西四环档案整理指导.doc

西四环竣工文件资料整理指导一、档案文件材料的要求1、收集要求：原始、准确、真实、完整、规范、及时、美观。即：真实原始、完整齐全。2、质量要求：（1）名称填写要求统一、规范。如：建设项目、工程部位、合同号、参建单位名称等；（2）术语规范准确。如：工程外观描述、试验检测用语、评定用语等；（3）字迹规范。包括：书写、修改、签名、纸质规格、字体及字号；（4）各种工程建设用表使用和填写规范。包括：正确选用工序用表、表格填写应规范，做到：对于原始记录，一律要求手工填写（具有自动打印功能设备的除外），但对于汇总、专项报告和事先预知的数据和文字可以打印，但结论/意见及签署/签名必须手签。表头的填写必须完整统一。表格如果有附件必须详细注明附件名称和数量等。表格中工程名称的填写统一规范，如果分左右幅必须注明左幅或右幅。自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰。表格中的技术指标控制值，应符合有关设计、规范的要求。表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确。表格中的时间填写应符合实际，不能前后矛盾。成套表格前后的系列应该闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。3、特殊载体资料的收集要求建立电子文档，并做好各类台账数据资料的复制、登记与保管工作。数码照片应当使用不低于1000万像素的数码机拍摄，要反映不同角度、不同侧面，图像格式为JEPG格式，未加修饰剪裁。隐蔽工程同一个部位的照片不得少于3张，同一时间的工作活动照片不少于1-2张。工程录像档案资料应当主题明确，图像稳定，画面清晰，声音清楚，色彩真实。影像文件收集时应按MPEG方式压缩。录音档案电子文件格式收集时应统一转化为MP3格式。文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集WORD、WPS格式文档。4、其它要求：（重复归档问题）为避免文件材料在收集过程中的遗漏和重复，所有普发性文件、函件、通知等资料一般由发文单位收集；收文单位可不再重复收集。针对性文件、函件、通知等资料收文单位必须收集，发文单位可不再重复收集。请示、批复等文件由请示单位收集。具体如下：（1）、监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。（开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改报告建议都存、申请检验报批文件施工单位存等）（2）、建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。（3）、工程总体计划进度表由指挥部归档。（4）、各承包单位与业主签订的合同文件不需向业主移交。（5）计量支付以指挥部归档为主，各单位可不归档。开工报告以施工单位归档为主。5、整理要求：保持文件材料的自然形成规律、系统性、完整性及成套性。6、档案文件材料责任制：谁形成谁负责。二、档案文件整理的要求第一部分 组卷顺序和要求一、施工文件案卷组卷排列顺序（提纲）（一）管理文件（含安全管理文件）：1、合同段开工报告；2、施工组织设计、项目部岗位责任制度；3、合同段单位、分部、分项工程划分；4、指挥部（总监办）、驻地办对本项目针对性文件、函件；5、会议纪要；（按问题分类，专题会议纪要跟进专题文件，其余按时间顺序排列）6、开工前的交桩记录、控制点复测等测量、复核记录；7、技术交底（三级技术交底）；8、图纸会审纪要；9、施工图设计反馈表及批复；10、质量保证体系；11、施工方案、专项技术方案及批准文件；12、试验段实施方案及总结报告；13、合同段、单位、分部工程质量评定及汇总文件；14、桥梁荷载试验报告；15、合同管理文件；（工程变更；工程延期、合同变更、费用索赔、争端与仲裁、违约、工程分包、保险；项目人员机构设置、人员变更申请及批复、资质等；）16、质量技术管理文件：（涉及本合同段的方案、办法、整改及回复、往来函件的指令、批复及通知、通报等。具体为：工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的证明文件、施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响的分析）；17、进度计划管理文件：（涉及本合同段的方案、办法、往来函件及批复通知等）；18、费用控制管理文件：（涉及本合同段的方案、办法、往来函件及批复通知、报告；计量等，具体为：合同工程量清单、变更后的工程量清单、设计变更预算文件即调价追加投资预算）；19、安全生产管理文件：（安全生产、安全监督、安全培训、劳动保护、特种人员登记、安全事故处理、安全整改等方案、办法、往来函件及批复通知、报告；安全日志等）；20、环保、水保管理文件：（涉及本合同段的施工自然生态保护、污水处理、噪音污染、环境监测方案、措施等往来函件及批复通知、报告等）；21、廉政建设管理文件。22、施工日志：（根据实际记录方式，按时间或单位、分部工程顺序排列）主要记录：开工及完工记录、天气温度及自然灾害记录、各工序施工原始记录、各施工点工序测量原始记录、其它各种原始记录等。施工日志每日必填写记录，不得空页。下雨不能出工、节日放假等均需记录；一个月一本施工日志，若后面空页不填写换成另一本记录的，需在空白页处写明“此页后无正文”并签字注明日期，加盖项目部公章。23、施工月报。（按时间顺序分别排列）（二）试验检测资料（工地试验室资料）：1、工地试验室资质材料、人员机构设置；试验检测能力核验等；2、试验室管理办法；3、仪器设备校准报告（证书）及记录；4、专项检验检测报告（桩基、钢筋拉力、混凝土回弹等）；5、外委试验检测报告；6、各种原材料试验报告及原材料出厂合格证明（水泥、钢筋、粗集料、细集料等）；顺序为：取样单试验报告材料出厂合格证。注意收集水泥厂家的28天强度报告。7、原材料外购成品、半成品抽检试验资料及出厂合格证；（供应商提供的厂家合格证复印件需加盖供应商公章）8、外购材料（产品）合格证、试验及调试记录；（伸缩缝、钢绞线、支座、锚具、夹具、缆索、索鞍、交安及机电用具等；不够A4大的合格证，黏贴在A4纸上）。9、混凝土配合比试验报告；10、砂浆配合比试验报告；11、路面结构层配合比设计报告；12、击实试验报告；13、土工合成试验检测报告；14、沉降度检测试验；15、试验台账；（分类别、按时间排序）16、仪器设备使用台账及试验室各类试验管理台账；17、试验、检验结果汇总表。18、工序流程试验报告。注意：随工序现场检测试验资料：压实度试验、含水率试验、抗压强度试验、地基承载力试验、弯沉试验等工序试验资料跟着工序的构件走进工序资料中； （三）施工工序质保资料： 总体排序要求遵循单位、分部、分项工程划分结合实际工序顺序进行整理组卷和排序；左、右幅分开排。 1、案卷排序：分部、分项工程开工报告（或开工申请及批复）及相应附件资料；施工质保资料：依工序产生的工程质量自检评定资料（按开工报告顺序及桩号依次排列）；2、卷内顺序：以分项工程、桩号（或桥墩序号）顺序走向排序。例如：“XX大桥1#墩基础及下构施工质检资料”盒里卷内组成是：桩基、承台、墩身、（系梁）、盖梁、支座垫石、挡块等施工资料组成1#墩基础下构案卷的卷内目录。3、卷内每条目录的排列顺序：每个分项工程都包括中间交工证书、分项质量检验评定表、分项开工申请批复单、施工放样、水准测量、工序质量（交）报验单、工序记录表等工序资料。卷内每条目录的“时间”为文件形成的最晚时间（四）工程变更：单份文件顺序为：工程变更令变更申请及批复单变更报告变更图纸等；多份变更文件排序以变更令号顺序排列；（五）声像文件（相册）：（每个标段不少于2本，即照片120张左右 ） 1、照片文件（1）、照片内容： A、各级领导、监理、旁站视察（检查）； B、施工质量技术的关键部位； C、项目上重要及有特色的亮点部位； D、隐蔽工程；（同一部位，不同角度不少于两张照片） E、整改及回复照片对比；（同一部位至少两张，整改前后对比）F、安全生产、安全监督、质量检查过程中劳动生产先进分子等影像记录； G、系列性的观察记录照（例如：开工前的原始地貌，竣工后的高速公路；隐蔽工程的前后对比照；工序开始至结束的全过程照等）；（2）、照片说明“六要素”的编写： 时间、地点、摄影者、题名、文字说明（解说照片的内容）、照片编号；（3）、照片标签要求： 电脑打印、一式两份粘贴。一份贴在照片旁边指定位置，另一份贴在照片背面。（4）、相册文字填写要求：照片题名：要语言简洁、说明精炼点题。文字说明：解说该张“照片题名“的具体内容，对照片的缘由加以诠释。相册目录：暨“照片题名”。相册总说明：完整准确地描述项目部标段名称、项目施工概况、本册照片内容及照片的总张数等。结尾标注本册照片所属项目单位的名称及时间并盖项目单位公章。2、声像文件（光盘、U盘、移动硬盘、影像资料带等）（八）竣工图：1、A3白图。所有竣工图无论与原设计有无变化均采用CAD重新绘制（统一版本）2、竣工图号的编制：注意原设计图号与竣工图号的对比，竣工图号编制是在原设计图号前面加注“竣”标识。由于变更原因，在同类竣工图中增加的竣工图，竣工图图号参照同类型的竣工图图号，之后加“-1”、“-2”标识。3、竣工图总说明的编制：（1）工程简要概况；（2）主要技术指标；（3）施工工艺及方案；（4）设计变更及变更一览表；即：如本册无变更设计可写“本册无变更设计”， 如本册有变更设计，应填写“本册变更设计见变更设计一览表”，样表如下：本册变更设计一览表序号原设计工程情况变更后工程情况变更依据备注其中，变更依据必须注明变更令编号，备注说明变更令所在的案卷题目4、每页图纸加盖竣工图图章并在竣工图章内手写签字；所盖竣工图章不能覆盖图纸上的文字和数据5、竣工图上交纸质版两份，及竣工图光盘2张。二、监理文件的组卷顺序（驻地监理）（一）管理文件：1、监理计划；2、监理实施细则；3、相关单位来文及回复；4、监理组织机构资质、人员机构设置、监理人员变更管理文件等；5、监理工作方案、规章制度等内部管理文件；6、监理质量保证体系；7、工程质量控制文件：（1）监理下发的质量控制措施、规定；（2）监理与业主有关质量控制往来文件；（3）监理与施工单位有关质量控制往来文件；例如：施工组织设计审核、开工报告及必要的基础资料审核、同意下道工序开工的监理抽检资料签字盖章手续、隐蔽工程重要工序重点部位监理旁站记录、单位分部分项工程完工后的审核意见、发现问题处理问题的过程资料等。8、开工令、停（复）工令；9、监理指令及回复；10、质量缺陷整改及回复。11、会议纪要（监理例会、专题会议。按专题、按问题分类组卷）；12、工程进度计划管理文件；13、工程合同管理文件（所辖标段的管理）；14、施工监理月报；15、监理日志（驻地办监理机构填写）；16、监理日记（监理员个人填写）；17、旁站监理记录；18、巡视记录；19、安全监理计划、制度、方案、应急预案、安全责任制；20、安全监理指令；21、安全隐患整改通知单、事故处理资料；22、安全生产管理工作总结；23、安全生产会议记录；24、施工现场安全检查记录及通报；25、安全监理文件、培训记录、安全技术交底资料、责任书；26、安全监理月报；28、安全日志；29、环保水保保证体系、工作计划、文件；30、党风廉政建设文件、制度、责任书、制度、会议纪要、监理工作调查、总结等；（二）监理试验资料1、试验室试验检测能力核验资料；2、试验室管理文件、函件；3、混合料配合比批复意见；4、各种标准试验的平行复核试验及批复意见；5、各类工艺试验总结报告的批复意见；6、原材料试验；7、外委试验检测和专项监测监控；8、试验检测月报；（三）监理抽检资料1、对施工原材料、配合比和强度试验以及施工单位工地试验室的试验资料所做的监理抽检评定资料；平行试验资料等。2、对施工单位工序资料的监理抽检评定资料；（四）相册。第二部分 文件题名、组卷要求及档号填写 一、组卷要求：分类型、按问题、分单元组卷，注意文件材料的闭合。二、卷内目录题名：1、管理文件按问题或专题结合时间（阶段）或重要程度题名排列。每一份闭合文件为卷内目录的一条题名，日期填写该组闭合文件材料的最后日期（闭合文件指：批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；包含附件在内形成一组完整的闭合文件）。并注意填写文件编号。2、试验资料：每一项试验的名称要写全。原材料钢材写明钢厂名称及型号、水泥写明水泥标号及厂家，并附上材料出厂合格证。例如：C30华新水泥试验报告及出厂合格证。3、工序文件：按分项工程的工序及专题依次排列题名；写明工序每一份文件的名称，日期填写文件形成的最后日期。4、施工日志：以本为单位一本一条目录，写明XX部位XX人施工日志及该本日志的起止时间。5、监理日志、旁站记录、巡视记录：以本为单位一本一条目录，写明记录人的职务、监理记录的工序部位、该本记录的起止时间。三、案卷题名：案卷题名文字简洁精练，要准确地揭示该案卷的内容，题案卷目录的“起止日期”填写该盒案卷文件材料的起止日期（既该盒案卷卷内目录的最早时间至最晚时间）。施工文件题名编写的基本原则是能迅速知道所要查阅的资料在哪一卷，题名既要准确反映文件的基本内容，还要文字简炼（题名不得少于15个字且不多于50个字），文理表述易懂而不费解，不得用专用代号代替文字表述，不同案卷的题名不得完全相同，也不能简单的用（一）、（二）区别，篇幅虽少、但内容重要的文件材料应包含在题名中。组卷合理的卷册，题名宜采用规范性句组，分类举例如下：KXX+123KXX+340段路基土石方上路床施工质检资料；（不得用96区）KXX+227.3 XXX大桥第25、26跨T梁预制、安装资料；KXX+363KXX+123段沥青混凝土下面层施工检测资料；KXX+727.0XXX大桥左幅160跨湿接缝施工检测资料；四、案卷厚度：建议使用70g的纸380张纸左右为宜，不超过400张纸第三部分 档案样表及填写要求（案卷目录、卷脊、封面、卷内目录、备考表）一、表格填写：1、案卷目录：由“序号、案卷题名、起止时间、页数、保管期限、备注”组成。（1）序号：案卷流水号；（2）案卷题名：本卷文件的封面题名；（3）起止时间：形成本卷文件的最早时间至最晚时间；（即：本卷文件卷内目录的最早时间至最晚时间）（4）页数：本卷文件的总页数；（5）保管期限：参照下发的保管期限标准填写；（6）备注：有需要说明的可以填写。2、封面：详见表样（按需要填写）。3、卷内目录：由“序号、文件编号、责任者、文件题名、时间、页次、备注”组成。（1）序号：案卷盒内每份文件的流水号；（2）文件编号：该份文件的编号；（3）责任者：形成该份文件的责任者；（4）文件题名：该份文件的名称；（5）时间：形成该份文件的最后时间；（6）页次：该份文件的首页号；最后一份文件的页码需填写该份文件的页号至最后的止页。（7）备注：需要说明的问题，没有的可不填写。4、备考表：由“档号、互见号、说明、件数、总页数、立卷人、立卷时间、检查人、检查时间”组成。（1）档号：空着；（2）互见号：不同载体同一事物两处可见的文件；（3）说明：一般指本卷文件的题名，特殊的可加以说明；（4）件数：档案盒内独立成册的文件，有几本就是几件；（5）总页数：档案盒里所有文件页数的总和；（6）立卷人：整理资料的人手签姓名；（7）立卷时间：整理资料的人手签整理时间；可以为一个指定时间。（8）检查人：检查资料的人手签姓名；可以是档案整理负责人或主任。（9）检查时间：检查资料的人手签检查时间，可以为一个指定时间，但是必须比立卷时间晚或同一天。二、填写注意事项：表格按栏目要求逐栏填写，该项没有内容的可以不填写；可先录入电脑，待检查合格定稿后再打印。 第四部分 装订程序、方法及要求报装订程序：各单位完成资料的目录编制后，排列案卷顺序，制作案卷目