文件控制管理程序 2012-9-8_免费下载.doc

上海泽扬制卡有限公司文件名文件控制管理程序版本号/修改码A / O文件编号ZY-MP-01页码/页数1 / 41目的对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保各相关场所使用适用的现行有效版本。2适用范围适用于对本公司所有管理体系文件的控制。3职责3.1 总经理负责质量手册和管理程序文件及技术文件的批准。3.2 管理者代表负责质量手册和管理程序文件的审核。3.3 人事主管负责组织编制公司行政管理文件。 3.4 质量主管负责组织编制质量手册、质量管理程序文件、受控文件清单、对外来文件的管理并及时更新，并负责各类体系文件的日常归口管理。3.5 设计主管负责编制设计文件；工艺主管负责编制工艺文件，质量主管负责编制检验文件，文件的审核由部门经理或指定的人员进行。4工作程序4.1文件编制4.1.1质量手册（一级文件）由质量主管负责组织编制。4.1.2管理程序文件（二级文件）由各主办职能部门主管负责组织编制。4.1.3技术文件（三级文件）由质量部经理负责组织编制。4.2 文件评审 4.2.1质量部经理应至少半年组织一次文件评审，三年为一个周期确保文件全部进行一次评审。 4.2.2当出现以下问题时，必需对相关文件及时进行评审。 A：文件换版时；B：当工艺出现重大变更时；C：当产品出现严重缺陷时；D：当客户有重大质量投诉时。4.2.3文件的评审，由质量部经理负责主持，参与者由其定。4.3文件批准 4.3.1质量手册由总经理负责批准。 4.3.2管理程序文件由总经理负责批准。 4.3.3技术文件由质量部经理或由其指定的专业技术人员批准。编制审核批准日期日期日期文件名文件控制管理程序版本号/修改码A / O文件编号ZY-MP-01页码/页数2 / 44.4文件编号 4.4.1质量主管收到经批准的文件，按本文件规定进行文件编号，同时登录在受控文件清单内。 4.4.2文件编号规则。a) ZYMSXX 流水号 质量手册代码 公司名称b) ZYMPXX 流水号 管理程序文件代码 公司名称c) ZYQPXXXX 流水号 主办部门代码 三层文件代码 公司名称d) 记录格式表单编号文件编号+2位小写自然数表单流水号4.4.3外来文件编制外来文件受控清单，外来文件编号延用外来文件编号+年份号。4.5文件发放 4.5.1质量主管将已编号文件，且经批准的原件进行存档并登记，同时按文件的分发需求数量进行复印，并在复印件上加盖“受控文件”章。 4.5.2质量主管将分发号写到已加盖“受控文件”章的文件分发号栏目内。 4.5.3质量主管将需要下发的文件登记到文件发放/回收记录表内，下发至相关使用部门，并应签署。 4.5.4部门代码及文件分发范围及其编号见附表1-14.6文件使用 4.6.1文件保管人需要对文件进行妥善保管。4.7文件更改 4.7.1文件的更改按原程序进行。 4.7.2文件更改后变动内容较多时版本号需进行升级。 4.7.3文件的初始版本为A，文件升级后版本依次升级为B、C。4.7.4文件页码的初始修改码为0，文件升级后修改码依次升级为1、2。4.7.5文件更改需要记录在受控文件清单内。 4.8文件回收 文件回收由质量主管负责，按原发放清单逐一收回并签署记录于文件发放/回收记录表。文件名文件控制管理程序版本号/修改码A / O文件编号ZY-MP-01页码/页数3/ 44.9文件保存4.9.1所有电子文档至少应有一份备份，电子文档应保存一份在电脑或服务器上，以免丢失。4.9.2书面文件保留原版文件存放在质量主管处。 4.9.3任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁，避免发生潮湿、虫蛀等问题。 4.9.4 文件的借阅、复制 借阅、复制文件者应填写文件借阅、复制记录，按规定权限审批后由质量主管借阅、复制文件。复制的受控文件必须由质量主管登记编号，并加盖“受控文件”章。4.10文件作废与销毁4.10.1作废的管理文件由管理者代表确定保留权限，作废确技术文件由质量部经理确定保留权限。4.10.2作废保留文件由质量管理主管，在其原稿上加盖“作废保留”印章，作废保留原稿文件，存放在质量主管处，其余副本作废文件，由质量主管回收，并填写文件更改/废止申请单，经由原文件批准者批准后，由两人作统一销毁处理。4.11外来文件4.11.1技术质量经理负责组织收集并确认公司适用法律、法规、强制性执行标准与其它要求的最新版本，文件统一编目（以年份号识别），加盖“外来文件确认”印章，并分发到相关部门。原稿保存在质量主管处。4.11.2由质量主管负责编制外来文件受控清单，并负责随时更新，确保其有效性。5 相关文件记录管理程序6记录6.1 受控文件清单6.2 外来文件受控清单6.3 文件发放/回收记录表6.4 文件借阅、复制记录6.5 文件更改/废止申请单文件名文件控制管理程序版本号/修改码A / O