论内部控制制度在房地产企业成本控制方面的应用.doc

论内部控制制度在房地产企业成本控制方面的应用【摘要】一般来讲,房地产企业提高经济效益的措施有两种:一是扩大生产,增加收入;二是降低成本费用。事实上,企业扩大生产的能力总是有限的,而通过科学的管理和有效的企业内部控制,降低成本费用却是大有可为的。 【关键词】内部控制制度 房地产 成本控制 一、内部控制制度介绍 1、内部控制制度的涵义 内部控制制度是以一个企业经营为总体,由企业各种经营管理规章制度、岗位责任制度、管理报告制度、内部审计与电子监控制度和各种经管管理组织机构组成的一套完整的管理机制。 2、内部控制制度的基本准则 企业内部控制制度的基本准则包括:其一,企业的一切经营活动、财务活动与管理活动都必须严格按照规定的原则、程序、方法、制度的要求进行。其二,企业的一切经营活动、财务活动与管理活动都必须取得经济效益与效果,达到高效化。其三,企业的一切经营活动、财务活动与管理活动都必须明确分工,有专人负责经办和管理,防止责任扩散。其四,企业员工必须廉洁奉公,忠于职守,接受管理和指导,严守纪律,不发生舞弊行为。 3、内部控制制度的内容 (1)组织结构控制 一个企业的组织结构是提供其运营的计划编制、指挥和控制的总体框架,它通常涉及报告关系、组织内各部门的职能和主要职务的权力、责任、限制因素。组织结构的有效性取决于它如何更好地充当指挥和控制活动的框架。 企业在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相分离的原则,即如果一项职务由一个人或一个部门担任,既可能弄虚作假,又能够自己掩盖其舞弊行为,应该把这项职务划分为不同的环节,每一个环节均由相对独立的人员或部门实施。 (2)授权批准控制 授权批准控制指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行,否则就无权审批。 授权标准的形式通常有一般授权和特别授权之分。一般授权是办理常规性的经济业务的权力、条件和有关责任者作出的规定。特别授权是指对基本授权范围内的某一特定经济事务的授权或某项特殊业务、创新业务临时性授权。 内部控制要求:首先,要明确一般授权与特定授权的界限和责任;其次,要明确每类经济业务的授权批准程序;再次,要建立必要的检查制度,以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。 (3)会计记录控制 通过会计的记录,不仅可以对资本的运动进行详细与具体地描述与量化,还可以对数据进行分类、汇总及加工,使得会计信息生成有助于经济决策等方面的财务信息。 会计记录控制的要求是保证会计信息反映及时、完整、准确、合法。一个单位的会计机构实行会计记录控制,经济业务一经发生,就应对记载经济业务的所有凭证进行连续编号,通过复式记账,在两个或两个以上相关账户中进行登记,以防止经济业务的遗漏、重复,揭示某些弊端问题。 (4)职工素质控制 职工素质控制包括企业在招聘、使用、培养、奖惩等方面对职工素质进行控制。招聘是控制企业职工素质的重要环节,优秀的职工可以减少企业的培养成本,另外有效地培养和奖惩机制,能激发职工的潜力和积极性,可以提高职工素质,使职工能够适应不断变化的工作要求。 如果管理层重视对单位内职工的投资、管理和使用,合理配置组织内的人力资源,职工所创造的价值必然会增加;反之,就会造成人力资源价值的不充分发挥,甚至损失和浪费。 (5)预算控制 预算控制是内部控制的一个重要方面。经过批准的预算就是单位的法令,单位内部的各部门都必须严格履行,完不成预算,将要受到处罚。预算控制的内容可以涵盖单位经营活动的全过程,包括筹资、融资、采购、生产(建造)、销售、投资、管理等诸多方面,也可以就某些方面实行预算控制。 预算的执行层由各预算单位组织实施,并辅之以对等的权、责、利关系,由内部审计部门负责监督预算的执行,通过预算的编制和实施,检查预算的执行情况,比较分析内部各单位未完成预算的原因,并对未完成预算的不良后果采取改进措施。 (6)风险控制 企业所面临的风险按形成的原因一般可分为经营风险和财务风险两大类。 经营风险是指公司的决策人员和管理人员在经营管理中出现失误而导致公司盈利水平变化从而产生投资者预期收益下降的风险。比如,新产品、新技术开发试验不成功,生产组织不合理等因素带来的生产方面的风险,销售决策失误等带来的销售方面的风险。 财务风险是指公司财务结构不合理、融资不当使公司可能丧失偿债能力而导致投资者预期收益下降的风险。对财务风险的控制,关键是要保证有一个合理的资本结构,维持适当的负债水平,既要充分利用举债经营这一手段获取财务杠杆的收益,提高自有资金盈利能力,同时也要注意防止过度举债而引起的财务风险的加大,避免陷入财务困境。 二、内部控制制度在房地产企业成本控制方面的应用 1、组织结构控制的应用 房地产开发企业组织结构中存在的主要问题归结起来主要分为三类,即:结构层次过于单一、决策层庞大;集、分权不合理,职能定义不清;工作分配不符合流程,组织流程繁杂。在这种组织结构中,业务活动流经的部门较多,运作时间较长,导致较高的交易成本。信息在各个部门之间上下左右传递,如同增加了一道道过滤器,再加上各部门可能相互推脱,责任心不强,很容易造成信息的失真、时滞和不全面,导致企业信息成本和风险成本的增加。 通过加强组织结构控制,一方面理顺不同部门及上下级部门之间的报告关系,高层可以通过顺畅地与基层直接进行信息沟通,缩短了纵向信息链,加快了高层与基层的垂直信息传递,提高了高层与基层的信息对称性,减少了决策与行动之间的时滞,降低了企业信息成本和风险成本。另一方面,明确了各部门的责任,可以有效减轻不同部门之间推脱责任,相互扯皮造成的损失,保证信息的真实、及时、全面,降低了信息成本和风险成本。同时因为遵循不相容职务相分离的原则,可以使得房地产企业各门相互监督,降低企业风险成本。 2、授权批准控制的应用 当前许多房地产企业由于组织结构不合理,大小事务由领导一人审批,既不符合授权批准控制的一般授权与特殊授权相结合的要求,也容易造成掌握审批权的领导人拥有的权力过高,单位内部的监督、控制机制很难有效地对其进行制衡。该领导人容易形成独断专行和贪污腐败的作风,一方面企业会面临更大的经营风险,风险成本增加,另一方面领导者的腐败使的企业领导在决策的时候不是以企业经营效益最大化为目标,而是以自身利益最大化为目标,为企业增加各种不必要的开支,增加企业成本。 要想控制房地产企业成本,就要改革审批制度,首先,要根据授权批准控制的要求,对独享审批权的领导的权力进行分权。比如,预算内的财务开支,可在单位权力机构批准预算,该领导签发预算后,将审批权下放给部门负责人,以提高办事效率;预算外的财务收支,该领导审批后,还须提交单位权力机构进行集体审批,以提高审批的质量。 3、会计记录控制的应用 详实、准确、及时的会计记录是核算成本的依据。如果有详实、准确、及时的会计记录,房地产企业就可以对建造过程中花费的成本、资产情况了然于心,可以减少不必要的开支,同时防止暗箱操作,对挪用资金、贪污浪费的行为起到很好的牵制作用,降低成本。 房地产企业加强会计记录控制就要在工程结算前,及时收集和整理各种费用、支付资料,做到完整无疏漏。同时制定合理的凭证流转程序,有关人员在支出费用时要及时编制有关凭证,编妥的凭证及早送交会计部门以便记录,已登账凭证依序归档。各种费用支出必须作相关记录,并且将记录同相应的分录独立比较。 4、职工素质控制应用 职工的素质直接决定职工的工作效率,也就决定了企业成本。对于房地产企业,工程项目应选择实力强、技术精、工人素质高的队伍。企业和职工之间签订的合同都应详细、严谨、奖罚严明。同时,为提高全员劳动生产率,开展技术比武,加强劳动纪律,改善劳动组织,把施工人员的劳动成果与经济与经济效益紧密结合起来,充分调动职工的积极性,积极开展技术革新和技术改造,采用先进的生产技术和先进的生产工艺,提高劳动者操作熟练程度和科学文化水平,从而全面提高项目施工人员的技术业务素质。 5、预算控制的应用 (1)预算编制 工程预算的编制须结合预算工程师、材料工程师及财务人员等专业人员的综合建议,达到事前成本控制的目的;工程预算编制完毕后,公司预算部门将工程预算交与财务人员,使得以后的财务核算工作能够“有的放矢”。 (2)预算及资金控制 在工程款的支付过程中,要有正确的付款流程,该流程的设计必须满足“先产生相关的信息流,再由信息流决定是否支付资金流”的要求。因为任何不当的资金支付行动都能使成本管理处于无序和失控状态。在支付工程款项填写用款单时,要按“工程项目分部工程分项工程单位工程”写清楚,成本会计根据已有财务信息及预算数进行核对,能立刻确认是否应该支付此款项,并将此信息上报主管领导。 6、风险控制的应用 由于经济形势的变化迅速、房地产企业自身资金需求量大,使得房地产企业很容易面临经营风险和财务风险。通过企业内部控制加强风险控制的措施主要包括在明确风险责任主体的基础上,加强授权管理控制、人力资源控制、预算管理控制、财务管理控制、业务流程控制和信息传递控制等内控体系。例如经营管理控制,要建立信息流转机制和共享平台,明确各管理层级之间有哪些上行信息、下行信息和同级共享信息,以提高工作效率,消除信息不对称性,减少决策失误。再例如财务管理控制,建立统一的资金平台、实行财务人员委派制等本身就是风险控制措施。 三、结论 随着市场经济的发展和企业环境的变化,房地产企业必须根据市场竞争的需要建