第五讲 ERP 采购管理2.doc

第六讲 采购管理2一、实验目的：掌握采购管理业务流程，处理票货同到业务二、实验资料：一、 基本资料1、物品及往来单位单位编码单位名称单位性质所属类别应收科目应付科目001宁波环球电器有限公司供应商工业203002北京兴隆公司供应商工业203物品编码名称物品性质所属类型主计量单位(计量单位)物品货位含税销售价含税采购价物品性质（相关科目需设置）001全自动洗衣机库存商品家用电器数量（台）成品仓库35002000库存商品核算科目组002空调库存商品家用电器数量（台）成品仓库30001350库存商品核算科目组其中，空调需质检，检验方式：全检 检验指标：湿热比（数值）、噪音(数值) 检验方案：空调检验方案(J01)质量指标单位指标下限指标上限湿热比%6770噪音分贝4060商品性质 名 称商品类别 税 率成本计算方法收入科目成本科目存货科目采购科目库存商品存货基本税率17(进销项科目需设置)全月平均2、新增操作员及设置审批流程操作员编码操作员姓名操作员组名称系统模块权限组001采购主管缺省用户组系统管理、系统编码组、采购、应付、库存、相应权限组 审批流程编码环节单据类型审批人使用金额控制权限组001终审物品采购单采购主管否相应权限组二、采购业务（票货同到）1） 根据库存情况，仓库向采购部请购如下物品:全自动洗衣机 10台 需求日期：20110213空调 20台 需求日期：201102132） 采购员向供应商询价后，将咨询结果填入询价单：宁波环球电器有限公司，全自动洗衣机在采购量1台到100台的价格为5000元，空调在采购量1台到100台的价格为4100元，有效期限截至到2月30日北京兴隆公司，全自动洗衣机在采购量10台到100台的价格为5050元，空调在采购量10台到100台的价格为4150元，可打9折，有效期限截至到3月30日。3） 通过询价比价，采购员决定向北京兴隆公司采购10台全自动洗衣机和20台空调，由请购单生成采购订单，要求2月12日到货。4） 关联采购订单，点击请购单右侧的“执行情况”按钮，关联对应的采购订单。或从日常业务-采购订单路径进入，对采购订单进行审批。采购订单单据说明：选择付款条件（允许30天后交货款），选好后，根据付款条件和开票日期系统自动计算并填列“到期日”（允许折扣的最后一天）。选择已审批未关闭的销售订单生成，若无则无法生成由固定量订货系统自动生成，若无设置，则不能生成，见下图在采购订单的自动生成向导中增加货位选择列表框（如图），其列表显示各符合生成条件物品在当前货位下的信息。（不要求掌握）5） 2月12日，北京兴隆公司货到，根据采购订单填制相应的到货通知单，业务类型为物品采购，单据说明：待检货位：录入当前到货通知分录所列物品的在待检（或待验）时暂时存放的货位。 通知数量：通知收货的数量。可由订单自动提取。到货数量：经清点实际到货的数量。 验收合格数量：经验收确认合格的数量，在正常情况下，该数量应小于或等于到货数量。 检验方式：当需要进行检验时，设置检验方式，检验方式缺省等于物品卡片中设置的检验方式。 送检数量、检验合格数量、检验不合格数量、检验结论：当该笔到货需要进行检验时，由对应的检验单自动回写生成。 入库处理方式：设置本笔到货进行入库处理的方式，可选择的方式有：缺省为“合格部分入库”。目前可选的内容有三种：“合格部分入库”、“全部拒收”、“全部入库”。当选择入库合格部分时，收货数量应按合格的数量为缺省值，如果为全部拒收，则该笔到货可供实际收货的数量=0。该笔业务中，洗衣机不需要质检，全部入库。空调须检验，开验收单，检验情况如下，并审批：空调 输入合格数量19个，不合格数量1个 判定结果：部分合格经审批的检验单据，如果是通过到货通知单生成的，则系统自动将检验结果数据返回到货通知单。6）采购员选择单位后，可根据采购订单或到货通知单自动生成物品采购单，申请审批，由采购主管登陆审批。 采购发票开单：物品采购单上右上角打勾，表示在填制物品采购单的同时也填制了采购发票，即该单据既是采购单同时又是发票。发票类型（增值税专税专用发票）和发票号00001。在货到票未到时，不作开票标志，待发票到后，再在“采购发票”中单独填制。 现金结算：打钩，作了开票标志时，现金结算功能才能使用。现金结算即是直接通过现金或支票等流动资金进行结算，属于钱货两清业务，有关货款也不记入“应付账款”科目。在采购单中作了开票标志后，将会看见“现金结算”复选框，单击该复选框，选择付款单据模板，系统提供采购付款、复币式采购付款两种模板供选；当有折扣时，还需要选择折扣单据模板，并指定折扣科目。 输入付款日期、现金/银行科目、付款方式、票据号以及金额等内容，付款单据号由系统自动编制，单击“确定”按钮返回采购单窗口。此时“现金银行”中的应付支付单据将反映该笔业务。需要注意的是，本币付款金额与本币折扣金额之和应等于本币金额。 冲销单据：一般对无法修改采购单进行单据冲销。如：已生成凭证或已结账期间的采购单据发现有误，这时不能够修改采购单据。只能生成一张红字入库单据来对其进行冲销。 选择发票：当发票先到，物品后到时，先填制了采购发票，再填制物品采购单，需选择该张采购单对应的采购发票，以便核销在途账。因此，选择发票实际上是发票核销功能。 到货通知 ：由于到货通知单是通知入库的业务单据，采购单是实际增加库存的单据，所以可以择到货通知单自动生成采购单。已收货数量：该笔到货通知单已通过各种入库单据生成的入库数量。表示多次入库情况时，已入库的数量。 本次收货数量：缺省=可以收货的数量-已收货的数量，当到货通知单没有检验单时，可收货数量=验收合格数量。 若有检验单，则收货数量=验收合格数量-检验不合格数量7）对审批通过的物品采购单进行库管、财务盖章。这两个步骤必须按顺序完成后才能生成相关凭证。（库管（实物账）签字路径：库存管理日常业务物品入库； 财务（财务账）签名路径：存货核算日常业务物品入库）8） 根据采购业务做出采购凭证。（期末业务采购凭证，类型为记款凭证，摘要内容为：物品名称、单据类型、单据编号），票货同到不走采购科目凭证类型：凭证类别编码凭证名称借方必有贷方必有凭证必有凭证必无01收款凭证02付款凭证03记帐凭证应付帐款借：库存商品 500 应交税金应交增值税进项税 85 贷：应付帐款 5859） 支付货款： 在物品采购单上选择付款资料进行付款；需要付款时，可单击“付款”按钮，系统将出现“采购付款”窗口。窗口的单据体中将显示该张采购单的日期、未付金额等信息，在单据头中直接填制实际支付的金额，并在单据体中将该张采购单作上选择标志，系统将自动核销该笔应付账款。 在财务会计应付管理日常业务应