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文档简介

普陀悦达收发文管理制度发文管理制度沪普悦项字(2006)A01-02号1. 操作流程修改拟订函稿项目工程师核阅项目执行总经理不同意同意工程部发文公司流转审核工程助理公司相关部门登录编码工程助理原稿存档工程助理发文工程助理发文事项跟踪项目工程师发文事项结案项目工程师2. 管理程序及控制重点2.1 目的2.1.1 发文是工地工程管理的重要掌控手段,制订本制度是为了使工地的发文规范化、系统化、时效化;2.1.2 对发文内容进行及时的回馈及有效的跟踪掌控。2.2 程序内容2.2.1 发文的拟订u 由各主办项目工程师根据主办事项工程管理的需求拟订;u 项目执行总经理根据工程管理需求指定主办项目工程师拟订;u 我方收文有需答复或解释之内容,由主办项目工程师拟订回文。2.2.2 发文的内容u 工地的所有发文均采用相同的表格,见“公司统一表格”,如有图纸或其它文件均作为发文之附件。2.2.3 项目执行总经理核阅u 所有的发文须经项目执行总经理核阅并签字后方有效;u 所有的发文须签盖项目专用图章或公司公章后方有效。2.2.4 工程部发文u 工程部发文包括现场对外安全要求、管理要求、会议通知,一般性发文等,此发文经项目总监核阅同意后加盖“上海普陀悦达置业有限公司工程部”章印。工程助理并填写“工程部章印使用登记表”做好用章登记手续。2.2.5 公司流转审核u 对工程中涉及到的工程变更、技术设计变更、质量变化、材料更换及一切引起费用增减的发文,均由公司相关部门流转确认并加盖公司章印;u 公司流转文件由工程助理统一送交公司指定专职流转人员,具体操作流程参照“文件流转管理制度”。2.2.4 发文的登录及编码u 为了保障所有发文的正确归档,所有的发文须经工程助理统一进行登录及编码。2.2.5 发文u 工程部发文及公司已流转确认的发文统一由工程助理登录及编码,由工程助理统一分发各相关单位;u 发文必须由收文单位进行签收,详见“发文签收表”。2.2.6 发文事项的跟踪u 发文事项的执行由主办项目工程师负责督导,结案后告知工程助理进行结案登记。2.2.7 发文的归档u 所有发文由工程助理统一进行归档;u 工程助理在进行发文登录时将发文原稿存档,并将公司审核完的“工程变更单(表2)”影印本分发给主办项目工程师;u 工程助理在发文事项结案后在“发文登记表”中登记结案日期。2.3 控制要点2.3.1 发文签收应在签收文件时务必写明签收人姓名,签收日期;2.3.2 当天的文件必须由工程助理当天发送相关单位;2.3.3 发文如需回复,应在发文中明确要求回复日期;2.3.4 发文如有交办执行内容,应明确要求执行完成日期;2.3.5 工程部发文严格按照根据公司“沪普悦总2005第022号关于上海普陀悦达置业有限公司工程部章印使用规定”执行;工程助理做好用章登记手续;2.3.6 主办工程师在夕会中进行工作进展汇报,当日的所有发文要在工作日志及日报中记录。2.4 使用表单2.4.1 管理执行表单u 发文登记表A01-02-B1u 发文签收表A01-02-B2u 章印使用登记表A01-02-B3(注:后附使用范本)2.4.2 文件归档表单u

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