固定资产实物管理办法.doc

陕西延长石油油田化学科技有限责任公司固定资产实物管理办法第一章 总则为了建立公司规范的固定资产管理体系，充分发挥固定资产的使用价值，保持固定资产的完好，更有效地服务于公司的经营、管理活动，特制定本制度。第一条范围本制度所指固定资产包括房屋及建筑物、办公设备、机械设备、运输设备、仪器仪表、工具器具等。第二条根据固定资产管理的相关规定，符合下列条件的财产为固定资产：（一）一般设备单位价值在2000元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。（二） 单位价值虽不足上述标准，但耐用期在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。(不具备上述条件之一的实物资产均确定为低值易耗品) 第三条管理责任综合部负责固定资产的实物购买、盘点、维修等管理，财务部负责固定资产的价值核算；各使用部门负责所使用实物的保管，各使用责任人负责日常的使用管理。第四条管理内容本制度包括：固定资产的计划预算、请购、购置，具体实物的控制管理，建立固定资产账目，固定资产的相关记录，固定资产的交接、使用、维修、定期盘点，固定资产的报损、报废、变卖；以及定期报告有关固定资产状况，以便决策层做出有关未来资金支出，资金合理配置的决策。第二章 固定资产的分类、编号、建帐第五条凡是满足固定资产条件的资产必须划分归类、统一管理。分类如下：A类：房屋和建筑物B类：设备类(1)通讯设备：传真机、电话交换机(小总机)等。(2)办公设备：计算机(台式、便携式)、打印机(激光、喷墨、点针式)、复印机、投影仪、照相机、摄像机、电视机、影碟机、音响等。(3)建筑物附属设备：楼宇内设电梯、中央空调、发电机组等。(4)运输设备：轿车、越野车、面包车、客车、卡车及各类专用车等。(5)其它设备。C类：仪器仪表D类：办公家具：办公桌椅、会议桌、沙发、饮水机等F类：其它第六条固定资产的编号、建卡与标签（一） 每一固定资产均须有其对应的编号，该编号是鉴别每一项资产的系列编号，即其识别名。凡办理固定资产手续的各种设备,均需根据固定资产交接凭证,按照以部门为单位进行编号。进行设备统一编号,以便日后清查与校对。（二）每台设备在进行统一编号后,由固定资产管理员负责填写固定资产卡片，固定资产卡片应按部门建立分册。固定资产卡片见附表1。（三）在固定资产上应永久地贴上其识别标签(建筑物及一些难于贴签的资产除外)，标签须固定在商标附近的明显处,标签记载的内容包括：名称、型号、编号、使用责任人。（四）编号原则：易于识别，归类明确，便于科学控制。（五）贴签：在不易损伤、剥落的位置贴签，同类固定资产的贴签位置应统一。固定资产编号总表见附表2。第七条固定资产的实物帐目 （一）综合部负责建立固定资产实物管理帐目及固定资产数据库。（二）固定资产数据库中记载固定资产所有详细情况的记录及完整说明，并应及时增补新的变更信息。（1）固定资产数据库包括以下内容：a.名称、编号、规格、型号、品牌、制造厂家、置放地点、使用部门、责任人、使用状态；b.单价、总值、币种；c.购买日、投入使用日、预计使用年限、保修期；d.主件与附件及其变更、大修记录、转移记录、调拨记录、停用记录、清理后报废记录；e.计算机类基本配置、增加和变更配置的记录；f.报损变卖日及变卖盈亏；g.其它相关记录；h.以上内容变更后的修正记录。（2）固定资产的实物帐目管理：a.固定资产购回后，固定资产管理员应首先进行登记，填写固定资产明细表，包括固定资产的购入时间、名称、型号、单位、数量、价格等。领用后，做领用部门、领用人等有关内容的登记并登记固定资产总帐。b.固定资产领用后，由领用部门在部门使用固定资产登记表(见附表3)、固定资产个人使用登记表(见附表4)中做相应登记，将固定资产个人使用登记表原件报综合部固定资产管理员处保管，若有变更应及时更改记录并通知固定资产管理员更改备案记录。（三）综合部每年至少进行一次盘点清查，要做到三清(数量清、价值清、用途清)、三相符(帐帐相符、帐卡相符、帐实相符)。（四）如发现帐务不清和帐外设备的问题，应及时纠正，对重大问题追究责任，严肃处理，以利于吸取教训改进管理。第三章 固定资产的计划预算、请购、采购、验收第八条为了充分发挥固定资产的使用价值，有效地减少采购成本，更好地服务于公司的经营、管理，固定资产采购实行预算控制制度。（一）每年年底由公司各使用部门编写下年度固定资产计划预算表(见附表5 )，报综合部固定资产管理员处。固定资产管理员根据现有的设备数据库中有关设备的现状和公司年度经营计划和工作计划，编制公司年度固定资产采购计划预算，报主管领导及总经理审批。审批后确定的计划预算即为年度固定资产管理控制依据。（二）预算内的采购由固定资产管理员控制，预算外的采购由申请部门提请主管领导及总经理审批。（三）固定资产计划预算半年调整一次，在总额控制的前提下，由固定资产管理员协调各部门在7月份进行一次计划预算的调整。第九条固定资产的请购固定资产请购必须满足以下购置原因之一:(一)为扩大经营规模，追加投资；(二)更新设备；(三)提高工作效率；(四)降低成本，增加效益；(五)保持技术领先地位；(六)用于研究和开发；(七)便于管理和控制；(八)政府指令性计划要求，如环境保护要求等。第十条固定资产请购及报废流程程如下：固定资产请购流程 固定资产报废流程申请人填写固资报废单责任人意见部门经理意见综合部意见主管领导审核总经理意见综合部存档、执行；报财务部做相应处理综合部存档、执行申请部门填固定资产请购单综合部核实主管领导审核总经理批准注:固定资产请购表见附表6。第十条统一配置或大批量需求的固定资产由固定资产管理员填写固定资产请购表，部门经理签明意见，交主管领导、总经理签批后返回综合办公室，同意购买则尽快办理采购事宜。第十一条固定资产的采购固定资产均由综合部统一采购。（一）购买时应选择正规的生产厂家或有信誉的销售商。（二）购买前必须先寻价，应当至少有三家或三家以上供货商的报价。（三）在报价的基础上选择性能价格比最优的方案。（四）选型购置新设备要选择节能型和符合环保要求的设备。（五）方案选定后由综合部经理签批明确意见，与相关资料一并存档。（六）购买大批量及30或50万元以上固定资产时必须要有经济技术论证报告，报告要从预购设备的技术先进性、可靠性、可维修性、经济性等方面进行全面的分析论证。随后进行多方寻价，必要时可采用招标的形式。（七）固定资产管理员购买，专业性强的设备可由请购部门协助采购。（八）采购期最长不能超过两周(特殊情况除外)。第十二条综合部办理固定资产采购程序： 固定资产管理员进行市场调研，列明报价、商品性能介绍及谈定的成交价。 固定资产管理员办理请购审批手续 固定资产管理员填写借款申请单固定资产管理员将借款申请单(附请购表、采购调研报告)交主管领导审核后签批固定资产管理员办理采购事宜 第十三条受赠及捐赠处理（一）受赠：固定资产因其它企事业单位拨入或捐赠而取得的：（1）捐赠方提供了有关凭据的，按凭据上标明的金额加上应支付的相关税费，作为入帐价值。（2）捐赠方没有提供有关凭据的，以同类资产市场价格或由财务部门会同相关部门估价入帐，其中接受固定资产所发生的费用记入固定资产价值。（二）捐赠：赠出的固定资产在数据库中应做详细说明,综合办公室做相应账目。（三）受赠及捐赠固定资产的实物由综合部统一调配。（四）固定资产如发生外借，出租，出售，捐赠等，必须由综合部事先经副总经理批准，报财务备案或核销。第十四条固定资产的验收（一）所有购置的固定资产都必须由相关部门办理验收手续。（二）固定资产一般不入库，到货后由固定资产管理员组织有关部门人员验收。首先应对包装箱及设备的外观情况进行查看，若外观或部件有明显损坏时，要及时与厂家联系处理，并说明情况，严重的可要求厂家尽快来解决。验收后，请购部门直接在固定资产管理员处办理领用手续。（三）验收时，固定资产管理员将发票及其它有效单据同实物进行核验(若有订货单也应对照核验)，并请有关部门的技术人员检验规格、质量等技术参数，确认名称、规格、型号、数量、质量等无误后，方可接收。（四）固定资产管理员持验收单、有效票据、审批后的请购表到财务部办理报销手续。 第四章 固定资产的领用、使用、异动、保养、维修第十五条固定资产的领用：请购部门在固定资产管理员处填写固定资产使用申请表(见附表7)，办理领用手续,配发给确定的责任人,并及时将箱内相关技术文件及保修单、固定资产个人使用登记表一并报综合部保管；固定资产管理员应及时给固定资产编号、贴签、建档、录入数据库。请购部门人员须做相应记录。第十六条固定资产的使用（一）固定资产使用原则：有效利用、充分使用、爱护珍惜、定时保养、定期检查、损坏赔偿。（二）固定资产的管理人员:负责一切与本部门固定资产相关的事宜并做好相关记录；使用人为固定资产直接责任人,责任人应严格按照使用说明和要求操作并负责设备的日常保养，由于管理不善造成的设备损坏和丢失，使用责任人应负主要责任，管理人员负连带责任。（三）固定资产管理人员应定期检查固定资产使用、运行及各部门、使用责任人的日常管理情况，发现问题及时解决，必要时可上报处罚意见。（四）固定资产设备类在使用到一定期限或限定的使用量时，应及时更换设备易损件，以延长整机使用寿命。（五）到期或因故障需更换零部件时，固定资产管理人员应提出明确意见报综合部经理批准，尽快维修、换件并在固定资产数据库中及时添加记录。第十七固定资产的异动（一）固定资产的异动：指所有在公司内部部门之间、办公处所之间的固定资产转移。（二）由公司决定固定资产需做内部异动，或依据实际情况或业务需要进行固定资产的内部转移,更换责任人时,固定资产管理人员填写固定资产异动表,转移双方责任人、相关部门人员签字确认，交固定资产管理员处存档。并及时通知财务部，会同更正有关备案资料，保证帐、物一致。固定资产异动表见附表8。（三）办理完异动后,固定资产管理员应及时更换标签、更改数据库中记录，调整固定资产个人使用登记表，使用部门在部门和个人财产使用登记表中做相应记录。第十八设备的调拨、封存和闲置闲置设备是指在单位固定资产中，连续停用一年以上，或新购进单位两年以上不能投产或变更计划后不用，但仍有使用价值的设备。它在一定时期内不仅不能为单位创造价值，而且占用生产场地，消耗维护费用，因此，对闲置设备应及时调剂利用或处理。（一）设备封存，设备停用半年及以上应进行封存，并按规定办理封存手续；封存要有明显的标志。设备封存前要进行一次全面维护，固定资产管理员收存保管，并定期检查和维护保养。所有封存设备都要达到完好设备要求，并列入设备检查范围。（二）闲置设备调拨由固定资产管理员报综合部批准后办理，调出、调入双方部门在部门使用固定资产登记表中做相应变更记录。（三）调拨设备的同时，所有附件、专用备件、图纸、档案等资料应一并移交给调入单位；设备有偿调拨，价格以按质论价为原则，以同类设备的现行价格为依据。由调拨双方协商定价，一般不低于设备的净值，不高与同类设备现行价格。闲置设备的有偿转让，必须经银行结算，禁止现金交易。报废设备的档案材料中有价值的部分要转给固定资产管理员保存。（四）调剂、出售闲置设备的变价收入，必须用于设备更新和技术改造，不得挪用。第十九条固定资产的定期保养、维修（一）固定资产的使用责任人负责日常保养，管理人员应做好日常检查与监督工作，保修期内主动向维修单位联系保养、维护等事宜，并将有关内容记入固定资产数据库。（二）如遇大修，由责任人填写固定资产维修单(见附表9),注明损坏问题,网络设备须经专业人员确认,外出维修的，须综合部经理批准,责任人将设备送往固定资产管理员处，固定资产管理员联系维修，修好后通知领用，并做相关记录，维修期限以不影响业务使用为原则。第五章 固定资产的折旧、报损或变卖第二十条固定资产的折旧方法：平均年限折旧法，折旧的有关设备原始数据(包括设备型号、金额、数量、采购时间等)以采购合同、发票为准。第二十条固定资产的报损或变卖（一）设备报废的条件：凡具有下列条件之一的设备，可申请报废（1）超过使用年限，主要结构陈旧，精度、效率低，并且不能改装利用又无修复价值的；（2）不能迁移的设备，必须拆毁的；（3）绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值的；（4）因事故或其他灾害，使设备严重损坏而无修理、改装价值的；（5）耗能高而又不能转外租赁,创造价值的。（二）设备的报废：（1）由设备使用部门申请，在综合部会同有关部门试机验收前，必须保证此设备所有设施备件的完整和清洁，专业人员鉴定；确已不能再使用的综合部收回，其未提完的折旧由公司承担并由申请部门设备使用责任人填写固定资产报损表(见附表10)。经审批后，做报损、报废或变卖处理。（2）变卖定价：由专业人员会同财务部有关人员、固定资产管理员结合设备可用部件、组件的可用程度及现市场价确定其可变现价格，经综合部、主管领导、总经理审批后，做变卖处理。（3）销账：固定资产管理员应及时将报损或变卖设备的有关信息记录数据库并在实物账中注销。变卖后收回的残值，用于设备的更新改造。第二十一条固定资产保险固定资产应按照国家有关部门的相关规定办理保险。建筑物、中央空调、电梯、汽车等必须参加保险。有关保险事宜由综合部提出方案，报总经理批准，综合部会同财务部有关人员办理有关投保事宜。第二十二条固定资产实物盘点（一）固定资产实物盘点（1）随着公司业务和经营活动的增长，固定资产将发生或增加、或减少、或转移、或损坏、或丢失等变化，通过固定资产的实物盘点，可保证固定资产记录的准确可靠，以适应公司内部管理或外部审计的需要。（2）公司应定期对固定资产进行实物盘点，通常在每个会计年度末进行，由主管领导负责组织,综合部和财务部相关人员0组成专项小组进行，每个部门给予配合。（3）财务部对固定资产价值及使用年限等事项负责,综合部负责固定资产实物量、使用状况和实物管理,各部门负责固定资产数量、放置地点及具体保管。（4）盘点小组应比较、分析盘点的结果，作出调查报告，明确说明：盘亏、盘盈情况及原因，固定资产使用状态、是否亏缺、损坏，如何防止及管理建议、重新估价固定资产价值、固定资产清单等，及其它应说明的情况。盘点时，对于盘盈的固定资产按重置完全价值记帐。（5）盘点小组对盘点情况总结后形成盘点报告。第二十三条 其它（一）固定资产管理人员应存档的有关文件：（1）固定资产的定货单、寻价情况及供货方的报价、有关招标资料；（2）固定资产卡片、个人使用登记表、使用申请表、维修单、固定资产报废表；（3）报损、报废、变卖计划及处理结果；（4）固定资产盘点、调查报告；（5）办理固定资产保险的有关文件资料;（6）其它应存档的记录、文件及资料。（二）未列入本制度的固定资产，可参照有关内容执行。附表1: 固定资产卡片资 产 编 号存 放 地 点生 产 单 位生 产 编 号生 产 日 期年 月 日使 用 日 期年 月 日使 用 年 限年原 值(元)年 折 旧 率 %残 值(元)设备名称: 型号: 编号:固定资产卡片配 件 附 机大修次数及年月记事栏附表2 固定资产编号总表总类明细分类扩展序列编号一级明细二级明细三级明细A类:房屋和建筑物B类：设备类通讯设备手 机SJ-01(简(S)-01)电话、交换机D JH-01(H)传真机CZJ-01(C) 办公设备计算机台式机DNTS-001(J)便携式DNBX-01(B)打印机激光DYJG-01(D)彩色喷墨DYCP-01点针式DYDZ-01摄像机SXBX-01(X)运输设备汽车QC-01(Q)建 筑 物附属设备电梯中央空调发电机其它C类:仪器.仪表D类：办公家具桌子会议桌HYZ-01(Y)办公桌BGZ-001(G)沙发SF-01(F)F类:其它说明: 贴在实物上的标识签编号使用简称扩展序列编号。附表3 部门使用固定资产汇总表部门： 名