09-10学年第二学期社团活动财务申请流程.doc

复旦大学09-10学年第二学期社团活动财务申报流程一、 活动申报流程1. 月度申报流程：社委办每个月接受社团小型活动申请，并举办社团活动立项制月度答辩会。所有上传活动申报书的社团都需要参加由社委办组织的答辩会，如果缺席答辩会，视为自动放弃申报资格。本学期月度答辩定于第四周、第七周、第九周和第十四周。（1） 社团于答辩前一周的周二晚上24：00前将活动企划、预算表（见公邮）发送至社委办邮箱，同时抄送分管部门。分管部门根据活动可行性及社团活动资助模版给出建议金额，将反馈意见及时告之社团，社团可与分管部门协商后修改预算金额，分管部门在周日前完成确认。此后不再受理任何预算修改，周二答辩会上评审团将不对社团的资金额度做任何建议和修改，仅决定活动和经费是否被通过。（2） 周五晚上24点前社团上交答辩PPT于邮箱。如社团需要更改PPT，可在周日晚上前与社委办联系，此后，社委办不再受理任何社团提出的修改。社委办对社团上交和PPT做整理，若出现问题，社委办会在答辩周周一通知相关社团进行修改。 （3） 答辩周周二社委办将组织社团参加社团活动立项制月度答辩会，所有递交活动申报书的社团都需要参加由社委办组织的答辩会，如果缺席答辩会，视为自动放弃申报资格。（4） 社团活动获得通过后将获得30%的预算资金； （5） 社团在一个申报周期之内开展活动。注：（1） 社团因为客观原因在一个申报周期内未开展活动，应及时与分管部门、社委办进行沟通，并申请延期举办活动, 返还已获得的资助； （2） 社团因为客观原因错过当月活动申报，应及时与分管部门、社委办进行沟通，经学生会主席团审议、学生会秘书长批准后，方可参加下一次月度申报。参加下一轮月度申报的社团，需填写未获资助活动申报。但一般情况下，不允许社团在所办活动结束以后,再填写未获资助社团活动申报表然后上报。（3） 社团活动成功举办后，分管部门需及时对监督情况打分，社委办将根据分管部门在活动监督过程中作出的活动监督情况，根据等级由高到低分别给予剩余70%预算的100%、80%、50%、30%不等的资金资助，反馈意见将发送至社团邮箱。社团按照最终获得的经费金额，携带好纸制决算表及合格原始发票，于每周三晚交至社委办进行报销(21:15-22:15)；（4） 财务决算，经费报销后社团财务负责人或活动联系人于周二晚21:15-22:15至社委办领取，请带好零钱，谢谢配合（社委办不再另行通知）。2. 季度申报流程：社委办每两个月定期接受社团递交大型活动申报书，季度答辩定于本学期第六周、第十三周。具体申报流程参见月度申报流程，季度申报活动开展周期为：答辩会后第一个工作日开始至下个季度答辩会后的第一个工作日结束。活动申报流程图解（月度、季度）答辩周前一周的周二晚24：00之前上传申报材料给社委办和分管部门分管部门初审，及时反馈给社团，协商修改建议金额社团与其分管部门联系、协商，社委办监督分管部门审批情况答辩前一周周四晚召开准备会答辩周前一周的周五晚24：00前，社团上交PPT分管部门提交意见确定最终预算金额社委办整理答辩资料和PPT周二晚社团答辩会通过即获得30%启动资金如期开展活动活动取消未在一个申报周期内开展活动申请返还资助活动结束后两周内报销申请“已获资助活动延期”3. 常规活动申报流程：每学期开学前三周，社团需进行“常规财务申报”（流程参见下表）。第三周以后，社委办将不再受理常规活动申请。常规活动直接审批，不设答辩机制。原则上，社委办不接受社团日常运营（日常运营经费包括但不仅限于：例会、联谊、聚餐）经费申报。社团向分管部门进行常规活动财务申报常规活动申报流程社团与其分管部门联系、协商，社委办监督分管部门审批情况分管部门部长审批确定最终预算金额如期开展活动活动结束后两周内报销注：每次常规活动后，社委办会根据该社团常规活动审批金额的余额进行报销，当社团报销金额总额大于当初审批金额（超支）时，社委办将不予以报销。4. 会费申请流程：会费申请不设答辩机制，申请流程同常规活动，分管部门审批后直接交至社委办，确定最后审批金额后，社委办将直接通知社团。社团按照审批金额，于每周三晚携带好纸制决算表及合格原始发票交至社委办进行报销(21:15-22:15)； 二、 相关细则及注意事项1. 社团上传申报资料请在答辩周前一周的周二晚24：00之前完成，请分管部门及时受理社团申报，尽快将反馈意见与社团联系；2. 社团答辩ppt请在答辩前一周的周五晚24：00之前上传到指定地点；3. 周日晚24：00以后，社委办将不再接受社团答辩资料和答辩ppt的修改；4. 月度申请中，每个活动的申报上限额度为人民币伍佰元整。每个月所有社团活动的申报上限额度为人民币陆千元整，社委办将根据当月活动申报情况，对这一额度进行上下20%的调整；季度申请中，每个社团活动的申报额度不设上限。每个季度中所有社团活动的申报额度为人民币叄万元整，社委办将根据当月活动申报情况，对这一额度进行上下20%的调整；5. 本学期月度答辩定于第四周、第七周、第九周、第十四周；季度答辩定于每学期的第六周和第十三周。常规活动申报受理时间为每学期开学前三周，此后不再受理任何关于常规活动的申报；6. 社团可在一个申报周期内申报多个活动；7. 社团需本着节约的原则开展活动。原则上，社委办不接受社团日常运营（日常运营经费包括但不仅限于：例会、联谊、聚餐）经费申报，社团需从会费中支出此类活动经费，亦不支持餐饮费、交通费。社团在申请场地费用时，应注意场地的选用，权衡活动的效益，节约场地费用开支；8. 合格发票的要求（为了提高工作效率，方便社团顺利进行报销，请各位务必仔细阅读1) 购货单位请写“复旦大学”或空缺不填，尽量不要直接填社团名。2） 每张发票背面详细注明：社团名称，社团经办人签名、该发票所花费资金用途(礼品，文具发票需注明详细物品，食品类写食品，具体写)。3） 收据不能报销且下列几种发票将无法报销：就餐发票，电信部门定额发票，交通卡充值发票(定额)，药品发票等。4） 发票上所购物品名称须详细如实填写。支出款项均为社团活动与工作之所需，故请社团不要开具所购物品名称为“日用品”的发票，否则将可能影响正常报销。5） 单张发票的金额如果超过500元，请到本部500号楼盖材料章后再报销。6） 单张发票金额不得超过1000元；若是购买家具的发票，单件不得超过五百元，或详细注明，并到500号楼盖材料章后再报销。7） 超过100元的车票，请在背面注明起点与终点。8） 每次报销的发票金额中，餐费、食品、礼品总额不超过所有总额的30%。9. 对于借用南娱、多厅、大家沙龙之场地设备可开收据，其余如三教、逸夫科技楼、相辉堂等只能开转帐单，其收据不能报销。若需开转帐单请于活动预算表中注明，并在活动开展前联系社委办财务负责人登记开具。转账单请至少提前3个工作日申请。（具体租借流程见场务）。10.每周二和周三晚上值班时间接受社团报销。备注：社委办值班时间：周一至周五 12:1513:15 周日至周四 21:1522:15社委办主任：叶鋆委办常务副主任：李延委办财务场务副主任：王梦旦大学学生会社团工作委员会办公室2010年3月附录1：社团资金审批模板月度申报资金审批标准讲座类50-300论坛、沙龙、宣讲会类类50-350表演类50-300校内电影放映、游园、展览、公益类50-200校外参观、定向、考察、公益类50-200校内比赛活动类50-250其他活动50-200季度申报资金审批标准讲座类100-400论坛、沙龙、宣讲会类类100-500表演类500-1000校内电影放映、游园、展览、公益类100-500校外参观、定向、考察、公益类100-500校内比赛活动类100-600其他活动100-800其他类型活动资金审批标准社团招新50-80社员大会30-100常规活动50-300社团交流、课题讨论、周年庆类50-350常规活动指社团内部定期的活动，如零零舍社的粤语教学活动，成功心理协会的心理素质拓展活动，体育类社团的日常教学活动(讲座类的不算常规活动)其他活动指无法归入其他分类的各项活动注意事项1. 所有标准都是根据以往财务数据得出，仅作参考，具体问题应具体分析，只要预算表和计划书合理有据，基本都予以通过.2. 常规活动、校内比赛类活动由于性质不同实际申报金额会与标准相距甚大，特别是体育类社团，只要合理，皆予通过。3. 对有赞助的活动，请各位部长多加注意，查明赞助额度并结合预算进行审批。4. 不予通过的社团活动特点：（1） 申报项目经费超过月度答辩会资金上限(季度答辩应该不存在此问题)（2） 与对应标准相距甚大（3） 活动涉外没有经过学校批准（4） 餐费和交通费所占比重过大（5） 涉及留学生