网络办公自动化平台管理制度.doc

*科技有限责任公司办公自动化平台OA管理制度 1、目的。OA是公司指定使用办公自动化平台，有效地利用这一互联网资源，并进行各个使用环节有效管理，目的在于：1.1整合网络和管理资源，明确职责和权限，利用技术手段实现目标化管理、流程化控制。1.2实现无纸化办公，减少中间环节，规避人为因素影响，打破时间、空间的限制，提升员工办公效率。1.3 提升企业快速反应速度，规范各种工作流程，将各个部门连成一个整体，责权分明，提高工作效率。1.4 提升企业执行力，通过透明化办公，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况指导工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，提升企业的执行力。2、范围。2.1 本制度适用于公司各部门。2.2本制度明确了公司办公自动化平台OA（以下简称OA）推广使用、维护管理、监督考核等内容。3、职责。3.1今目标推广工作小组职责。3.1.1 组长*：负责总体策划，批准相关规定和方案。3.1.2 副组长*：负责推进OA应用，培训、协调、沟通各部门和人员正确使用OA，组织推介组成员研究和管理OA技术探讨和日常管理，审核权限方案报总经理批准。3.1.3成员*：负责研究软件中各功能模块的应用方法，增删使用人员名单，设定人员使用权限，负责后台管理，制定相应的工作流程。3.2OA使用人员，包括公司班组长以上干部、后勤各部门管理人员。其相关职责为：3.2.1积极学习OA的使用方法，快速掌握OA的各种功能应用，及时获取公司在OA上的发布的信息，主动参与公司在OA中开展的活动。3.2.2完成公司要求在OA上完成的工作内容，如填写计划、总结、日志、评阅、审批等。3.2.3利用OA这一网络化工具，提高工作效率。3.2.4向公司OA推广小组提出使用意见和建议。4、工作程序。4.1 OA推广小组按照公司组织结构、岗位职责设置好今目标系统使用人员的权限。权限的设置要保证工作事务能正常进行开展，又可兼顾部门职责明确，信息流条块分明。具体设置见附件1。4.2 根据公司网络办公普及现状，目前需要在OA中进行的工作如下表所示。OA推广小组应继续研究各模块功能和使用方法，跟踪系统的更新和改进，发现有新的适用的功能模块后，及时向全公司推荐。序号工作内容今目标模块参与人评阅(审批)人考核人备注1公告、通知、通告公告今目标小组所有使用人员2周工作计划计划所有使用人员直属上级今目标小组3工作周报论坛相关责任人员所有使用人员今目标小组4表单公示论坛、文档相关责任人员相关责任人员今目标小组5工作文件传阅评审讨论、审批相关责任人员相关责任人员6工作审批审批相关责任人员相关责任人员7工作日志日志所有使用人员公司领导8工作文件共享文档、知识、论坛所有使用人员所有使用人员9工作交流讨论客户端、论坛、讨论所有使用人员所有使用人员4.3OA推广小组负责解决各种在使用过程中遇到软件安装、操作使用等方面的问题。由*负责。4.4考核与管理。OA系统是公司指定的网络办公平台，目前尚在完善和推广阶段。针对各功能模块使用管理过程中出现的问题，由OA推广小组根据具体情况做出具体规定，经公司总经理批准后公布实施。4.5若发现OA存在故障或BUG，影响正常使用，由OA推广小组向北京亿企通信息技术有限公司客服联系咨询，寻找解决办法。5.0附件。5.1附件1：今目标使用人员权限表一览表。5.2附件2：今目标各模块功能介绍。6.0相关文档。6.1关于推广使用OA作为办公软件的决议。6.2周报考核管理办法。6.3今目标奖励附件1： 华松今目标使用人员权限表一览表 职务权限总经理总工副总经理部长(含副职)主任班长工艺员系统管理员推广计划权限说明系统管理系统管理权 设置部门、职务、员工、功能模块的权利论坛管理权管理论坛模块设置和帖子管理的权利项目新建项目权新建项目的权利部门浏览权浏览所属部门项目、工作的权利项目管理权编辑根项目的负责人的权利公告公告管理权新建、编辑、删除企业栏目及消息的权利日志日志导出权用户导出自己日志的权利部门评论权评论所属部门员工日志的权利沟通查看部门沟通记录权查看所属部门内其它员工通讯信息的权利计划计划导出权用户导出自己计划的权利部门工作计划评论权评论部门工作计划的权利知识知识审核权设置知识审核、发布、管理功能任务任务浏览权浏览所属部门任务的权利文件柜文件柜管理权具备管理企业内部所有的文件柜（包括 新建、删除、编辑、修改人员）的权利审批流程设置权可以设置审批的流程注明：“推广计划”是在今目标系统推广使用初期为了扩大使用人员权限所做的临时安排，在使用进入正轨后将逐步取消。附件2：今目标各模块功能介绍为了满足多样化的办公环境，今目标企业工作平台提供了桌面客户端、浏览器端及手机客户端三种使用方式，更适应网络时代移动办公的要求。桌面客户端支持 Windows 2000 / XP / Vista /Win7操作系统，使用时不过多占用电脑桌面，当平台中有新事件发生时桌面客户端会进行即时提醒，不会遗落任何消息。没有安装桌面客户端的情况下可以使用浏览器端，打开浏览器输入登录网址就可使用今目标。通常情况下，我们建议桌面客户端配合浏览器端来使用。在智能化手机普及的时代，今目标也同样推出了适用于多操作系统的手机客户端，通过手机可以提交工作，可以进行财务审批，真正实现移动办公。 【工具推荐-计划】工作计划是企事业单位中经常用到的一种管理工具。有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，计划可以协调行动，增强工作的主动性，使工作有条不紊的进行。今目标的计划功能有以下特点:1.统一的计划模板：支持周计划、月计划以及自定义计划，提供了计划分类与计划细则模板；2.版本可查询：当计划发生变化时，系统会自动保存计划版本，完整保留计划痕迹；3.计划状态可设置：通过修改计划可以对制定的计划设置完成状态，处理当前计划的完成情况；4.评阅计划：根据权限，管理人员对下属员工的工作计划可以进行查看和评阅，从而根据人员计划安排，监督相应的工作进展，提高可控力度。 【工具推荐-主线】今目标主线功能，实现了将工作各类信息的动态呈现。每一条主线都是一个“工作串”，参与员工能够根据“工作串”的不同阶段，建立“工作框”，将各类碎片化的工作信息有机关联到相关“工作框”下，内容可以是：日志、备忘、邮件、审批、文档、计划等十个类别。管理者对于工作的进度把握更有“现场感”，可以清晰的看到公司各个运转的项目如何推进，相关成员各自做了哪些具体工作，进行了哪个环节，不同部门间又是如何协调配合，脉络清晰一目了然。【主线是什么】“主线”是今目标平台中的独有功能。主线的作用在于可以帮助您将分散于各个模块中的内容串联在一起，形成一条可追溯的工作线索。 例如，一件工作任务在执行过程中会产生沟通记录、文档、邮件等信息，常规情况下这些内容都是分散在不同的信息工具，不同的人员手中。不是直接参与者，很难清楚任务是怎样被完成的。 现在利用主线，就可以将这些分散的内容“引用”汇总在一起，让其他人可以了解到事情的来龙去脉和进展过程。 【工具推荐-微博】“微博”做为一种新的内容沟通形式，正在彰显它的“微”力量。 今目标平台，率先将“微博”纳入企业沟通范畴。企业以微博的形式，组织构建基于同事关系的信息分享人群，快速实现跨部门、跨层级的信息分享。今目标企业微博每条最多可发送280字，用户可将企业新闻、知会事件以微博的形式发布，快速与其他成员分享。1.分享互动，员工可以将自己感兴趣的话题、关注的事件发布至微博，其他成员在分享微博内容同时，可就此条微博表达自己的观点和看法。所有回复的评论，系统将自动汇总提示，可集中查看。2.文档上传，今目标企业微博可上传附件。图片、文档均可以附件形式随主题发布。 【工具推荐-考勤】考勤模块适用于管理公司员工上下班考勤记录等相关情况，方便掌握并管理企业员工的出勤动态。目前包括考勤打卡、我的考勤、考勤报表、考勤设置四个部分。1、桌面客户端、浏览器端、手机客户端都支持考勤打卡，同时记录打卡时间和打卡IP地址。2、通过“我的考勤”可以查看自己以往的考勤记录，并对当月的考勤异常添加备注。3、职务权限中具备“考勤统计权”的人，可以导出考勤报表。企业的考勤情况会按月进行汇总,导出的excel 格式的报告供统计分析。4、同时具备“考勤统计权”的人，根据需要灵活设置考勤工作时间和考勤上下班时间，支持一天多班次打卡，一天最多可设置四班次。 【今目标工具推荐我的关注】 “我的关注”顾名思议，就是个人关注的对象。它可以是某个项目、任务或讨论；也可以是项目中的协商，任务下的讨论、任务事件；还可以是公告里的消息、论坛里的贴子等。 1、设置关注所有可以设为关注的对象，其名称前都有一个五角星，如任务任务列表中每个任务名称前都有五角星。单击五角星即可选择“一般关注”或“特别关注”。 2、取消关注 在设置的关注的位置，点击已关注的五角星，选择取消关注。 点击关注的应用图标，或者“工作台”-“我的关注”旁的更多，进入“我的关注”列表，点击相应的五角星，选择取消关注。 【今目标工具推荐巧用桌面客户端】一般员工办公直接使用客户端提供的办公工具即可，但对于管理者来说，可以快速浏览、评阅员工日志，查看部门沟记录等诸多管理功能，也是关注度比较高的。今目标推荐，可以通过快捷操作图标的设置，快速到达管理功能中。 1，设置快捷操作图标在今目标客户端，点击“主菜单-设置-系统设置-个性设置-主界面设置-用户信息区”，将“今目标平台概览”勾选并排序在前面。如图1所示 2，使用“今目标平台概览”中的快捷通道，进入浏览器端的具体功能中。如：评阅部门工作日志、评阅部门工作计划、查看部门沟通记录等。【今目标工具推荐企业文件柜】如果您想对电脑中数量繁多的电子文档进行分类管理，并且希望在任何地点都可以使用这些文档；如果您有一些文档需要与其他成员分享，同时又希望能控制一些人的访问；如果您有一些文档需要版本化管理.以上的这些需求，都可以利用企业文件柜来实现。与系统文档的自动收集不同，企业文件柜需要您将本地的文档主动上传到文件柜中。需要注意的是，企业文件柜中上传的文档不会出现在系统文档中，并且允许删除。企业最多可以建立 100 个文件柜，您可以按人员、按部门或者按项目建立文件柜，并可以对每个文件柜单独添加不同的成员以及赋予不同的操作权限。 【今目标工具推荐企业即时通讯】即时通讯（IM）已经成为企业沟通必不可少的工具，然而，绝大部分企业还在使用个人即时通讯工具，如QQ、MSN等。虽然它们也能解决信息的即时传递问题，但存在着诸如信息无法再利用、内容安全、沟通不可控和不可管理等问题，因而个人即时通讯工具只能作为企业过渡性的沟通工具使用。今目标即时通讯是集成化和可管理的企业级即时通讯（EIM）系统，在企业范围内提供了会话、多人会话、语音、视频、手机短信、广播消息和文件传送等诸多功能的集合应用。在一个集成的客户端上选择合适的通讯方式，提高企业的沟通效率，降低通讯成本。 【什么是本机文件共享?】本机文件共享是指通过今目标桌面客户端可以实现不同计算机之间的文件网络共享，有以下特点：1.共享文件无需上传，只要将本地的文件设置共享即可。2.不占用企业在今目标平台上的数据存储空间。3.支持创建栏目，可实现对文件共享分门别类。4.支持权限设置，实现访问者权限管理。5.一键控制共享文件的启用和停用。6.支持跨网共享本机文件，可以实现在多个局域网内共享文件。 【怎样设置审批流程？】职务权限中具有“流程设置权”的企业成员可以进行审批流程设置。操作方法：1.今目标网页端审批模块下，点击流程设置进入；2.点击“新建审批流程”按钮，设置流程的类型和流程名称。3.点击“添加级别”按钮，为该流程添加审批级别。级别可以添加多个，目前对此没有限制，可以按照企业需要修改级别的名称。4.为每个审批级别选择审批人。审批人可以按部门选择具体的人员，也可以选择某一类职务，二者可以同时存在于同一个审批流程中。5.提交后，流程创建完毕，从流程设置页面会看到已建立的审批流程列表。【产品升级】昨晚，升级内容：审批功能中新增“自由流程”，在提交审批申请单时可以直接使用自由流程，即：手动选择审批人，也支持选择已创建的审批流程。企业使用审批功能时可以灵活选择。 11月3日 10:41 来自 今目标服务中心 【工具推荐-实用小工具“备忘”】随着社会的进步，工作节奏不断的加快，压力也随之增加。忙碌的工作难免会忘记一些重要的事情，比如：提醒老板参加一个重要会议、忘记给一个重要客户打电话疏忽遗漏就很可能造成不小的损失。 俗话说：“好记性，不如烂笔头”，我们把要做的事情记录下来，是最常用且简单有效好办法。但是光记下来还不够，工作一忙起来，我们还需要设置动态提醒。 今目标企业工作平台中的备忘功能，可以解决上述问题。备忘不但可以把事情记录下来，还可以通过即时通讯、邮件、短信三种方式设置提醒。备忘提醒不但可以提醒自己，还可以设置提醒他人。欢迎使用备忘功能。 【备忘如何使用？】1.“备忘”是个人常用的提醒工具，只要把工作或生活上需要提醒的事件录入到备忘中，根据设定的时间及选择的提醒方式，平台将自动给出提醒。2.在今目标平台中，备忘不仅发挥简单的提醒功能，还可以实现信息的分享与互动，您可以将已创建的备忘共享给其他同事，同时对其他人也可以实现提醒功能。3.备忘还可通过手机客户端使用，随时随地将想法记录 【工具推荐-日志】今目标工作日志结合了3E（Everyone、Everyday、Everything）管理方法，将计划结果和检查三要素紧密结合，构成一个基本的执行闭环。日志由三个部分组成，今日计划+工作记录+工作小结，并结合评阅日志功能。1、工作开始之前先明确一天的工作内容，可避免被无关工作分散精力，通过今日计划功能列出自己一天的工作目标。2、将工作目标的执行情况记录到工作记录。同时也可分享自己工作中遇到的问题及想法。3、工作结束前，利用小结整理一天的工作成果，日积月累形成自己的资源库。秉承日事日毕的原则，当天的工作日志隔天后将不允许进行编辑。如果有需要，可以通过“补充日志”进行追加。员工写日志、管理者评阅日志对于今目标的用户来说已经是一个习惯性的行为，管理者可以通过日志清晰的了解到员工每天的工作情况。在评阅日志时，发现员工日志写的很好，希望其他员工也能看见，并且能够以其为榜样；员工的日志中记录了一个很好的知识点，希望能够成为企业的知识点；员工的日志中提出了一个问题，需要大家进行讨论诸如此类情况下，如何将某位员工的日志共享给其他员工呢？其实今目标日志提供的“转发”、“加入论坛”和“加入知识”等，就可以解决上述问题【如何关闭/开启日志提醒】自动弹出的撰写日志提醒可以由用户自己关闭或者启用。关闭提醒的方式有： 1、在出现的提醒框中，取消勾选“提醒用户编写日志”。 2、在桌面客户端“日志”中，通过“我的日志”-“时间段”，取消勾选“提醒用户编写日志”。反之， 勾选上“提醒用户编写日志”即可在设置的每个时间段中提醒用户记录日志。 【工具推荐工作历程】工作历程是用户在今目标系统中任务、项目、论坛、公告、日志、计划模块下的操作记录，便于用户了解每天都做了什么。历程的按时间分散显示。用户可以通过选择时间来查看自己的工作历程，此时的历程为分散显示，即显示用户每两个小时所做的工作记录。时间可以通过以下两种方式选择：1 、 选择工作历程区右上方的下拉菜单中的时间段。2 、 在工作历程区右上方自由选择时间段，点击“搜索”。历程的按类型合并显示。用户可以根据类型来查看自己的工作历程，点击工作历程左上方的“按类型显示”，此时的历程为合并显示，即按照工作类型显示。点击类型，即可显示该类型的具体操作。【工具推荐-在线客服】在线客服的作用是让浏览我们网站的访客或者我们的用户，有问题的时候，可以及时联系到我们，及时帮助访客和用户解决问题，提高用户的满意度。电话和邮件，也可以帮用户联系到我们，但用户咨询的记录，不便于查寻和管理，不易发现客服人员与用户之间沟通时的存在的问题，所以不能及时的纠正。而今目标的在线客服，沟通记录永久保存，有在线客服管理权的管理者，可以非常方便的查寻到客服人员与用户之前的沟通记录，及时发现沟通中问题和用户的建议，为公司获得更多有价值的信息。【工具推荐-通讯录】现在每个人都有自己的手机，都有自己的通讯录，那么今目标为什么还要提供通讯录功能？有时，手机没电了，特别是现在的智能机，玩一会就没电了，通讯录看不了了；有时，同事换号了，没有来的及告诉你，或者告诉你了，你一时忘了记了，用到的时候才想起来没有记。发生上面的情况，或多或少会影响日常工作，而今目标的通讯录没有上面的问题，只要能上网就可以随时访问通讯录里面的手机和邮箱信息，您的同事换号了，在他自己的帐号更新号码或邮箱，您就可以在通讯录中查看到他最新的联系方式，联系起来很方便。 【工具推荐-知识】铁打的营盘流水的兵：每家企业都会面临着员工离职、退休和新员工培训的问题。离职和退休的员工离开，或多或少的会带走一些工作经验、技巧，企业知识就这样流失了。今目标的知识库，主要解决上面的问题！1）管理员，可以把员工记录在工作日志，协商，论坛中的经验、技巧加入知识，进行分享。2）员工可以通过知识库-新建知识，提交自己在工作中总结的经验，教训，技巧。这样，即使员工离职或退休，他们长期积累的知识，也会留在公司，成为公司的财富，新员工，可以通过知识库快速获得工作中需要掌握的知识，为企业创造价值。【直传文件】直传文件是一种点对点的文件传输方式，特点是传输速度快，对文件大小没有限制，但文件在系统上不保留备份。 使用直传文件的操作如下：在会话窗口中点击发送文件图标右侧的黑色，在下拉菜单中选择直传文件或直传文件夹。如下图（图1）： 设置默认为直传文件方式：在客户端设置系统设置文件传输中，可以设置默认的发送文件方式。如下图（图2）： 如果勾选了“发送文件时提示选择默认发送方式”，每次发送文件时，会弹出发送文件方式选择对话框。 【工具推荐-搜索功能】今目标搜索功能，能够将平台范围内的所有信息准确定位，按照信息的来源、参与人、时间等条件分类显示出来。同时，搜索结果会根据职务权限的大小进行限制，默认情况下只能搜索到与自己相关的内容以及职权范围内来自其他人的内容。您可以直接通过关键字进行搜索，所有包含关键字的内容都将按类型展示出来，您可以通过搜索结果对业务过程或事件快速回溯，可以辅助各项高级的管理应用，如重要事件的调查、绩效评估等。除了关键字搜索，还可以利用搜索范围分类来过滤某一类型的内容，或者对通过关键字过滤出的结果进行精确过滤，缩小查找范围。 #人员权限的设置#今目标中人员的权限主要是通过职务限制的。有的权限，只能限制在所在部门中，比如：部门浏览权、部门评论权、查看部门沟通记录权、部门短信记录查看权、部门工作