如何组织一次非常有效的会议令自己老板满意.ppt

組織有效的會議 CommunicationtoWin 管理部 2007 05 07 2 目錄 會議的准備會議的實施會議決策的執行與追蹤如何判定會議是否成功 3 專題一會議的准備工作 1 會議主題的設定 2 與會者的選擇 3 會議時間的選擇 4 會議地點的選擇 5 議程的指定 6 會議通知 4 會議主題的設定 會議主題必須具體明確會議主題所表明的必須是 應實現什么 而非 應做什么 5 與會人員的選擇 對實現會議目的有幫助的人能夠因參與會議而获得幫助的人 6 會議時間的選擇 应優先考虑必須到會人員的时间 從人的生理和心理角度来看8 00 9 00或15 00 17 00不適合舉行會議 會議盡量安排在上午10 00 12 00或下午13 00 15 00 7 會議地點的選擇 1 场地必须有空档且可供使用 2 场地必须够大以便容纳与会者及视听設備 3 必须拥有充足的照明及通风设备 4 必须能免于声音 电话 访客等干扰 以防与会者分心 5 成本必须低廉 8 會議議程的擬定 按照议案的轻重缓急编排处理的先后順序每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来 9 會議通知的發送 會議通知應包括以下五項 1 開會的時間 包括日期及起止時間 2 開會地點 3 會議的目的 4 與會者須事先准備的事項 5 與會者的姓名 10 專題二會議的實施 1 准時開始 2 前次會議未結案事項追蹤 3 會議時間的掌控 4 會議中時刻注意避免跑題 5 會議必須有結論 6 會議結束任務布置 7 會議記錄 8 准時結束 11 會議必須准時開始 會議主席應准時召開會議 若有變動 必須提前通知與會人員 與會者必須准時參加會議 于會議開始前全部就位 12 前次會議未結案事項追蹤 宣讀前次會議記錄報告前次會議所布置任務的執行狀況對未結案的任務 說明原因并確認其后繼執行方式 13 會議時間的掌控 按照議案的輕重緩急編排處理的先后順序小事情 懂的多 責任小導致發言多 討論多 占據大時間 主持人應盡力消除這些弊端大事情責任大 無人敢發言戰略性問題不適合與小問題一起討論 14 會議中時刻注意避免跑題 每次跑題一點點 最后面目全非跑題是天然現象 會議主席應時刻注意糾正 15 會議必須有結論 有些會議只做報告 報告完畢 會議結束每個會議都應有結論 無結論的會議等于白開會議結論應盡可能結合多方面的意見 16 會議結束任務布置 布置任務P T S C原則P 具體的人 即一個人負責 2人負責等于無人負責T 時間 任務應明確預計完成時間S 明確的可操作性 即任務大家都能聽懂C 檢察 形成每件事都要復查的感覺和氣氛 17 會議記錄 每個會議都應有完整的會議記錄會議記錄內容可體現標准化 職責化會議記錄須明確 什么事情 誰來做 什么時段做好 會議記錄中明確各項任務誰來負責追蹤確認 18 會議應准時結束 會議結束時須做總結安排下次会议須准備事項 19 專題三會議決策的執行與追蹤 1 會議決策執行的偏差 2 會議效果如何追蹤確認 20 會議決策執行的偏差 信息傳遞中的誤差會使執行出現偏差決而不行 會議雖有結論 確未分攤任務行而無果 有執行 確不能做到持續有效 21 會議效果如何確認 會議記錄分未完成部份和已完成部分未完成部份的會議記錄應每周做追蹤確認直至完成為止臨時性任務 確認已完成即可例行性任務 追蹤執行狀況一個月下次會議時 會議記錄追蹤人對會議記錄執行狀況做匯報 22 專題四如何判定是成功的會議 1 會議准時開始并准