧 事实上 可以节省一半的开会时间 决策过程也会变得较有效率 也就是说 花在无效率会议上的每一分钟 其实可以节省下来 多做一些真正攸关企业生产的事 而重新检讨改进不当的会议进行方式 所节省下来的巨额开销 也可以提高企业竞争力 第二单元成功会议的准备工作 成功会议的准备工作之一 如何理清开会的目的与诉求 会议形式与领导风格 如何遴选与会者 会议规模 会议地点 如何理清开会的目的与诉求 开会的目的与诉求 应尽可能以一句话清楚地陈述出来 清楚的程度至少要包括 为何开会 谁来开 及工作何时该完毕 会议形式与领导风格 咨商式会议 决议提报式会议 责任完全交付式会议 开会形式与过程 决定与会者资格时所应考虑的要项 跟讨论题目有直接关联的人 可提供无法从他处取得的资讯 发言具有代表性 能为其团体负责 如何遴选与会者 会议规模 会议规模直接影响到互动的状况 对于减少阶层间的隔阂 强调上级与部属沟通畅通的公司 控制会议规模 即与会人数 更显得格外重要 会议地点 会议地点应考虑的因素 找一个肯定不会受到打扰的地方 会前应确定电话已被移出会议室 注意使与会者有足够舒适以集中精力开会 但不要让他们舒服得想瞌睡 关注音响效果 成功会议的准备工作之二 会议时间座位安排传达开会通知议程设计会议记录会议规范的制定 会议时间 根据行为学家的研究 同样目的的会议在不同时段召开 会有不同的结果 所以 因时制宜 来开会有其必要性 座位安排 与会者座位安排对会议的成功有很大的影响 预先考虑座位安排 如果必要 设一个座位安排方案 给会议创造一个良好的机会来达到目的 主席坐在团队成员之间 面对面就座 主席坐在长桌的项端 资历最浅者坐在离主席最远处 显示等级 主席可坐在任何一个座位 自由讨论 意见未定者可清楚地看到和听到与会者全部观点 动议的支持者坐在其他支持者的斜对面 可以直接看到其他支持者 动议的反对者 被支持者的座位隔开 支持者在此位置有利于把情况传给意见未定的出席者 主席与大部分与会者尤其是意见未定者保持目光接触 反对者坐在主席旁边以 平衡 会议桌 意见未定者看着主席寻求引导 反对者坐在主席对面 在讨论中起很大作用 支持者可以影响那些反对者 分散对抗 传达开会通知 开会通知应包括请他与会的理由 该准备哪些资料及会议召集人所期望的会议目标 议程设计 好的议程设计有助于讨论上轨道 避免讨论离题 有系统地帮助与会者一步步达到目标 会议记录 与会者的重要发言及决议都应正确地记录下来 并在会后发给与会者 会议规范的制定 会议规范指的是大家达到共识的会议守则 每次开会就照此守则来进行 第三单元影响会议的个人因素 常见的人格标签与刻板印象个性与影响力性别与影响力如何在会议发挥影响力 一 常见的人格标签与刻板印象 外貌与偏见 年龄的刻板印象 工作种类的刻板印象 二 个性与影响力 内向与外向性格 权威型人格 心机型人格 三 性别与影响力 四 如何在会议中发挥影响力 发言 常发言 控制发言长度 发言流利有权威感 发言有系统 五 评估与会技巧 第四单元会议的领导艺术 一 主席的八大职责 营造和谐气氛 确保议程进行 总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索想法 尊重少数人的意见 避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度 二 主席的开场白 约有1 3的与会者抱着 纯与会 的心态出席而并不想在会中发挥影响力 约有1 3的与会者不知开会的目的及主题 约有1 3攸关决议质量的与会者会缺席 约有1 3的与会者觉得很难在会中发挥影响力 三 关键性的三种领导态度 主席只是辅助决议达成 而非决定决议应如何达成 多让员工参与决策过程 有助于提高向心力 应鼓励而不是禁止异议 四 发言时间的分配 了解与会者互动情况最简单的方法 就是观察成员所能分配到的发言时间 理想中良好的6人发言时间分配表 主席 25 会议记录员 15 成员甲 15 成员乙 15 成员丙 15 成员丁 15 五 如何掌握议事进度 有声互动法 无声互动法 六 如何化解意见冲突 面对意见冲突时所应持的态度 意见冲突是自然且正常的 避免对立 阐明开会期望 就事论事 莫就人论事 转移话题或暂时休息 会前即预先排除冲突 七 提高议事质量的重要方法 指定一人 扮黑脸 扮黑脸 的秘诀 八 会议中如何达成决议 四种传统的决策方式 标准议则 如何达成无异议的结论 四种传统的决策方式 权威式决议 少数服从多数式 强势少数 式 无异议一致通过 式 标准议则 现在最常被使用的开会方法 1910年由德威 Dewey 博士所拟定的 我们现在称之为 标准议则 这个方法从与会者的心理层面出发 以符合科学逻辑的方式进行会议 通过五个步骤达成决议 是现在最常被企业使用的开会方法 标准议则五个步骤 1 理清及解释问题 标准议则五个步骤 2 分析问题 标准议则五个步骤 3 拟定评估各种相应对策的标准 标准议则五个步骤 4 商议相应对策 标准议则五个步骤 5 遴选最可行的对策 如何达成无异议的结论 达成无异议结论可说是开会的终极目标 一方面能展现企业的向心力 一方面能达成高质量的决议 然而 无论会议是否能达成无异议的结论 都不宜把无异议当成开会的惟一目标 九 如何与何时结束会议 预留足够时间做结束语 确定工作妥当分配 准时结束会议 十 议事效率的评估方法 十一 后续工作 会议结束后 主席的职责并未终止 进一步的责任包括 l批准备忘录 l确保会议记录员追踪并监督经会议同意要采取的行动 l接受会议记录者递交的有关执行会议决定的进度报告 l鼓励与会者预先提交下次会议上他们希望讨论的事项 l决定下次会议的议程 包括上次会议讨论中遗漏或未全面涉及的事项 l