古井集团协同办公系统案例.doc

多元化企业集团遭遇管理瓶颈，各子公司、各部门沟通不畅、信息无法共享，效率低下，办公通讯费用居高不下，何去何从？用万户协同办公系统轻松解决！古井集团简介古井集团属国家大型一档企业、国家二级企业，全国轻工行业的重点骨干。目前已发展成为拥有20多个直接投资或控股的子公司，集科、工、贸、金融为一体，跨行业、跨地区、多层次、多功能的综合经济实体，涉及了酒店、房地产、旅游、高新技术、金融投资、商业等多个领域，拥有一家上市企业古井贡（代码：000596古井贡；200596井贡），其品牌价值一直处于全国前列。项目背景:古井作为一家快速增长发展的大型国有企业，随着集团规模的不断扩大，所属公司又分别处于安徽亳州、安徽合肥、北京、上海等全国各地，所以管理的难度也不断加大，在管理的过程中逐步出现了以下问题： 1、集团对下属企业无法实时监控，无法及时获得各个公司经营的第一手资料，决策缺乏科学依据；2、集团的文件和精神无法在第一时间传达给下属公司，难以形成统一的管理模式和企业文化； 3、由于时间和空间的限制，集团成员无法实时沟通，彼此缺乏了解，造成沟通不畅和执行不力； 4、各种打印的纸张文件，通讯费用和交通费用居高不下，浪费了人力和财力； 5、办公环节众多，有时会因为领导不在和耽误审批时间，影响效率；为了打造集团的大行政办公平台和满足古井集团多用户使用的需要，必须寻找一套能将多个系统实现有效整合，将行政办公、OA、业务系统全部容纳其中的大型办公自动化平台。系统选型各种问题的出现，使集团感觉到规范管理，提高办公效率势在必行。在这种情况下，古井集团准备上办公自动化系统，但是国内的办公自动化软件厂商众多，选择哪一家的产品也成为难题，以信息中心梁主任为首的专家开始对国内一些知名的厂商进行了考察和评估，并进行公开的招标，终于他们把眼光锁定在万户网络，万户网络作为国内知名的协同办公软件供应商，拥有成熟的产品，特别是产品中融入的3C（Communication、Coordination、Cooperation）和ISO9000的管理思想将会给古井带来很大的帮助，古井集团和万户网络合作的基础正是源自共通的思维方式和经营理念。解决方案：基于对古井集团的需求分析，采用万户公司的ezOFFICE协同办公产品为用户搭建办公自动化管理系统。古井集团的OA系统主要的应用模块为办公管理、公文流转，工作流程，即时通讯、网络会议、邮件等。一、规范系统管理：通过对古井的组织架构、人员结构的调研分析，按职责、权限、部门的不同设置了符合企业实际状况的组织及人员结构及系统权限，使得系统的应用规范化，更对企业的内部管理架构进行了优化，同时保障了信息的安全。二、办公事务管理通过古井建立的工作报告管理、工作日志、绩效考核（工作计划、执行情况）、文件档案、审查管理、案卷管理、人事信息查询、质量问题反馈、质量记录、受控文件清单等各个模块。从而实现古井集团的管理理念“从严管理，管理到位，建立有效的委派系统。”使系统达成了规范管理的功能。 三、内部沟通和协作在整个集团内部的沟通与交流上，万户网络提供了即时通讯系统、网络会议、邮件系统等各种沟通模块。古井集团各个分公司既有位于北京、上海等中国核心城市，也有位于亳州、阜阳等中小城市。通过即时通讯功能，集团全部实现了有效的信息沟通，出差外地的员工也能及时了解集团动态和接受任务。网络会议，集团总部和各分公司以及分公司内部经常需要进行会议磋商，为了提高办事效率、节省费用和时间，集团通过“网络会议”模块将大部分会议都移植到了网上进行。应用效果评估：摘自古井集团协同办公系统使用总结万户网络公司开发的OA系统目前已在我集团公司内广泛使用，并切实给我们带来了益处，主要表现在以下几个方面： 1 带来了观念和意识上的变革。2 带来了管理模式的转变。3 增强了集团公司内部的信息共享和交流，初步建立了集团公司的公共信息平台。现在集团公司要传达一个文件，只要通过OA发表出来，即刻就可以传达到集团公司的各个单位。4 在一定程度上降低了办公和内部沟通费用。据有关单位统计，自使用OA系统以来，股份公司每月节约办公及其它费用一万多元。照此计算，我们公司总部一年利用OA就可以节约费用十几万元。如果以后扩大到总部一些基层单位和集团各子公司，我们每年节约的费用可达几十万元。其实，如果我们加大OA系统的应用力度，所节省的