视易神通夜总会-重点岗位主要操作流程V50.doc

收银软件操作手册视易神通夜总会-重点岗位主要操作流程绪 论编写前提： 目前KTV场所各岗位人员缺乏一个完善的软件使用资料，难以高效的完成相关工作。编写目标：简单明了的阐述KTV各岗位人员日常工作中常用的操作技能，让用户更加快速高效地做好相关工作，进一步促进场所的顺利运营。阅读对象：KTV场所相关人员说明：本手册是在神通夜总会5.0的基础上编制的，某些细节可能与其他版本不同，但基本操作步骤是一致的。目 录第1章 夜总会KTV概况21.1. 夜总会场所特点21.2. 夜总会业务大体流程3第2章 收银流程32.1. 包厢预定32.2. 开房管理42.3. 点单录入42.4. 吧台出品52.5. 换房52.6. 操作52.7. 并房操作62.8. 结帐操作62.9. 大厅点单72.10. 外卖冲帐、员工冲值82.11. 挂帐充帐82.12. 酒水退单92.13. 酒水领用9第3章 帐务管理103.1. 日报表103.2. 财务清帐113.3. 日结处理123.4. 帐单作废123.5. 查询统计133.5.1. 帐单查询133.5.2. 营业收入133.5.3. 酒水销售143.5.4. 员工业绩153.5.5. 出品查询163.5.6. 会员消费163.5.7. 酒水响应173.5.8. 房态查询17第4章 仓管员日常操作174.1. 物品入库184.1.1.1. 物品入库录入194.2. 物品领用204.3. 物品退库204.4. 物品退货204.5. 库存查询204.6. 物品盘点214.6.1. 物品盘点录入22第5章 会员管理225.1.1. 会员信息225.1.2. 发打折卡235.1.3. 积分兑换24第1章 夜总会KTV概况1.1. 夜总会场所特点1、营业时间一般在晚上18、19点以后，也就是晚饭后，客人一般是晚饭之后进夜总会消费。营业结束时间一般在晚上凌晨2点左右。2、消费群体主要为公司经理、商务人事、高级白领等等，总的来说，夜总会里的消费大多都带有商务请客性质。3、相对其他的KTV类型来说，夜总会的收费标准比较高，一般以酒水消费为主,设有最低消费,消费的商品类型也相对高档，一个包厢一个晚上消费几千上万块是很常见的。4、由于带一定的商务性质、所以客人过来消费的目的一般不以唱歌为 主，大多以喝酒等其他服务项目为主要目的、例如很多夜总会就配套有桑拿、宾馆等配套场所。5、对应高消费的是高质量服务，客人在夜总会购买酒水时不需要自己出包厢，在包厢里点单后，就会有服务员送所点物品过来。1.2. 夜总会业务大体流程第2章 收银流程2.1. 包厢预定很多客人都会在来夜总会之前先提前预定包厢，那么我们可以通过预定操作来实现，这个操作可以在收银主程序中操作，也可以在单独的咨客程序中操作。在收银主程序中依次点击收银管理-包厢预定，或右键单击界面上某房间选择预定，进入如下界面。在这里，我们可以根据客人的要求，选择一个大小合适的包厢，并输入客人的联系方式及预计到达时间，如果是公关经理联系来的客人，我们可以输入对应的公关经理，便于老板查询其业绩。信息输入完成后，点击预定，可看见收银界面上的这个房间变成了浅绿色，说明预定成功了。2.2. 开房管理当客人到达夜总会后，就要进包厢消费了，这时就要做开房的操作了，在收银界面上鼠标右键点击对应的房间，选择开房，或者左键双击此房间，就进入了开房界面：在此界面上选择计费方式，选择好所消费的场次，有需要的话在填入销售经理和包厢公主的名字以及此房间所赠送的开房套餐，点击开房，提示开房成功，同时收银界面上的此房间变成红色，开房的操作就结束了，同时会触发点播系统开通此房间的点歌服务。2.3. 点单录入当客人进入房间开始娱乐时，是肯定会要点一些酒水和食物的，那么这里就要用到点单录入的功能。点击上方菜单中的点单按钮，就可进入此界面。依次选择大类小类和数量，点增加到点单列表中，最后落单，提示成功。 另外一个赠品点单功能在操作上和这里相同，不再重复介绍。2.4. 吧台出品当在给某房间点了酒水之后，界面上对应的房间颜色会变成深绿色，并且房间方框右下角会有一个酒杯样式的图标，那么需要一个出品的操作来响应这一个点单。双击此房间方框或点击菜单中的出品，在出品界面中点击“出品”，提示出品成功，房态变回使用状态。同时，我们在后台维护的参数设置中提供了自动出品的设置，如果设置为自动出品，就不需要手动来做这一步了。2.5. 换房2.6. 操作因为在实际情况中，很多客人会要求换一个房间或者两个房间合并到一个房间中消费的情况，所以系统提供了换房和并房的功能，通过右键点击对应的房间，选择换房，就可完成此操作。至于换房前后的费用如何算，请参考后台维护的参数设置中有对此情况的设置。2.7. 并房操作并房操作是当两个房间的客人要求并入一个房间娱乐时进行的操作，鼠标右键点击对应房间，选择并房进行操作并房后，两房间的最低消费如何算，请参考后台维护的参数设置中有对此情况的设置。2.8. 结帐操作当客人结束消费后，要离开了，会到收银台来结帐，这里就要用到结帐功能。鼠标双击对应的房间，进入结帐界面进行操作，有多种操作细节可以选择。比如里面的会员卡、打折、调整金额、抵用券等操作，都可根据提示一步一步进行。2.9. 大厅点单大厅的座位没有点播系统，不需要做开房操作，可以直接点单，大厅点单有两种形式，一种为先传单出品，然后再结帐，另外一种为点单时先结帐，然后出品，它省去了传单的步骤。两种方式的大厅点单在后台维护中也可以设置为大厅点单不用输出到吧台出品，那么就没有了出品这个步骤2.10. 外卖冲帐、员工冲值外卖：所谓外卖，就是外卖人员在不付款的情况下从吧台先拿出一部分酒水，然后卖给大厅或者是场所之外的客人，自己收钱，然后拿钱到收银台处冲掉自己领出酒水时的挂帐。它涉及到外卖冲帐、员工冲值。系统中也会对每个外卖人员设置一个最大挂帐金额，当外卖人员累计领出等于大于这个金额的酒水后，如果还不去收银台交钱冲帐，那就不允许再到吧台拿出酒水了。2.11. 挂帐充帐在有些帐单结帐时，选择了“挂帐”操作，之后对应的就会有充帐操作。在“收银管理”“充帐管理”里进行。2.12. 酒水退单在“吧台管理”“酒水退单”里，退单有两中模式，在后台维护中的参数控制，点单方式退单或者时修改方式退单，要注意的是，修改模式退单中，修改后的数量是要留下的数量而不是要退的数量。2.13. 酒水领用在一些场所中，要求服务员在出品处领酒水送到对应包厢时，必须要实名登记谁拿走了哪一单酒水，就可以通过酒水领用来操作。第3章 帐务管理3.1. 日报表日报表是夜总会最关键的环节之一，老板、管理人员都需要通过日报表来了解每天营业场所的营业状况。1、日报表的数据区域从前一张图片可以看到，数据显示有三个方面：帐单信息、消费信息和赠送信息。帐单信息：体现的是已经结帐，但是还没有做日结的帐单信息，简单的说就是当天已经结帐的结帐单据信息。可以通过此处，查询这个帐单对应房间的消费和结帐方式。消费信息：体现的是当前选择的帐单信息那张单据所对应的酒水物品消费明细。赠送信息：体现的是当前选择的帐单信息那张单据所对应的酒水物品赠送明细。2、日报表的查询打印区域本日帐单：默认显示的就是本日帐单，作用是显示当天所有已产生帐单的信息。打印汇总：打印出数据区域当前筛选出的所有帐单列表信息。打印帐单：打印出当前所选择帐单的结帐单，此功能用于结帐单丢失或者结帐时打印机卡纸后，对此帐单的补打。通过以上三个查询，我们可以很方便的查到精确到每台机器、每个人所对应的结帐单。3、日报表的规范一般来说，日报表（如上图）每天都要求打印一份，提供给财务人员做查询和帐务存根，并提供老板的查询。打印的时间要求在营业结束之后到做日结功能操作之前，因为日结之后，日期就节转了，日结前的数据就成为了历史数据，不会显示在日报表中了。3.2. 财务清帐此操作是各个收银员下班时，向财务交当天上班所收的钱时使用。财务人员进行现金和系统数据的核对，当系统中的数据和员工所交纳金额一致时，财务人员就可以对此员工做清帐操作。3.3. 日结处理日结每天必须做一次，也只能做一次，这一点务必牢记。日结的时间是在所有帐单都结帐以后，有未结帐的信息时，是不能做日结的。根据一些夜总会的实际情况来看，他们做日结的时间一般在当天营业结束以后，或者是在第二天营业之前，推荐前者。3.4. 帐单作废此操作对帐务有较大影响，必须严格控制，一般只能由财务人员或者高管来操作。3.5. 查询统计一个场所的盈利情况是通过经营数据来体现的，系统跟据相关的业务数据，实时反映各场所的经营情况，为管理层提供科学的分析报表，包括：帐单查询、营业收入、酒水销售、员工业绩、出品查询、会员信息、酒水响应、房态查询等八个模块。3.5.1. 帐单查询帐单查询是使用很频繁的一个功能，因为除可查询当日的帐单外，历史帐单和酒水出品单也能在此处查询、打印，是财务查历史帐目的工具。点击菜单“查询统计-帐单查询”即可打开帐单查询窗口，如下图：在此模块中，有以下功能按钮：【查询】：在区域中选择查询条件后，按“查询”按钮，在帐单信息栏（即区域）就会显示满足查询条件的帐单；【打印】：打印“帐单信息”区域的内容；【Excle表】：将“帐单信息”区域的内容导出生成Excle文件；【打印酒水单】：打印“酒水单信息”区域（即区域）的内容。3.5.2. 营业收入营业收入，根据结帐时间、包厢类别查询各包厢、大厅的费用合计及各种付款方式。点击菜单“查询统计-营业收入统计”即可打开营业收入统计窗口，如下图：本窗口以同一种查询条件，分包厢帐单明细信息、酒水帐单明细、收入汇总统计、费用统计分析、消费类型统计等五个标签页显示不同角度的分析内容：l 包厢帐单明细信息：以列表的形式显示包厢、大厅的费用合计及各种支付方式明细；l 酒水帐单明细：以列表的形式显示包厢、超市支付方式的汇总；l 收入汇总统计：以列表的形式显示各包厢各种支付方式的汇总；l 费用合计统计：以柱状图显示各包厢的费用合计；l 消费类型统计：以饼图显示各种支付方式所占的比重；3.5.3. 酒水销售酒水销售，根据系统的查询条件，分析酒水的销售情况。点击菜单“查询统计-酒水销售”即可打开酒水销售查询窗口，如下图：本窗口以同一种查询条件，分销售明细、汇总统计、酒水类别销售统计等三个标签页显示不同角度的分析内容：l 销售明细：以列表的形式显示包厢、大厅、酒水单、酒水名称等销售流水记录；l 汇总统计：按酒水名称进行汇总，包括数量、金额；l 酒水类别销售统计：以饼图、柱状图显示各酒水大类及酒水名称所占的比重，本标签如下图所示： 本标签提供酒水大类销售统计、小类销售统计两个图表：a、 酒水大类销售统计：以饼图显示各酒水大类所占的比重；b、 小类销售统计：根据饼图中所点击的酒水大类，各酒水以柱状图动态显示。3.5.4. 员工业绩员工业绩，根据系统的查询条件，按员工分析其销售业绩。点击菜单“查询统计-员工业绩”即可打开“员工业绩统计”窗口，如下图：l 销售经理业绩：依据开房时，在系统中记录的“销售经理”对应帐单的实收金额（即包厢费、最低消费等、服务费、酒水消费等折后的金额）汇总。另外还可以同过其他几个标签页来查询：服务员酒水业绩、员工赠送等情况。3.5.5. 出品查询出品查询，即查询各包厢、大厅点单的出品情况，以可作为事后稽查的内容。点击菜单“查询统计-出品查询”即可打开“吧台出品查询”窗口，如下图：在此模块中，有以下功能按钮：【查询】：在区域中选择查询条件，在酒水单信息（即区域）中就会显示满足查询条件的帐单；当在区域中选中任一记录时，区域将同步显示此酒水单包含的酒水明细。【打印】：打印“酒水单信息”区域的内容；【Excle表】：将“酒水单信息”区域的内容导出生成Excle文件。3.5.6. 会员消费会员消费，对持有会员卡销售的客人进行分析。这里可以查询每一个会员用卡消费的记录明细，什么时间？哪个房间？刷卡金额多少？卡内的余额和卡的积分还有多少等等。点击菜单“查询统计-会员信息”即可打开“会员消费统计”窗口，如下图：l 本窗口统计会员的消费、充值、积分等情况，操作简单，不作赘述。3.5.7. 酒水响应酒水响应，查询每个酒水单从点单到出品花了多长时间，这里主要是管理层来监控员工工作效率。点击菜单“查询统计-酒水响应”即可打开“酒水响应查询”窗口，如下图：参数说明：响应时间（分钟）：即点单时间与出品时间的时差。所有未响应的信息：如被“”选，将只能查询出已点单未出品的记录。3.5.8. 房态查询房态查询，查询当前各类包厢处于各状态的数量，及结帐状态的金额汇总等信息。点击菜单“查询统计-房态查询”即可打开“房态查询”窗口，如下图：第4章 仓管员日常操作各场所在经营过程中，所销售的酒水、水果等商品均需要向经销商采购，同时，对内部仓库间发生的业务也需作一定的管理。本系统提供的物品管理，包括物品入库、物品领用、物品退货、库存查询、物品盘点等六大模块，通过这些功能的运用，可协助场所工作人员有效地记录相关业务，并对物品库存进行一定的监控。 4.1. 物品入库物品入库，指向经销商采购商品后，对这些供应商、供货清单进行记录，并更新商品库存的过程，发生此业务会使库存增加。点击菜单“物品管理-物品入库”即打开物品入库窗口，如下图：此窗口在左方，分上中下三个区域，分别为查询条件、入库凭单、入库凭单明细，可通过以下按钮完成物品入库单的查询和录入：【查询】：选择好“查询条件”后，在入库凭单中会显示满足条件的信息；【新增】：立即弹出“物品入库”录入窗口，等待用户输入新的凭证信息； 【修改】：在“入库凭单”区域选中的记录，如未审核时，立即弹出“物品入库”录入窗口等待用户修改；【删除】：在“入库凭单”区域选中的记录，如未审核时，则可删除该张凭单；【审核】：更新商品库存，并将单据置为审核状态，审核后的凭证号不能被修改或删除；需说明的是，如果后台参数设置成“出入库是否自动审核”了，那么在此保存单据时将自动审核无需人工干预；【打印】：注意只有审核过的凭证号才能打印。参数说明：入库凭单：显示各入库凭证的主要信息。从中选中任一记录时，“入库凭单明细”信息区域将同步显示此凭证的商品明细。4.1.1.1. 物品入库录入新增或修改“物品入库”凭证时，将弹出物品入库窗口（此处命名为“物品入库录入”），如下图：“物品入库录入”窗口的左边分为上下两个区域，分别为“凭单信息”、“凭单详细信息”，其操作步骤如下：第1步：在“凭单信息”中，依次输入经销商、经办时间、经办人、操作员等信息，其中“经办人”不能为空； 第2步：在窗口右边点击【新增】(快捷键F1)后，光标自动停在“凭单详细信息”的“条形码”编辑框，依次输入条形码、进货单价、进货数量，物品名称、进货单位等信息系统自动带出，可根据需要再从下拉列表中选择；第3步：必要的信息输入完后，点击【确认】(快捷键F4)，系统自动向凭单详细信息下方的列表中插入所输入的信息；第4步：依次重复第2步和第3步输入凭证详细信息；第5步：凭证详细输入完毕后，点击【保存】(快捷键F2)，即可完成凭单录入。第6步：回到上一个页面后，我们会看到刚才填写的入库单已经可以查询到了，但此时入库还没有成功，因为为了保证入库的无误，场所一般会另外要专人审核库存，来保证实际物品和系统中物品的数量匹配。第7步：审核人员审核实物与系统中入库明细无误后，在这里点击【审核】来完成审核的操作，审核之后，入库完成。其他说明：同一凭证号中，不能存在相同的条形码或相同的物品名称。在输入的过程中，如发现所录的有错误，在本窗口中可能过以下方式进行处理：l 在未点击【确认】前，可以点击【取消】，即可清除最后未确认的内容；l 在点击【确认】后，在列表中选中有误的行后，点击【删除】即可。 未审核的凭单还可以删除重入，一旦审核，就不能删除了，如若有误，只能到“物品退货”中退货。4.2. 物品领用物品领用，主要针对场所各部门从仓库领用物品后，对这些部门、领用商品清单进行记录，并更新商品库存的过程，发生此业务会使库存减少。点击菜单“物品管理-物品领用”即打开物品领用窗口。其操作也类似“物品入库”，在此不再赘述。其他说明：新增或修改物品领用凭证时，数量不能超过物品的当前库存。4.3. 物品退库物品退库，主要针对场所各部门将物品退回仓库后，对这些部门、退库商品清单进行记录，并更新商品库存的过程，发生此业务会使库存增加。处理的是与“物品管理-物品领用”相反的业务。点击菜单“物品管理-物品退库”即打开物品退库窗口，其操作和物品领用完全相同，在此不再赘述。4.4. 物品退货物品退货，指向经销商退货后，对这些供应商、退货清单进行记录，并更新商品库存的过程，发生此业务会使库存减少。处理的是与“物品管理-物品入库”相反的业务。点击菜单“物品管理-物品退货”即打开物品退货窗口，其操作和物品入库完全相同，在此不再赘述。其他说明：新增或修改物品退货凭证时，数量不能超过物品的当前库存。4.5. 库存查询点击菜单“物品管理-库存查询”即打开库存查询窗口，如下图所示： 在此窗口上，可以按不同条件来查询库存情况，并可根据实际需要打印相关表单。注意：当前库存一列，不管上面时间如何设置，显示的都是当前库存，这点不要理解错误。除开当前库存之外的所有列，显示的都是所设定时间内的对应操作的物品数量，但是不包括后一个设定日期当天发生的物品操作数量。 例如：今天7月24日，如果要查询7月1日到今天的销售数量，那么这里要选择7月1日到7月25日，而不是选择7月1日到7月24日。否则会导致24日当日的物品销售没有统计进去。4.6. 物品盘点物品盘点，是通过实际清点的实存数与电脑帐存数进行稽核后，再进行库存更新的过程，以纠正人为原因或管理漏洞造成的库存差异。点击菜单“物品管理-物品盘点”即打开物品盘点窗口，如下图所示：此窗口在左方，分上中下三个区域，分别为查询条件、盘点单、盘点单明细，可通过以下按钮完成物品盘点单的查询和录入：【查询】：根据“查询条件”可在盘点单区域显示满足条件的信息。【新增】：立即弹出“物品盘点”录入窗口，等待用户输入新的凭证信息； 【修改】：在“盘点单”区域选中的记录，如未审核时，立即弹出“物品盘点”录入窗口，等待用户修改；【删除】：在“盘点单”区域选中的记录，如未审核时，立即弹出对话框确认是否删除，如确认删除，将删除本张盘点单号的所有记录； 【审核】：更新商品库存，并将单据置为审核状态，审核后的盘点单不能被修改或删除；【打印】：注意只有审核过的凭证号才能打印。参数说明：盘点单：显示各盘点单的主要信息。从中选中任一记录时，“盘点单明细”信息区域将同步显示此盘点单的商品明细。4.6.1. 物品盘点录入新增或修改“物品盘点”凭证时，将弹出物品盘点窗口（此处命名为“物品盘点录入”），如下图：“物品盘点录入”窗口的左边分为上下两个区域，分别为“盘点单信息”、“盘点单详细信息”，其盘点过程的操作步骤如下：第1步：在“盘点单信息”中，输入盘点时间； 第2步：点击【开始盘点】(快捷键F2)后，系统自动向“盘点单详细信息”插入所属“盘点时间”的库存记录；第3步：系统默认实存数与库存数相等，盈亏数为零，此时点击【打印盘点单】，弹出打印窗口，按照打印出的单据内容去现场清点库存；第4步：根据实际清点的数量，在“盘点单详细信息”中修改“实存数”；第5步：“盘点单详细信息”修改完毕后，点击【保存】(快捷键F4)，即向系统提交所输入的信息；第6步：如实际清点的数量有问题，重复第4步和第5步，直至确认无误后，点击【返回】到“物品盘点单”；第7步：在“物品盘点单”窗口中，点击【审核】，整个盘点过程结束。第5章 会员管理会员管理就是协助实现商家维持与客户的长期交易关系的办法。本系统将会员基本信息、会员消费，以及各种查询统计等紧密结合起来，实现会员卡、会员积分、会员消费等管理的需求。至于本部分由哪些岗位来操作，完全取决于场所具体情况。请根据场所实际情况参考下面相关介绍。 5.1.1. 会员信息会员信息设置，将经营过程中相关的会员客人进行编码建档，并根据不同的关系户会员的信任等级设定会员等级、可透支额、密码等，是实现对“收银管理-结帐管理”中，【会员卡】控制的依据。通过菜单点击“会员管理-会员信息设置”即打开会员信息设置窗口，如下图：参数说明：会员等级：下拉列表显示标签页“会员等级设置”定义的信息，让用户根据实际情况选择。卡类型：下拉列表中有IC卡、磁卡、射频卡供选择；可透支额：即持会员卡结帐时，可享受的最大透支额；卡密码: 若“使用会员卡，需要密码验证”时，此密码有用；有效期至：即此张卡在这日期内有效；启用: 如未“”选，则系统将认为是无效卡；新增会员信息的操作步骤：第1步：在窗口右边点击【新增】(快捷键F1)后，在左边编辑框中输入好相关信息； 第2步：必要的信息输入完后，点击【保存】(快捷键F4)，系统自动向上方的详细信息列表中插入所输入的信息；第3步：如需修改，请先选中要修改的记录，再点击【修改】(快捷键F2)，在