MSP0701合同评审程序A版.doc

MSP0701 版 次： A版编制 朱剑敏 日期：2008年 07月 01日 审核 朱剑敏 日期：2008年 07月 01日 批准 吕越斌 日期：2008年 07月 02日分发号 2008-07-03发布 2008-07-03实施 杭州热威机电有限公司 管理体系程序文件文 件 编 号MSP0701标 题 合同评审程序 页 次 1/7 修改次/版次 2/A1. 目的 明确顾客的各项要求，评审、确认本公司满足顾客要求的能力，确保合同顺利、有效地履行。2. 适用范围 电热管、铝铸件、电加热器系列产品的销售合同及各类订单。3. 职责3.1营业部负责组织和协调合同评审，负责管理、监督合同的履行，并且负责漳州热威（厦门之江）合同信息的传递。3.2制造部经理负责对生产能力要求进行评审。3.3技术部负责对产品的技术准备、技术性能要求（含环境管理物质）和工艺能力进行评审。3.5品管部负责对产品的质量要求和控制能力进行评审。3.6采购室负责对生产所需材料要求和交货期进行评审。3.7工程部负责对产品制造所需工艺装备的保证能力进行评审。4. 一般工作程序4.1合同受理4.1.1营业部销售经理在受理合同或订单时，对合同或订单的内容逐项核实。4.1.2口头或电话订货，销售经理按顾客要求填写口头、电话订货记录，并采用一定的方式如：发送传真、第二者电话确认等进行合同核实，核实后在口头、电话订货记录上签名。 管理体系程序文件 文 件 编 号MSP0701标 题 合同评审程序 页 次 2/7 修改次/版次 2/A4.1.3属于样品或小批量产品，营业部根据样品及小批量订单分类规定，确定合同的“量试”、“试验（手办）”、“小批量”分类。并在合同、订单或口头、电话订货记录上盖章，作上相应的标识。4.2合同评审4.2.1合同预审：营业部销售经理接到顾客的合同、订单，及时核实并打印合同评审表（包括样品合同，口头、电话订货）交订单预审员预审，预审时核对合同内容与客户订单是否一致，预付款项、模具费用到帐情况等内容。4.2.2合同会签评审：a)销售经理将预审合格的合同评审表以及采购材料清单交技术部进行技术条件、材料（含环境管理物质）等符合性及工艺的充分性评审确认。技术评审确认后，工程部对产品制造的工艺装备、品管部对产品制造的品质保障能力、制造部对生产能力和交期进行评审，与此同时采购部门对资材的保证能力进行确认，并下达采购计划。b)合同评审表中“订单类别”属于“批量”的产品只需采购室、制造部评审。c) 参加会签评审的人员，根据各自职责就满足合同所需的能力进行确认。能满足的在合同评审表上签章表示同意，不能满足的或有疑问的不签章，并将不签章原因传递给销售经理。d) 销售经理对不能满足的或有疑问的意见及时与顾客进行协商，并将协商结果传递给有关部门，对满足合同的能力进行重新确认。 管理体系程序文件 文 件 编 号MSP0701标 题 合同评审程序 页 次 3/7 修改次/版次 2/A 4.2.3 不具备评审条件的合同、订单需评审时，由销售经理提出申请，经总经理批准后，可进入合同评审程序。4.3合同确定a) 合同经评审确认后由营业部销售经理与顾客正式确定。b) 营业部对正式确定的合同进行编号，登入合同登记表,订单审核员对合同评审及销售计划员的电脑录入情况进行检查审核，在审核意见和订单审核栏盖章确认，同时将合同要求传递给生产计划。c) 营业部经理对合同评审各方确认意见进行审核、盖章。4.4合同履行：4.4.1销售计划员根据合同登记表编制销售计划表。生产计划员接到合同要求后编制生产计划表，生产计划表经制造部经理审核。采购订单经采购室主管审核后下发。4.4.2营业部统一保存合同评审资料。4.4.3销售经理应跟踪合同执行情况，发现未按计划履行合同时，要及时按4.5条款处理。4.5合同修订4.5.1合同在执行中，任何一方提出修订，需经双方协调一致后进行。当需要重新拟订合同时，由营业部组织重新评审。4.5.2合同修订后，销售经理将原合同评审表附在变更合同评审表后，该份变更合同流入正常评审程序。紧急情况时，销售经理应将变更信息先行口头传递给采购室和制造 管理体系程序文件 文 件 编 号MSP0701标 题 合同评审程序 页 次 4/7 修改次/版次 2/A部，采购室按此信息紧急调整材料采购，制造部根据传递的信息紧急调整生产安排；而评审变更的流程仍按照正常情况执行。4.5.3变更合同若有取消或暂停全部/部分订单时，采购室、制造部在变更合同评审时应提供合同取消/暂停损失清单并附在评审材料中；订单审核员负责落实“盘点表”中的原材料、半成品、成品费用以及人工费等处理意见后方可正式接受合同变更。4.5.4销售计划员将修订内容在合同登记表、销售计划表内作相应的标记，并将修改内容通知相关人员。4.5.5各相关部门根据修订内容及时调整安排，确保合同有效履行。4.6 合同评审有关记录由营业部负责按记录控制程序执行。4.7“合同评审流程图”见附图一。5. 特殊工作程序5.1漳州热威（厦门之江）委托我司生产的合同评审按“4.一般工作程序”执行；我司的产品委托漳州热威（厦门之江）生产（主要是成熟产品或与其类似产品）的合同评审按以下特殊工作程序执行。5.2销售经理接到客户订单后，如果确定由漳州热威（厦门之江）生产的，应在合同评审表上进行备注，注意交期合适性的沟通，并选择“订单类别”交订单预审员预审。5.3订单预审合格后，进行各职能部门的合同评审：5.3.1 “订单类别”中属于“批量”产品的，不需再进行各职能部门的合同评审，直接交订单审核员； 管理体系程序文件 文 件 编 号MSP0701标 题 合同评审程序 页 次 5/7 修改次/版次 2/A5.3.2“订单类别”中属于除“批量”以外类别的，需交技术部进行图纸、材料和工艺等技术条件的评审，技术评审后直接交订单审核员。5.4营业部订单审核员对正式确定的合同评审表进行编号，登入合同登记表,并在审核意见和订单审核栏盖章确认，营业部经理对合同评审各方确认意见进行审核、盖章。5.5订单审核员将合同登记表传递给营业部销售计划员和“漳州热威生产协调员”，销售计划员根据合同登记表编制销售计划表，“协调员”将合同登记表传递给漳州热威（厦门之江）。5.6漳州热威（厦门之江）接到合同登记表后，如果对客户要求有异议或生产条件不具备，应通知“协调员”进行处理，如无异议，则安排生产。5.7产品由漳州热威（厦门之江）直接安排发货的，漳州热威（厦门之江）应在发货前将“发货清单”传递给销售计划员，以便登记销售计划汇总。5.8其他未述事项参照“一般工作程序”执行。5.9“漳州热威（厦门之江）合同评审流程图”见附图二。6. 相关/支持性文件中华人民共和国合同法MSC0701-1样品及小批量订单分类规定MSP0405记录控制程序7. 记录MSR0701-1合同评审表 管理体系程序文件 文 件 编 号MSP0701标 题 合同评审程序 页 次 6/7 修改次/版次 2/AMSR0701-1a变更合同评审表MSR0701-2口头、电话订货记录MSR0701-3产品销售合同MSR0701-4合同登记表MSR0701-5销售计划