煤矿材料物资管理办法.doc

材料物资管理办法 为了规范公司对材料物资的管理，逐步理顺和建立材料物资出入库管理制度，切实做好物资管理，提高企业管理水平，增加经济效益，防止材料物资等流动资产的损失，现对材料物资的采购、领用或调拨、出入库管理作以下规定。 一、材料物资的分类：公司的材料物资实行分类管理，可大致分为A、B、C三大类，A类为直接用于井下生产的大宗物资，该类物资具有日常经营所需、价值高、耗用量大等特点，如坑木、液压支护、钢材等。B类为直接用于生产，计入制造费用的电缆、水管、检测仪器仪表等，C类为低值易耗品等金额较小，如螺栓、螺帽、灯泡等零星的材料物资。 二、材料物资的采购：A、B两类材料物资实行招投标制，材料采购必须做到事先有计划，事中有控制。事先有计划是指，应根据生产需要和采购成本，由使用单位上报相关部门采购，应处理好降低采购成本和降低库存积压资金之间的关系，努力实现效益最大化。对于供过于求的物资和就近市场能采购到的物资，尽可能实现零库存管理。具体做法：使用单位根据公司下达的生产经营计划提出物资采购计划书，物资采购计划书包含材料物资名称、数量、用途、质量要求等，填写好计划书后，按审批程序报经部门、分管领导和公司领导审批后，由分管物资采购部门负责采购。事中有控制指：生产经营过程中，做好材料物资的收发领用工作，领用材料时要注明用途，数量，金额和领用人签名。对用后剩余材料要及时办理退库手续。对材料物资的消耗可按月进行对比分析，找出非正常材料消耗原因，不断降低成本，提高生产效益。 三、材料物资的入库：公司根据生产管理需要设置材料仓库，专设材料计划员和仓库管理人员。计划员由采购部统一领导，计划员设两名，根据每月材料需求负责拟订采购合同，办理材料入库手续，计划员负责材料单价及金额的填写，物资采购合同签定后，计划员按合同约定的付款方式填写付款审批单，到财务部门办理付款手续，物资到库后原则上发票要同时到达，对于材料已到发票未到的物资，计划员要根据物资的价格办理暂估入库，等发票到达时要用负数冲回，根据发票补办正常的入库手续。计划员要确实履行职责，每月材料入库后及时把发票送到财务部，对取得的增值税专用发票，要检查发票项目是否齐全，发票与物资是否相符，若填写错误要及时通知供应商重开。库管员根据物资专用发票，与材料采购计划核对，主要核实数量、规格型号等是否相符，准确无误后才能按材料明细开具入库单一式三联（存根联，财务联，仓库联）。计划员在材料办理完入库手续后将专用发票（财务联）和入库单（财务联）送交财会部门，财会部门根据审核无误后的购货凭证，作为付款依据。支付材料款时，将审批后的材料采购计划书交财务领导签字后，方能支付货款。仓管员按月将本月采购的物资，根据入库单（仓库联）分类（A,B,C三类)登记材料入库台帐，并做到帐实相符，帐帐相符（财务与仓库）。 三、材料物资的出库：各耗用部门领用材料时，仓管员应严格按材料的规格品种、数量、用途填制出库单一式四联（存根联，财务联，仓库联，领用单位联），领料人在领料单上签字认可。如未用完的材料应及时办理退库手续，即仓管员按退回材料的规格品种、数量、用途填写红字出库单，视同材料入库，退料人和仓管员在退料单上签字认可。月末（当月28号）仓管员将出库单（财务联）分类汇总后交财务部门作材料出库依据，并将A,B两类当月入库的材料物资交到财务部门。同时由仓管员分类（A,B,C三类)登记材料出库台帐，结出本月材料入库、出库、期末材料结存数。同时将本月出入库单（仓库联）分类做出清单，装订后交财务部门核对财务帐和仓库帐是否相符。各月仓管员按月自检自查帐实是否相符，并配合财务部门等相关部门做好材料物资清查核对工作。公司原则上不对外调拨材料，对于确需在本公司调拨的材料，应由公司总经理签字审批后，计划员应按材料入库价格加上17%税额换算成含税价格，再加上5%的管理费后确定调拨价 ，把材料调拨单交给财务部门，财务部凭调拨单开具发票给对方单位。 四、材料物资盘点制度：每季度对材料物资进行清查盘点，盘盈、盘亏的存货要及时查明原因，分清责任，按规定程序上报处理。盘亏、毁损、腐烂变质的存货，价值在1万元（含1万元）以内的由管理部门提出报告，说明原因，由财务和相关部门核实，经分管领导、总经理审批后进行处理；价值3万元以上的由管理部门提出报告，说明原因，由财务和有关部门核实，经分管领导、总经理核批后，报董事长审批处理；一次性处理5万元以上的报董事会批准处理