浅析现代企业采购理念的转型.doc

浅析现代企业采购理念的转型企业从传统的采购方式向信息化采购发展摘要:随着市场竞争的日趋加剧，越来越多的企业开始重视采购成本的降低，因此，作为行使企业采购职能的部门，采购部在企业中倍受重视的同时，也倍增了压力。采购部门不再只是企业生产的服务部门，而已经成为了提升企业供应体系竞争力的战略部门。 关键词：采购理念；传统采购；信息化采购 引言：随着经济的发展和国际贸易的日渐频繁，我国企业的采购方式也在迅速向多元化方向发展，目前最明显的趋势就是全球化采购与本土化采购相结合。由于经济的全球化，使企业在一个快速变化的新世界和新经济秩序中生存与发展，这就使得企业面临一个新的难题：跨国家，跨地区的全球化采购，如何才能在最短的时间内完成最有效的采购计划？这就必须借助资源共享，建立企业信息化采购平台。信息化采购比一般的电子商务在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且有效利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力 一、我国传统企业采购存在的问题 采购是任何生产活动与任何消费活动的先导，采购的运作水平与成本的高低，对企业生产过程与生产成本都会产生重大影响。企业采购是现今市场经济下一种最主要、最主流的采购。企业的采购不仅采购数量大，采购市场范围宽，而且对采购活动要求特别严格。 作为一个从计划经济体制走向市场经济体制的转型国家，由于计划经济体制遗留的问题，我国企业在采购的专业知识方面比较缺乏，企业信息化采购发展水平较低，传统企业采购成本高居不下，采购过程消耗过多人力、物力，难以满足现代企业运营和发展的需要。(1)传统企业采购中供应商数量有限和相对固定，甚至有时企业采购还要依赖供应商。(2)传统询价采购方式不仅需要企业采购部门耗费大量时间和精力与供应商进行沟通、谈判，而且谈判过程中竞争的压力靠买方转达，卖主间并无直接竞争，难以形成有效的降价压力。(3)在招标采购中，卖方的定价心理是“在低价中标的同时争取价格最高”，在只有一次出价机会的投标过程中必然导致侥幸取胜的行为，从而使降价(4)、无法实现异地办公，原始计划、信息传递仍需手工完成。相关管理和业务人员出差频繁,消耗过多时间成本和人力成本，同时造成对市场的反应速度缓慢，很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市场行情。(5)重复劳动，信息利用率低。采购合同、收料信息、发料信息等不能进行信息的同步共享和利用，造成各个环节都需要重新完成业务处理，无效的和重复的劳动较多，买方无法有效地分析供应商的成本区间。(6)无法实现对采购业务实施全面动态监控。传统企业采购过程诸多环节需要通过人为因素来确定，这种“面对面”方式，容易产生卖方价格同盟、买卖双方人为的权力或利益干扰等因素，使得降价空间缩小，交易过程透明度不高，导致不必要的资源流失。(7)供应商管理薄弱。采购行为已成为企业的重大战略，我国企业传统采购方式中，没有合理的评估体系，对供应商的服务、价格、交货、质量等数据无法充分利用，不能与关键供应商之间达成更深层的合作关系，缺乏对主要供应商的管理能力，当供应商流失或变更时不能主动应变。 原有采购系统只能完成基本业务处理，无法对索取信息进行深度分析和处理，对采购部的效益和绩效不能进行有效考评。可以看出，要建立一套科学合理的采购管理流程、打造整体的采购管理系统已经成为非常迫切的需求。二、现代企业已逐步建设信息化采购系统 企业信息化绝不是简单地模拟手工管理，它是一个系统工程，是要把企业的产、供、销、人、财、物各个生产经营管理环节结合成一个有机的整体。所以企业应该在建立系统的同时引进先进的管理思想和模式，这样才能使企业管理水平在本质上有所提高。 随着市场经济飞速发展，引进先进的管理思想和理念进行业务流程重组，建立集成、快速、高效的采购管理系统已成为采购信息化的重要工作，成功应用管理系统将为企业的内部管理、采购决策带来了很多变化。主要表现在：1、企业与企业间采购活动无空间和时间限制，真正实现信息化的商务模式，实现网上办公。所有采购流程，全面实现网上办公和网上审核，方便信息共享与应用，有效提高了工作效率和信息传递的准确性与实时性，为管理者提供了很好的决策支持。公开、透明、科学的采购流程，更使管理人员能够掌控业务执行人员的工作效率，有效督促考核业务的执行情况，使事后审查变为事前监督，对采购过程做到有据可查，有据可依。2、科学、有效的采购管理流程，能实现零库存管理，大大降低库存储备资金的占用。采购新模式将协助企业整理采购工作思路，减少由于业务流程定义不清晰造成的重复、拖延和错误，提供科学的采购流程，进而规范采购部门的基础管理和运作方式，使信息的录入和对数据的管理均采用电子化；建立完善的“零库存”管理体系，可以有效的降低库存资金占用，提高用户需求响应效率和服务水平，做到保证供应、物资库存合理储备、降低储备资金占用。3、建立业务分析，出据有价值信息数据。通过业务分析能够实现对物料采购的执行过程进行动态监控，实现对已完成采购业务的绩效评估；通过业务数据分析不断实现组织机构的优化和重组，实现企业采购过程的持续绩效改进。依据准确、有效的数据统计可以得出极具价值的分析结果，从而提供对采购决策的支持。例如：采购成本降低分析、采购成本差异分析、采购价格与采购比例对照分析等。4、提高工作绩效。通过系统实施和多种采购方式的实施来优化采购流程。如框架采购、竞价采购、电子采购、网上采购等来降低采购管理成本，降低采购物资价格，提高工作效率，缩短采购周期，简化了传统的采购过程，更使繁杂的订单管理、合同管理变得轻松简单，使企业的采购环节井然有序，与供应商的交流更加多样化，提高采购效率与效益。 可见，企业的信息化建设为采购管理带来了质的飞跃，在企业的实际应用中已取得了显著成效，持续加强信息化的应用范围和应用深度，利用信息化来不断深化管理，不断提高业务管理能力和专业化的能力、提高公司的核心竞争力已经成为所有人坚定不移的共识，建立高度集成、高效协作、快速响应的采购运行体系，实现科学、规范、专业的管理是企业领导人和各级人员的最终目标。三、企业信息化采购的发展优势 在商品短缺的状态下，为了保证生产，必然形成为库存而采购，但在如今供大于求的状态下，为订单而采购则成了一条铁的规律。在市场经济条件下，大库存是企业的万恶之源，零库存或少库存成了企业的必然选择。信息化系统解决的不仅是工作量的问题，而且带来了一种新的采购管理模式，信息化采购让很多不必要的环节省略，让采购工作更加简单有效。在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。 第一，缩短了采购周期，节约了大量的采购成本。采购方企业通过信息化采购交易平台进行竞价采购，可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式，大大地缩短了采购周期。通过电子采购交易平台进行竞价采购，可以使竞争更完全、更充分，从而使采购方企业获得更为合理并且低廉的价格，从而大大节省了企业的采购开支。 第二，增加了有效供应商。信息化采购不是万能药，它改变不了企业的资金状况，改变不了市场的供需关系，改变不了供应商的供货质量和交货状况。然而使用采购信息化系统，能够帮助您提供企业采购状况的准确数据，对供应商的表现了如指掌，对关键品种的价格变化随时监控，通过信息化采购交易平台的专业数据库的帮助，可以跳出地域、行业的限制，找到更多、更合适的供应商；进一步丰富了采购方企业的供应商资源和情报，更进一步了解相关物资和产品的市场供求情况；并在此基础上，可以根据供应商的资信，整合供应商资源。这些都使市场供求关系更加明了。信息化采购的另外一个优势是信息共享。不同企业，包括各个供应商都可以共享信息，不但可以了解当时采购、竞标的详细信息，还可以查询以往交易活动的记录，这些记录包括中标、交货、履约等情况，帮助买方全面了解供应商，帮助卖方更清楚地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失，积累经验。这使供求双方之间的信息更加透明。 利用网络技术，通过一个公共的交易信息平台，采购、竞标变得前所未有的快速、高效和公平。一般性的采购，小到日常用品，大到机电设备，参与的采购者从政府、军队到企业，通过一个交易平台，拉近了空间的距离，缩短了竞标谈判的时间，而这样的效率在传统采购中是不可想象的。同时更节省了大量的人力和采购所需的大量间接资金投入。也避免了在有人直接参与的采购与竞标中难以完全杜绝的不公正性。企业可以把更多的精力放在产品的技术含量及品质上。 四、发展实施企业信息化采购的对策建议 企业实施信息化采购是毋庸置疑的发展趋势，然而实施的过程却不可能一帆风顺，因此实施信息化采购需要很强的执行力。在过去我们的工作经验中，验证这个道理的例子屡见不鲜。因此，实施企业信息化采购，首先，要转变观念，提高认识。作为采购商的企业，应该把供应商和自身企业看成是为了自身利益及共同利益并肩作战的合作伙伴，在互惠互利的前提下开展合作，对彼此产生较大的信任感并能将合作关系长时间维持下去。 在国内推广信息化采购概念的最大障碍是认识问题。信息化采购在国外已发展得相当成熟，而且被普遍认可，但在我国还是一个不为广大企业所认识、认可的新生事物。信息化的推进是改变人们旧有办公习惯和流程的一个过程，是个非常艰难并痛苦的过程。一个企业在多年经营的过程中已经形成了一套完整、流畅的采购流程，突然之间给他们灌输一个新的概念，并要打破企业运转的惯性，员工也要适应新的工作方式，其难度可想而知。因此，只有转变观念，提高认识，特别是企业高层管理层要达成共识，决策者大力支持，才能排除各种内外的阻力，促使企业实现信息化采购。 其次，国家要鼓励和支持与信息化采购相关的信息技术及相关设备的研究开发活动，加大资金投入，在政策上给予支持。鼓励企业进行采购信息系统建设，引入各种先进的采购管理软件，扶持上下游企业之间信息交流和信息共享的网络建设和管理创新。要采用专业交易平台，依靠专业的技术力量为企业搭建网络系统。所谓专业交易平台，除了必须能够实现网上交易、竞价、谈判外，还要对企业的采购和电子商务具备专业管理能力，并能切实协助客户通过管理和技术评估来成功有效地实现信息化采购。采购流程的信息化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程，这个过程中，摒弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素。在这方面的工作，企业也可以依靠第三方平台，以最少的投入，能够尽快地转变采购方式。 再次，大力实施采购人才战略。信息化采购涉及到市场供求分析、供应商选择、采购运作、库存控制、采购成本核算、采购管理、采购谈判等等，采购员必须具备企业的采购和电子商务具备专业管理能力。国际采购联盟把很大一部分精力用在采购人才的培养上，专门设置了“采购能力证书”。世界贸易组织下设的