规章制度编写规范.ppt

规章制度编写规范 部门分工基本要求基本格式 主题结构 内容 版式 字体 注意事项 部门分工 各职能部门负责分管业务规章制度的起草 补充和修改工作法律事务部负责对规章制度的合法性进行审查人力资源部负责对规章制度中的职责和奖惩以及系统之间 部门之间的业务接口进行审查和裁定行政办公室负责对规章制度进行统一编号和印发企业策划部负责对 规章制度手册 进行排版 汇编 基本要求 规范1 名称要规范2 格式要规范3 职责权限及部门间接口关系要规范4 文字 条理 内容及表达方式要规范适用要立足公司实际 具有可操作性 能在一定时间和范围内适用准确禁止使用不能准确表达意图 模棱两可的词句 基本格式 主体结构 标题 正文 结尾 标题 1 一般分为三段式表述 即 拟文单位 适用范围或事由 文种 例 中铁九局广州分公司劳务分包管理办法 2 文种可包括 办法 细则 程序 规则 规定 制度 切勿使用 条例 准则 章程 正文 1 采用条款式 即贯通式章条结构 2 每章可以再另分节 条 款 项 分章节的写作一般都拟制小标题 一个条目表达一个意思 不可把几个内容包括在一个条目之中 第一章总则 分条概述制定本制度的目的 原则 适用范围 定义 第二章职责 分条概述本制度的归口主管部门 最后一章附则 说明主管部门实施日期等内容 3 条目下面的款 项 段落安排 全部用序号标注 顺序 一 二 三 1 2 3 1 1 1 2 1 3 1 1 1 1 1 2 1 1 3 4 全文的章 条序号需按数字顺序衔接 节及每个条目下面的款 项序号独立按数字顺序衔接 结尾 1 注明本制度由哪个部门负责制定 解释 修改和执行2 注明本制度自发布之日起实施 如有以新的制度取代原制度的 应当写明予以废止的原制度名称 文号及废止时间 内容目的 必备要素 主要描述编写文件的目的或意图 它应置于每项管理制度第一章总则的第一条 应使用 为了 特制定本制度 或本办法 本规定 定义 可选要素 它应置于每项管理制度第一章总则的第二条 主要是对关键词语进行解释 主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语 当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用 或有可能影响管理制度的理解时 宜对这些词语加以解释说明 适用范围 必备要素 适用范围主要描述制度适用的区域 部门 组织 人员等 职责 必备要素 主要简述执行制度的职责和权限分工 说明需要哪些部门参与完成 具体负责管理制度中哪些事项 内容主体 必备要素 主要描述相关人员所进行的工作 描述内容包括执行工作的时间 由谁于何时何地以何种方式执行什么工作 管理内容和方式是管理制度的主体内容 可用一章或若干章予以表述 附则 必备要素 它应作为每项管理制度正文的最后一章 在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门和实施日期 当与现行管理制度相冲突时 应表明处理原则 附件 可选要素 附件即为制度内容中所包含的记录 表格 制度内容中首次出现第一个附件 或附表 时 需在该附件名称后作 见附件1 或 见附表1 标注 然后依此类推 如附件 或附表 下还有附件 或附表 则标名为 附件1 1 再依此类推 版式1 页面采用纵向A4幅面 页边距的设置 上边距2 7cm 下边距2 5cm 左边距2 8cm 右边距2 6cm 2 文件标题居中 3 章节小标题居中 两个字的小标题文字之间要空两个字的间隙 4 条款均采用段落格式 5 章节条编号与文字之间空一个字的间隙 6 每个图 表的标题要居中7 在每个附件的首页右上角 整个版面的第一行文字 标明附件序号 用四号仿宋字体排 8 原则上每个附件 或附表 应另起一页 如果有多个较短的附件 或附表 也可接排 接排的上下距离必须大于两个四号字符 字体1 标题采用二号加粗宋体2 章节小标题采用四号加粗仿宋字体3 条款用四号黑体4 正文采用四号仿宋字体5 数字均采用四号TimesNewRoman字体6 附表标题均采用加粗字体 字体字号不限 以美观大方为原则 表内字体为宋体 字体大小可根据表格大小作