为民服务,创先争优案例20120611.doc

心系企业需求 提供优质服务办公厅为提高办公效率，建设中国石化上下一体、境内外互通的综合办公业务平台，在建设世界一流能源化工公司中发挥更大作用，办公厅与相关部门一起，自去年以来开展了办公自动化系统建设与提升工作。在“为民服务，创先争优”活动中，办公厅又以实施办公自动化系统建设与提升项目为平台，心系企业需求，提供服务支撑，全力把为企业服务落在实处。为高桥石化提供优质服务，便是办公厅在办公自动化系统建设与提升工作中为企业做好服务事例中的一例。一、急企业所急，在进度上提供支持多年来，高桥石化公文管理一直采用传统模式，即以人工方式传递纸质文件。一方面，公文流转效率较低，尤其是2011年初高桥石化适应两级管理体制要求，将部分与生产运行密切相关的处室迁至现场办公后，客观上形成了分散办公的局面，公文处理效率低下的问题更加凸显。另一方面，存在公文遗失风险。由于公文依靠人工手手相传，稍有疏忽，难免会出现公文遗失问题；尤其是近年来体制改革不断深化，机关处室人员变化大，处室兼职文书岗位多有变动，个别人员业务不熟，更是容易产生公文遗失。同时，传统纸质文件的文来文往，也消耗了大量的纸张和其他文印耗材，不符合绿色低碳的潮流。正是由于上述原因，历史上高桥石化曾两次酝酿推进公文管理系统建设，以期实现无纸化办公目标，但因各种客观因素影响，未有实质性推进。高桥石化将上述情况向办公厅反映，提出尽快实施办公自动化项目的迫切需求。考虑到高桥石化的实际情况并在再三统筹考虑的基础上，办公厅将高桥石化由推广实施的第三批企业调整为试点企业进行实施，也就是说，比第一批还要早，比原列计划实施方案在进度上大大提前，从进度上为企业提供了最大程度的支持。二、想企业所想，在功能开发上提供便利针对高桥石化实际，办公厅要求项目组服务于企业需要，对系统进行优化完善，在力所能及情况下开发部分系统功能，进一步提高系统应用水平。主要包括：结合信息化手段，简化了处理流程。企业内部充分运用信息化手段，改造传统的公文运转流程，简化相关环节。特别是纸质文件改为电子文件后，个别原有传递功能属低效环节，可以取消， 这样不仅提高了文件流转效率，也减轻了部门文书的工作量。开发了传阅功能。将公文分为“办”和“阅”两类，对于“阅件”（包括“办件”的传阅对象），可以多对象同时发送、同时处理，即便相关传阅对象不处理，公文照样可以流转至下一环节。这样，在个别人员因休假、出差等原因未能及时对公文进行处理的情况下，也不会影响公文的总体流转效率。实现了集中待办。因为系统自身原因，公文管理系统不能通过邮件系统实现待办提醒，因此对于部分人员而言，即使日常公文处理较少（有的辅助部门，甚至一周也不一定会有需要处理的公文），也要经常性地登陆系统查阅，存在工作不便捷的问题。为了使各环节有的放矢地进行公文处理，我们与项目顾问多次沟通，最终借助公司网上业务处理系统实现待办提醒。用户只需登陆网上业务处理系统，即可看到公文待办提醒。促进了移动办公。随着信息化应用的发展，公司部分领导干部习惯于移动办公，习惯于运用ipad等工具收发邮件、处理公务。为此，联系相关实施商，进行了技术开发，通过VPN接入，成功实现了在ipad上处理公文的目标。实现了人员双重身份和信息动态变更。针对个别存在的同一人员、多个角色的问题，项目组也进行了及时开发，做到了双重身份集中待办、分别处理；同时，根据人员调整情况，集中一次操作，及时动态调整其所在群组。实现了公文互换。由于公司分为行政和党委两个办公室、两套收文系统，而总部下达的公文，无论行政还是党建，都通过同一系统下达，对于单个文件，两办只要其中一个接收，另一个就无法处理。在实际操作中，由于种种原因，难免会出现收错文的现象，导致公文无法顺利流转。为此，开发了“公文互换”功能，两办文书一旦发现收文有误，即可重新提交给对方处理，避免因工作失误造成更大影响。三、解企业所困，在培训上提供帮助经过多方共同努力，高桥石化办公自动化系统如期建成，2012年1月13日，正式实现上线试运行。在上线试运行前，办公厅相关处室与石化盈科项目组的同志一道，结合总部办公自动化上线前的经验，针对高桥石化此前没有公文管理系统运行经验的实际情况，研究制定具有高桥石化特色的培训方案，开发了电子视频课程，编制了简明易懂的操作手册，便于用户学习等等。培训中，要求项目组的同志要少讲理论甚至不讲理论，要注重实际操作技能的培训，要力争手把手、一对一，让每一位接受培训的学员都能独立全流程的操作。由于培训方案针对性强，培训扎实有效，使接受培训的同志彻底打消了此前的顾虑，主动要求把原来设想的先线上与线下双轨运行、逐步过渡到线上单轨运行的方案废除，坚定了一次上线单轨运行，切断后路，在运行过程中逐步完善信心。运行效果也表明，培训效果显著。经过办公厅及相关部门、单位的努力，高桥石化办公自动化系统提前建成，初次上线即运行平稳，公文流转由原来一般需要一周左右，如遇到领导出差等情况所需时间会更长，到目前一般公文流转周期控制在3天左右，公文流转效率明显