会计信息系统1.doc

1、信息：经过加工的具有一定意义的、对决策有价值的数据。、信息系统：以信息基础设施为基本运行环境，由人、信息技术设备、运行规程组成的，以信息为处理对象，进行收集、传递、存储、加工、辅助组织进行各项决策的人机结合的系统，即基于计算机的系统。、数据：反应客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，并能对客观事物的属性进行描述。、会计：描述经纪业务属性的数据。、知识：以各种方式将一个或多个信息关联在一起的信息结构，是对客观世界规律性的总结。、会计信息系统：面向价值信息的信息系统，是从对其组织中的价值运动进行反应和监督的角度提出信息需求的信息系统，即利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理完成会计核算任务，并能提供为进行会计管理、分析、决策使用的辅助信息的系统。2、IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同、数据处理的起点与终点不同手工环境：起点为原始会计凭证，终点为会计人员编制会计报表IT环境：起点为一般为记账凭证、原始凭证外部实体（固定资产中先登 记固定资产卡片再自动生成凭证）、机制凭证（自定义结转），终点：自动输出账簿和固定报表 、数据处理方式不同手工环境：会计人员按照会计核算组织程序登记账簿IT环境：会计人员没有核算组织程序大部分工作由计算机完成、数据存储方式不同手工环境：数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中IT环境：数据存储在凭证文件、汇总文件等数据文件中，需要时输出。、对账的方式不同手工环境：总账、日记账、明细账平行登记，需要定期对账IT环境：总账、日记账、明细账同时产生，对账就显得没必要了、会计资料的查询和统计方式不同手工环境：查询起来付出很多的劳动IT环境：通过关键字搜索3、科目编码的方法顺序码：编码简单，但难于记忆分组编码：用一组代码代表一类对象位数编码：分层次编码 3、会计科目编码设计的必要性（1）采用会计科目编码便于反应会计科目之间的逻辑关系（2）保证会计科目的唯一性（3）便于计算机处理和分类（4）节省存储空间（5）提高处理速度4、会计科目编码体系的设计 （1）定长定位，优点：各级长度固定且简单程序上容易实现。 缺点：扩展性不强。 （2）不定长方式：一级会计科目编码确定，不超过总长度。优点：扩展性好。 缺点：由于不安定长设计科目，无法判断科目编码的唯一直接上级科目编码。 （3）立体科目，将科目属性设置成个人核算、单位核算、项目核算等，为细化核算和管理提供支持。5、记账凭证的类型 手工凭证 (2) 机制凭证：指已实现计算机处理的其他业务子系统对原始凭证进行处理后编制的记账凭证。（固定资产卡片账） (3)派生凭证：指账务系统根据系统在计算机内已有的数据产生的记账凭证。（自定义结转、期间损益结转）6、记账凭证的基本内容 主要包括日期、凭证类别和凭证号、摘要、科目、金额、附件张数、各种签章等。7、凭证录入模块中的其他功能凭证修改 （1）错误凭证的“无痕迹”修改。不留下任何修改线索和痕迹。一凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证；二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。 （2）错误凭证的“有痕迹”的修改。即留下曾经修改的线索和痕迹。已经记账的凭证要用“红字冲销法”，在录入一张“蓝字”凭证进行补充。8、凭证审核（1）凭证审核的目的和功能。一是发现在凭证输入过程中的错误；二是为记账提供一个标记。只有经过审核的凭证的才能记账。 （2）凭证审核的方法 1）静态屏幕审核法。将凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测的方式对凭证进行审核。（效率低） 2）二次输入校验法。将同一张凭证输入两次，通过计算机比较两次输入的凭证完成审核工作。（时间长，效率高） 3）审核人和制单人不是同一个人；凭证一经审核就不能修改和删除，只有取消审核后才可以。9、记账 在会计信息系统中，所有的账簿数据均以数据库文件方式存放于系统之中。从系统内部的处理过程来看，记账处理实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递。 通过记账处理，系统会自动将临时库中的凭证数据（已经审核的）转移到另外一个稳定的凭证数据库中，该数据库中的数据是不能进行修改和删除的，由此可见，“记账”实际上起到了固化数据的作用。同时，系统为了方便地形成各种输出（包括账簿、报表、辅助账、辅助管理信息资料等），在记账时还会自动运算形成其它一些稳定的数据库。10、记账过程： 1、选择记账凭证，即选择本次要记账的凭证范围； 2、系统自动检验记账凭证； 3、正式记账 注：1、未经审核的记账凭证不能记账。 2、有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账。 3、记账过程决不允许无故中断系统运行或关机。11、自定义结转 自动转账分录分为：一，独立自动转账分录，表示其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关；二，相关自动转账分录，表示其金额的大小与本月发生的业务有关。 自定义转账完成的转账业务有: “费用的分配” “费用分摊” “税金计算” “提取各项费用” “部门核算” “个人核算” “客户核算” “供应商核算” 取消结账：ctrl+shift+F6取消记账：在对账窗口下ctrl+H12、通用账务系统结账工作的一般处理步骤是：1、停止本月的记账工作。2、进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同。3、进行试算平衡。4、将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。 13、期末结账时应注意以下问题：1、各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。2、当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。3、上月未结账，本月无法结账。4、每月只能结账一次。5、有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账。 多数通用软件年末结账后系统会自动生成下一年度的机内账簿，并将本年各账户期末余额结转下年。14、客户档案文件 用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合动态信息，以便加强货款催收工作，提高销售管理。 （1）客户进本信息。日常业务处理中，销售合同、销售发票、出库单、收款单等单据需要频繁使用客户基本信息。 （2）信用条件。动态反应客户信用程度和偿债能力，对销售合同、销售发票实施信用控制。 （3）付款条件。最长信用期间构成，有利于应收款项的催收。 （4）欠款状况。动态反应客户的欠款和收款情况，快速了解客户的欠款状况。 （5）组织方式：以“客户编码”为索引关键字的索引文件15、销售报价单文件 记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息。销售报价单拆分成两个文件：一个文件用于保存报价单的固定信息；另一个文件用于保存报价单的变动信息。 以“报价单号”为索引关键字的索引文件。16、销售合同 关于货物的明细内容，是反映由购销双方确认的客户订货需求的单据。将销售合同拆成两个文件：一个文件保存销售合同的固定信息；另一个文件用于保存销售订单的变动信息。 组织方式：固定信息文件以“合同编号”为索引关键字的索引文件；变动信息文件以“合同编号”+“产品代码”为索引关键字的索引文件。17、销售发票文件 确认销售收入、应缴销售税金、应收账款的依据，包括增值税专用发票和普通发票。是销售和收款子系统最重要的原始数据来源。 组织方式：固定文件是以“发票号”为关键字建立的索引文件；变动信息文件是以“发票号”+“产品代码”作为关键字建立的索引文件。23、工资系统中基本不变数据文件：保存固定不变的数据和在较长时间内很少变动的数据，如参加工作时间、职工代码、姓名、基本工资等，系统可长期使用，只有在人员调出、调入、内部调动或调资时更新此文件。 变动数据文件：保存每月都可能发生变动的数据，如病假时间，某种不固定的津贴和代扣款项，在月初初始化后每月输入。24、账务处理的基本特征 1、规范性强。严格遵循：会计记账规则、会计恒等式以及内部勾稽关系。 2、综合性强。其他子系统都是局部反应某个经营环节或某类经纪业务的；总账系统从价值角度出发全面反映企业整个生产环节的业务信息。 3、集成性要求高。总账系统从企业系统获取信息，形成完整的会计信息系统，是整个会计信息系统的核心。 4、正确性要求高。总账系统产生的报表要提供给信息内外使用者，必须保证处理数据的正确性25、业务单据的数据分析（1）采购申请单，需要填写申请单号、日期、使用部门、备注、申请人、审批人、审批日期、制单、物料代码、物料名称、规格型号、提前期、单位、数量、到货日、用途、供应商、建议采购日期等数据项。（2）采购订单文件，用于存储企业确认的各种采购订单的数据文件，是整个流程的核心文件。采购订单的数据项，同样一部分是用于描述针对该业务处理过程共性数据，如单据编码、单据日期等；一部分是用来描述不同物料的基本数据，如每种物料的数量、价格等数据。（3）收料通知单。反映采购订单的执行情况。收料单编号、日期、供应商、采购订单号、购货发票号、采购方式、收料仓库、币别、汇率、业务员、主管、部门、审核、制单、收料单编号、物料代码、物料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、备注（4）检验单。检验类型分为外购入库检验和自制产品入库检验。如果检验类型是外购入库，检验单与收料通知单号关联；若检验类型是自制品入库，则应与生产任务单号、工艺路线关联。共同信息：检验方式、检验结果、送验员、检验员；个性信息：目标值、规格上限、规格下限、检验结果、合格数、报废数、不合格原因26、各类入库单的数据分析 （1）存货档案文件：存货基本信息；存货成本信息；存货控制信息；存货其他信息。 以存货编码为索引关键字的索引文件。（2）存货结存文件：用来存放所有存货的收、发、结存数据，为存货总账、明细账以及各种存货分析提供信息。以存货编码为索引关键字的索引文件。（3）入库单文件：入库单文件分为临时入库单文件和入库单文件。 临时入库单文件用于存放采购子系统传入的入库数据或通过入库单录入模块输入的入库单。 临时入库单文件的数据经过测验后，正确无误的入库单转储到入库单文件。 按日期建立的顺序文件。27、主要数据文件设计（1）工资计算文件。工资主文件是工资系统的核心文件，其他文件的数据都由此文件产生。此文件按部门代码和职员代码建立的索引关键字文件。（2）工资费用汇总文件。工资费用汇总文件用来存放按各级工资发放单位汇总的工资数据。一个部门一条记录。（3）工资费用分配文件。按工资费用的用途对工资费用进行分配，按照部门和工作类别进行分配，形成工资费用分配文件。（4）工资项目计算数据库文件。用来存放工资项目的计算公式。14、销售与收款子系统的主要目标：（1）在系统的初始设置方面完成用户自定义功能。（2）在信息采集方面，要求能够全面、准确地收集销售信息，规范业务流程。（3）在信息记录、加工和处理方面，做到：及时掌握企业销售情况、完成日常核算和管理、及时记录收回的货款和每笔业务的执行情况。（4）在信息传递和流程管理方面，要求做到：规范流程，实施动态管理（5）资料管理、风险控制方面实施价格管理与信用管理，防范经营风险（6）在信息查询、输出方面，要求做到多角度销售和收款分析（7）在与其他子系统集成使用方面，要促进各部门之间的沟通与监督，各环节的衔接与控制。15、销售管理流程 （1）客户基本资料的输入。客户的信用情况、偿债能力和欠款情况，实现销售合同与货款催收工作。 （2）日常核算的原始数据的输入。报价单、销售合同和销售发票。 （3）信用和价格的检查。检查合同所对应的客户是否满足信用条件，合同价格是否符合商品价格政策。 （4）与其他子系统进行数据传输和调用。总账子系统：生成记账凭证传到总账子系统，存货子系统：提供产品库存量和单位成本信息 （5）根据销售合同文件更新客户资料。18、采购与付款业务流程分析 1、接受采购申请，编制采购计划，采购申请是物料需求部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货或零星需求等实际情况，向主管管部门提出购货申请，采购部门进行综合分析，编制采购计划。 2、订购业务处理过程，采购人员接到经审核的采购申请单后，应以“采购订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。采购订单是采购业务流程中的起点，在采购管理系统中处于核心地位，用以确认采购活动的标志。3、物料到达后，填写收料通知单，收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况详细单据，以便于对物料的跟踪与查询。收料通知单是采购订单的重要执行单据，它不仅要处理采购订单直接关联的执行情况，还要处理外购入库单与采购订单间接关联的执行情况，起到承上启下的业务管理作用。 4、收料检验，实现采购入库的检验功能， 收料检验通过采购管理的检验流程实现，即由收料通知单直接生产检验单，检验员执行质检后处理检验数据，将合格数反写回收料通知单 根据合格数量生成外购入库单。 5、整理付款，获取采购发票，物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”，送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门与结账前办妥付款手续。19、采购与付款子系统的目标（1）灵活、正确地反映企业个性化特征的信息（2）正确反映采购与付款日常业务、并进行实时控制（3）加强对资金的管理（4）提供各种核算和管理信息（5）充分应用网络实现无纸采购与付款系统20、请购于采购管理流程（1）请购岗位处理请购单：录入请购单、存货子系统自动传入、物料需求计划传入。（2）采购订单编制岗位进行实时控制。将采购订单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。（3）选择供应商：从供应商文件和价格文件中提取数据，系统根据请购单请求自动对供应商进行排名。（4）编制订购单：根据请购单，从供应商排名文件中获取排名结果，确定供应数量。（5）采购订单审核岗位审核订单。编制人员、审核人员和发出人员职责分离。（6）将订单发送给供应商。21、应付与付款流程（1）应付账款的管理：应付期限已到、质检合格、入库的采购订单（2）请购单、入库单、采购发票进行复查（3）复查通过后，自动生成付款准备通知书，存入付款准备通知书文件 中（4）出纳根据付款准备通知书文件获取信息，付款（5）根据付款通知书生成付款单，生成凭证传到总账子系统保存在临时凭证文件中22、存货子系统的目标 1.支持按计划成本核算和实际成本核算 2.正确反映出入库情况（入库和出库单据处理功能） 3.正确计算期末存货结存信息 4.反映和监督各生产单位材料的耗用（考核各部门材料耗用） 5.提供完整的存货账簿（总账、明细账的查询和打印输出） 6.提供存货管理和分析功能 7.与其他子系统建立标准接口案例分析题一假设你正审核A销售公司总公司的下属ABC分公司。有非常可观的年销售量。在审计中，你发现收款过程中ABC分公司处理现金收入的过程如下： 直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责，他可以从客户处或送递服务处收到现金。收到现金以后，出纳在销售票据上盖上“付讫”的戳，在把一份副本归档以便日后参考。货到付款销售的惟一记录就是这份销售票据的副件，它由出纳保管，直到从客户或送递服务那里收到现金。 邮件由信用主管的秘书打开，汇款单交给信用主管的助理审阅。然后信用主管把汇款单交给出纳。在每天存款时，出纳把手头上的支票和现金交给信用主管的助理，该助理负责准备汇款清单，结算银行存款，并把存款带到银行。信用主管的助理还负责把汇款过账到应收账款分类账上，并核准可允许的现金折扣。 你还查实，信用主管从A总公司行政部门那里获得了冲销坏账的批