采购控制程序 (version 1).xls

佛佛山山華華國國光光學學器器材材有有限限公公司司 FoShan HuaGuo Optical Co Ltd 文件名稱 採購控制程序 文件編號 HG QE07 000 版次 第二版 1 0目目的的 為確保所採購的產品符合採購的既定要求 2 0 主主題題內內容容與與適適用用範範圍圍 本文件規定了採購過程的管制方法和具體的實施要求 適用於公司採購業務的開展 3 0 職職責責 1 總經理 1 1 核准 請購單 採購單 試樣書 負責評鑒選擇供應商 1 2 負責與供應商簽訂機器設備採買之合同 1 3 保障採購之材料符合環保要求 2 資材主管 2 1 負責選擇供應商 審核 請購單 採購單 以及負責物料 材料 治具的採買事務 並與各供應商建立與維持友好合作關係 2 2 負責採購之議價與決價 2 3 負責監督採購之材料符合環保要求 3 品保部 3 1 負責材料及量測設備之進料檢驗 3 2 定期對各供應商作品質能力之評價 4 0 定定義義 略 5 0 程程序序 作作業業要要求求說說明明 作作業業流流程程 供供應應 商商 確確定定 1 1所有給司供貨的供應商必須經過相關部門的評鑒合格後方可進行供貨 1 2經評鑒合格的供應商在供貨之前需先送樣品至本公司進行試樣 經相關單位試樣 符合本公司生產要求時方可批量采購 1 3資材部欲更換某一部品的供應商時 須先要求供應商送樣品至本公司依照 試樣 管制規範 進行試樣作業 經相關單位試樣符合本公司生產要求時方可批量采購 樣 品 樣 品 說 明 書 訂訂 購購 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 2 1 1 2 2 1 1 3 2 1 1 4 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 依3 2 2 執行 2 1 1 6 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採 購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視 為一般情況審批提交 2 1 2 2 正 常 申 請 緊 急 申 請 申請 審 批 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 主管 蓋章 2 2 1 1 採 購 2 3 1 採購員在系統中查詢核准之 請購單 並將核准之 請購單 列印作出分類 若是需由採 購人員直接去商店購買的 則依 請購單 進行採購作業 若不是由採購直接購買的物品 如 進口材料 物料及國產材料等 需在系統中將權責主管核准之 請購單 轉換成 採購單 依 採購模組 審批流程執行 經核准後 由採購人員列印出 採購單 然後將 採購單 傳真 給該供應商 並要求供應商收到後簽名回傳 2 3 2 機器設備之採購 如需簽訂合同時 則由總經理直接與供應商簽訂合同 若不需訂合 同 則由採購列印核准之 採購單 後傳真給供應商 2 3 3 採購單 依實際需求採用系統中建立格式 並由採購人員存檔及管理 2 3 4 材料之採購依據公司圖面進行 即材料新訂購或規格變更時 採購需將 採購單 與華國 圖面同時傳真給供應商 由供應商作成該公司之圖面後傳真給華國公司 透鏡 平面鏡 棱 鏡 鏡頭相關圖面轉技術部確認 承認之圖面再傳真給供應商 如有規格調整 經技術部主 管確認後 由資材部主管與供應商聯繫 必要時技術部須將本公司圖面修正 直接 購入 權限 購入 訂單 變更 2 4 1 Change Change Order 2 4 2 供方 變更 購方 變更 2 5 1材料類跟催 2 5 1 1 2 5 1 2 2 5 1 3 2 5 1 4 2 5 2設備類跟催 2 5 2 1 2 5 2 2 2 5 2 3 材 料 類 跟 催 設 備 類 跟 催 交 期 跟 催 出貨 聯絡 2 6 1與供應商之出貨聯絡 原則上通過資材聯絡 2 6 2 各部門如有納入需求 需由資材聯絡供應商 確定出貨方式 有償或無償 2 6 3 2 6 4 驗驗 收收 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 3 1 1 6 3 1 2設備類檢驗 3 1 2 1機器設備由保全部檢驗 若為治具則由技術部檢驗 倉管員直接將 驗收單 本公司 交給技術部或保全部 由其進行驗收後將 驗收單 本公司 返回倉庫 3 1 2 2 檢 驗 材 料 類 設 備 類 3 3 訂訂 購購 審 批 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 主管 蓋章 異常 處理 3 1 3 2 3 3 驗驗 收收 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 3 1 1 6 3 1 2設備類檢驗 3 1 2 1機器設備由保全部檢驗 若為治具則由技術部檢驗 倉管員直接將 驗收單 本公司 交給技術部或保全部 由其進行驗收後將 驗收單 本公司 返回倉庫 3 1 2 2 設 備 類 相相關關文文件件及及記記錄錄 試樣書 供應商管理制度 合格供應商一覽表 試樣管制規範 供應商評鑒調查表 請購單 ERP 採購模 組 系統 文 檔與記錄控制工作程式 外協調達管理規範 請購單 ERP 採購模 組 系統 佛佛山山華華國國光光學學器器材材有有限限公公司司 FoShan HuaGuo Optical Co Ltd 文件名稱 採購控制程序 文件編號 HG QE07 000 版次 第二版 1 1 核准 請購單 採購單 試樣書 負責評鑒選擇供應商 1 2 負責與供應商簽訂機器設備採買之合同 1 3 保障採購之材料符合環保要求 2 資材主管 2 1 負責選擇供應商 審核 請購單 採購單 以及負責物料 材料 治具的採買事務 並與各供應商建立與維持友好合作關係 2 2 負責採購之議價與決價 2 3 負責監督採購之材料符合環保要求 3 品保部 3 1 負責材料及量測設備之進料檢驗 3 2 定期對各供應商作品質能力之評價 1 1所有給司供貨的供應商必須經過相關部門的評鑒合格後方可進行供貨 1 2經評鑒合格的供應商在供貨之前需先送樣品至本公司進行試樣 經相關單位試樣 符合本公司生產要求時方可批量采購 1 3資材部欲更換某一部品的供應商時 須先要求供應商送樣品至本公司依照 試樣 管制規範 進行試樣作業 經相關單位試樣符合本公司生產要求時方可批量采購 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 2 1 1 2 2 1 1 3 2 1 1 4 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 依3 2 2 執行 2 1 1 6 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採 購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視 為一般情況審批提交 2 1 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 請購單 採購單 產品采購要求提 報及驗收權限 採購變更通知單 採購單 Engineering Change Order 採購單 MEMO 供方管理制度 請購單 驗收單 本公司 送貨單 裝明細 檢驗與量測工作程序 材料納入規定 檢驗與量測工作程序 產品防護工作程序 產品采購要求提 報及驗收權限 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 2 3 1 採購員在系統中查詢核准之 請購單 並將核准之 請購單 列印作出分類 若是需由採 購人員直接去商店購買的 則依 請購單 進行採購作業 若不是由採購直接購買的物品 如 進口材料 物料及國產材料等 需在系統中將權責主管核准之 請購單 轉換成 採購單 依 採購模組 審批流程執行 經核准後 由採購人員列印出 採購單 然後將 採購單 傳真 給該供應商 並要求供應商收到後簽名回傳 2 3 2 機器設備之採購 如需簽訂合同時 則由總經理直接與供應商簽訂合同 若不需訂合 同 則由採購列印核准之 採購單 後傳真給供應商 2 3 3 採購單 依實際需求採用系統中建立格式 並由採購人員存檔及管理 2 3 4 材料之採購依據公司圖面進行 即材料新訂購或規格變更時 採購需將 採購單 與華國 圖面同時傳真給供應商 由供應商作成該公司之圖面後傳真給華國公司 透鏡 平面鏡 棱 鏡 鏡頭相關圖面轉技術部確認 承認之圖面再傳真給供應商 如有規格調整 經技術部主 管確認後 由資材部主管與供應商聯繫 必要時技術部須將本公司圖面修正 2 4 1 Change Change Order 2 4 2 2 5 1材料類跟催 2 5 1 1 2 5 1 2 2 5 1 3 2 5 1 4 2 5 2設備類跟催 2 5 2 1 2 5 2 2 2 5 2 3 2 6 1與供應商之出貨聯絡 原則上通過資材聯絡 2 6 2 各部門如有納入需求 需由資材聯絡供應商 確定出貨方式 有償或無償 2 6 3 2 6 4 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 3 1 1 6 3 1 2設備類檢驗 3 1 2 1機器設備由保全部檢驗 若為治具則由技術部檢驗 倉管員直接將 驗收單 本公司 交給技術部或保全部 由其進行驗收後將 驗收單 本公司 返回倉庫 3 1 2 2 請購單 ERP 採購模 組 系統 採購單 請購單 材料納入規定 不合格品控制工作程序 MEMO 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 3 1 1 6 3 1 2設備類檢驗 3 1 2 1機器設備由保全部檢驗 若為治具則由技術部檢驗 倉管員直接將 驗收單 本公司 交給技術部或保全部 由其進行驗收後將 驗收單 本公司 返回倉庫 3 1 2 2 3 1 3 2 3 3 請購單 驗收單 本公司 送貨單 裝明細 檢驗與量測工作程序 材料納入規定 檢驗與量測工作程序 產品防護工作程序 產品采購要求提 報及驗收權限 制訂單位 品保部制訂時間 2004年08月23日頁次 第7頁共12頁 佛佛山山華華國國光光學學器器材材有有限限公公司司 FoShan HuaGuo Optical Co Ltd 文件名稱 採購控制程序 文件編號 HG QE07 000 版次 第二版 1 0目目的的 為確保所採購的產品符合採購的既定要求 2 0 主主題題內內容容與與適適用用範範圍圍 本文件規定了採購過程的管制方法和具體的實施要求 適用於公司採購業務的開展 3 0 職職責責 1 總經理 1 1 核准 請購單 採購單 試樣書 負責評鑒選擇供應商 1 2 負責與供應商簽訂機器設備採買之合同 1 3 保障採購之材料符合環保要求 2 資材主管 2 1負責選擇供應商 審核 請購單 採購單 以及負責物料 材料 治具的採買事務 並與各供應商建立與維持友好合作關係 2 2 負責採購之議價與決價 2 3 負責監督採購之材料符合環保要求 3 品保部 3 1 負責材料及量測設備之進料檢驗 3 2 定期對各供應商作品質能力之評價 4 0 定定義義 略 5 0 程程序序 作作業業要要求求說說明明 作作業業流流程程 供供應應 商商 確確定定 1 1所有給司供貨的供應商必須經過相關部門的評鑒合格後方可進行供貨 1 2經評鑒合格的供應商在供貨之前需先送樣品至本公司進行試樣 經相關單位試樣符合本公 司生產要求時方可批量采購 1 3資材部欲更換某一部品的供應商時 須先要求供應商送樣品至本公司依照 試樣管制規 範 進行試樣作業 經相關單位試樣符合本公司生產要求時方可批量采購 樣 品 樣 品 說 明 書 訂訂 購購 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 調達根據預估的訂單 物料仕掛狀況及訂單欠交狀況制訂材料需求計劃 不含包裝盒 交于部 門主管核准 且由錄入員在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 2 公司所屬各生產部門缺少所需之輔助材料 物料或量測設備時 各組組長可直接開立 購物申 請單 交部門主管確認後 在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 3 可定量控制且直接用於生產之物料 由物料控制人員依據生產排產狀況 庫存狀況 訂單欠 交狀況及上月用量狀況 編制物料需求計劃 並在系統中建立 請購單 提交主管核准 並依 採購模 組 執行 2 1 1 4 倉庫缺少之間接用於生產之週期耗材 物料由倉管員直接在系統中建立 請購單 提交申請 並 依 採購模組 執行 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 2 1 1 6 機器設備由調達根據預估的訂單及設備負荷狀況提出需求計劃 經總經理審批 資材以此為依 據在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 中相關內容執行 機器設備類型與性能要求由調 達部以書面形式提供給資材 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採 購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視為一般情況審 批提交 2 1 2 2 各部門如確有特殊緊急採購之材料 物料 治具需緊急納入 必須以MEMO 單聯絡資材部 視物品金額由資材主管或總經理確認後通知採購員以最快時間聯絡供應商交貨 但 MEMO 單上需提 供系統中建立 請購單 編號 正 常 申 請 緊 急 申 請 申請 2 2 1 1 制訂單位 品保部制訂時間 2004年08月23日頁次 第8頁共12頁 佛佛山山華華國國光光學學器器材材有有限限公公司司 FoShan HuaGuo Optical Co Ltd 文件名稱 採購控制程序 文件編號 HG QE07 000 版次 第二版 作作業業流流程程 供供應應 商商 確確定定 1 1所有給司供貨的供應商必須經過相關部門的評鑒合格後方可進行供貨 1 2經評鑒合格的供應商在供貨之前需先送樣品至本公司進行試樣 經相關單位試樣符合本公 司生產要求時方可批量采購 1 3資材部欲更換某一部品的供應商時 須先要求供應商送樣品至本公司依照 試樣管制規 範 進行試樣作業 經相關單位試樣符合本公司生產要求時方可批量采購 樣 品 樣 品 說 明 書 訂訂 購購 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 調達根據預估的訂單 物料仕掛狀況及訂單欠交狀況制訂材料需求計劃 不含包裝盒 交于部 門主管核准 且由錄入員在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 2 公司所屬各生產部門缺少所需之輔助材料 物料或量測設備時 各組組長可直接開立 購物申 請單 交部門主管確認後 在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 3 可定量控制且直接用於生產之物料 由物料控制人員依據生產排產狀況 庫存狀況 訂單欠 交狀況及上月用量狀況 編制物料需求計劃 並在系統中建立 請購單 提交主管核准 並依 採購模 組 執行 2 1 1 4 倉庫缺少之間接用於生產之週期耗材 物料由倉管員直接在系統中建立 請購單 提交申請 並 依 採購模組 執行 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 2 1 1 6 機器設備由調達根據預估的訂單及設備負荷狀況提出需求計劃 經總經理審批 資材以此為依 據在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 中相關內容執行 機器設備類型與性能要求由調 達部以書面形式提供給資材 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採 購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視為一般情況審 批提交 2 1 2 2 各部門如確有特殊緊急採購之材料 物料 治具需緊急納入 必須以MEMO 單聯絡資材部 視物品金額由資材主管或總經理確認後通知採購員以最快時間聯絡供應商交貨 但 MEMO 單上需提 供系統中建立 請購單 編號 正 常 申 請 緊 急 申 請 申請 審 批 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 主管 蓋章 採 購 2 3 1 採購員在系統中查詢核准之 請購單 並將核准之 請購單 列印作出分類 若是需由採購人員直 接去商店購買的 則依 請購單 進行採購作業 若不是由採購直接購買的物品 如進口材料 物料及 國產材料等 需在系統中將權責主管核准之 請購單 轉換成 採購單 依 採購模組 審批流程執行 經核准後 由採購人員列印出 採購單 然後將 採購單 傳真給該供應商 並要求供應商收到後簽名 回傳 2 3 2 機器設備之採購 如需簽訂合同時 則由總經理直接與供應商簽訂合同 若不需訂合同 則由 採購列印核准之 採購單 後傳真給供應商 2 3 3 採購單 依實際需求採用系統中建立格式 並由採購人員存檔及管理 2 3 4 材料之採購依據公司圖面進行 即材料新訂購或規格變更時 採購需將 採購單 與華國圖面同時 傳真給供應商 由供應商作成該公司之圖面後傳真給華國公司 透鏡 平面鏡 棱鏡 鏡頭相關圖面 轉技術部確認 承認之圖面再傳真給供應商 如有規格調整 經技術部主管確認後 由資材部主管 與供應商聯繫 必要時技術部須將本公司圖面修正 直接 購入 權限 購入 訂單 變更 2 4 1 Change Change Order 2 4 2 供方 變更 購方 變更 2 5 1材料類跟催 2 5 1 1 2 5 1 2 2 5 1 3 2 5 1 4 2 5 2設備類跟催 2 5 2 1 2 5 2 2 材 料 類 跟 催 設 備 類 跟 催 交 期 跟 催 出貨 聯絡 2 6 1與供應商之出貨聯絡 原則上通過資材聯絡 2 6 2 各部門如有納入需求 需由資材聯絡供應商 確定出貨方式 有償或無償 2 6 3 2 6 4 驗驗 收收 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 材 料 類 3 3 2 2 1 1 審 批 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 主管 蓋章 採 購 2 3 1 採購員在系統中查詢核准之 請購單 並將核准之 請購單 列印作出分類 若是需由採購人員直 接去商店購買的 則依 請購單 進行採購作業 若不是由採購直接購買的物品 如進口材料 物料及 國產材料等 需在系統中將權責主管核准之 請購單 轉換成 採購單 依 採購模組 審批流程執行 經核准後 由採購人員列印出 採購單 然後將 採購單 傳真給該供應商 並要求供應商收到後簽名 回傳 2 3 2 機器設備之採購 如需簽訂合同時 則由總經理直接與供應商簽訂合同 若不需訂合同 則由 採購列印核准之 採購單 後傳真給供應商 2 3 3 採購單 依實際需求採用系統中建立格式 並由採購人員存檔及管理 2 3 4 材料之採購依據公司圖面進行 即材料新訂購或規格變更時 採購需將 採購單 與華國圖面同時 傳真給供應商 由供應商作成該公司之圖面後傳真給華國公司 透鏡 平面鏡 棱鏡 鏡頭相關圖面 轉技術部確認 承認之圖面再傳真給供應商 如有規格調整 經技術部主管確認後 由資材部主管 與供應商聯繫 必要時技術部須將本公司圖面修正 直接 購入 權限 購入 訂單 變更 2 4 1 Change Change Order 2 4 2 供方 變更 購方 變更 2 5 1材料類跟催 2 5 1 1 2 5 1 2 2 5 1 3 2 5 1 4 2 5 2設備類跟催 2 5 2 1 2 5 2 2 材 料 類 跟 催 設 備 類 跟 催 交 期 跟 催 出貨 聯絡 2 6 1與供應商之出貨聯絡 原則上通過資材聯絡 2 6 2 各部門如有納入需求 需由資材聯絡供應商 確定出貨方式 有償或無償 2 6 3 2 6 4 驗驗 收收 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 材 料 類 3 3 訂訂 購購 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 調達根據預估的訂單 物料仕掛狀況及訂單欠交狀況制訂材料需求計劃 不含包裝盒 交于部 門主管核准 且由錄入員在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 2 公司所屬各生產部門缺少所需之輔助材料 物料或量測設備時 各組組長可直接開立 購物申 請單 交部門主管確認後 在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 3 可定量控制且直接用於生產之物料 由物料控制人員依據生產排產狀況 庫存狀況 訂單欠 交狀況及上月用量狀況 編制物料需求計劃 並在系統中建立 請購單 提交主管核准 並依 採購模 組 執行 2 1 1 4 倉庫缺少之間接用於生產之週期耗材 物料由倉管員直接在系統中建立 請購單 提交申請 並 依 採購模組 執行 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 2 1 1 6 機器設備由調達根據預估的訂單及設備負荷狀況提出需求計劃 經總經理審批 資材以此為依 據在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 中相關內容執行 機器設備類型與性能要求由調 達部以書面形式提供給資材 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採 購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視為一般情況審 批提交 2 1 2 2 各部門如確有特殊緊急採購之材料 物料 治具需緊急納入 必須以MEMO 單聯絡資材部 視物品金額由資材主管或總經理確認後通知採購員以最快時間聯絡供應商交貨 但 MEMO 單上需提 供系統中建立 請購單 編號 緊 急 申 請 制訂單位 品保部制訂時間 2004年08月23日頁次 第9頁共12頁 佛佛山山華華國國光光學學器器材材有有限限公公司司 FoShan HuaGuo Optical Co Ltd 文件名稱 採購控制程序 文件編號 HG QE07 000 版次 第二版 作作業業流流程程 供供應應 商商 確確定定 1 1所有給司供貨的供應商必須經過相關部門的評鑒合格後方可進行供貨 1 2經評鑒合格的供應商在供貨之前需先送樣品至本公司進行試樣 經相關單位試樣符合本公 司生產要求時方可批量采購 1 3資材部欲更換某一部品的供應商時 須先要求供應商送樣品至本公司依照 試樣管制規 範 進行試樣作業 經相關單位試樣符合本公司生產要求時方可批量采購 樣 品 樣 品 說 明 書 訂訂 購購 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 調達根據預估的訂單 物料仕掛狀況及訂單欠交狀況制訂材料需求計劃 不含包裝盒 交于部 門主管核准 且由錄入員在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 2 公司所屬各生產部門缺少所需之輔助材料 物料或量測設備時 各組組長可直接開立 購物申 請單 交部門主管確認後 在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 3 可定量控制且直接用於生產之物料 由物料控制人員依據生產排產狀況 庫存狀況 訂單欠 交狀況及上月用量狀況 編制物料需求計劃 並在系統中建立 請購單 提交主管核准 並依 採購模 組 執行 2 1 1 4 倉庫缺少之間接用於生產之週期耗材 物料由倉管員直接在系統中建立 請購單 提交申請 並 依 採購模組 執行 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 2 1 1 6 機器設備由調達根據預估的訂單及設備負荷狀況提出需求計劃 經總經理審批 資材以此為依 據在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 中相關內容執行 機器設備類型與性能要求由調 達部以書面形式提供給資材 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採 購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視為一般情況審 批提交 2 1 2 2 各部門如確有特殊緊急採購之材料 物料 治具需緊急納入 必須以MEMO 單聯絡資材部 視物品金額由資材主管或總經理確認後通知採購員以最快時間聯絡供應商交貨 但 MEMO 單上需提 供系統中建立 請購單 編號 正 常 申 請 緊 急 申 請 申請 審 批 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 主管 蓋章 採 購 2 3 1 採購員在系統中查詢核准之 請購單 並將核准之 請購單 列印作出分類 若是需由採購人員直 接去商店購買的 則依 請購單 進行採購作業 若不是由採購直接購買的物品 如進口材料 物料及 國產材料等 需在系統中將權責主管核准之 請購單 轉換成 採購單 依 採購模組 審批流程執行 經核准後 由採購人員列印出 採購單 然後將 採購單 傳真給該供應商 並要求供應商收到後簽名 回傳 2 3 2 機器設備之採購 如需簽訂合同時 則由總經理直接與供應商簽訂合同 若不需訂合同 則由 採購列印核准之 採購單 後傳真給供應商 2 3 3 採購單 依實際需求採用系統中建立格式 並由採購人員存檔及管理 2 3 4 材料之採購依據公司圖面進行 即材料新訂購或規格變更時 採購需將 採購單 與華國圖面同時 傳真給供應商 由供應商作成該公司之圖面後傳真給華國公司 透鏡 平面鏡 棱鏡 鏡頭相關圖面 轉技術部確認 承認之圖面再傳真給供應商 如有規格調整 經技術部主管確認後 由資材部主管 與供應商聯繫 必要時技術部須將本公司圖面修正 直接 購入 權限 購入 訂單 變更 2 4 1 Change Change Order 2 4 2 供方 變更 購方 變更 2 5 1材料類跟催 2 5 1 1 2 5 1 2 2 5 1 3 2 5 1 4 2 5 2設備類跟催 2 5 2 1 2 5 2 2 材 料 類 跟 催 設 備 類 跟 催 交 期 跟 催 出貨 聯絡 2 6 1與供應商之出貨聯絡 原則上通過資材聯絡 2 6 2 各部門如有納入需求 需由資材聯絡供應商 確定出貨方式 有償或無償 2 6 3 2 6 4 驗驗 收收 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 檢 驗 材 料 類 設 備 類 異常 處理 3 1 3 2 3 3 進料檢驗發現不合格時 應依 材料納入規定 及 不合格品控制工作程式 之規定執行 3 3 2 2 1 1 檢 驗 設 備 類 異常 處理 3 1 3 2 3 3 進料檢驗發現不合格時 應依 材料納入規定 及 不合格品控制工作程式 之規定執行 驗驗 收收 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 材 料 類 制訂單位 品保部制訂時間 2004年08月23日頁次 第10頁共12頁 相相關關文文件件及及記記錄錄 試樣書 供應商管理制 度 合格供應商一覽 表 試樣管制規範 供應商評鑒調查表 請購單 ERP 採購模 組 系統 工作程式 佛佛山山華華國國光光學學器器材材有有限限公公司司 FoShan HuaGuo Optical Co Ltd 文件名稱 採購控制程序 文件編號 HG QE07 000 版次 第二版 1 1 核准 請購單 採購單 試樣書 負責評鑒選擇供應商 1 2 負責與供應商簽訂機器設備採買之合同 1 3 保障採購之材料符合環保要求 2 資材主管 2 1負責選擇供應商 審核 請購單 採購單 以及負責物料 材料 治具的採買事務 並與各供應商建立與維持友好合作關係 2 2 負責採購之議價與決價 2 3 負責監督採購之材料符合環保要求 3 品保部 3 1 負責材料及量測設備之進料檢驗 3 2 定期對各供應商作品質能力之評價 1 1所有給司供貨的供應商必須經過相關部門的評鑒合格後方可進行供貨 1 2經評鑒合格的供應商在供貨之前需先送樣品至本公司進行試樣 經相關單位試樣符合本公 司生產要求時方可批量采購 1 3資材部欲更換某一部品的供應商時 須先要求供應商送樣品至本公司依照 試樣管制規 範 進行試樣作業 經相關單位試樣符合本公司生產要求時方可批量采購 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 調達根據預估的訂單 物料仕掛狀況及訂單欠交狀況制訂材料需求計劃 不含包裝盒 交于部 門主管核准 且由錄入員在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 2 公司所屬各生產部門缺少所需之輔助材料 物料或量測設備時 各組組長可直接開立 購物申 請單 交部門主管確認後 在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 3 可定量控制且直接用於生產之物料 由物料控制人員依據生產排產狀況 庫存狀況 訂單欠 交狀況及上月用量狀況 編制物料需求計劃 並在系統中建立 請購單 提交主管核准 並依 採購模 組 執行 2 1 1 4 倉庫缺少之間接用於生產之週期耗材 物料由倉管員直接在系統中建立 請購單 提交申請 並 依 採購模組 執行 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 2 1 1 6 機器設備由調達根據預估的訂單及設備負荷狀況提出需求計劃 經總經理審批 資材以此為依 據在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 中相關內容執行 機器設備類型與性能要求由調 達部以書面形式提供給資材 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採 購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視為一般情況審 批提交 2 1 2 2 各部門如確有特殊緊急採購之材料 物料 治具需緊急納入 必須以MEMO 單聯絡資材部 視物品金額由資材主管或總經理確認後通知採購員以最快時間聯絡供應商交貨 但 MEMO 單上需提 供系統中建立 請購單 編號 制訂單位 品保部制訂時間 2004年08月23日頁次 第11頁共12頁 1 1所有給司供貨的供應商必須經過相關部門的評鑒合格後方可進行供貨 1 2經評鑒合格的供應商在供貨之前需先送樣品至本公司進行試樣 經相關單位試樣符合本公 司生產要求時方可批量采購 1 3資材部欲更換某一部品的供應商時 須先要求供應商送樣品至本公司依照 試樣管制規 範 進行試樣作業 經相關單位試樣符合本公司生產要求時方可批量采購 試樣書 供應商管理制 度 合格供應商一覽 表 試樣管制規範 供應商評鑒調查表 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 調達根據預估的訂單 物料仕掛狀況及訂單欠交狀況制訂材料需求計劃 不含包裝盒 交于部 門主管核准 且由錄入員在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 2 公司所屬各生產部門缺少所需之輔助材料 物料或量測設備時 各組組長可直接開立 購物申 請單 交部門主管確認後 在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 3 可定量控制且直接用於生產之物料 由物料控制人員依據生產排產狀況 庫存狀況 訂單欠 交狀況及上月用量狀況 編制物料需求計劃 並在系統中建立 請購單 提交主管核准 並依 採購模 組 執行 2 1 1 4 倉庫缺少之間接用於生產之週期耗材 物料由倉管員直接在系統中建立 請購單 提交申請 並 依 採購模組 執行 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 2 1 1 6 機器設備由調達根據預估的訂單及設備負荷狀況提出需求計劃 經總經理審批 資材以此為依 據在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 中相關內容執行 機器設備類型與性能要求由調 達部以書面形式提供給資材 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採 購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視為一般情況審 批提交 2 1 2 2 各部門如確有特殊緊急採購之材料 物料 治具需緊急納入 必須以MEMO 單聯絡資材部 視物品金額由資材主管或總經理確認後通知採購員以最快時間聯絡供應商交貨 但 MEMO 單上需提 供系統中建立 請購單 編號 請購單 ERP 採購模 組 系統 工作程式 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 請購單 ERP 採購模 組 系統 2 3 1 採購員在系統中查詢核准之 請購單 並將核准之 請購單 列印作出分類 若是需由採購人員直 接去商店購買的 則依 請購單 進行採購作業 若不是由採購直接購買的物品 如進口材料 物料及 國產材料等 需在系統中將權責主管核准之 請購單 轉換成 採購單 依 採購模組 審批流程執行 經核准後 由採購人員列印出 採購單 然後將 採購單 傳真給該供應商 並要求供應商收到後簽名 回傳 2 3 2 機器設備之採購 如需簽訂合同時 則由總經理直接與供應商簽訂合同 若不需訂合同 則由 採購列印核准之 採購單 後傳真給供應商 2 3 3 採購單 依實際需求採用系統中建立格式 並由採購人員存檔及管理 2 3 4 材料之採購依據公司圖面進行 即材料新訂購或規格變更時 採購需將 採購單 與華國圖面同時 傳真給供應商 由供應商作成該公司之圖面後傳真給華國公司 透鏡 平面鏡 棱鏡 鏡頭相關圖面 轉技術部確認 承認之圖面再傳真給供應商 如有規格調整 經技術部主管確認後 由資材部主管 與供應商聯繫 必要時技術部須將本公司圖面修正 請購單 採購單 產品采購要求提 報及驗收權限 2 4 1 Change Change Order 2 4 2 採購變更通知單 採購單 Engineering Change Order 2 5 1材料類跟催 2 5 1 1 2 5 1 2 2 5 1 3 2 5 1 4 2 5 2設備類跟催 2 5 2 1 2 5 2 2 採購單 MEMO 供方管理制度 2 6 1與供應商之出貨聯絡 原則上通過資材聯絡 2 6 2 各部門如有納入需求 需由資材聯絡供應商 確定出貨方式 有償或無償 2 6 3 2 6 4 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 請購單 送貨單 裝明細 程序 材料納入規定 程序 序 產品采購要求提 報及驗收權限 請購單 ERP 採購模 組 系統 請購單 採購單 產品采購要求提 報及驗收權限 採購變更通知單 採購單 Engineering Change Order 採購單 MEMO 供方管理制度 請購單 送貨單 裝明細 程序 材料納入規定 程序 序 產品采購要求提 報及驗收權限 2 1 1 正常申請 2 1 1 1 調達根據預估的訂單 物料仕掛狀況及訂單欠交狀況制訂材料需求計劃 不含包裝盒 交于部 門主管核准 且由錄入員在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 2 公司所屬各生產部門缺少所需之輔助材料 物料或量測設備時 各組組長可直接開立 購物申 請單 交部門主管確認後 在ERP系統中建立 採購模組 請購單 提交審批 資材部採購員再依據核 准后採購單下達供應商進行訂購 2 1 1 3 可定量控制且直接用於生產之物料 由物料控制人員依據生產排產狀況 庫存狀況 訂單欠 交狀況及上月用量狀況 編制物料需求計劃 並在系統中建立 請購單 提交主管核准 並依 採購模 組 執行 2 1 1 4 倉庫缺少之間接用於生產之週期耗材 物料由倉管員直接在系統中建立 請購單 提交申請 並 依 採購模組 執行 2 1 1 5電腦 印表機及貴重周邊器材由使用部門填寫 購物申請單 後 2 1 1 6 機器設備由調達根據預估的訂單及設備負荷狀況提出需求計劃 經總經理審批 資材以此為依 據在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 中相關內容執行 機器設備類型與性能要求由調 達部以書面形式提供給資材 2 1 1 7治工具由工廠治工具管理員統一提出申請 並在系統中建立 請購單 提交審批 依 採購模組 執行 2 1 2 緊急申請 2 1 2 1凡屬緊急採購之材料 物料 治具 申請者必須在系統中 請購單 來源明細欄注明 緊急採 購 之原因說明 且及時電話或書面聯絡資材主管進行審批 如未注明特殊原因則視為一般情況審 批提交 2 1 2 2 各部門如確有特殊緊急採購之材料 物料 治具需緊急納入 必須以MEMO 單聯絡資材部 視物品金額由資材主管或總經理確認後通知採購員以最快時間聯絡供應商交貨 但 MEMO 單上需提 供系統中建立 請購單 編號 2 2 1 2 2 2 2 2 3 凡系統中建立 請購單 由各部門統一提交至資材部 依 採購模組 審批流程執行 2 3 1 採購員在系統中查詢核准之 請購單 並將核准之 請購單 列印作出分類 若是需由採購人員直 接去商店購買的 則依 請購單 進行採購作業 若不是由採購直接購買的物品 如進口材料 物料及 國產材料等 需在系統中將權責主管核准之 請購單 轉換成 採購單 依 採購模組 審批流程執行 經核准後 由採購人員列印出 採購單 然後將 採購單 傳真給該供應商 並要求供應商收到後簽名 回傳 2 3 2 機器設備之採購 如需簽訂合同時 則由總經理直接與供應商簽訂合同 若不需訂合同 則由 採購列印核准之 採購單 後傳真給供應商 2 3 3 採購單 依實際需求採用系統中建立格式 並由採購人員存檔及管理 2 3 4 材料之採購依據公司圖面進行 即材料新訂購或規格變更時 採購需將 採購單 與華國圖面同時 傳真給供應商 由供應商作成該公司之圖面後傳真給華國公司 透鏡 平面鏡 棱鏡 鏡頭相關圖面 轉技術部確認 承認之圖面再傳真給供應商 如有規格調整 經技術部主管確認後 由資材部主管 與供應商聯繫 必要時技術部須將本公司圖面修正 2 4 1 Change Change Order 2 4 2 2 5 1材料類跟催 2 5 1 1 2 5 1 2 2 5 1 3 2 5 1 4 2 5 2設備類跟催 2 5 2 1 2 5 2 2 2 6 1與供應商之出貨聯絡 原則上通過資材聯絡 2 6 2 各部門如有納入需求 需由資材聯絡供應商 確定出貨方式 有償或無償 2 6 3 2 6 4 3 1 1材料類檢驗 3 1 1 1凡採購人員依 請購單 購回之物品需由倉管員開出 驗收單 本公司 後入庫 3 1 1 2 3 1 1 3 化學藥劑或藥品需倉管員確認其製造日期與本公司各項物品保存期限是否相符 3 1 1 4 3 1 1 5 材料到料後 倉管員依 材料納入規定 中之相關程式進行作業 請購單 ERP 採購模 組 系統 工作程式 制訂單位 品保部制訂時間 2004年08月23日頁次 第12頁共12頁 1 1所有給司供貨的供應商必須經過相關部門的評鑒合格後方可進行供貨 1 2經評鑒合格的供應商在供貨之前需先送樣品至本公司進行試樣 經相關單位試樣符合本公 司生產要求時方可批量采購 1 3資材部欲更換某一部品的供應商時 須先要求供應商送樣品至本公司依照 試樣管制規 範 進行試樣作業 經相關單位試樣符合本公司生產要求時方可批量采購 試樣書 供應商管理制