家乐福资产管理系统手册

新希元软件科技有限公司 第 1 页 共 50 页 资产管理系统手册 广州新希元软件科技有限公司 二零零五年十二月新希元软件科技有限公司 第 2 页 共 50 页 说明 1、使用对象 本文档由 广州新希元软件科技有限公司 人员编写，适用于： 资产管理 系统使用人员 2、 文档定义 文档名称 广州 新希元软件科技有限公司资产管理系统手册 文档版本 1.0 创建日期 2005-12-18 密 级 有限传阅 作 者 陈继国 文档描述 资产管理系统 操作手册 3、文档说明 4、修改记录 修改时间 修改人 备注 2005-4-3 陈继国 二期完成的变化修改 5、去向记录 去向部门 签收人 备注 新希元软件科技有限公司 第 3 页 共 50 页 目 录 系统登录 . 7 固定资产管理系统 . 7 1 系统管理 . 8 1.1 权限管理 . 9 1.1.1 目的 . 9 1.1.2 模块操作路径 . 9 1.1.3 操作方法 . 9 1.1.3.1 名词解释 . 10 1.1.4 注意事项 . 10 1.2 用户管理 .11 1.2.1 目的 . 12 1.2.2 模块操作路径 . 12 1.2.3 操作方法 . 12 1.2.4 名词解释 . 13 1.2.4 注意事项 . 13 1.3 共同资料管理 . 14 1.3.1 目的 . 15 1.3.2 模块操作路径 . 15 1.3.3 操作方法 . 15 1.4 系统参数设置 . 15 1.4.1 目的 . 16 1.4.2 模块操作路径 . 16 1.4.3 操作方法 . 16 1.5 更改密码 . 16 1.5.1 目的 . 17 1.5.2 模块操作路径 . 17 1.5.3 操作方法 . 17 1.5.4 注意事项 . 17 1.6 后台登录日志 . 18 新希元软件科技有限公司 第 4 页 共 50 页 1.6.1 目的 . 18 1.6.2 模块操作路径 . 18 操作方法 . 18 2 水电费管理 . 19 2.1 分类能耗预估维护 . 19 2.1.1 目的 . 20 2.1.2 模块操作路径 . 20 2.1.3 操作方法 . 20 2.1.4 注意事项 . 20 2.2 分类能耗管理 . 21 2.2.1 目的 . 22 2.2.2 模块操作路径 . 22 2.2.3 操作方法 . 22 2.2.4 注意事项 . 22 2.3 分类能耗报表 . 23 2.3.1 目的 . 23 2.2.2 模块操作路径 . 23 2.2.3 操作方法 . 23 3 供应商管理 . 23 3.1 供应商资料管理 . 24 3.1.1 目的 . 25 3.1.2 模块操作路径 . 25 3.1.3 操作方法 . 25 3.1.4 注意事项 . 26 3.2 供应商报表 . 26 3.2.1 目的 . 26 3.2.2 模块操作路径 . 26 3.2.3 操作方法 . 26 3.3 供应商合同管理 . 27 3.3.1 目的 . 28 新希元软件科技有限公司 第 5 页 共 50 页 3.3.2 模块操作路径 . 28 3.3.3 操作方法 . 28 3.3.4 注意事项 . 29 4 单位设定 . 29 4.1 单位维护 . 29 4.1.1 目的 . 30 4.1.2 模块操作路径 . 30 4.1.3 操作方法 . 30 4.1.4 注意事项 . 31 4.2 部门维护 . 31 4.2.1 目的 . 31 4.2.2 模块操作路径 . 32 4.2.3 操作方法 . 32 4.3 分类维护 . 32 4.3.1 目的 . 33 4.3.2 模块操作路径 . 33 4.3.3 操作方法 . 33 4.4 资产配置管理 . 34 4.4.1 目的 . 35 4.4.2 模块操作路径 . 35 4.4.3 操作方法 . 35 5 资产管理 . 35 5.1 产品资料管理 . 36 5.1.1 目的 . 37 5.1.2 模块操作路径 . 37 5.1.3 操作方法 . 37 5.1.4 注意事项 . 37 5.2 资产采购验收管理 . 38 5.2.1 目的 . 38 5.2.2 模块操作路径 . 39 新希元软件科技有限公司 第 6 页 共 50 页 5.2.3 操作方法 . 39 5.2.4 注意事项 . 39 5.3 资产维护管理 . 40 5.3.1 目的 . 41 5.3.2 模块操作路径 . 41 5.3.3 操作方法 . 41 5.3.4 注意事项 . 41 5.4 资产调拨管理 . 42 5.4.1 目的 . 43 5.4.2 模块操作路径 . 43 5.4.3 操作方法 . 43 5.4.4 注意事项 . 44 5.5 资产报废管理 . 44 5.5.1 目的 . 45 5.5.2 模块操作路径 . 45 5.5.3 操作方法 . 45 5.5.4 注意事项 . 46 5.6 资产台帐管理 . 46 5.6.1 目的 . 46 5.6.2 模块操作路径 . 46 5.6.3 操作方法 . 47 5.6.4 注意事项 . 47 5.7 资产台帐报表 . 48 5.7.1 目的 . 48 5.7.2 模块操作路径 . 48 5.7.3 操作方法 . 48 5.8 资产盘点 . 49 5.8.1 目的 . 50 5.8.2 模块操作路径 . 50 5.8.3 操作方法 . 50 新希元软件科技有限公司 第 7 页 共 50 页 5.8.4 注意事项 . 50 附录：流程图功能 . 50 系统登录 初始用户登录 系统中所有的用户均需在总部资产管理系统中进行设置，设置用户后，对每个用户生成用户名，初始登录密码，及密码可用天数。密码需由用户进入系统进行修改。 初始登录：选择连接项目 输入用户编号 用户初始密码 点击“登录”键 经确认生效后 进入系统。 非初始用户登录 选择连接项目、输入用户编号、用户密码 ， 点击“确认”键 ， 系统验证用户编号及密码是否正确，如正确则进入总部管理系统。如不正确则要求用户重新输入。 固定资产管理系统 【固定资产管理系统】包括【系统】、【水电费管理】、【供应商管理】、【 单位 设定】、【资产管理】、【系统管理】、【窗口】七个菜单。 新希元软件科技有限公司 第 8 页 共 50 页 图 1 1 系统管理 内容： 【系统管理】包括【权限管理】、【用户管理】、【共通资料维护】、【系统参数管理】、【更改密码】、【后台 登录日志】六大模块。 目的 1）建立用户角色和权限； 2）更改用户密码； 3）对系统参数进行设置，修改 增加 默认的共同资料，查 看系统登录日志了解用户使用系统情况等等。 新希元软件科技有限公司 第 9 页 共 50 页 1.1 权限管理 图 1.1-1 1.1.1 目的 权限管理是根据不同职位有不同权限这一原则，设置不同职位的系统操作权限，对不同职位的操作进行权限控制，明确了工作范围职责，防止非法操作及擅自使用，增强了保密性。 1.1.2 模块操作路径 【系统管理】【权限管理】 1.1.3 操作方 法 进入【权限管理】，对操作用户的职位及职位的权限进行新增、修 改 、删除、查询等操作。 新增：点击“增加”键 ， 依次输入“职位编号”、“职位名称”，在功能权限设置中定义该职位用户进入本系统后可以使用哪些功能模块，定义操作方式是：在模块名称前的复选框中单击，当“”变成“ ”时，该职位用户便会拥有该功能模块的新希元软件科技有限公司 第 10 页 共 50 页 使用权限 ， 对于有“子功能执行权限” （即该模块内有操作权限，如增加、修改、删除等操作权限，此类操作限制可以用于控制用户在该模块中允许的操作）的模块，还必需进行“子功能执行权限”的定义，定义操作方式是： 在操作权限名称前的复选框中单击，使“”变成“ ”即可，点击确认键，完成新增，系统保存当前权限设置；点击取消则撤消当前操作。 修改：在当前界面的“职位列表”中选定需修改的职位 ,点击“修改”键，对原输入或设定的信息进行修改 , 点击“确认”键，即完成修改操作，系统将保存新的输入信息。若中途要取消当前修改操作，点击“取消”键即可。 删除： 在当前界面的“职位列表”中选定需删除的职位 ,点击“删除”键 ,弹出提示窗口，要求用户确认是否进行删除 ,按是则把该用户职位进行删除，按否则撤消当前删除操作。 退出：点 击“退出”键，系统将退出当前界面，返回主界面。 1.1.3.1 名词解释 职位编编码：指对应系统操作人员的职位所提供的一个系统编号 用于登录系统，此编号是唯一的，不可重复 。 职位名称：指对应系统操作人员在公司的职位名称。在系统中给予了操作用户某个职位设置后，该用户便拥有该职位的操作权限 。 1.1.4 注意事项 无论是通过“新增”还是“修改”，对相关操作用户新授 予的权限必须是在操作用户重新进入本系统后，该权限才能生效。 删除某个职位权限会导致属于此职位的用户均无法登录系统，故删除某个职位时必须先考虑清楚，是否真的 需要删除。 系统提供了一个固定的职位，即系统管理员，此职位系统不支持删除操作。 系统提供的权限是以职位为基础单位，同一职位的用户所拥有的权限是一致的。 新增职位时，如果用户输入的职位编号在系统中已经存在，系统将提示输入的职位编号已存在，此时要求用户重新输入职位编号，直到用户输入的职位编号与系统中的不再重复 。 新希元软件科技有限公司 第 11 页 共 50 页 1.2 用户管理 图 1.2-1 新希元软件科技有限公司 第 12 页 共 50 页 图 1.2-2 1.2.1 目的 1）设置 用户及其所对应的职位（即 所拥有的工作权限）； 2）设置用户所能使用的部门 及其管理的范围。 3）给用户清空密码 ,设置密码可用天数。 4）批量添加用户 1.2.2 模块操作路径 【系统管理】【用户管理】 1.2.3 操作方法 进入【用户管理】模块，对系统操作用户进行新增、修收、删除、查询、批量增加用户、修改用户密码等操作。 新增：点击“增加”键 ， 依次输入“用户编码”、“用户名称”、“密码可用天数”、“用户初始密码”，选择对应职位，在“管理部门”框中选择该用户所属的 管理部门 和管理分店 ，然后输入该用户可在哪些工作站上登录，点击“确认”键，完成新增，系统保存当前输入信息。若点击“取消”键则撤消当前新增操作。蓝色字体为必填项。 新希元软件科技有限公司 第 13 页 共 50 页 修改：在当前界面的“用户列表”中选定需修改的用户， 点击“修改”键，对原输入或设定的信息进行修改，点击“确认”键，即完成修改操作，系统将保存新的输入信息。若中途要取消当前修改操作，点击“取消”键即可。 删除： 在当前界面的“用户列表”中选定需删除的用户， 点击“删除”键， 弹出提示窗口，要求用户确认是否进行删除，按是则把该用户进行删除，按否则撤消当前删除操作。 修改 密码：当某用户忘记系统登录密码时，系统管理员可利用此功能让系统对此用户重设密码。操作方法是：在用户列表中选定需重设密码的用户， 点击“修改密码”键，输入新密码，再次输入，确定。 退出：点击“退出”键，系统将退出当前界面，返回主界面。 1.2.4 名词解释 用户编码： 指为了操作用户登录系统而对该用户设置的一个代号 ,一般是员工编号。 用户名称：指相关操作人员的姓名。 使用工作站设置：对操作用户能使用系统而能使用的电脑工作站进行控制。 管理部门：指设置用户所对应的资产分类组。设置了所对应的分类组后，该用户只能查看 其对应分类组管理的供应商及其它相关功能。 1.2.4 注意事项 管理部门和管理分店决定用户的操作权限范围，添加和修改时请注意。 用户的密码长度可以在系统管理系统参数管理中定义，为了安全起见，建议密码长度不低于 5 位数。 新希元软件科技有限公司 第 14 页 共 50 页 1.3 共同资料管理 图 1.3-1 图 1.3-2 新希元软件科技有限公司 第 15 页 共 50 页 1.3.1 目的 定义、维护公共属性，以供系统调用。 1.3.2 模块操作路径 【系统管理】【共通资料管理】 1.3.3 操作 方法 查询：点击“查询”后列出全部公共属性，公共属性的有“是否允许删除”、“是否允许修改”、“是否允许增加”三个控制，分别代表了用户对公共属性的操作许可。 修改：如果要增加或者修改某个公共属性的值，选中公共属性类型后点修改，根据操作许可来维护公共属性的值。修改完毕后点“确认”后保存修改结果，点“取消”则返回模块不作修改。 1.4 系统参数设置 新希元软件科技有限公司 第 16 页 共 50 页 图 1.4-1 1.4.1 目的 用于设置影响后台系统的运行和功能的参数 。 1.4.2 模块操作路径 【 系统管理】【系统参数管理】 1.4.3 操作方法 修改：进入模块后点击查询按钮，系统列出当前的参数代码、说明、设置名称、参数值 1、参数值 2、参数值 3，选择某个参数后点修改，当前系统中可以修改参数值1 的值。修改值为 0 表示关闭某项功能，为 1 表示打开该项功能。 1.5 更改密码 新希元软件科技有限公司 第 17 页 共 50 页 图 1.5-1 1.5.1 目的 用户 自行修改更新 登录系统的密码。 1.5.2 模块操作路径 【系统管理】【更改密码】 1.5.3 操作方法 用户在“旧密码”输入框内输入 当前登录的 密码，在“新密码 ” 输入框中输入设置的密码，在“确认”输入框中再一次输入要设置的密码，点击“确认”键，则完成密码设定，系统保存当前输入信息，并自动返回主界面；点击取消则撤消当前操作，并自返回主界面。 1.5.4 注意事项 在设置密码时，如果旧密码不正确或者两次输入的新密码不一致，则设置不成功。默认密码长度不能少于 5 位 ,密码长度设置可以在系统参数管理中调整。 新希元软件科技有限公司 第 18 页 共 50 页 1.6 后台登录日志 图 1.6-1 1.6.1 目的 用于查询某段时间系统 程序的使用情况（包括登录用户名、登录时间、退 出时间、登录 使用 过的模块名称等），以便于系统的管理 和事件的追踪 。 1.6.2 模块操作路径 【系统管理】【后台登录日志】 操作方法 进入 便可进行后台登录日志的查询，以及查询结果的打印。 查询： 在查询条件框内输入“查询日期 /登录用户姓名 /登录用户代号” , 点击“查询”键 , 系统将该符合条件的记录 列出。 预览打印：如需将当前的查询结果信息打印出来，则点击“预览”键 ,进入预览状态显示操作日志报表 , 点击“ ”键即打印该统计报表。 导出 Excel：可以将查询出来的结果导出到 Excel，进行更好的排版和分析。 新希元软件科技有限公司 第 19 页 共 50 页 退出： 点击“退出”键，系统将退出当前界面，返回主界面 2 水电费管理 内容： 【水电费管理】包括【 分类能耗 预估维护】、【 分类 能耗维护】、【 分类 能耗报表 】 三个 模块。 目的 1）建立 每月能耗的预估 ； 2） 录入每月的实际能耗量 ； 3） 报表输出比较能耗使用情况 。 2.1 分类 能耗 预估 维护 图 2.1-1 新希元软件科技有限公司 第 20 页 共 50 页 图 2.1 -2 2.1.1 目的 建立 各单位各分类 的每月 能耗 使用预估数，作为一个参考值 。 2.1.2 模块操作路径 【 水电费 管理】【 分类 能耗预估 维护 】 2.1.3 操作方法 增加：按 单位 、月份输入该 单位 的 各个分类 预估用 能耗 量和 价格 ，点“确认”后保存，点“取消”退出新增状态 。 查询： 在查询条件框内输入 单位编码 、开始和结束年月后 点击“查询”键 , 系统将符合条件 记 录列出。 修改：修改已录入的预估能耗数据， 点“确认”后保存，点“取消”退出修改状态 。 退出：退出该模块。 2.1.4 注意事项 录入 能耗预估信息是区分用户权限的，如果用户对多个分店有 权限则可以录入多个分店新希元软件科技有限公司 第 21 页 共 50 页 能耗预估信息。用户权限在用户管理模块中可以定义。 2.2 分类 能耗 管 理 图 2.2-1 图 2.2-2 新希元软件科技有限公司 第 22 页 共 50 页 2.2.1 目的 建立 单位 门店 的每月 实际能耗 的使用数，和录入的预估数值比较，分析能耗使用情况。 2.2.2 模块操作路径 【水电费管理】 【分类 能耗 管理 】 2.2.3 操作方法 增加：按 单位 店别、月份输入该店的 实际 能耗和价