出差和外派管理规定.doc

一、总 则 （一）为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制相关费用支出，特制定本管理规定。 （二）本管理规定由行政管理中心起草，经总裁核定、批准后发布实施，行政管理中心拥有最终解释权。二、出差和外派管理细则（一）出差和外派定义1、各级员工因公司工作需要，到工作地以外地区完成某项上级指派或同意的任务，当天不能返回办公本部需在外住宿，且连续时间一次不超过1个月的为出差。2、由于工作需要而需到同城其它地方（跨区县、乡镇）或相邻城市执行工作任务当天可返回的定义为“市内外勤”，不属于出差。“市内外勤”事务原则上不支给交通费以外的任何费用，交通费凭乘车凭证按实报销。3、各级员工因公司工作需要，需较长时间（一般在一个月以上）到工作地以外地区（包括到公司其它机构）完成上级指派或同意的工作的为外派。（二）出差和外派审批权限1、出差前应填写出差申请审批单(见附件一)，并送行政管理部门和财务管理部门备案。如情形特殊事前无法及时填写出差申请审批单，亦应尽快补办手续后方报销差旅费用。2、出差人凭核准的出差申请审批单，可向财务部暂支一定数额的差旅费。3、出差审核流程和权限规定如下：（1）总公司：1） 流程：申请人-部门经理-行政管理中心-总裁；2） 三日（含三日）以上的出差和部门经理级员工出差由总裁核准； 3） 二日以下非部门经理级员工出差由主管部门经理和行政管理中心核准。（2）分公司：1） 流程：申请人-部门经理-行政人事部-分公司总经理；2） 分公司总经理出差报由行政管理中心和总裁核准；3） 分公司财务经理出差，由分公司总经理、财务管理中心核准。4） 三日（含三日）以上的出差和部门经理级员工出差由分公司总经理核准，同时报行政管理中心备案；5） 二日以下非部门经理级员工出差由主管部门经理和行政人事部核准。4、外派一律由总裁决定，同时到行政管理中心办理备案手续。（三）出差报销标准1、城市划分：根据各城市经济发展水平及消费水平,将城市划分为下列几类： （1）核心城市：指北京、上海、深圳、广州市区(4个)（2）一级城市：指大连、沈阳、天津、太原、青岛、济南、苏州、南京、无锡、宁波、温州、杭州、武汉、长沙、厦门、福州、南昌、东莞、西安、成都、重庆、兰州、乌鲁木齐、昆明（24个）（3）二级城市：石家庄、秦皇岛、长春、呼和浩特、哈尔滨、郑州、烟台、徐州、绍兴、合肥、泉州、南宁、桂林、惠州、中山、珠海、佛山、湛江、海口、三亚、汕头、银川、拉萨、贵阳、西宁（25个）（4）其他城市：核心城市及一、二级城市以外的其他城市。2、住宿及补助标准如下:国 内 标 准 (单位：人民币) 标准交通工具住宿费/天伙食补助/天（按城市划分）职别火车飞机长途汽车市内交通/天（含出租）核心 城市一、二级 城市其他 城市董事长、总裁、副总裁软席车一等舱位实报实报实报实报实报实报总经理、副总经理、总监硬卧车普通舱位实报100限额350限额280限额200100/80/60部门经理级、副经理级硬卧车普通舱位实报50限额280限额200限额15080/60/40公司其他人员硬卧车须特批实报50限额180限额150限额10060/50/40（四）出差报销原则1、员工出差要本着节约的原则支出相关费用；超过规定标准的费用支出自理；出差期间与业务无关的费用支出不予报销。2、差旅费借款实行前款不清后款不借的原则，对于1000元以上的借款，需提前二天办理借款手续。3、凡是事前末经批准的出差，一律不得报销出差费用。4、距离500公里以内的出差，原则上不得坐飞机。5、各分公司可根据当地实际情况签订当地住宿合同酒店，并报行政管理中心备案。 6、所有出差在费用报销时以落地城市标准为准。7、员工因工作调动须入住酒店的时间不得超过5个工作日，期间享受出差补助。8、部门负责人的差旅费用，不得以下一级的名义报销。9、不同级别的人员一同出差，低级别的人员可以参照高级别人员的标准。10、同性别人员两人一起出差，住宿费只按一人标准报销（特殊情况除外）。（五）出差报销细则1、公司所有人员出差，必须填写出差申请审批单并根据审批权限报批。2、如有出差同行人，填写出差申请审批单和差旅费报销单时，须注明同行人姓名、职别。3、差旅费实行按次报销制度，出差人员在出差归来一个周内必须到财务管理部门报销。多人一起出差时，可分开报销或合并报销，并注明同行人员姓名、职别。4、差旅费报销单须附已获核准的出差申请审批单，否则财务管理部门有权拒收。5、出差期间发生的招待费、办公用品、会议费等支出不能在差旅费中报销，另外注明报销；同时,招待费计入当月报销限额；办公用品费用报销需提供详细的清单。6、住宿费、市内交通费必须凭发票在规定的标准内据实报销，超支自理。丢失发票须出示相关证明材料，由同行人或部门负责人签字证明后方可报销。7、伙食补助：出差期间伙食补助按标准包干使用，参加会议等如提供食宿，不得申请补助。伙食补助按早中晚分摊，比例分别：早餐20%、中餐40%、晚餐40%，财务管理部门在审核时按交通票实际日期计算。8、参加会议、学习、培训等活动时，由组织者统一支付费用（如住宿费、交通费、伙食费）的项目，出差人不得重复报销。9、出差人在出差期间住在其亲属、朋友家的，可按住宿标准的50%给予补助，但需要发票进行冲销。10、采用驾驶车辆方式出差的，发生的汽油费、过路、过桥费、停车费等，填写“费用报销单”报销，并注明出差目的地。出差补助部分填写“差旅费报销单”11、凡不符合上述规定的特殊情况，需报行政管理部门和总经理批准。（六）出差报销票据要求1、所有票据原则上要求必须为国家税务部门监制的正式发票，并加盖开票单位的发票专用章或财务专用章，否则为无效票据不予报销。2、住宿发票必须据实填开，并注明入住、退房时间及天数、单价，大小金额相符，开票人签名，开票单位盖章；且不得要求酒店在开票时加计电话费、餐费（酒店内包含有免费早餐的除外）、娱乐费用、酒店内提供的食品或日用品消费等金额，否则视为虚报。3、不论是餐费发票、住宿发票、长途车票等有票面金额大于实际发生金额的，必须按实际发生金额在票据背面注明实报金额，未注明且按票面金额填报的视为虚报。4、同一次发生的餐费发票、住宿发票、出租车票、长途车票票据不得连号，如有连号，必须有相应的合理解释，否则视情节为无效或虚报。5、的士发票必须是机器打印的发票（没有机器打印发票的地区除外），交通费发票都必须在票面上注明起止地点、日期、经办人。6、发票抬头名称：根据实际情况按所在公司全称填写。7、票据粘贴：每次出差的原始票据应按时间顺序逐日填写，先交通票据、后住宿票据依次呈鱼鳞状粘贴在粘贴单上（粘贴单可用与报销单一样大小的无文字信息的纸张代替）。8、票据填写：姓名、职务、出差事由、起止日期及地点、交通费、住宿费、出差补助等应分项逐日逐行填写，金额合计栏小写以“￥”封头，大写以“零”封头。注意大小写金额的正确、完整，并与原始票据金额相符。9、报销时所需附件：差旅费报销单、出差申请审批单、有效单据。（七）外派人员福利待遇和报销规定1、外派人员的基本工资和福利待遇按原所在岗位执行；2、外派人员的交通报销标准按出差相关标准报销；3、外派人员可租房住或由公司安排住宿，房租费用由公司报销，但水电费由个人承担；但外派人员在没有租到住房前可按出差相关标准报销住宿费和交通费等。（八）出差报销违规罚则1、第一次虚报的对虚报的金额不予报销，并对报销人处以虚报金额二倍的罚款。2、对第