采购管理效能监察的实践与探索.doc

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上海汽车工业（集团）总公司（以下简称“集团”）是全国特大型企业集团之一，现有职工6万余人，主要生产桑塔纳、别克系列轿车、上海牌大客车和拖拉机、幸福牌摩托车等整车，以及汽车零部件，并从事资产经营。集团2000年轿车产量25.1万辆，销量25.05万辆，比去年同比增长8%，市场占有率41.8%。实现销售收入854亿元，比上年增长5.3%，利润62.4亿元比上年增长4.1%。 随着我国加入WTO的临近，上海汽车工业既面临着机遇，又将接受挑战。为了应对国际、国内激烈的市场竞争，我们从1999年开始在集团内全面开展采购管理效能监察，旨在进一步加强采购管理、降本增效、提高竞争能力。 效能监察是企业监察部门运用行政赋予的监督管理职能，督促企业经营管理部门和管理人员正确履行管理职能，提高工作效率和经济效益的管理活动。采购管理效能监察是以改善采购管理为目的，学习推广国际上先进科学的采购管理理念和方法，并融入精益采购思想，以缩短集团与国际先进水平之间的差距，提高集团整体采购管理水平。经过二年多的实践和探索，集团采购管理状况已经有了较大的改善，采购管理水平有了明显的提高，采购成本明显下降，现代企业监督约束机制进一步得到完善。 一、采购管理效能监察的必要性 1、市场竞争激烈 市场竞争激烈主要来自二个方面。一是国内汽车市场的激烈竞争，由于卖方市场转变为买方市场，各大汽车生产厂商通过技术改造生产能力都形成批量规模，供大于求的矛盾越来越突出，生产能力都有不同程度的放空，集团主导产品桑车年生产能力已经超过30万辆以上，但几年来市场销量一直在23万辆左右徘徊。二是面临国际市场的激烈竞争。中国加入WTO后将形成国际竞争国内化的局面，轿车整车及零部件进口关税逐年降低必将对集团的主导产品桑塔纳、别克轿车，以及零部件造成巨大的冲击。国内、国际市场激烈竞争集中反应之一就是价格竞争，价格直接受产品制造成本的影响，而产品制造成本又与采购成本密切相关。集团所属企业采购费用每年近400亿，采购成本一般都要占企业总成本的60%左右，有的单位甚至高达80%，假如集团采购费用下降1个百分点，全年采购费用就能下降4个亿。从这个意义上讲，加强采购管理对企业降本增效的重要性和效果是其他降本工作所难以替代的，而采购管理效能监察则是加强采购管理，降本增效的一个有效抓手。 2、采购管理滞后近年来，集团下属企业整体管理水平虽然有了很大的提高，但一些企业采购管理方面改善不多，缺少研究和创新，与国际先进的采购管理水平相比有较大的差距。如：供应商管理不科学。零部件的外购（协）采购近几年虽然进行了多次整顿，但一些单位的外协、外购的供应商点广面散等问题依然存在，也没有建立供应商和潜在供应商队伍，对供应商没有形成优胜劣汰的竞争机制；采购价格信息不及时。面对市场上各种商品价格变化多端的情况，企业还没有建立快速反应的价格信息管理系统；采购管理制度不严密。一些单位缺少科学的采购程序，使采购过程中各相关部门和人员不能相互监督，容易造成“暗箱操作”使企业资产流失，并引发违法犯罪的经济案件。1999年，集团下属一个企业的三产经理，为了个人的利益，不顾损害企业利益，恶意串通供应商加价采购钢材，大肆贪污、挪用公款数百万元，造成企业无法挽回的巨额损失。为了加强国有资产管理，保证国有资产保值增值，从源头上遏制腐败，我们也必须高度重视改善采购管理，全面加强采购过程的监督约束机制。 二、采购管理效能监察的有利条件 集团开展采购管理效能监察有以下二个方面的有利条件。 从集团内部看，一是集团与下属企业有着资产纽带关系，无论是集团投资的全资子公司，还是中外双方共同投资的合资公司，集团作为投资主体，依法对投资到企业的资产及其经营状况享有监管权。二是集团下属的全资子公司的领导干部和中外合资公司的中方领导干部都是集团聘任或委派的，他们在经营国有资产过程中必须承担国有资产保值增值等义务，并接受集团严格的监督和全面的考核，集团对他们享有任免奖惩权。三是集团内企业大多数都是以桑车和别克轿车产品为纽带、以整车厂为龙头拉动生产经营的特点，使企业在产品质量管理、采购管理、物流管理等方面有许多共同管理要求，管理要求的同一性正是集团开展采购管理效能监察的基础。四是效能监察工作的重要作用已被各企业认识，其工作方法已被大家所掌握，效能监察已经成为企业内控管理的重要组成部分，成为现代企业监督约束机制的重要组成部分。 从开展采购管理效能监察的外部条件看，在计划经济条件下，由于商品短缺，可供挑选的商品不多，无法进行比价采购。在市场经济条件下市场供求状况发生了质的变化，各类商品都处于供大于求的竞争状态，这就为企业采购提供了充分的挑选余地，使企业能在更大的范围内采购到质优、价廉、服务好的商品，这是我们开展采购管理效能监察的外部条件。 三、采购管理效能监察的具体实践 1、整体推进采购管理效能监察 所谓整体推进，就是集团对采购管理效能监察工作进行统一部署，统一开展、统一检查、统一考核。集团所属各企业都要按照统一规定的时间、内容等要求，结合本单位实际认真开展此项工作。为了整体推进取得效果，我们采取了以下措施： 一是加强组织领导。集团党委和行政领导明确把采购管理效能监察作为集团一项重要工作，由集团党委副书记和分管采购工作的行政副总裁全面负责。党政领导对如何开展工作提出了具体思路和要求，年初专题召开采购管理效能监察工作动员大会，党政领导亲自到会作动员、部署工作。在整个工作过程中党政领导还经常听取有关部门的工作汇报，进行具体指导。各单位还成立了由分管经理（厂长）和纪委书记挂帅的领导小组和工作小组，负责本单位的采购管理效能监察工作。 二是形成工作合力。在整个工作过程中，集团监察室始终与经济运行部、财务部等有关业务部门一起研究工作、制定计划、下厂检查，将推广先进的采购管理方法、加强资金控制、以及对采购管理人员监督制约等方面的管理内容整合在一起形成了整体优势，既发挥了监察部门监督约束作用，又发挥了业务管理部门的专业管理作用，从而加大了采购管理效能监察工作的力度。 三是强化过程控制。为了确保效能监察各项工作得到落实，我们通过召开专题汇报会、到重点企业进行检查等办法，进行指导、检查、督办，发现一些单位好的做法及时总结并组织交流，以确保阶段性目标的实现。当效能监察阶段性工作完成后，我们制作各种统计表进行统计，及时掌握各单位改善管理的进度和取得的经济效益的信息，并认真分析为下一阶段工作做准备。 2、以合资企业管理方法为示范 （1）确立示范典型。改革开放以来，集团先后与美国通用汽车公司、美国福特汽车公司、德国大众汽车公司等多家国际著名的大公司合作，积极引进外资、技术和管理，目前，已建立了42家中外合资企业。这些合作伙伴除了带来先进的技术之外，更多是带来先进的管理理念和方法，这些无形资产是集团非常宝贵的资源。我们在开展采购管理效能监察时，提出把学习借鉴和创新结合起来，把国外先进、科学的管理方法与中国优秀文化传统相结合，逐步建成具有集团特色的采购管理方法。通过调研将上海大众汽车有限公司的“采购过程控制”和上海通用汽车有限公司的“全球采购”等成功的采购管理经验作为典型，向各企业推广学习，形成示范效应，使先进的管理资源为业内企业共享起到了事半功倍的效果。 （2）注重业务培训。采购工作是一门专业性、技术性较强的管理工作，因此，在实施效能监察工作前，我们首先请上海大众、上海通用有关领导和主管采购业务的负责人专门准备了培训材料，组织系统内的厂长、经理、采购部门、财务部门、监察部门的负责人进行培训，详细讲解“采购过程控制”和“全球采购”方法。2000年1月，集团和美国通用汽车有限公司联合举办了全球采购研讨会，各单位厂长、经理、采购部门负责人参加了研讨会，会上由美国通用大学和通用公司的教授、专家对“全球采购”进行讲解，共同研讨“全球采购”的理论与实践。同年5月，集团经济运行部会同上汽培训中心编写了精益采购教材，举办了两期培训班，这些培训和研讨活动为搞好采购管理效能监察发挥了积极的作用。 3、构筑具有集团特色的采购管理模式 学习先进的采购理念和方法，博采国内外先进采购管理之众长，结合集团的实际从集团要建设成为全球性公司的高起点出发，从体制、制度、机制等方面构筑具有集团特色的采购管理模式。经过共同学习研究提出了以下八个方面的改进要求： （1）建立采购委员会。建立采购委员会由集体讨论决定解决重大采购事项，使采购事项做到公开、公正。采购委员会是企业决定采购事项的权威组织，采购委员会由厂长（经理）或者分管厂长（经理）负责，其成员由采购、技术质量、财务、审计、监察等部门负责人组成。采购委员会有规定的工作职责，对各管理部门和各级管理人员也明确了分级分权的管理权限，即：采购计划、实施采购、付款、仓库保管、质量检验等管理权实行分部门管理，相对独立、相互制约，对每个采购人员的权限也进行限定，使集中的权力分散化，改变过去由个人或者少数人决定的弊端。 （2）实行集中采购。所谓集中采购是指：企业对原材料、零部件、办公用品、劳防用品等所有物品，都必须集中到一个部门对外采购的管理模式。实行集中采购可以精简采购人员、减少仓库、降低库存。更直接的原因是利用集中采购的手段，对单一品种、批量大、采购金额大的物资力求得到更加优惠的价格，进一步降低采购成本。 （3）实行比价采购。比价采购是对一般物资必须实行比价、比质、比服务的一种采购方法，具体内涵是：同种物品比质量、同种质量比价格、同种价格比服务。采购部门采购任何物资都要按照此原则选择供应商和物品，向采购委员会提供详细的资料，由供采购委员会讨论决定。通过比价采购原则积极寻找和发展潜在的供应商，一旦现有的供应商产品发生问题，可以及时取而代之。同时，由于建立了潜在供应商制度，无形之中对现在的供应商形成一种压力，迫使他们不断改进管理、改进技术、提高质量、降低成本。 （4）实行竞争性招标采购。竞争性招标采购是指：企业采购大宗燃辅料、设备等，及其它采购金额较大的特殊物资选用的采购方式。采购这类物资的特点：一是这类物资不是企业经常性采购的，采购部门及采购人员对此的市场信息、技术要求、商务洽谈的规律等了解和掌握不够，通过招标可以弥补这方面物资采购经验的不足。二是这些物资往往采购数量和采购金额比较大，通过公开招标采购能够使我们处于主动的地位，选择到质量最佳、价格最好的商品。同时，从反腐败的角度讲，使隐蔽的权力公开化，有效限制了不正当竞争，预防腐败现象发生。 （5）实行全球采购。全球采购是指：企业在全球范围内运用“质量、服务、技术和价格”四要素，对供应商进行评审，在全球范围内寻找合作伙伴和质优价廉的商品。中国加入WTO后，使中国的经济融入全球化经济的潮流，我们可以充分利用国内、国际的资源，采购我们需要的、价廉物美的各种物品，这是企业求生存谋发展的必要手段。 （6）实行采购资金预算管理。我们要求企业加强采购资金的预算管理，使之纳入企业全面预算管理中。采购资金预算要求采购管理部门和采购人员要以市场订单拉动物流整合，做到采购计划、进货时间、库存周转等都有预算，严格按照预算执行，逐步提高采购资金预算和实际发生相符率，使采购真正精益，真正做到采购资金与物流同步控制。 （7）建立计算机辅助采购管理信息系统。 计算机管理信息包括：采购计划和采购实施信息、采购商品检验入库及库存物资信息、采购商品最高限价、市场商品价格信息、价格审核和价格监督、供应商及潜在供应商管理信息等形成信息平台，以先进的计算机技术和软件管理系统为手段，使采购动态及信息目视化，保证信息传递及时流畅、反馈迅速，规范采购人员的操作，便于查询、监督。 （8）建立必要的监督制约保障体系。集团科学的采购管理机制的创建和运行必须有保障体系。为了加强采购环节的廉政建设，我们建立了采购领域防止发生腐败的预防体系，在行业内全面推广“两书”活动，要求各企业对供应商在签订采购合同的同必须签订廉政协议书，对采购管理部门和管理人员按照责任制规定签订廉政责任书，通过一年一次签订和执行“两书”，既是对供应商和业务人员进行廉政教育，又可以用书面形式规范企业之间及采购人员的廉洁行为，一旦违反协议条款，可以依法追究违约者的责任。 通过效能监察，还明确了财务、审计部门要设立专门行使价格审核和价格监督的职能；要求对采购人员岗位实行流动；法律顾问参与重大采购合同的起草和签订，以及日常的合同管理职能等。这一系列监督工作汇集在一起，形成了采购环节的监督制约保障体系。 4、制订规范性文件 为了把采购管理效能监察工作的成效加以保全和发展，使上海大众和上海通用等单位成功的采购管理经验在集团内各企业得到进一步推广和应用，集团经济运行部制定了精益采购管理办法（以下简称精益采购”）精益采购要求各企业应坚持如下原则： 质量、服务、技术、价格原则。比价采购、全球采购原则。 科学有效、公正公开、比质比价、监督制约原则。 重大采购事项集体讨论决策原则。 精益采购还对采购组织体系、职责和权限、价格管理、供应商选择、采购方式、质量控制与监督、合同管理、监督制约机制，奖惩方面等作了具体规定。特别要注意的是：效能监察开展过程中，监察部门要参与采购管理制度的制定和修改工作，要在采购管理制度中设立效能监察的监控点，把监督制约机制渗透到采购管理的关键环节，充分发挥监督约束的功能。 精益采购采纳了不少国际上广泛采用的先进方法，具有先进性，同时又注意结合集团实际充分考虑管理的延续，具有可操作性。 5、严格考核 采购管理效能监察工作进行严格的考核是提高采购管理水平是一个基本保证。具体采取三条措施： 一是把采购管理效能监察工作纳入整个企业经营业绩和领导干部工作实绩考核的范围，正式写进集团有关考核工作的正式文件，并由集团监察室负责对此项工作进行评价。 二是把企业对采购成本及采购资金的控制能力作为年终对各企业经营业绩考核的一个重要组成部分，考核内容十分明确，包括：是否建立采购委员会，并有一套科学的采购管理流程；是否有一套价格监督体系；是否实施比较采购；是否制定物料储备的期量标准，并制定采购成本下降指标等。三是把考核结果与领导干部的任免使用和年终奖惩紧密结合。 四、采购管理效能监察的效果 采购管理效能监察的效果主要体现在以下4个方面。 1、采购成本明显下降 通过开展采购管理效能监察，1999年2000年可比采购成本共节约了9.5亿元人民币。 最显著的表现是一些企业由于整车和零部件降价使销售总额下降，但利润与上一年度相比反而上升，这些事实清楚地表明采购管理效能监察已经取得了预期的效果。 2、采购管理进一步完善 一是采购管理制度得到完善。经济运行部制定下发了精益采购管理办法。财务部起草制定资金预算管理暂行办法，还委托软件公司设计财务控制的计算机软件。监察室起草制定了效能监察暂行办法，这些规章制度目前已经在企业管理中试运行，并按照集团公司的要求结合本企业实际，进一步修改完善了本企业的采购管理制度。 二是基础管理得到加强。 通过采购管理效能监察，企业改善采购管理取得了比较明显的效果，具体表现在以下6个方面。 （1）积极运用全球采购方法。上海通用积极引入美国通用公司的全球采购先进方法，结合中国国情制定了一整套有上海通用特色的采购流程，创立了质量、服务、技术、价格采购原则。如：上海通用公司在采购油漆车间整条涂装线和冲压车间压机生产线时，利用美国通用全球采购网络的信息系统，经推荐和考察评估，联合采购委员会批准可以向六家供应商发出招标书，经过反复评估和与供应商交流，基本统一了技术要求和标准，随后进行价格、付款等一系列商务谈判，经过多轮压价竞争，最终涂装线、压机线都分别比预算节约了数百万美元。精益采购保证了精益投资，作为上海一号工程，投资15亿美元之巨，由于有严格、科学的管理制度作保证，在整个工程建设过程中有效地降低了投资成本，实际投资比预算节约了15%，也未发现经济违法犯罪案件，为当年生产当年出效益奠定了良好的基础。 上海汇众汽车制造有限公司为上海通用公司别克轿车配套前后轿底盘，需要采购模具、设备等物资，也在上海通用的大力帮助下通过全球采购的信息网，在确保质量的前提下寻找到价格最好、交货期最短的供应商，保证了为别克轿车配套部件生产线项目的按期完成，比预算还节约了2000多万元人民币。 （2）广泛采用比价采购的方法。上海纳铁福传动轴有限公司贯彻“质优价廉、及时适量、争取最大采购利益”的采购方针，在货比三家的基础上确定最佳供应商，并要求供应商不断优化加工技术、努力降低生产成本、稳定产品质量，以便在产量形成一定的规模时双方在价格、质量、服务等方面均有收益。公司连续两年节约采购资金3000多万元。 上海拖拉机内燃机公司对采购上海50拖拉机后轮胎实行比价采购，原在上海大孚橡胶公司采购的单价983元/套，现向江苏韩泰橡胶有限公司采购的单价933元/套，每套单价节约50元，每年节约148.6万元。 （3）集中采购方法得到进一步完善。上海大众汽车有限公司的采购管理制度虽然比较科学和严格，但学习上海通用的经验后感到在集中采购方面仍有差距，不利于形成批量采购优势，就决定把办公用品和生活用品等采购业务全部纳入集中采购的管理范围，成为真正的大集中采购。 （4）供应商管理进一步加强。上海采埃孚转向机有限公司质保、采购、技术、产品工程部门在对供应商进行每年一次的过程审核，综合评定供应商等级的基础上，质保部每月对供应商产品供货质量实施抽查，每半年对供应商进行一次实物质量抽样评分，细分每一产品供货质量等级。物流部门每月对所有供应商交货及时情况详细追踪，随时反映供应商在供货过程中存在的问题，并要求及时整顿以不断提高其均衡稳定的供货能力。 （5）减少采购环节，降低采购成本。上海汽车制动系统有限公司在开展采购管理效能监察过程中，了解到合资方零部件的供应渠道，通过与外方反复协商，将原由外方向第三方采购后，再转手卖给制动系统公司的电子控制器，采用由制动系统公司直接向第三方采购，从而使每个控制器由原来的128马克下降到110.5马克，每件节约17.5马克，每年可以节约大量的外汇。 （6）广泛采用计算机信息管理系统。在采购物资管理中各单位广泛使用计算机信息管理系统建立“物资模块、财务模块”，完善快速反应的价格信息、供应商资料信息、采购最高限价、库存物资和资金等基本信息库，并定期进行滚动修改。采购信息在一定范围内公开，使部门之间、上下道程序的管理人员之间相互制约，既避免了盲目采购、重复采购、高价采购，降低了库存资金占用，减少仓库及仓库管理人员。据统计，上海延锋汽车饰件有限公司等四家单位，共计退掉仓库22018 平方米，仓库管理人员减少31人，节约租金280万元。 3、采购人力资源进一步开发 通过采购管理效能监察，各单位根据先进采购管理和“以人为本”的要求，努力建设一支高素质的采购员队伍。上海纳铁福传动轴有限公司等单位挑选年纪轻、素质好的大学生充实到采购员队伍中，并组织学习国际先进的采购管理知识、法律知识、廉洁规定等。还有的单位从理论和实践的结合上培养了一批采购工程师队伍。采购人力资源进一步开发，为先进、科学的采购管理方法顺利导入上汽集团提供了有力的保障。 4、党风廉政建设得到加强 集团推广“两书”活动后，各企业结合实际与供应商签定“廉政协议书”，同采购部门和采购人员签订“廉政责任书”，规范采购活动中的廉洁行为，使党风廉政建设工作制度化、规范化，各单位还利用签约机会宣传廉洁规定。上海实业交通