采购管理控制程序.doc

采购管理控制程序一、适用范围本管理控制程序适用于本公司采购部管理工作，由办公室配合采购部共同编制。二、目的规范采购流程，保证正常生产运营，努力实现采购成本最低化。三、工作职责1、采购部经理A、工作职责负责分配好采购部各个采购人员的采购工作，对各个采购员的采购工作进行抽查和监督；协调好采购与生产之间的工作联系；组织指导所有供应商，每年定期组织公司有关部门对各个供应商进行评定；负责组织大宗物料供应商的招标工作；负责新供应商的开发工作。B、工作权限 对部门下属的采购行为具有直接调查权；对部门下属的采购任务具有分配权；采购金额在2000元以下的原辅材料具有直接决定权。2、采购员负责按照物控部申购单的数量要求从合格供方名录中采购各类原辅材料。3、品管部负责编制采购物料的进货检验规定并进行进货检验和不定期的送检。4、设计部 负责编制采购物料的材质要求、品质要求等技术参数。四、工作流程1、申购物料A、申购单位：物控部B、申购流程a. 物控部收到生产订单后，根据生产图纸核对物料清单；b. 根据仓库库存信息表反馈的库存量及仓库实际库存量，填写申购单并下达给采购部；c. 申购物料时，需注意几个事项：保证常规物料的安全库存量；保证非常现物料的合理数量的申购；要求仓库对物料采取“先进先出”的原则发料。2、供应商管理A、供应商开发a. 由采购部负责供应商开发主导工作；由企划部负责供应商样品确认工作；由品管部负责供应商样品品质检验评估工作；由以上部门及生产部对供应商完成调查评核。b. 当要求有新供应商开发任务，采购部每位采购员通过各种渠道必须积极联系并提供12家候选供应商，并分别填写供应商基本资料表递交给部门经理；c. 采购部组织品管部、生产部、企划部主管对新供应商进行审核调查，确定23家入围单位，待提供样品进行检验之后，进一步确定新供应商并列入当年度的合格供方名录。B、供应商评审a. 采购部要根据年采购量，原辅物料的重要程度等指标，对所有公司采购的原辅材料分成重要物资、一般物资、辅助物资三个等级，并编制原辅物料重要等级分类表。b. 采购部根据各个供应商的供货质量（品管部对于各类物料的抽查、检验报告）、交货及时性、供应货物的价格、售后服务等4项指标，组织生产部、品管部、企划部等部门对供应商进行评审，记录在供方评定记录表。c. 所有供应商每年进行一次评审，根据评审结果，适应调整部分供应商，所有供应商记录在合格供方名录。d. 采购部文员每月需统计以下有关数据：1）各个供应商每月进货批次数；2）每月延期交货（根据采购单上约定的时间）的供应商名目，延迟时间以及延期交货的批次；3）品管部对每一批次检验的结果必须收集，特别是涉及到检验不合格或生产部门重大投诉的批次货物要记录；C、物料采购询价a. 所有物料价格的调整变动必须填写物料价格调整申请表，并通知公司总经理、生产副总、采购副总，经讨论后由采购副总签署决定意见。若有私自调整价格，一经查实，把收货物或按原价格付款。b. 新物料询价1）凡属一般采购，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；2）确属资源紧张，独家代理，专卖品等特殊状况，不受1）条所限；3）凡属合约采购项目，采购部依合约价格核价，不需另询价，合约条件发生重要变化除外。4询价时，采购部只负责组织联系供应商，并向供应商说明原料材质要求、品质要求、采购数量等事项，最终物料的采购价格和供应商的确定由生产部、物控部、企划部等相关部门出具意见后，由采购副总决定。5询价填写采购询价单并保持纪录。D、收货管理a. 于供应商的送货时间约定在上班期间（且下班前半小时不再收货）；周六、周日及晚上时间原则上不再收货。如有特殊情况，采购部必须提前1天书面通知物控部、仓库、品管部，否则不予收货；b. 每月13日）盘点时，没有采购部特殊要求，不准送货；c.该批次送货金额在5000元以下，仓库、品管必须同时在场，采购、物控原则上要求在场；若该批次送货金额超过5000元，要求仓库、品管、采购、物控同时在场；仓库负责清点数量，品管负责品质验收，并抽查数量；采购、物控监督。否则不予收货。d. 在进行品质验收时，发现原材料质量达不到要求，则立刻通知品管部经理及采购员，由品管部经理做出是否收货的决定；仓库在进行清点数量时，发现原材料送货数量与实际送货单数量有出入时，应通知物控部经理及采购员，并