长文档的处理.doc

长文档的处理毕业论文的编排根据燕山大学本科毕业设计论文撰写规范要求，定制毕业论文的结构模板与样式模板。1论文模板设置的主要步骤与任务（1）页面设置：通过页面设置来设置论文的页边距、纸张、版式等；（2）定制与使用结构模板：定制固定框架，用域来定制可变部分；（3）样式模板的建立与使用 （4）标题样式的建立：通常建立三级样式；（5）论文内容的格式与样式：正文、图表、脚注与尾注、节、页眉与页脚；（6）目录的自动生成。具体步骤如下：（1）页面设置纸张要求及页面设置名称格式要求纸张B5（182257），幅面白色页面设置上下页边距2.5cm和2cm，左右页边距2.4 cm和2cm，页眉、页脚分别为1.8cm和1.7cm，对称页边距、左侧装订并装订线为0cm、奇偶页不同、无网格页眉宋体字五号居中页码宋体字小五号居中（2）结构模板的创建和使用结构模板固定框架的定制首先定制论文封面的固定架构。按照图1、图2所示的封面格式要求输入论文封面内容并进行设置。可按自己的信息进行填写。具体要求如下表：名称封面1格式要求本科毕业设计/论文宋体字小二号，行距固定值25磅 ，间距段前、段后分别为0.5行，要求字体居中论文题目黑体字二号,行距固定值25磅,间距段前、段后分别为0.5行。论文题目中文字数不得超过25字,要求字体居中填写姓名宋体字小三号, 行距固定值20磅 , 间距段前、段后分别为0.5行,要求字体居中燕山大学楷体字小二号，行距固定值20磅, 间距段前、段后分别为0.5行。每字间空1格,要求字体居中年 月宋体字小三号，行距固定值20磅, 间距段前、段后分别为0.5行。数字用阿拉伯数字，日期为论文提交日期,要求字体居中 名称封面2格式要求本科毕业设计/论文宋体字小二号，行距固定值25磅,间距段前、段后分别为0.5行，要求字体居中论文题目黑体字二号，行距固定值25磅,间距段前、段后分别为0.5行。论文题目中文字数不得超过25字，要求字体居中学院（系）宋体字四号，行距固定值20磅,间距段前、段后分别为0.5行，字体左对齐专业同上学生姓名同上学号同上指导教师同上答辩日期同上本科毕业设计（论文）（输入毕业设计（论文）题目）（输入学生姓名）燕 山 大 学年 月 图1论文封面1除了封面，摘要（包括中英文摘要）、目录、致谢、参考文献、附录等的标题都是固定不变的，因此也要进行添加，具体操作与封面的设置类似。本科毕业设计（论文）（输入毕业设计（论文）题目）学院（系）： 专 业： 学生 姓名： 学 号： 指导 教师： 答辩 日期： 图2 论文封面2（3）结构模板可变内容的设置首先来设置封面中的可变内容。封面中的年号、题目、学院等都是由学生的具体情况来定的，因此是可变的。选择菜单“插入”“域”，在“类别”下拉列表中选择“文档自动化”，在域名中选择“MacroButton”，宏名中选择“AcceptAllchangesInDoc”，并在显示文字文本框中输入自己想要显示的文本内容，如图3所示，之后单击“确定”按钮退出。题目、学院、专业等可按照同样方法插入域。之后，对插入的域设置各自的样式，最后封面的效果如图4所示。封面1的可变内容制作方法与此相同，不再赘述。之后，可以在摘要、目录、参考文献等中也插入不同的域，也可在其中插入一些说明文本。由于正文的内容错综复杂，在定制结构模板时没有对其进行详细设置。 图3插入域本科毕业设计（论文）在此插入毕业设计（论文）题目学 院（系）：在此插入学院 专 业：在此插入专业 学生 姓名：在此插入姓名 学 号：在此插入学号 指导 教师：在此插入姓名 答辩 日期：在此插入日期 图4论文封面结构模板（4）创建标题样式模板 论文内容通常由标题与正文两个方面组成。标题的不同层次分别由不同的字体、字号加以区分，对于较长的论文通常还要分章、节、目（条）、点（款），这些章、节、目、点除了用不同的字体字号加以区分外，还要用多级项目编号进行标注。因此标题部分通常用样式中的标题1标题9进行对应的设置，如“章”对应“标题1”、“节”对应标题2、“目”对应标题3、“点”对应标题4。根据论文对标题格式的要求，其标题编号如图5所示。用三级目录进行样式设置，其标题1对应“章”，标题2对应“大点”，标题3对应“小点”。单击“格式”“样式和格式”，进入“标题1”修改。屏幕出现图6所示窗格。第一章 绪论一、 研究背景和意义1研究背景2 研究意义 图5 论文标题结构 图6设置样式所列样式的多少取决于样式显示选择，当前选择如果是“有效格式”，就只列出4种样式。选择“自定义”，系统将出现格式设置对话框，如图7所示。图7自定义选择样式 单击标题1右侧的下拉箭头，出现如图8所示的界面，选择修改，即可对标题1的格式按照燕山大学论文正文排版要求进行修改。其他标题格式修改方法与此相同。 图8标题操作选项列表燕山大学论文正文排版要求：名 称示例格式要求理工论文文科论文各章标题 第1章 一、黑体字小二号居中，行距固定值20磅，间距段前、段后分别为1行，理工类章序号与章名间空一个汉字节标题1.1 （一）黑体字小三号，行距固定值20磅，间距段前、段后分别为0.5行，理工类题序与题名间空一个汉字条标题1.1.1 1、黑体字四号，行距固定值20磅，间距段前、段后分别为0.5行，理工类题序与题名间空一个汉字款标题1.1.1.1 （1）黑体字小四号，行距固定值20磅，理工类题序与题名间空一个汉字正文宋体字小四号，段落首行左缩进2个汉字。行距固定值20磅（段落中有数学表达式时，可根据表达需要设置该段的行距）（5）样式模板文件的使用 首先用样式模板创建空白文档。在输入或编排内容时必须严格遵循样式使用规则，根据内容对应的样式，先选择样式，再输入内容，对已经输入的内容，选中内容，再选择样式进行套用。已经按样式输入的内容，当光标移动到某插入点，系统的工具栏会自动显示对应的样式格式。对于整体版面方面，觉得某个标题的格式不满意，可以通过重新修改样式进行改变，修改后系统会自动对所有该标题的内容更新成修改后的格式。（6）保存和使用模板保存模板单击“文件”“另存为”，在对话框中选择保存类型为“文档模板（*.dot）”。根据创建好的结构模板与样式模板，只要根据其中的域对那些可变的内容进行填写及在编写论文时正确使用标题样式与其他样式就可以了。使用模板单击“文件”“新建”，选择“本机上的模板”，进入“模板”对话框，进入“常用”标签选择需要的模板即可进入文本编辑状态。注意：只有保存到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates，系统提供的路径下的模板，在“本机上的模板”“常用”中才会列出。(7)模板的加载与作用打开应用文档后，再加载模板的样式，即将已经设置好的样式加载到空白文档的模板文件Normal.dot中。模版加载后，Word打开应用文档或空白文档，Word所提供的样式是加载后的样式。用已有的模板文件将样式加载到Normal.dot中，不仅可以节省样式设置的时间，还可使整个文档系统产生标准。将前例中所设置的毕业论文模板文件中的标题1、标题2、标题3的格式加载到Normal.dot中，其操作为：新建空白文档，单击“工具”“模板和加载项”打开如图9所示的对话框。也可以直接打开已有的毕业设计，进行模版的加载。 图9“模板和加载项”对话框单击“选用”按钮，并在出现的对话框中选择保存的文档模板样式。若要将前例模板中所有样式都加载到Normal.dot文件中，只需选中“自动更新文档样式”复选框；若只加载部分样式，单击“管理器”按钮，系统出现如图10所示的对话框。图10“管理器”对话框若想将Normal.dot样式格式恢复到系统默认样式格式，只要将Normal.dot删除即可，Word在新建空白文档，当磁盘上找不到Normal.dot时，会自动重新给出Normal.dot文件。2 中英文摘要排版要求：名称中文摘要英文摘要标题摘要：黑体字小二居中，行距固定值20磅，间距段前、段后分别为1行Abstract： Times New Roman体小二号居中，行距固定值20磅，间距段前、段后分别为1行段落文字宋体字小四号，行距固定值20磅Times New Roman体小四号，行距固定值20磅关键词同上，“关键词”三字加粗同上，“Key Words”两词加粗页码罗马大写数字，Times New Roman体小五号字罗马大写数字，TimesNewRoman体小五号字3 论文内容设置除了模板中标题外，论文内容主要包括文字、图表、脚注和尾注、页眉与页脚、页码等。名 称示例格式要求理工论文文科论文各章标题 第1章 一、黑体字小二号居中，行距固定值20磅，间距段前、段后分别为1行，理工类章序号与章名间空一个汉字节标题1.1 （一）黑体字小三号，行距固定值20磅，间距段前、段后分别为0.5行，理工类题序与题名间空一个汉字条标题1.1.1 1、黑体字四号，行距固定值20磅，间距段前、段后分别为0.5行，理工类题序与题名间空一个汉字款标题1.1.1.1 （1）黑体字小四号，行距固定值20磅，理工类题序与题名间空一个汉字正文段落文字宋体字小四号，段落首行左缩进2个汉字。行距固定值20磅（1）文字论文中的文字部分通常使用“正文”样式，正文设置主要有内容的字体、字号、行距、字距等，主要集中在“字体”与“段落”中的设置。具体章节设置样本如图11。论文版面设置为：B5纸、纵向、为横排、不分栏，上下页边距分别为2.5cm和2cm，左右为2.4cm和2cm，左侧装订并装订线为0cm、奇偶页不同、无网格。正文满页为29行，每行33个字，字号为小四号宋体，每页版面字数为957个，行间距为固定值20磅。 图11章节设置样本（2）图表 图表的使用，一是对每张图表要进行编号，另一方面在针对图表进行文字说明时要注明图号或表号。Word2003提供“题注”和“交叉引用”进行配对使用，一旦增加或删除图表时，系统可自动更新图号或表号，以及在文字中与之相对应的图号或表号的内容，免去因增加或删除一张图表时，需对后面的图表重新编号和修改文字时对编号的修改。题注题注是为图片、表格、公式等对象进行自动编号的标签，是可以包含章节号一个样式。题注可以进行自动插入和手动插入。这里主要采用自动插入题注的方式。比如在论文中插入图片后自动在图下面添加题注。单击“插入”“引用”“题注”，进入如图12所示对话框。单击“新建标签”按钮，建立一个名为“图”的标签，如图13所示。图12 插入题注 图13新建标签在题注对话框中单击“自动插入题注”，将自动插入的题注放置到图的下方，设置结果如图14所示。单击“编号”可以对题注的编号进行设置，选中“包含章节号”，对格式、章节起始样式、分隔符进行相应的设置，如图15所示。这样设置之后，插入的题注编号中将包含章节号。例如，“图1.1”，若再此图前面再插入一张新的图，则此图下的题注会自动更新成“图1.2”。图14自动插入题注 图15设置题注编号对于手工插入题注，则在插入图片、表格、公式等对象之后不会自动添加题注，我们只要在那些需要插入提住的地方进行手动插入即可。由于实现起来基本上与自动插入题注类似，而且更简单，只要将光标移动到要插入提住的位置，单击“插入”“引用”“题注”，经过新建标签并设置编号后，单击“确定”即可插入。交叉引用交叉引用是对文档中其他位置的内容的动态引用，例如，“如图1.1所示”，“见表1”等。将光标移动到要插入交叉引用的位置，单击“插入”“引用”“交叉引用”，在对话框中选择引用类型为“图”，引用内容为“只有标签和编号”，再选择引用哪一个题注，如图16所示，最后单击“插入”按钮，这样就成功地使用了交叉引用。 图16交叉引用（3）脚注和尾注l 插入脚注或尾注“插入”“引用”“脚注和尾注”，单击“插入”按钮后，系统自动向光标位置添加了一个脚注（尾注）的引用编号，而且光标自动移到脚注（尾注）窗格中并自动插入注释编号，可在其中输入原文出处等内容。l 脚注和尾注的转换脚注和尾注之间可以实现直接转换。选定脚注（尾注）窗格中的注释，单击鼠标右键，选择“转换为尾注”（“转换为脚注”）命令，可将所选的脚注和尾注相互转换。或者“插入”“引用”“脚注和尾注”，单击“转换”按钮，在弹出的“转换注释”对话框中可以进行指定的转换。l 脚注和尾注的格式设置单击“视图”“普通”，进入普通视图格式，再单击“视图”“脚注”，打开注释窗口，在此注释窗口中，可以修改脚注或尾注的样式、分隔符、延续分隔符和延续标记。（4）分节、页眉和页脚由于论文的页眉和页脚只是应用于论文的内容部分，其封面、目录等处无须设置页眉与页脚，这就要用到Word2003的分节功能，使设置的页眉与页脚应用于本节，而不是应用于整个文档。“节”的应用不只是应用于页眉与页脚，也可应用于页面设置等。l 分节分节符是插入到文档中的一种标记，代表一节的结束。使用了分节设置之后，我们可以在同一个文档中包含多种不同的页面格式、段落格式、页眉/页脚和页码设置等，而且实现它们的一次性打印，不需要将具有不同页面格式的内容切割到不同的文档。分节符类型包括“下一页”、“连续”、“偶数页”、“奇数页”4种类型。其中“下一页”表示下一节的起始位置另起一页；“连续”表示下一节将换行开始；“偶数页”表示下一节将在当前页的下一个偶数页开始；“奇数页”表示下一节在当前页后的下一个奇数页开始。单击“插入”“分隔符”，如图17所示对话框。此时，当单击工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”，将在插入位置后面出现分节符标记。 图17插入分隔符 如果分别在论文的封面后面、摘要目录后面插入一个分节符，那么封面、摘要目录、正文所在页将分别对应“第1节”“第2节”和“第3节”。这样我们就可以对这3节分别设置不同的页面格式，当然也可以设置不同的页眉与页脚。页眉与页脚的设置方法首先按分节设置的方法将封面、摘要目录、正文切分成3节，之后单击“视图”“页眉和页脚”，进入编辑界面。为了保证封面（“第1节”）不包含页眉，而摘要与目录（“第2节”）包含页眉，只要取消选中“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，这样“第1节”与“第2节”可以有不同内容的页眉与页脚。对于正文（“第3节”），它既要设置页眉也要设置页脚。由于系统默认已经将页眉与页脚设置成与上一节相同，因此第3节只要设置页脚就可以了。在页脚中要插入当前的页码，只要选择“页眉和页脚”工具栏中的“插入页码”，之后进行居中显示即可。页眉：页眉应居中置于页面上部。单数页眉的文字为“章及标题”；双数页眉的文字为“燕山大学本科生毕业设计（论文）”。页眉的文字用五号宋体，页眉文字下面为2条横线（两条横线的长度与版芯尺寸相同，线粗0.5磅）。页眉、页脚边距分别为1.8cm和1.7cm。页码：页码用小五号字，居中标于页面底部。摘要、目录等文前部分的