时间管理NXPPT课件.ppt

时间管理 美国培训与发展协会湖南西奥多企业管理顾问有限公司舒晓东博士 1 一 单元引导 培训目标学会分析 时间哪里去了 的方法 掌握时间管理的几个原则提高时间管理的技能 并在最差的方面做出改变 2 二 忙乱的中层经理 我们为什么忙乱 3 二 忙乱的中层经理 时间管理的障碍障碍一 我的时间安排的挺好 我是一个有序的人障碍二 时间管理有什么用 计划赶不上变化障碍三 时间掌握在别人手中障碍四 时间管理太麻烦障碍五 时间管理各有各的习惯 我的习惯就是这样 不好改 4 二 忙乱的中层经理 中层经理时间管理的特点特点一 中层经理由于关联多 在时间上处理没有轻重缓急 没有主次 特点二 中层经理的任用提拔注重业务能力 缺乏组织管理能力特点三 中层经理没有自己可支配的 自由时间 所有时间都属于他人或事的 应对时间 自己处于被动 应付的状态 特点四 中层经理由于受上司决策的影响 掌握不好时机 常常过分专注于小事 特点五 中层经理由于其工作的特点经常有很多零散时间 但是往往对零散时间不能够有效运用特点六 中层经理一般会议多 会议管理能力有待加强 5 三 时间哪里去了 对时间分析 分析一 计算你的时间价值时间价值的两种计算方法 1 成本价值法 2 收入价值法2 时间管理的启示启示一 你的每一天 每一分钟都有很大价值启示二 工作业绩需要过程管理 是工作时间的每一分钟工作成果的累积启示三 确定自己的时间价值 肯定自己的价值启示四 规划你的时间 将宝贵的 有限的时间资源用在可以产生最大收益的活动上 6 三 对时间分析 分析二 你能支配自己的时间吗 目标一 分析你支配自己时间的能力目标二 了解自己的生活规律 以便科学地安排你的时间 7 三 对时间分析 分析三 时间清单分析目标 了解每天的工作时间是如何应用的方法 运用 时间清单 进行分析时间管理问题分析 计划性如何有多少时段记不起做什么浪费 超时多少 8 三 对时间分析 分析四 工作清单分析目标 分析一个法定工作日都做了哪些工作事项 用时如何方法 运用 工作清单分析表 时间管理问题 时间利用率各个工作事项 延误 浪费了多少时间 一个工作日中总共浪费和延误了多少时间寻找原因与对策 9 三 对时间分析 分析五 工作 活动 分项分析目标 分析在一个工作日 各项工作分别花费了多少时间方法 运用 工作分项分析表 时间管理问题 计划用时 与 实际用时 排序为什么不一致 原因何在 计划用时 与 实际用时 差异最多的是哪三项工作 无计划用时 最多的是哪三项 10 三 对时间的分析 分析六 每周时间分析目标 分析一周的时间使用状况方法 运用 每周时间分析表 时间管理问题 你的各项工作 活动 每周总计用多少时间 各项工作 活动 计划用时排序 找出前三项 各项工作 活动 实际用时顺序 找出前三项 误差最大的前三项工作 活动 分析原因 一周里 误差的总小时数 11 三 对时间分析 分析七 工作分析目标一 分析你的职位在组织中的地位和作用 观察和分析你工作的内容 责任 特征 必要的资格条件等 从而判断你的职位与其他职位的性质差异 目标二 了解你的职位与时间管理的关系方法 运用 工作分析问卷 12 2020 1 27 13 三 对时间分析 分析八 工作紧急性分析目标 分析出每天的工作紧急程度 根据紧急程度安排工作的先后顺序方法 运用 工作紧急性分析表 时间管理问题 你每日 每周 每月最紧急的是哪三项工作 非常紧急的工作事项 如果频繁发生 即应考虑授权式管理 紧急事项 越多 时间管理问题越大 14 三 对时间分析 分析九 工作重要性分析目标 分析出每天 每周 每月 的工作重要程度 根据重要程度安排工作的用时 方法 运用 工作重要性分析表 时间管理问题 你每日 每周 每月最重要的是哪三项工作 非常重要的工作 如果很紧急 则与时间管理无关 重要的工作事项所占的时间越多 时间管理越合理 一定要消除 不重要 的工作事项 通过授权压缩 不很重要 的工作事项 15 三 对时间分析 分析十 高效益活动分析什么是高效益活动 就是单位时间内投入产出比最大的活动 目标 分析出每天 每周 每月 中的高效益活动 为根据活动 工作事项 的效益高低使用时间提供依据 方法 运用 高效益活动分析表 时间管理启示 优先做高效益活动 根据活动效益的高低安排工作时间和顺序 以保证效益活动的进行 高效益活动的衡量有三个指标 目标 职务 贡献度 必要程度 所需时间 16 三 对时间分析 分析十一 低效益活动分析目标 分析出每天 每周 每月中的低效益活动 为克服低效益活动提供依据 方法 与高效益分析的方法相同 方向相反 运用 低效益活动分析表 17 三 对时间分析 分析十二 授权分析目标 分析各项工作的授权程度 以便采取相适应的授权策略 方法 运用 授权分析表 时间管理的启示 把可以由下属做的事情 一定交给下属去做 大多数的工作 下属绝对没有你做得好 但并不等于下属永远没有你做得好 授权刚开始时 会花费你较多的时间 一旦下属能够胜任 你就会节省很多时间 自己做应该下属做的事情的原因常常是很可笑的 18 三 对时间分析 分析十三 会见分析目标 公司里有太多的会见和会谈 分析出会见中所浪费的时间 为提高会见效率提供依据 方法 运用 会见分析表 时间管理的启示 不良的会见容易浪费时间 而且还会打乱其他时间安排 所以 要坚决克服 学会约定会见用时 尽可能事先确认会见目标 以便较为准确的予估用时 学会应对无故拖延的方法 19 三 对时间分析 分析十四 会议分析目标 分析会议的必要性及其浪费 拖延的原因 寻求响应的解决方法 方法 运用 会议分析表 时间管理的启示 中层经理用于会议的时间会占到工作时间的20 以上 对需要开的会议必须要先评估 严格会议纪律 20 三 对时间分析 分析十五 公出分析目标 对于公出的必要性和用时情况进行分析 从中寻求节省时间的措施 方法 运用 公出分析表 时间管理启示 外出频繁的中层经理 应进行公出必要性评估 外出中最浪费时间的环节是拜访后 减少拜访后时间浪费的方法 合理安排拜访线路 剩余的时间回公司 21 三 对时间分析 分析十六 干扰因素分析目标 分析都是哪些因素干扰了正常的时间安排 以便寻求治理的措施 方法 运用 干扰因素分析表 时间管理启示 通过对干扰性因素 找出最需要克服的