ACCESS讲义1.doc

1.1 数据库系统的组成1.1数据库系统的组成 首先来看，什么是数据库？ 1.保存在磁盘等外存介质上的数据集合 2.能被各类用户所共享 举例：教务管理系统，教师和学生以及管理人员共享 3.数据冗余低、数据之间有紧密联系 说明：“冗余”的概念后面会具体讲，简单的理解就是数据的重复存放，会浪费空间，并可能导致数据的不一致。举例：选课，学生、课程、教师之间的联系，可以通过一些公共的属性进行联系。 4.可通过数据库管理系统进行访问 在Access数据库系统中，数据以表的形式保存。 数据库只是存放数据的仓库，要能够有效的利用数据，必须对数据库中的数据进行组织，检索，整理，以获得对我们有用的信息，这实际上就需要一个系统来完成数据库系统。那么什么是数据库系统？ DBS数据库系统：引入数据库技术后的计算机系统，是一个具有管理数据库功能的计算机软硬件综合系统。 说明：不仅有操作系统还有硬件的支持 （1）DB数据库：存储在计算机存储设备上的，结构化的相关数据的集合。 （2）DBMS数据库管理系统：数据库系统中对数据进行管理的系统软件，它是数据库系统的核心。 （3）数据库应用系统：系统开发人员利用数据库系统资源和数据库系统开发工具开发出来的，面向某一类实际应用的软件系统。 用下图进行总结：各类用户通过DBMS来存取数据库中的数据，具体的工作由DBMS来完成。1.2 关系模型理论1.2 关系模型理论（重点） 1. 实体、属性 （1）实体(entity)：客观世界的万事万物,像桌子、椅子，我们每一位同学，都称作实体 （2）属性(attribute)：实体的特征(外在表现)，像年龄、性别、籍贯等 （3）实体集(entity set)：具有相同属性的实体的集合，学生、课程等 2. 联系 实体集（数据表）之间是有联系的 ，像下面的两个表：系表和导师表，系表包含了各个系的编号、系名和电话，导师表包含了各个导师的信息。 3. 实体的联系方式 一对多、多对多、一对一(较少见) 详细解释：这里有三个表，职工、工地和工作量，一个职工可以在多个工地干活，M01在工作量表中就对应了HK03和PT17两个工地编号，所以职工和工地的联系：1：N，反过来，一个工地可以接收多个职工工作，所以工地和职工：1：M。也就是说职工和工地是多对多的。 多对多在数据库应用中通过第三个实体实现1.2.2 三种数据模型 数据模型是现实世界数据特征的抽象。要将现实世界中的实体和实体之间的联系在计算机中表示和处理，必须进行抽象，能让计算机认识的，这就是数据模型，常见的数据模型有层次模型、网状模型和关系模型。 层次模型是倒立的树状结构，以组织机构用的较多；网状模型是不规则的网状结构，虽然表示实体和联系灵活，但存储处理都过于复杂，现在普遍使用的是关系模型，关系模型在数据库中，用二维表结构表示实体集以及实体集之间的联系。前面已有实例：系表、导师表等。 补充知识：关系模型的基本概念 1.关系：一个关系就是一张二维表 2.组：表中的一行就是一个元组 （记录） 3.属性：表中的列称为属性（字段） 4.域：属性的取值范围 5.关系模式：对关系的描述。例如：学生(学号,姓名,性别,出生日期,系别,年级)1.2.3 表的特点 (1)表由行(记录)、列(字段 )组成 (2)每列有一个字段名，每个字段只有一个值 (3)行的上下顺序、列的左右顺序任意 (4)任意两行记录的内容不应相同(5) 字段的取值范围称为域。同一字段的域相同，不同字段的域也有可能相同。 年龄和分数字段都可以设为0100。1.3 数据完整性规则 1.3.1 主键 主键用以保证表中每个记录互不相同，像学生表的学号 一个表只能有一个主键，如果有多个，如学号和姓名，从中选一个。 一个表的主键值不能重复，也不能为空 1.3.2 实体完整性规则 一个表的主键值不能重复，也不能为空 Access中主键字段标示有钥匙图案? 【说明】实体完整性是对一个表，下面看表之间有联系的，即对多个表的约束1.3.3 参照完整性规则 “一对多”关系中，“一”表的主键字段必然会出现在“多”表中，成为联系两个表的纽带；“多”表中出现的这个字段被称为外键；“一”表称为该外键的参照表。 【说明】纽带即公共属性 【举例】系表和导师表，系表是一表，导师表是多表，系编号是一表的主键，又出现在多表中，就成为多表的外键，而一表即系表是导师表的参照表。 参照完整性规则规定：“多”表中的外键值或者为空，或者是“一”表中主键的有效值；外键值可以重复。即导师表中的系编号可以是系表中的值也可以重复可以为空。 【补充说明】Access支持实体完整性规则和参照完整性规则，一旦主键值为空值或重复，及外键的值在参照表的主键中不存在会报警。 关系型DBMS支持级联更新、级联删除。级联更新：当“一”表主键值更新时，对应“多”表中外键字段的所有值将自动更新。 级联删除：如果删除“一”表中某个记录，则与该记录主键字段值相同的外键字段值所在的所有记录也将自动删除。 1.3.5 域完整性规则 域完整性规则是用户自定义规则 将某些字段的值限制在合理的范围内 超出限定范围的数据(非法数据)不允许进入数据库(系统将报警)1.4 模式的规范化关系模式的规范化理论Normalization 规范化的目标： 设计一个优化的和符合逻辑的数据库方案，使得开发阶段对数据库的修改要求降到最低程度，且有助于组织数据和消除数据库中的数据冗余。 规范化的要求： 1.表中都是不可再分的基本字段 2.表中所有字段都必须依赖于主关键字 3.表中所有字段都是惟一的且不互相依赖 范式：符合某种级别的关系模式的集合。 关系数据库中的关系须满足一定要求，满足不同程度要求的为不同范式。满足最低要求的为第一范式(1NF)，其上为第二范式(2NF)，。 1.4.1 第一范式： 表中任意字段的值必须是不可分的，即每个记录的每个字段只能包含一个数据。 1.4.2 第二范式： 表中所有非主键字段完全依赖于主键字段?【举例】“名称”、“位置”和“造价”仅依赖于“工地编号”，而不是“职工号+工地编号”，所以出现了数据的重复，只有“工作量”是依赖于“职工号+工地编号” 1.4.3 第三范式 第三范式：满足第二范式的前提下，一个表的所有非主键字段均不传递依赖于主键 传递依赖：设表中有A(主键)、B、C三个字段，若B依赖于A，而C依赖于B，称字段C传递依赖于主键字段A 【举例】有一个表（职务，工资等级，工资额） 分析：其中职务是关键字，工资等级依赖于职务，工资额也依赖于职务，此关系符合2NF，但是因为工资等级决定工资额（即工资额不仅依赖于主键还依赖于非主键工资等级），这就叫传递依赖，它不符合3NF。 解决：将上表分解成两个表： （职务，工资等级）和（工资等级，工资额） 2.1Access数据库概述 Access是一种关系型的桌面数据库管理系统，是Microsoft Office套件产品之一。从20世纪90年代初期Access 1.0的诞生到目前Access2003的广泛使用，Access历经多次升级改版，其功能越来越强大，但操作反而更加简单。尤其是Access与Office的高度集成，熟悉的界面使得许多初学者更容易上手。 1.Access 2003的特点 （1）既面向终端用户，又面向专业开发人员。 （2）Access2003是面向对象、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。 【说明】数据库本身就是一个对象，又包含表、查询等对象，事件驱动：通过鼠标单击或键盘录入等事件完成相应功能，简单直观。 （3）Access2003是一个开放式数据库管理系统 【说明】可以与其它数据库系统和应用程序相连，实现数据的交换和共享。 （4）支持多媒体技术 （5）具有基于Web的管理功能 【说明】可以建立网页文件，通过WEB实现信息发布和共享。 （6）内置众多的宏和函数 （7）具备完善的联机帮助 2Access 2003数据库的对象 数据库对象以.mdb为文件扩展名保存在磁盘上 数据库对象包含 7个对象：表、查询、窗体、页、报表、模块、宏 3开始使用Access 2003 启动Access ：“开始”“所有程序” Microsoft Office Microsoft Office Access 20032.2 表结构设计数据表是Access数据库中惟一存储数据的对象 一行数据称为一条记录，一列数据称为一个字段。 以导师表为例，有导师编号、姓名、性别、年龄、工资等字段，每个字段都有各自的类型、宽度等，有些还要有取值范围、输入格式的限制等，这些就是表的结构。 2.2.1字段属性 （1）类型属性：用于指明字段的数据类型，像姓名是文本类型的、年龄是数字类型的等等。 （2）常规属性：用于对已指定数据类型的字段作进一步的说明，如姓名字段允许最多多少个字符、年龄的范围等等。 （3）查阅属性：用于改变数据输入的方式 ，如将字段的显示由文本框改为列表框或组合框，具体的例子在2.3.1追加记录中，一看就明白了。 其中，重要的是类型属性和常规属性，查阅属性在追加记录时具体讲。 1.类型属性 Access 2003中经常用到的数据类型有10种。见导师表 （1）文本 文本或文本与数字类型的结合，以及不需要计算的数字。默认50个字符，最多可用255个字符。 （2）备注 长文本类型或文本与数字类型的组合，最多可用65535个字符。 （3）数字 用于数学计算中的数值数据，1、2、4或8个字节 （4）日期/时间 日期/时间数值的设定范围为1009999年，8个字节 （5）货币 用于数学计算的货币数值与数值数据，包含小数点后14位。整数位最多有15位。8个字节 （6）自动编号 每当一条新记录加入到数据表时，Access都会指定一个唯一的连续数值或随机数值表，其增量为1。自动编号字段不能够更新。4个字节 （7）是/否 “是”和“否”的数值与字段只包含两个数值（True/False或On/Off）中的一个。1位 （8）OLE对象 链接或内嵌于Access数据表中的对象，可以是Excel电子表、Word文档、图形、声音或其他二进制数据。最多可用1G字节，受限于所用的磁盘空间。 （9）超级链接 保存超级链接的字段。超级链接可以是某个文件的路径或URL。最长为64000个字节 （10）查询向导 创建字段，该字段将允许使用组合框来选择另一个表或一个列表中的值。从数据类型列表中选择此选项，将打开向导以进行定义。通常为4个字节 2.常规属性（1）字段大小 1）字段占用多大的存储空间，可以是文本长度或数值范围。 2）Access2003中，无论汉字、字母还是数字均用两个字节表示，称一个字符。 3）日期型、货币型、是/否型、OLE对象占用固定长度的空间。 数字型可进一步指定字段的取值范围及是否有小数（见P21表2.3） 【说明】文本、数字有字段大小属性，但是日期、货币等都没有此属性，其长度固定。 （2）格式 1）数字和货币类型，可设置常规数字、货币、欧元、固定、标准、百分比、科学计数，其中“固定”指小数位数不变,其属性由小数位数属性说明。2）日期/时间字段，可设置常规、长、中、短等格式 3）是/否字段，可设置取值形式。 （3）输入掩码 强制实现某种输入格式，方便数据输入用户必须输入 可输可不输 示例 符号 输入 符号 输入 0数字0 - 99、 #数字或空格 000-00000-000999-00000-000L字母A - Z?字母A- ZLLL-?-000A字母或数字 a字母或数字 aaa-AAAAA-aaa（4）标题 数据表视图或控件中显示字段时所用的标题。 用于在字段名意义不明确时再设置一个标题。（5）默认值 用于设置字段默认填充的值。【举例】性别字段设为“男” （6）有效性规则 用于限定该字段的有效取值范围 即域完整性或用户自定义完整性 （7）有效性文本 当违反有效性规则时弹出的提示文字 【举例】例2-6 设置“年龄”字段的“有效性规则”与“有效性文本”（8）必填字段 所有类型的字段都有该常规属性 该属性默认为“否” 如果设为“是”，则不允许出现空值。例如:研究生的姓名、性别、年龄等 （9）允许空字符串 该字段类型为文本，即为文本型字段的专有属性 该属性默认为“是”，可以是空字符串如果设为“否”，则不允许出现空字符串 （10）索引 询问是否要以该字段为关键字创建索引。 2.2.2表的其它创建方式 2.2.3主键与表间关系 “研究生管理”数据库将包含4个表：系、导师、研究生和研究方向 “系”表与“导师”表是1:M关系 “导师”表与“研究生”表也是1:M关系 除“研究方向”表以外，其余3个表应建立相应的主键或外键 1.定义主键 惟一标识记录，不能为空，也不能重复 2. 建立表间关系 表间关系由公共属性实现，即“一”表的主键在“多”表中作为外键 （1）“系”表与“导师”表是1:M关系，即：“导师”表的外键是“系编号”，参照表是“系”表 （2）“导师”表与“研究生”表是1:M关系，即：“研究生”表的外键是“导师编号”，参照表是“导师”表 【说明】（1）如果待建关系的两个表未设置主键，则两个表的关系只能是“未定”，不能实施两个表之间的参照完整性。 （2）在“编辑关系”的对话框中选择“实施参照完整性”（演示：更改研究生表中某生的导师编号）、 “级联更新相关字段”和“级联删除相关记录” 的含义；如果不选择级联更新和删除，而又在一表中执行更新或删除会怎样？演示 （3）外键的数据类型应该与参照表主键的类型一致，如导师编号字段不能一个是文本一个是数字。 （4）如果两个表在建立关系前已有记录，则一旦“研究生”表的“导师编号”字段(外键)出现“导师”表(参照表)中没有的值，Access将拒绝建立表间关系。 2.2.4建立索引 索引就像是书中的索引一样，要查找一个词语，可以在索引表中直接找到这个词语所在的页码，从而直接找到它所在的位置，非常方便。 索引有助于Access快速查找和排序记录 Access的字段索引选项有3个： （1）无：字段不索引。 （2）有（有重复）：索引、允许重复值。 （3）有（无重复）：索引、不允许重复值。 1. 建立索引 【说明】（1）每个字段的索引属性默认值为“无” （2）如果将一个字段指定为主键，系统将自动为其建立一个无重复值的索引，且该索引一定是主索引 （3）如果有多个索引，可将其中的一个设置为主索引，记录将按主索引的升序或降序显示 （4）对于备注、超级链接、OLE对象等数据类型的字段是不能设置索引的（补充知识） （5）可建立包含若干个字段的组合索引，例如“性别年龄”索引 2. 建立组合索引【注意】要观察组合索引的效果，需撤销表间关系，去掉主关键字,将要查看索引改为主索引。 2.3 记录操作在数据表视图中进行对记录的操作 进入数据表视图：双击表对象 通过记录选择器和导航按钮可以快速定位到要操作的记录。 2.3.1 追加记录1. 追加新记录(最后一行添加)（1）单击记录选择器上标有“*”的记录(最后一条) ，记录选择器显示为“”，即可输入数据了。（2）单击导航按钮上的按钮 （3）单击工具栏上的“新记录”按钮 （4）执行“插入”/“新记录”菜单命令 追加新记录时要注意遵守数据的实体完整性（导师编号不能重复）、参照完整性（系编号必须是系表中存在的）和域完整性规则（年龄范围）。 2. 用下拉列表框给字段赋值即设置字段的查阅属性 【举例】 例2-12用下拉列表框为导师表输入系编号。 例2-13 设置用组合框为“导师”表提供性别数据。 3. 向OLE对象类型的字段输入数据 【举例】例2-14 为“导师”表首记录的“照片”字段插入图片。?2.3.2 记录的选定与记录指针的移动 1. 选定记录 （1）选定一条记录：单击记录选择器。 （2）选定连续的记录：在记录选择器上拖曳鼠标 【注意】按住Shift键单击记录选定器的作用 2. 移动记录指针 2.3.3 编辑记录数据 1. 编辑与删除记录(在数据表视图中操作)（1）插入点移到某单元格即可编辑或删除数据，移动插入点前按Esc键可取消更改 （2）选定记录后如下操作可删除记录(有确认对话框) 1）按Del键 2）单击工具栏上的“删除记录”按钮 3）快捷菜单的“删除记录”命令 4）“编辑” /“删除记录”命令? 被编辑、删除的数据和记录必须满足实体完整性、参照完整性和域完整性。 （1）任何记录的主键字段值不能删除、剪切，其值不能重复。 （2）外键值不能更新成“一对多”关系中“一”表的主键不存在的值 （3）在建立“一对多”关系的“编辑关系”框中选择了“级联更新相关字段”，当“一”表的主键字段更新时，“多”表的外键字段将自动更新。 （4）选择了“级联删除相关记录”，当“一”表的记录删除时，“多”表的相关记录也将自动删除。2. 查找数据(在数据表视图中操作)（1）“编辑” /“查找”命令 （2）单击工具栏上的“查找”按钮 【举例】：表中有值534、345、34、3434，现查找34 1）“字段任何部分” 2）“整个字段”3）“字段开头”3. 替换数据（和Word一样，略） 4. 复制和粘贴数据 【注意】 对数据的移动操作需使用“剪切”，但选定的单元格(区域)不能“剪切”。2.3.4 数据表的格式化 同Excel的相关操作。 1.设定列宽、行高 2.设置数据表格式(针对整个数据表)3.设置字体 4.列的隐藏、取消隐藏 5.冻结列 6.重命名列(修改字段的名字 )2.3.5 子数据表编辑 两个表建立“一对多”关系后，打开“一”表(主表)，则“多”表数据显示为子表。子表的公共字段不显示(不能修改) 。解释：要回到研究生表修改其导师编号。 执行“格式|子数据表” 命令，可全部展开或折叠子表、删除展开/折叠标记。 【注意】此处的删除，并非删除掉子数据表，只是隐藏，要出现，执行“插入|子数据表” 2.3.6 记录的筛选与排序 前面曾经介绍了如何使用“查找”对话框来找到特定的记录，但使用“查找”对话框一次只能显示一个匹配的记录，如果想要看到在表中与某个值匹配的所有数据，可以使用按选定内容筛选功能。如果在数据表视图中很容易就可以找到所需要的筛选条件，那么，使用按选定内容筛选可以轻松地将所需要的内容筛选出来。 1. 记录的筛选 （1）选定筛选内容执行快捷菜单下的相关命令或单击工具栏上的【注意】筛选操作可以叠加 【举例】在筛选男生的情况下进一步筛选专业方向 （2）取消筛选：快捷菜单或单击工具栏上的（3）按窗体筛选一次输入多个