企业行政管理制度.doc

14 行政管理制度制度名称行政管理制度编号8003执行部门行政人事部第一节办公设备管理制度1.1 总则1.1.1 为了保证公司电话、电脑、打印机、复印件和传真等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。1.1.2 本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用及管理。1.2 办公设备的购买1.2.1 各部门在部门月度计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司行政人事经理报到总裁办公室审批后由行政部安排专人统一购买。1.3 电脑的使用与管理1.3.1 公司电脑由专人收管，每台电脑指定专人管理，非管理人员不得随意使用。1.3.2 严禁在电脑上从事抄股、挂个人qq、游戏等与本职工作无关的事项，发现一次罚款50元，同一部门内当月有三次（含）以上违规者，部门总监负连带责任，罚款100元。1.3.3 不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。1.3.4 严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。1.3.5 不得随意拆卸电脑设备，下载各种软件，如有特殊需要，需经部门总监同意后，由专业人员安装。 1.3.6 公司各员工必须保持电脑的清洁，离开电脑前应退出系统关闭电源，以免机器受损。1.3.7 每台电脑的管理人员要定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑运行速度与存储。备份的磁盘由行政部专人保管。1.3.8 电脑出现故障，应及时报行政部门，由行政部门安排专业人员维修。1.3.9 保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸电脑屏幕；1.4 电话及传真机的使用与管理1.4.1 电话、传真机由行政部统一负责管理，各部门经理负责监督与控制使用情况，行政部负责检查。1.4.2 每个在职或新入职员工固定一部电话及号码，电话及号码到行政部领取，领取时需要填写日常物品领用登记表，任何人不得私自更换电话及号码，如果特殊情况需要更换电话及号码的，需要到行政部申请，行政部审核通过后方可更换。1.4.3 对于因工作需要配备的工作电话及传真机，仅限于业务处理使用，任何时间禁止打私人电话或使用传真机传送个人资料，发现一次扣除当日基本工资。1.4.4 由于工作需要，传真机密文件必需经部门总监批准后方可传真。1.5 打印机、复印机使用管理1.5.1 打印机、复印机由行政部统一管理。1.5.2 各部门员工打印或者复印完成后，必须及时取走，以防丢失，或资料泄露。1.5.3 打印机、复印件出现故障，由行政部及时找专业人士维修，以保障正常的工作秩序。1.6 办公设备使用管理及监管理1.6.1 办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。1.6.2 办公设备使用人员需要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏的，由行政部按办公设备的折旧价值追究相关人员的责任。1.6.3 行政部负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。1.6.4 行政部对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权利。第二节 办公用品管理制度2.1 总则2.1.1 为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。2.1.2 本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。2.2 办公用品的申请2.2.1 对于日常易耗品（复印纸、文本装订耗材等）的申请，直接由申请部门填写“申请单”（如下表所示），经部门总监签字确认后，到行政部登记领取。公司易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人（签字）： 主管领导（签字）： 年 月 日 年 月 日 2.2.2 各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单”（如下表所示），经行政经理确认审核后，由行政部按排专人统一购买。并写明所需物品、数量、质量和规格。公司办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门总监审批意见： 签字： 年 月 日行政经理审批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限须请公司总裁签批公司总裁意见： 签字： 年 月 日2.3 办公用品的采购2.3.1 行政部由专员购买办公用品，本着为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础之上统一购置。2.3.2 行政部在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。2.3.3 行政部须特别注意随时检查办公易耗品的存量，根据办公用品的库存情况以及消耗水平，及时进行采购，以保证公司业务及事务程序的正常进行。2.3.4 收到办公用品后，行政部按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确认无误后，按“送货单”所标注的金额经总裁总签字后，做好登记，转交出纳室支付或结算。2.4 办公用品的核发2.4.1 行政部依据申请部门的“申请单”，在所需物品全部到库后，通知申请部门领取，领取时，需要填写日常物品领用登记表 日常物品领用登记表申领日期申领人所属部门申领物品申请人签字经办人签字备注2.4.2 办公用品分发后行政部负责人要做好登记，写明分发日期，品名与数量等，将一份“申请单”连同“日常物品领用登记表”转交专门人员进行存档。 2.5 办公用品的保管及报废处理2.5.1 行政部必须对所有入库办公用品一一填写台帐（如下表所示）。项目物品名称编号数量单价入库时间备注2.5.2 行政部专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常做好整理工作，必要时要做好防虫等保护工作。2.5.3 办公用品必须一年盘点两次。盘点工作由行政部主管负责，盘点要求做到帐物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台帐，保证两者一致。2.5.4 非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。2.5.5 非工作原因严禁将办公用品带出公司。2.5.6 对于各部门提交的“报废物品清单”（如下表所示），行政部专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经行政经理报由总裁签字方可报废处理。2.5.7 对于决定报废的办公用品，行政部专员要做好登记，在“报废处理册”上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。2.5.8 不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理： 部门主管（签字）：行政专员同意报废处理 不同意报废处理 行政专员（签字）：行政经理同意报废处理 不同意报废处理 行政经理（签字）：总裁办公室同意报废处理 不同意报废处理 确定签字：2.6 办公用品使用的监督2.6.1 行政部应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。2.6.2 行政部应不定期核对办公用品领用通知与办公用品台帐。2.6.3 行政部要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。第三节 办公文书管理制度3.1 总则3.1.1 为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理效率和公文的质量，特制定本制度。3.1.2 行政人员应当本着系统、准确、快速的原则处理文书。3.1.3 本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。3.2 文书的种类3.2.1 本公司文书包含公司业务往来的公文、报告、会议决议、合同书、各种帐簿和各种方案等一切业务用书与公文。3.2.2 文书保密等级划分为3.2.2.1 绝密：指极为重要且不得向无关人员透露内容的书式；3.2.2.2 秘密：指次重要且不能向无关人员透露内容的文书；3.2.2.3 机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书；3.2.2.4 普通：指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。3.3 文书制作规范3.3.1 文书的制作要领3.3.1.1 文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。3.3.1.2 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必须时另附相关材料与文件。3.3.1.3 必须明确起草文书人的责任，并正确署名。3.3.1.4 修改请求提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。3.3.2 文书的起草必须征得总裁同意，并在总裁做出明确决定后进行。重要文件还应经过董事会表决通过。3.3.3 文书的署名及盖章3.3.3.1 公司内文书，如果是一般往来文书，只需副总裁署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由董事长、总裁、副总裁，或者署有关部门的主管姓名和职务。3.3.3.2 对外文书，如合同书、回执等需要经办人署名。如重要文书，则需要各部门总监署名。3.3.3.3 在文书正本上必须加盖所在部门印章，合同书一律加盖公司合同章。3.3.3.4 以部门名义或公司名义起草的文书，须加盖部门印章，如需加盖公司公章的则加盖公章。3.4 文书的收发3.4.1 行政部门有专人负责接收文书，并按下列要点处置：3.4.1.1 如果是一般文书，予以启封，分送各部门；3.4.1.2 将私人信件直接送交收信人；3.4.1.3 分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。3.4.2 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发文登记本”上登记3.4.3 需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受的单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需有发文清单并回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。3.5 文书的处理3.5.1 普通文书处理3.5.1.1 部门总监负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。3.5.1.2 处理中如遇重要问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。3.5.2 机密文书处理3.5.2.1 机密文书原则上由责任人或当事人自行处理；3.5.2.2 亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果他人在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束3.5.3 与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由行政部出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。3.6 文书的整理与保存3.6.1 全部完结的文书，应在结办后三日内，交由行政部归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。3.6.2 个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。3.6.3 文书的保存年限3.6.3.1 永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录，重要的制度性规定；重要契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要文书。3.6.3.2 保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计帐簿、传票与会计分析报表心及永久保存以外的重要文书。3.6.3.3 保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书，包括商标局下发的官方文件；商标申请申报资料等。3.6.3.4 保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。3.6.4 注意事项3.6.4.1 对于重要的机密文件，一律放在保险柜或带锁的文件柜中。3.6.4.2 对于保存期满及没必要保存的文书，经各部门负责人决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。一律以碎纸的方式销毁机要文件，任何人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。3.6.4.3 销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。3.6.4.4 如果职务或部门划分发生变更做出调整，必须在登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。3.6.4.5 必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。第四节 图书资料管理制度4.1 总则4.1.1 为规范对公司图书的管理，提高员工的素质，特制定本制度4.1.2 本制度适用于公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务4.1.3 图书资料是指公司行政部统一进购、管理的图书、期刊和报纸。4.2 图书选购4.2.1 行政部根据公司发展需要以及各部门的申请要求购买图书，并由行政部经理控制与检查购买图书的各个环节。4.2.2 行政部必须逐月、逐年制订图书购买计划，图书采购人员需按计划实施采购。4.2.3 如果属于购进图书，则在接书图书时支付现金，结清书款，要注意控制预算，不得超支。如果属于捐赠的图书，则在接收图书时开具凭证。4.2.4 对本公司员工或外部机构捐赠的图书应表示感谢，必要时出具感谢信，感身信格式由公司统一规定。4.3 图书整理与借阅4.3.1所有图书都必须按图书管理卡（如下表所示）的要求登记，卡片应分类放入各索引柜内，以便检索。图书管理卡图书类别分类号图书名称图书编号作者购入时间出版社名称出版年月备注编制： 填写人（签字）：4.3.2 公司每年均应按照“图书管理卡”对公司全部图书进行一次清点与核对。在清点与核对期间，应停止图书外借，并要求外借图书全部归还以便于清点与核对。4.3.3 公司所有图书均应在目录处加盖公司公章。4.3.4 公司员工借阅、使用图书时要爱惜，不得污损图书。行政部的图书管理人员在收回图书时需认真检查，一旦发现污损要追究当事人的责任4.3.5 图书的借阅期限一般为一周，对于不按时归还者，行政部的图书管理人员人及时催还。每人每次限借一本，期限已到仍未归还者，应承担一定的责任。4.3.6 公司员工不得将图书转借他人，员人如丢失图书，以照价赔偿或购买新书归还为限。第五节 印章管理制度5.1 总则5.1.1 为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法。5.1.2 公司印章包括合同专用章、法人专用章、财务专用章。合同专用章由合同管理员保管，是对外签订、变更、解除合同时所使用的专用印章，只盖在正式合同上。法人专用章由公司高层管理者保管，财务专用章由公司财务保管。5.2 印章刻制、领取、保管、交接和停用5.2.1 公司印章刻制均须报董事长批准，由行政部凭公司介绍信统一到当地公安机关办理刻制手续。公司各部门根据需要可以申请刻制内部或对外用章，但须董事长批准，由行政部安排制作。5.2.2 公司各类印章各级和各岗位专人依职权领取并保管，保管人需妥善保管，不得转借他人。印章保管人如发现印章有损坏、遗失、被盗等异常现象，应立即报总裁进行相应处理5.2.3 有下列情况，印章须停止使用：机构变动或机构名称改变；上级部门通知改变印章图样；印章损坏。5.2.4 印章停用后，行政部应提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。5.3 印章使用5.3.1 公司董事长对公司所有印章使用拥有绝对的决定权。5.3.2 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须上述程序，销售人员需要事先在销售合同上加盖印章的，则由印章管理人员事先依照公司格式盖好合同章。5.3.3 印章原则上不许带出公司，确因工作需要要将印章带出使用的，要事先填写印章使用审批表，载明事项，总裁审批后方可携带使用。印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签字）批准人（签字）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。5.3.4 严禁以任何形式在空白介绍信或其他空白纸张上盖印。凡已盖印的材料如因故作废，必须交回行政部并予以销毁。5.3.5 印章的使用决定权归公司董事长，各印章的使用决定权由董事长根据实际工作需要进行授权。5.4 责任5.4.1 任何人员必须严格依照本制度使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。5.4.2 凡因审核不严或印章使用不当给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第六节 档案管理制度6.1 总则6.1.1 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本规定。6.1.2 本规定所称的档案是指过去和现在公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公共宣传等活中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。6.1.3 公司及各部门、员工有保护档案的义务。6.1