物资采购控制程序.doc

物资采购管理制度 LXHG-SQE/QH-C-QGK-008-20071 目的为加强企业物资的采购管理工作，梳理物资采购程序，进一步规范物资采购计划申报至物资采购过程各个环节的管理，特制定本制度。2 适用范围适用于各采购部门物资采购计划的申报至物资采购过程的管理。3 职责3.1 物资需用单位负责本单位需用的非原料类物资计划的申报；3.2仓储科负责根据物资库存情况以及库内物资的领用情况，对各单位申报的采购计划进行审核平衡。3.3采购部门负责按照经过审核批准确定的采购计划，对需采购物资的市场价格进行调查了解、比价，实施物资的采购。3.4审计科负责对采购招标、合同或协议签订环节的合法性的监督审核、采购物资的事后审计、监督。3.5企管科负责按照本制度要求对各采购部门非原料类物资计划申报、物资采购环节的监督、检查、管理。3.6其它采购业务主管部门经理负责对各采购部门相关采购工作的监督、指导、检查和控制。4管理要求4.1物资采购计划的申报、确定：4.1.1工艺辅料、材料、编织袋等的采购计划的确定：各企业每月根据生产经营状况以及企业、公司的资金预算会确定并编制采购计划，报分管领导审核批准，重要的需求计划报厂长批准。4.1.2土建、外协维修、劳务等非物资类的采购计划分别由各企业的主管责任部门编制需求计划，报分管领导审核、厂长批准。4.1.3非原料类物资计划的申报程序：职能部门审核物资需求部门的分管领导审核需求部门填报物资采购计划审批表仓储科保管员根据库存平衡计划确定采购数量，并填写末次入库价报厂长批准。采购部门按物资采购计划审批表实施采购。采购部门负责将确定采购的物资信息填在物资采购计划审批表中。 各物资使用单位根据实际情况填报物资采购计划审批表（见附表1），经职能部门审核、分管厂长签字批准后报送仓储科（报送时间采购部门结合实际自行确定，急件计划（采购时间不足5日的计划）需经厂长批准。a) 仓库保管员要根据物资的库存情况以及物资的领用情况对各单位报送的物资采购计划审批表进行平衡，确定采购数量。b) 平衡要求：不需要储备的物资平衡时要按照“采购数量=申报数量-现库存数量”的原则平衡；对必备的物资平衡时要按照：“采购数量=申报计划数量-现库存数量最低储备数量”的原则平衡。保管员要对平衡情况负责，凡出现因平衡核对不认真，造成同种物资重复采购或储量过大的情况，一经查出将对责任保管员进行100-200元的处罚。c) 确定物资采购数量后，由仓储科负责填写物资采购比价审批表（见附表2）中的“物资信息”栏，仓储科长签字确认后转送采购部门，并保留送交证据。4.2物资采购过程管理要求：4.2.1供方的选择：采购部门接到采购物资（包括土建、外修、劳务等非物资的采购）计划后，首先对需要采购物资的相关信息进行详细的了解，然后对市场行情进行调查、考察、收集采购相关的信息。采购供方必须选择合格供方名录内的供方，如果原有供方不能满足要求，可根据企业合格供方评价准则以及公司“采购供方”动态管理制度评价、增加合格供方。4.2.2物资采购供方及价格的确定：a) 根据招标管理办法中的要求，采购物资金额达到招标条件的按规定进行招标确定采购供方及价格。b) 非招标采购的物资（包括非物资类的采购）的供方及价格的确定程序：c)电话报价对物资信息的了解，对市场行情了解。原合格供方或新增合格供方内选择相关的供方询价。采购部门接到物资采购比价审批表。传真报价现场调查等 比价、议价确定采购价格及供应商。采购部门负责人审核签字。采购部门分管厂领导批准。采购部门实施采购。帐务手续财务科入库手续仓储科事后监督审计科 采购员接到采购物资的信息后，首先对要采购的相关要求进行了解，并对当期市场进行调查了解； 对市场了解的基础上，在合格供方内（原合格供方不能满足的按4.2.1增加）询价、议价，询价可以通过电话、传真、实地考察（首次合作的当地供方）等多种方式进行；根据询、比、议价情况如实填写比价表，经部门领导审核、分管采购的厂领导批准后实施采购；同时将比价表分送到仓储、财务、审计部门备查。c) 采购招标比价证据的管理要求：序号报价方式范围要求保留记录记录要求1招投标区内2万以上，区外5万以上标书及招标过程中产生的记录建立招标台帐2传真不需招标的采购传真件建立传真报价台帐3现场报价不需招标的采购报价单位、报价人姓名联系电话及价格的手写资料建立现场报价记录4电话报价不需招标的采购报价单位、报价人姓名联系电话及价格物资采购比价表5其它方式不需招标的采购能够有效证明提供采购信息的记录保留有效记录证据d) 比价会议和洽谈过程中记录由责任人负责保留备查，保存期限根据企业实际自行规定。4.2.3仓储、审计、财务部门接到各自的物资采购比价审批表后，要按月装订成册，以便需用时备查，并按企业记录控制程序中的要求进行管理、保存等。4.2.4采购部门将物资采购进厂后，仓储部门首先要按物资采购比价审批表逐一核对采购物资，凡发现没有计划、价格高出比价表中确定价格、数量不一致的情况（特殊情况要经厂长签字批准）不能办理出、入库手续。4.3采购物资的检验及入库、保养标识、出库的办理按照公司仓储采购物资管理制度5.3、5.4、5.5条款执行。4.4采购监督4.4.1公司的职能部门在对物资采购情况检查时，应对比价的记录证据（招标资料、报价传真、询价电话记录等）进行全面的检查，凡是发现弄虚作假、比价不真实的情况，涉及经济违规行为的依据公司关于内部经济违规行为责任追究办法以及关于外部经济违规行为管理办法追究相关人员的责任。4.4.2审计科对物资采购过程中产生的合同、协议、资质等资料的合法性进行审核，发现问题及时处理，避免采购过程中出现违反法律、法规等规定的现象发生。并对物资采购事后监督时，依据本制度对物资采购的比价情况进行检查。4.4.3企管科依据本制度对物资采购入库各环节实施管理。5、本制度自下发