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财务培训资料 为尽快适应XX物流公司的财务工作，厦门分公司组织以下财务人员上岗培训资料，以供新来财务同事尽快熟悉工作、借鉴经验，希望能达到事半功倍的效果。培训内容主要分以下几大块内容：一、 财务各相关制度二、 财务各岗位工作职责三、 财务各岗位操作流程一、财务各相关制度（一）、物质采购制度、低值易耗品及办公用品采购原则上由使用人所属部门于每月月初填制“物品采购申请表”上报总务，由总务负责定点采购，以月结的方式支付款项。每月由总务负责申请付款时，应提供相应的发票及当月采购的物品清单提交财务审核并报经理审批后方可付款。、固定资产采购由具体使用人向总务提交申购单，并经分公司经理审批签字后，由总务向总部邮件申请，总部同意后方可进行采购。在提交付款时，应将相应的申购申请书附在付款申请后一并交由财务审核，财务审核无误报经理审批后付款。（二）、日常报销制度、零星支出报销制度对于零星报销支出，如市内交通费，由总务收集后按财务制度的要求，根据报销人提供的真实、合法、有效的单据予以支付，每周四按规定进行整理后提交财务审核报经理审批后于每周五统一支付；2、零星业务成本支付，由操作员按业务支付的所需时间，根据财务制度的要求，由操作员提供真实、合法、有效的单据后予以报销支付；3、业务招待费报销制度A、招待费的开支应预先进行申请，经理及副理级以上人员需邮件向总部领导申请，其他业务员需填制“业务应酬费申请表”，向经理申请，在提请财务报销时，应将审批后的申请表附在发票后面，以便财务审核，财务在预算内对业务费的金额及单据的合法性有效性进行复核，提交经理审批后付款。B、招待费的临时补申请限额，一般招待后再补申请的，经领导批准后可以报销，但报销金额有受限制，一般临时补申请报销金额，不超本月个人报销金额总数（含临时补申请金额）的30%，超支部分，不予报销。（三）、其他支付制度1、 分公司财务支付的第一审批人为分公司经理，即所有有关公司的支付（包括成本支付、费用报销、提款、零星借款、公司内不同银行账户之间转账等）均需分公司经理批准，如果一些特殊事项的支付，比如差额还款、房租付款等事项，需要总公司的总经理加批的，则提交给总公司总经理加签。2、 分公司财务室人员任何情况下都无权在未得到审批的情况下，进行支付（包括成本支付、费用报销、提款、零星借款、公司内不同银行账户之间转账等）。3、 分公司财务室实行备用金制度，备用金金额为RMB1000.00，由出纳人员申请和保管备用金。总务也实行备用金制度，备用金金额为RMB2000.00。4、 借款申请因公司业务开展需要才可以向公司申请借款，私人事项不可向公司借款A.借款实行审批制度，每笔借款均需得到部门经理的同意才可以借款B.借款采用“现金借款单”填写，支付借款后，由出纳归集至会计处入帐；归还多余借款时，出纳填写“收据”，填写收入多余部分金额，其他有报销的，则在报销凭据上注明借款冲销，由会计人员冲其个人借款金额；（四） 放单放货制度1、放单放货应满足的条件出口放单：相关的应收款项须全部到账（应收国外代理为月结的除外）进口放货：A.收到应收款的水单（应收国外代理为月结的除外）B.收回经收货人或通知人背书的正本的H/BL（电放或做SEAWAY BILL的除外）未满足以上条件的放单和放货行为，一律须提交经审批同意后的“特殊放单放货审批表”后方可进行。2、特殊放单放货：对于未满足放单放货条件的但因商务上的原因需进行放单放货操作的，一律需提交“特殊申请放货、放单审批表”进行相关的审批程序 对于应收账款在RMB2000.00以下的，并且我们公司掌握有该公司控制点（含核销单）的特放申请，部门经理签批“同意意见”后，财务部门即可执行放货放单动作，无需提交总经理加签 对于控制点的柜量大于所累欠工作单柜量的二分之一时，在财务意见与经理意见一致同意放单放货的前提下，可不必提交总部审批;否则，一律须提交总部审批后方可进行放单放货的操作 在审核“特殊申请放货、放单审批表”时，应重点审核以下几点：A、审核“特殊申请放货、放单审批表”上的相关信息是否填写正确，包括工作单号、客户名称、提单号码、毛利、应收账款等相关基本信息B、控制点（柜量、离港日或到港日）真实性及相应情况说明书的有效性，如情况说明书应加盖货代单上所注明的收货人的公章，如不一致，应在财务意见上予以说明C、在财务意见上应注明该客人已累欠的柜量及金额、已到承诺付款期但未兑现的情况等（五） 印章保管制度及公司贵重物品保管制度：1、印章包括：分公司公章、分公司财务专用章、分公司发票专用章、XX物流提单章、领导私章、“密”字章、“此件与原件相符，再次复印无效”章等。保管的财务人员不可私自将自已所保管的印章移交他人使用，不可私用以上印章，不可私自带出，防止丢失或被盗。2、公司贵重物品包括：公司注册工商税务资料、银行基本户开户资料、私户存折和卡、及建行U键、公司申领的空白发票、公司空白提章及有效提单：实行领用登记制度、专人保管，不可私自移交他人使用，不可私自带出，防止丢失、被盗和无故作废。（六）文件存档保管制度财务部的任何纸制资料都不可以随意丢弃，已过保存期限的资料经向总公司财务负责人申请后，按负责人的相关指示再进行相应的处理，相关文件按以下要求存档：1、 凭证分月按凭证号装订成册，永久保存；2、 报表按月打印，按月存放在指定文件夹，永久保存；3、 费用结算单和改单申请分月按凭证号归档，保存期三年4、 水单分月按付款日期归档，保存期二年5、 特放申请分月按特放日期归档，保存期二年6、 出口作废提单分月按提单编号归档，保存期一年7、 进口收回的货代单分月按收回日期归档，并需要在收回的货代单上注明“作废”字样，保存期一年8、 客服申请填制发票的资料按开票时间顺序归档，保存期一年9、 已开发票的存根联和作废发票按税局要求归档，永久保存10、速递纸存根联按寄单日期归档，保存期一年11、每周五对电脑中的财务数字资料进行备份，具体备份位置按服务器的配置进行设置12、财务部相关规定，包括编号文件及邮件指示，打印存放在文件夹中，以形成分公司财务部的财章制度，其中编号文件按号码排序，邮件指示按日期排序，永久保存二、财务各岗位工作职责；（一）各岗位职责概述 财务主管主要负责分公司财务的各个方面的把控环节，对各种风险起着主要担当责任；会计人员主要负责帐务日常处理及放单放货保函保管发放工作，以及业务款项支付申请等工作；出纳主要负责款项的收支及发票的开具等工作由于各个岗位均负有重要而又不可或缺的责任，事情多，任务重，故要求每个岗位财务人员，要起着对公司负责的态度，要认真、细心、耐心、用心的对待每项工作。工 作 岗 位 职 责要 求一、财务主管具有良好的专业胜任能力、恪守职业道德及团队协作精神负责财务日常收支及费用结算单的审核工作 审核收支凭证的完整性及合法性 审核费用结算单手续的完整性及数据的准确性，如跨月汇率的调整负责特殊事项的报批审核，如特殊放单放货 把控特放中欠款金额、回收期及正本提单是否已收回的全面情况； 审核控制点的真实性协助总部合理统筹资金，确保公司日常经营的资金需求 审查资金的回笼情况，对异常款项及时督促跟踪 审查付款情况，防止多付款或因漏付款项而影响放货放单的顺畅进行负责与协作单位的沟通,贯彻执行公司各项规章制度负责分公司公章、财务专用章及重要资料的保管严格保管章、证，不可私自带出，防止丢失或被盗负责报表分析工作每月月初，针对上月的经营情况，写出财务分析报告上报总部财务及领导，以供知情分公司业绩情况负责相关的涉税事宜及时准确地做好纳税申报工作 每月15日前完成营业税及附加费、个人所得税、印花税的申报工作 每月20日前完成社保申报工作 每季末次月7日前将所得税申报资料上报总部，15日前完成所得税申报工作 每年3月1日至20日完成上半年的房产税及土地使用税申报；每年9月1日至20日完成下半年的房产税及土地使用税申报工作；每年8月申报上一年度残疾人保障金；二、会计岗位具有会计从业资格、恪守职业道德及团队协作精神负责放单放货单证的审核、保管、控制、邮寄 掌握放单放货应满足的必要条件 掌握提单作为物权凭证的特殊作用 熟练运用工具软件进行审核 严格执行寄单制度，做好单证的登记、保管、交接签收手续 对特殊事项的放单放货应取得授权人员的批准方可进行 做好特放统计表，及时跟踪客人承诺的付款期 对于作为特放控制点的工作单，即使满足条件也不可进行放单放货的操作，应重新申请特放程序负责特殊放单放货的初步审核，如旧欠情况，帐期等查询特放欠款金额的准确性、旧欠的回收情况、及正本提单的收回情况负责银行水单的审核、统计、跟踪 审核水单上的公司名称及账号是否正确、大小写金额是否一致、是否有注明相运的用途及银行受理章 每日下班前应将收集到的水单及时上传 每日应及时根据总部下传的进账情况更新水单统计表，对异常未进账的水单应及时查明原因负责KIS及FMS软件有关财务数据信息的录入 应根据总部下传的付款及进账明细于次日前录入KIS软件 应及时根据当日的收付情况进行KIS的凭证输入工作，并在FMS系统进行核销处理，以便查询 应于次日前将前一日的费用结算单及时录入KIS系统，缩短单证的滞留时间负责当天费用结算单上应支付款项的申请 由总部支付的应于每日10：00前提交付款申请 厦门支付部分应于每日12：00前提交付款申请负责已付款发票的及时收回做好付款发票的情况统计，跟踪预先支付款项的发票收回三、出纳岗位具有会计从业资格、恪守职业道德及团队协作精神负责支票、进账单等空白银行单据的领购、保管 根据银行单据的使用情况及时领购，保证付款需要 做好空白银行单据的保管，防止丢失或被盗的情形发生负责支票的打印、银行支付业务 每日应根据已审核的付款申请及时打印银行票据 每日15：30前外出办理银行相关业务负责发票保管、开具、统计 核对开票信息，及时无误开具发票，减少因主观原因作废发票 每周五将深圳发票开具情况统计表上传总部并将相应的发票存根寄回总部负责资金日常收支的登记、核实 每日应根据收支情况序时在资金统计表进行逐笔登记，做到账账、账实相符 每周五应将资金统计表及每周最后一日有体现余额的账单上传总部负责财务单证的扫描上传工作 应于次日将前一工作日单证进行扫描上传 将已扫描的单证及时转交至相关人员处理，缩短单证的滞留时间 对于当日需由总部付款的单证，应于当日10：00前扫描上传负责银行收付凭证的收集整理 根据银行付款回单，及时附上相应的付款发票，做到发票与付款金额相符，否则应及时查明原因 所有银行收付凭证应于次月3日前整理完毕并转交至会计岗位，节假日顺延负责发票专用章及银行预留私章的保管严格保管发票专用章及私章，不可私自带出，防止丢失或被盗三、财务各岗位操作流程（一）财务主管操作流程1、费用确认（上单）客服提交费用结算单分公司经理签名财务审核及确认财务审核及确认输入金碟扫描上传总部注意：A、以上“输入金蝶”及“扫描上传总部”两个步骤有时可以不分前后，看事情的紧急情况而定，如果是进口上单，不用急着让总部付款的情况下，可以让会计先输入金蝶做凭证，一般情况下，可以让会计先输入金蝶，如出口业务的上单（因为出口业务的付款均由本分公司直接支付）。B进口确认单一般是由总部直接付款给代理或船公司，在当日早上的10点以前，如果确认单上有标明本日付款的情况下，要先上单并及时扫描给总部核对付款，一般情况下，本分公司会计会先统计当日应由总部付款明细给总部，总部再与上传的确认单进行核对无误，且在发票收到后付款；上单确认的注意事项：a 根据客服给到的费用确认单，首先先辨别进出口业务，从上单单号上辨别，如尾数是500以下的，均是出口业务，尾数是500以上的，是进口业务，尾数是300X的，是拖车业务，目前拖车业务一般是进口自揽业务，业务员是袁长浩；进口也有拖车业务，但其上单会以进口单号显示；b 辨别几个关键项目是否误选：第一 进入货代系统的操作界面“业务” 工作单在查询处选择“工作号”输入相应“工作号”双击进入后选择“费用管理”，查看以下内容：工作单号进出口类型指定货（注意指定代理的选择，如MERKONT（属进口），MERKONT KONTERY（属出口）自揽货（注意业务员的选择）第二 进入“海运”中确认目的港是否有选择代码，以防止漏选使报表取数不全的影响； c费用项目有美元或欧元的，由于汇率差，应收或应付部分的款项中美元费用要查询是否属上月及以前月份开票，有上月开票的，要在单子上注明，且FMS中的录入日期应为上月日期；如本月月初上单的，特别要注意操作时常会有上月输入费用，本月打印，而又无开出发票的美元部分月份还是上月的，特别留意，有错误要及时让操作更改 d查询进口是否已开票，要进入“上报总公司发票”中按“Carl+F ”，输入工作单号查询开票时间；一般在月初错误率较多，因为很多是上月刚输入费用，但尚未在当月输出确认单导致的错误； e进口业务，原则上一般由深圳收付，除目的地是厦门的港口，操作费由厦门收取，其余目的地非厦门港口操作费全由深圳收取；根据业务及资金需要，也可以安排部分进口收款部分由厦门开票收款，其中几大客户一般不调为厦门开票：华辉、金大鹏、汇石、海沧经贸 出口业务除应收应付代理、广州芭美、泰凯国际外，其余均由本分公司收付； 应付DEYI,一般由本分公司支付，特殊情况，如应付“芭美”DEYI，应标由SZ付；f进口审单（费用确认），应付代理公司款，一定要有对方的对帐单（Invoice），并与确认单一起上传总部，方便我司总部与国外代理对账； 核对是否有预付款项未上单，如订仓费、换单费等； 出口审单（费用确认），应收代理公司款，我公司要自制DB（Debil Note），并与确认单上传总部,方便司总部与国外代理对账；g. 进口上单时，如有应收应付其他分公司的利润分成，要提供异地工作单号；h出口上单时，如有应收“广州芭美”、“泰凯”，均记为深圳收，KIS做账时记入“应收账款-XXX”;I 上单位时注意公司有委托两家报关行：隆顺利（月结）、美设j. 进口业务，点击“费用确认”、“完成”、“保存”； 出口业务，点击“费用确认”、“保存”； 2、改单财务检查上单日期及业务员，并确认改前毛利客服提交改单申请分公司经理签名FMS系统改单金碟入账并登记改单记录扫描上传总部流程说明：A、 改单申请由客服提交给财务主管，财务主管主要检查相关人员是否均签名（如自揽货业务员及部门主管，如果是指定货，则由部门主管签名即可）；确认改单内容是否有错误;改单情况是否正常;改单的原因是否清楚;改单前后的毛利是否正确;标明收付地后签名确认；B、 财务主管提交分公司经理签名C、 分公司经理签名之后再交由财务主管进行FMS系统改单，FMS系统改单时需要注意，如有跨月改单，以改单当月日期汇率计算；操作流程如下：1、先进入FMS-收付款销账-费用确认-工作单号-查询上单日期，后标明上单日期，待经理批准后修改； 2、修改路径：FMS-业务-工作单-费用管理-有相应费用的，如无锁死，可直接修改；有锁死的，用增加一行增减；没有的，要增加一行明细进行调整，一般跨月的，是用红字冲销，当月的，可用正负调整； 3、再修改日期，进入FMS-收付款销帐-费用确认-工作号-查看修改后毛利-费用确认-修改费用确认日期（修改至第一次上单日期）-保存完成D、 再将改单申请交由会计输入金碟， 属本月上单的，在原来凭证号上进行修改，属以前月份改单的，在本月金蝶中单独一号凭证修改E、 如有涉及与其他分公司的利润分成，客服要提供相应的异地工作单号，方便月底让其他分公司查询款项是否有收回；如客服不能自行增加的，财务可以自行增加，路径如下：FMS-业务-工作单号-海运-其他-其他2，输入异地工作单号（先把完成去掉，保存，然后再打）3、特放客服提交特放申请财务审核及签名分公司经理签名如有不同意见扫描上传总部审批 放货（放保函）：（进口业务）原则条件：（1）见水单、（2）收回正本（货代单） 两条件若无，要有“情况说明书”才可放货特放条件：（1）查询水单是否已收到；（2）代理控货；（3）是否有旧欠；（4）查本单是否是控制点，控制点柜时要大于1/2特放柜量；（5）分公司经理与本财务意见同意后就放行，如不一致，要上传总部裁决。 核对特放工作单信息：FMS-收付款销帐-费用确认-工作号-核对 查有否旧欠：FMS-报表-应收应付统计表-费用确认日期/时间段/客户-查询（客户名）-催款2-查明细； 如有旧欠，把此单作为控制点，也可直接进入会计资料文件夹中查询以前特放未收款记录； 查询控制点：网上邻居-DEMI-放单放货 代理控货：是指我公司的合作单位，会配合我司控货，即使客户拿到提单，代理公司也会配合我司控货； 如无控货，财务一般建议不放货，由经理审批决定； 我公司拖车报关的，货在我司手上，可控； 其他货在我司手上，指控柜量； 核销单在我司手上，可控；4、付款流程审批： （1）成本支付流程审批 会计统计财务主管审核及签名分公司经理签名出纳安排付款A、由会计于每日统计付款申请表，连同发票一起向财务主管申请付款，具体原则如下：1、 会计按收到的发票金额与上单金额核对无误后申请付款；2、 发票未来得及拿到，且对方已开具的，以发票传真件为确认金额，与上单金额核对无误后申请付款；3、 对方不给发票的（即对方要收到我司付款水单后才会开票的），客服要给财务部门费用确认单（即我司与对方公司确认本次需付款的费用确认凭据），财务根据此确认单与我司上单金额核对无误后申请付款。 以上三点，请见09-04-17财务邮件“开票付款事宜”通知。B、外轮公司：订舱费、检疫费，月结；航都，人民币部分月结 C、财务主管复核：FMS-收付款销帐-费用确认-查询单位-应付余额表 然后再查金蝶（SZ09）是否有挂账（看是否已付过款项，勿重复支付），但前题是在会计已进行销帐后；D、财务主管审核无误后签字，再报经理签字后，交由出纳付款。（2）、费用支付 A 零星报销如市内交通费，由报销人向总务提供车票后，总务先支付给报销人，于周四一起汇总报给财务主管审批，财务主管根据业务的真实性审核业务票据的合法、有效后，报经理审批，再由出纳于每周五支付；B 零星业务成本支付，由操作员按业务支付需要，提交真实、合法、有效的单据给财务主管，主管确认审批，再报经理审批后由出纳实时支付；C 业务招待费报销由业务员根据审批后的申请表连同已发生的餐费发票向财务报批，财务针对业务的审批信息对发票及申请资料进行核对确认后，提交经理审批，再由出纳于每周五付款。（3）、业务提成确认 计算公式：按季算，每季毛利（加减改单毛利）-基数（6000*3）=余额*20%-（如有未收回款项，要先扣除）再支付 路径：FMS-报表-业务员（FRANK）-查看应收款情况；A 如有厦门应收款项未回，可以先告诉业务员确认款项情况，如确实还未能催回，就先在提成中扣掉折合成的应收款人民币部分，如后有收回的，待下季度做提成时再一起支付给业务员； B 如有其他分公司毛利，应先发邮件请求分公司财务协查款项是否到账；C 以上情况查询后，再将本季度毛利情况邮件发给总部核对确认，无误后就可制作付款申请表，经本人、财务、经理签字后，交由出纳付款；（4）、差额还款（ 每半月一次） 路径：FMS-报表-选中“费用确认”-业务员（如HELEN、KIMI（向菊芳）、ANNIE、VALLEY、GARY、ZOE等）-打-客户-DEYI-应付款余额-打印出来， 然后进入“费用确认”中查“业务动态”A 根据每单查询应收款项是否全部收回，如有代理船公司，是月结，可不管，B 如有未收回的，不确认其毛利，如有全部收回的，写下毛利（前提是会计已进行系统核销工作）C 让业务员把已收回款项的DEYI制作差额付款申请，经财务、经理审批后，再上传总部领导审批后，由本分公司出纳付款D、特别事项：如应付DEYI比本单毛利更多，则应由业务员在申请单上写上原因除广州芭美外，差额还款全由厦门支付。（5）工资审核标准1、 婚假、产假：不扣基本工资，奖金按假期天数扣；2、 事假：基本工资及奖金部分，均按请假天数扣；3、 病假：基本工资及奖金部分均按请假天数*40%扣；4、 迟到：10分钟以上的，按次扣10元， 超30分钟-60分钟，1-3次扣3天基本工资； 4-5次扣5天基本工资； 6-10次扣10天基本工资 大于10次扣当月基本工资 流程：由人事根据考勤表统计出勤情况，报财务主管做工资，财务主管做完工资表后再给人事主管进行核对，无误后签字，再报送经理审批后让出纳于每月7号前发放工资。5、发票验旧 每季度应进行现场验旧一次，否则专管员会锁死，不能购票；1、 先整理发票段、发票金额、应扣换单费、应摊成本（按损益表成本上升与收入比率）可根据每月出纳开票明细整理，有例表；2、 网上验旧步骤：地税网站-发票验旧-一般验旧-查询-发票段验旧-报完后进入-一般验旧查询或修改-核对金额-核对后进入-一般验旧汇总-输入起始日期-导出Excel,改下表头后盖公章，连同存根联送专管员验旧并购票 3、非季度验旧，可只在网上验旧，