word软件的妙用.doc

Word和WPS通用的文档排版技巧！无论用Word还是wps排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能，本文总结了Word和WPS通用的文本排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮助。 1.单元格数字小数点对齐 选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。 在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”。 然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。 2.段落对齐 一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。 如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。 3.巧设“列”距 在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距” 功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项。 如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文档网络” 选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。Word另类应用 制作字体没商量如果你曾在Word中使用过格式工具栏中的字体下拉菜单的话，或许会注意到两个变化：Word 97为用户提供了最近使用的（MRU, most recently used）字体列表，这就是人们为何能够在字体列表顶部的横线上方看到一些最近使用过的字体的缘故；其后的一个版本Word 2000在此基础上又增加了一种更华丽的功能，它能够在菜单中以相应的字体显示字体名称，这样我们就可以准确地分辨哪个是宋体，哪个是仿宋了。然而，当这两个特性伴随着新的Word版本出现的时候，与之相关的小问题也浮出了水面：并不是每个人都喜欢这些新功能，那么怎么才能将它们关闭呢？或许你花了许多时间去研究“工具”菜单中的“选项”，但最终却无功而返。在“工具”“自定义”“选项”标签页中，有一项名为“列出字体名称时显示该字体的实际外观”的复选项，除此之外，这一标签页上还有诸如“始终显示整个菜单”等复选项，但这些不能帮助我们成功关闭新功能。要取消最近使用的字体列表需要一些技巧，因为Microsoft并没有在用户界面上提供这一功能，但这并不意味着我们不能够关闭这项功能通过更改Windows注册表中的一个键值就能控制这个特性。虽然在用户界面中没有内置的程序来进行相应的操作，但是Microsoft为人们提供了一个宏来修改此类看似“遥不可及”的设置。首先用户要在Office程序所在文件夹中名为Macros的文件夹里找到一个叫做Support.dot（或Supportn.doc,其中n是Word的版本号）的文件，如果文件夹中没有这个文件，那么就需要找来Office安装CD，打开Windows“控制面板”中的“添加/卸载应用程序”功能，选中“Microsoft Office”点击“更改”，选择“添加或删除功能”。在随后出现的对话框中选中“选择应用程序的高级自定义”复选框，再点击“下一步”按钮。你要找的文件位置在“Microsoft Office Word”“向导和模板”其它模版与宏”，点击“下一步”进行添加。做完上述工作后，打开上文中提到的Support.dot文件，你就可以找到一个编辑Windows注册表设置的宏，在多数版本中可以直接运行这个宏。你要找的的选项名为“NoFontMRUList”，如果将它的值设置为1，“MRUList”功能就被取消了。修改完毕之后，重新启动Word就可以使新的设置生效了，除此之外，你还可以通过这个宏来设置一些其它的项目，譬如.doc的后缀，拼写和语法检验中下划曲线的颜色等。Word中巧用查找替换功能制作试卷作为教师，经常会整理一些从网上下载的资料，并制作成试卷。有一次，一位朋友从网上另存了一个试卷的网页文本，有很多手动换行符，而且有答案。想把这个试卷让学生做一遍，当然不需要答案，还要在每个选择题的前面加上一个括号，用来让学生填上答案。如果一个个地修改，要花费很多时间。能不能想一个办法，快速地将这些问题都解决呢？当然有办法了，用“查找/替换”功能。把不必要的手动换行符去掉在Word 2003中打开“查找/替换”对话框（如图1），在“查找内容”输入框中输入“ll”，当然也可以在打开【高级】按钮后，在“特殊字符”中选“手动换行符”两次（如图2）；在“替换为”输入框中输入“p”，即在“特殊字符”中选“段落标记”（如图3），点击“全部替换”后，将两个手动换行符换成了一个段落标记。 没有Word照样可以打开DOC文件笔者发送了一个doc文件给朋友，但他的电脑上却没有安装Word，以至于无法打开这个由Word创建的doc文件。其实我们也常常遇到这样的情况，如何解决呢？方法很简单，安装Microsoft Word Viewer就可以。Microsoft Word Viewer这款软件的体积为11MB多一点，如果本机上没有安装Microsoft Word,有了这款软件同样可以打开doc文件，但只能对doc文件进行查看、复制和打印，无法对其进行编辑。先在/download/8/2/e/82e16622-7fee-4c10-b9a2-07591b8320df/wdviewer.exe上下载此软件，安装之后打开程序，可以看到此软件界面很简单（如图1）。软件要求直接选择doc文件进行查看，选择好文件之后点击“打开”即可。这个软件也有另外一种用途，大家都知道，Word的体积比较大，启动的时候速度比较慢，对于想快速查看doc文件的用户来说，这时就可以选用Microsoft Word Viewer对doc文件进行查看。在软件中打开doc文件后，如果想要对它进行编辑，而本机上又有Word程序的话，可以点击主菜单中的“文件”“打开并编辑”以启动Word程序（如图2）。大家都知道，Microsoft Office所包含的程序，除了Word之外还有其它几个，比如Excel，它也有一个查看器，名字叫Microsoft Excel Viewer。这几个Office组件的查看器程序都可以在/zh-cn/officeupdate/CD010224942052.aspx上下载（如图3）。这些查看器的使用方法都很简单，和Microsoft Word Viewer大同小异，在此不再赘述。Word中查找和替换功能详细介绍在Word中查找和替换功能很多人都会使用,最通常是用它来查找和替换文字,但实际上还可用查找和替换格式、段落标记、分页符和其他项目,并且还可以使用通配符和代码来扩展搜索。笔者以一些例子来说明如何将word中查找和替换功能运用地自如，或许对你有帮助。一、查找和替换文字可以自动替换文字，例如：将“ 改善”替换为“进步”1.单击“编辑”菜单中的“替换”命令。2.在“查找内容”框内键入要查找的文字, 在“替换为”框内输入替换文字。3.单击“查找下一处”或“查找全部”，后单击“替换”或者“全部替换”按钮。二、查找和替换指定的格式例如，查找指定的单词或词组并更改字体颜色；或查找指定的格式（如加粗）并更改它。1.在“编辑”菜单上，单击“查找”。2.如果看不到“格式”按钮，请单击“高级”按钮。3.在“查找内容”框中，请执行下列操作之一：若要只搜索文字，而不考虑特定的格式，请输入文字。若要搜索带有特定格式的文字，请输入文字，再单击“格式”按钮，然后选择所需格式。若要只搜索特定的格式，请删除所有文字，再单击“格式”按钮，然后选择所需格式。4.单击“全部替换”后，单击“关闭”。三、查找和替换段落标记、分页符和其他项目可以方便地搜索和替换特殊字符和文档元素，例如分页符和制表符。1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。2.如果看不到“特殊字符”按钮，请单击“高级”按钮。3.在“查找内容”框中，请执行下列操作之一：若要从列表中选择项目，请单击“特殊字符”按钮，然后单击所需项目。在“查找内容”框中直接键入项目的代码。4.如果要替换该项，请在“替换为”框输入替换内容。5.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。四、查找和替换名词、形容词的各种形式或动词的各种时态您可以搜索：名词的单数和复数形式例如，在将“apple”替换为“orange”的同时，将“apples”替换为“oranges”。所有形容词形式例如，在将“worse”替换为“better”的同时，将“worst”替换为“best”。动词词根的所有时态例如，在将“sit”替换为“stand”的同时，将“sat”替换为“stood”。1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。2.如果看不到“查找单词的各种形式”复选框，请单击“高级”按钮。3.选中“查找单词的各种形式”复选框。4.在“查找内容”框中输入要查找的文字。5.如果要替换该文字，请在“替换为”框中输入替换文字。6.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。7.如果替换文字不明确，请单击与所需含义最匹配的单词。例如，“saw”可以是名词也可以是动词，单击“saws”以替换名词；单击“sawing”以替换动词。其他形容词的各种形式或动词的各种时态替换，读者可以动手试试。注意：替换文字时最好使用“替换”按钮，而不要用“全部替换”按钮，这样可以确认每一处替换，以免发生错误。查找和替换文本时，应使用相同的词性和时态，例如，可以搜索“see”，并将其替换为“observe”（两者都是一般现在时的动词）。五、A、使用通配符查找和替换例如，可用星号 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started”）。1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。2.如果看不到“使用通配符”复选框，请单击“高级”按钮。3.选中“使用通配符”复选框。4.在“查找内容”框中输入通配符，请执行下列操作之一：若要从列表中选择通配符，请单击“特殊字符”按钮，再单击所需通配符，然后在“查找内容”框键入要查找的其他文字。在“查找内容”框中直接键入通配符。5.如果要替换该项，请在“替换为”框键入替换内容。6.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。注释选中“使用通配符”复选框后，Word 只查找与指定文本精确匹配的文本。要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛 ()，例如，要查找问号，可键入“？”。B、要查找和替换的项目的通配符（笔者整理）如果要查找：任意单个字符键入 ?例如，s?t 可查找“sat”和“set”。任意字符串键入 *例如，s*d 可查找“sad”和“started”。单词的开头键入 例如，例如，(in) 查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。指定字符之一键入 例如，wion 查找“win”和“won”。指定范围内任意单个字符键入 -例如，r-tight 查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围。中括号内指定字符范围以外的任意单个字符键入 !x-z例如，t!a-mck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。n 个重复的前一字符或表达式键入 n例如，fe2d 查找“feed”，但不查找“fed”。至少 n 个前一字符或表达式键入 n,例如，fe1,d 查找“fed”和“feed”。n 到 m 个前一字符或表达式键入 n,m例如，101,3 查找“10”、“100”和“1000”。一个以上的前一字符或表达式键入 例如，lot 查找“lot”和“loot”。注释可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入“”来查找“presorted”和“prevented”。可使用 n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在“查找内容”框键入“(Newton)(Christie)”，在“替换为”框键入“21”，Word 将找到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。六、A、使用代码查找和替换1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。2.如果看不到“特殊字符”按钮，请单击“高级”。3.在“查找内容”框中输入代码。请执行下列操作之一：若要从列表中选择代码，请单击“特殊字符”按钮，再单击所需字符，然后在“查找内容”框键入要查找的其他文字。在“查找内容”框中直接键入代码。例如，键入 p 来查找段落标记。4.如果要替换该项，请在“替换为”框输入替换内容。5.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。B、要查找和替换的项目的代码（笔者整理）一些代码只有在选中或清除“使用通配符”选项时才能使用。可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的代码若要指定：段落标记 ( )键入 p（选中“使用通配符”复选框时在“查找内容”框中无效）或键入 13制表符 ( )键入 t 或键入 9ASCII 字符键入 nnn，其中 nnn 是字符代码ANSI character键入 0nnn，其中 nnn 是字符代码长划线 ( )键入 +短划线 ( )键入 =脱字号键入 手动换行符 ( )键入 l 或键入 11分栏符键入 n 或键入 14分页符或分节符键入 12（替换时，插入分页符）手动分页符键入 m（当选中“使用通配符”复选框时，还将查找或替换分节符）不间断空格 ( )键入 s不间断连字符 ( )键入 可选连字符 ( )键入 -只能在“查找内容”框中使用的代码（选中“使用通配符”复选框时）图片或图形（仅嵌入）键入 g只能在“查找内容”框中使用的代码（清除“使用通配符”复选框时）任意字符键入 ?任意数字键入 #任意字键入 $Unicode 字符键入 Unnnn，其中“nnnn”是字符代码图片或图形（仅嵌入）键入 1脚注标记键入 f 或键入 2尾注标记键入 e域键入 d正在打开域大括号（当域代码可见时）键入 19正在关闭域大括号（当域代码可见时）键入 21批注键入 a 或键入 5分节符键入 b全角空格 (Unicode)键入 u8195半角空格 (Unicode)键入 u8194白色空格键入 w（可以是常规空格、不间断空格以及制表符的任意组合）只能在“替换为”框中使用的代码“Windows 剪贴板”的内容键入 c“查找内容”框的内容键入 &通过以上的学习，想必对word 的查找和替换功能有了更深的认识。Word2007新工具“SmartArt”介绍Word2007增加了“SmartArt”工具，是指插入SmartArt图形，用于演示流程、层次结构、循环或关系。SmartArt图形包括水平列表和垂直列表、组织结构图以及射线图和维恩图。熟悉这一工具，可以使你更加快捷地制作出的精美文档。 1.在主窗口中选择“插入”即可看到“ SmartArt”工具。2、点击SmartArt，可看到其图形库，提供了80种不同类型的模板，有列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图等七大类。在每个类别下还分为很多种。3、点击循环结构中的射线图，单击“确定”。在左边的框中可输入文字，字体等等格式是按照预先模板的格式显示的，可选中文字后单击右键就可调整文字的格式，也可单独对各个区块用鼠标调整。4、在选中SmartArt图形时，工具栏上就会出现“SmartArt工具”，下面还有“设计”与“格式”两大功能区。 在“设计”工具中，可以对图表的层级变化、布局、色彩、样式进行设置。 （1）设置字体格式和层次。（2）选择布局。（3）选择一个色彩搭配醒目的模板。（4）在“样式”中为区块选择外观风格，有简单和三维。5、在“格式”工具区分别有“形状”“形状样式”等工具供您选择使用。（1）在“形状”中改变形状大小、样式。（2）形状样式中可进行填充、改变轮廊和效果等。（3）在“快速样式”中还可为文本选择一种喜欢的样式。经过这些的设置，应该可以做出令你满意的样式。各种不同的图型有相应的制作方法，只要你能够熟悉它们，然后多加练习，就一定会制作出非常精美的文档图型。对WORD2007我都不是很熟悉，如果有错误的地方，希望能够指出。Word中插入cad图的技巧大放送在日常的工作中，大家可能会遇到写说明书之类的事情，像在word文件中插入我们绘制的cad图，方法大体上有三种，但是它们达到的效果却并不相同，有的显得精致些，有的显得粗糙些，根据我们写作的目的还要进行相应的再处理，这个过程有一些技巧，现在把它写下来，希望能给读者朋友以启发。比如，我们要在word文件中插入一个cad图，可以利用下面的三种方法来实现：第一种，利用键盘上的“print screen sysrq”来抓取cad图，再通过系统自带的画图软件做进一步的修剪，去掉cad剪贴图中多余的部分，这项工作为了是能使图片在word文件中显示的足够的清晰。如图1、图2所示：图1图2其实，做到这里，工作基本上已经完成了，但是在先前还疏漏了一个地方，就是应当在cad中将它的背景色“黑色”调成“白色”，通过点击autocad2002中的“工具”菜单中的“选项”，打开“显示”卡，改之。如图3所示：图3同时，为了显示的更加清晰，将cad图中的标注线也更换成黑色，不然打印出的效果很淡，标注数字可以不按标准制图中的规定，适当的大一些，从而使得最终的插入图片清晰。第二种，就是利用Autocad2002中的“文件”菜单的“输出”命令，通过改变文件的后缀类型，从而保存图片的格式为wmf或bmp，再导入到word文件中。如图4所示：图4同样地，在做保存时候，也要将cad中的背景改为白色。第三种，就是通过第三方软件来达到。比如BetterWMF 汉化版，它是一款可以将 AutoCAD 中的 DWG 图形拷贝到 Word 中的软件。它的独特之处是在拷贝时可以自动去除那令人烦恼的黑色背景并具有自动修剪图形的空白边缘、自动填充颜色、自动将 DWG 格式的图形文件转变为 WMF 图像格式的功能，另外它还能对图形进行缩放、旋转，并能根据使用者的需要对线条的宽度和颜色进行设置。该软件所支持的 AutoCAD 版本：R14，2000，2000i，2002，2004。软件大小：637KB软件语言：简体中文软件类别：汉化补丁/共享版/CAD 图形运行环境：Win9x/Me/NT/2000/XP下载地址：/soft/13945.htm。下载后，我们通过不断点击下一步，便可轻松的安装完成。打开它的程序，如图5所示：快马加鞭，用快捷键设定文字字号图5点击确定后，它便以最小化的形式出现在window的任务栏中，当我们在Autocad2002中执行复制动作时，便会出现了“剪贴板中的数据已被BetterWMF修改（大小:9.33”*2.55”）”的提示字样。此时，到word文件中通过粘贴，实现了cad图的插入，如图6所示：图6是不是特别的清晰，而且通过前面的设置，它已经将背景的黑色过滤掉了，在word文本中只出现了cad图。总体上，通过上面的三种方法的回放，大家可能会感觉到使用第三方软件来实现cad图的插入更方便些，只需要一个前期的设置，便可轻松实现。巧在WORD表格中行列轻松对调在日常工作中，我们经常会遇到将Word表格行列对调的情况，但这个看似简单的要求在Word中却很难实现，因为Word本身并不提供这样的功能。不过，要解决这个难题也不是没有办法，今天笔者就给大家介绍一个利用Excel轻松互换Word表格的小技巧，希望对大家能有所帮助。 【注】 本文所述技巧已于Word 2003 + Excel 2003环境下测试通过 1.打开Word软件，选中需要进行行列对调的表格，右击执行“复制”命令 2.再打开Excel软件，新建一个工作簿，用鼠标在空白单元格处右击并选择“粘贴”命令 3.在Excel软件中，将刚刚粘贴下来的表格再次选中，同样是右击执行“复制”命令 4.在空白单元格处再次右击并执行“选择性粘贴”命令，同时勾选上“转置”复选框后点击“确定”按钮 5.此时，表格中的行列内容已经互换，将完成后的Excel表格选中，并粘贴到Word中，基本操作即告完成 6.最后，别忘了删除掉Word中的原有表格。至此，所有工作正式完成实用技巧：Word实用技巧八则1、隐藏Office剪切板在Word XP中，按下CTRL+C组合键两次，窗体右侧便会出现剪切板任务窗格，有时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？点击剪切板任务窗格下方的“选项”按钮，然后选中“收集而不显示OFFICE剪切板”。每当我们在WORD中复制了文字后，任务栏处就会显示出复制状态，如果我们不想让它出现，可以点击“选项”按钮，并去掉“复制时在任务栏附近显示状态”（如图1）。2、在WORD中隐藏文字有时候我们不希望别人看到自己在WORD上所写的文字，要隐藏它。方法是：选中要隐藏的文字，然后点击主菜单栏中的“格式”“字体”，在“字体”选项卡中，选中“隐藏文字”。而要查看文档中的隐藏文字该怎么办呢？可以点击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮。3、更改“自动恢复”文件的位置Word XP有自动恢复文件的功能，你的自动恢复文件所在的文件夹的路径你知道吗？点击主菜单中的“工具”“选项”，在“选项”对话框中点击“文件位置”选项卡，可以看到，“自动恢复”文件右侧便是它所在的文件夹了；如果想更改所在文件夹的位置，先选中“自动恢复”文件，然后点击下方的“修改”，就可以对它的路径进行更改。4、以实际字体显示字体列表在Word的字体列表中，我们可以让各种字体以实际的字体样式来显示字体，方法很简单，点击主菜单中的“工具”“自定义”，在弹出的“自定义”对话框中点击“选项”选项卡，选中“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框。5、用密码保护好你的文档点击主菜单中的“工具”“选项”，然后点击“安全性”选项卡，在“打开权限密码”处输入密码，然后按下回车键，这时弹出“确认密码”对话框，再次输入密码后，点击“确定”。这样一来，以后一旦要打开此文件，就要先输入密码，否则文档无法打开。以相同的方法设置“修改权限密码”，修改文档时需要输入密码，否则无法对此文档进行修改。6、鼠标滚轮的特殊应用如果你的鼠标有滚轮，在Word文档中可以使用它来上下翻动页面；而在按住“Ctrl”键的同时滑动鼠标滚轮，你会看到什么呢？Word会放大和缩小页面显示比例。7、隐藏最近使用过的文件列表在Word的中“文件”菜单下，一般来说显示出四个最近使用过的文档，可能有的时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？点击主菜单中的“工具”“选项”，然后点击“常规”选项卡，不要选中“列出最近所用文件”复选框。8、更改下拉列表的大小在Word中有好几个下拉列表，有时候我们想调整它的大小，方法很简单。点击主菜单中的“工具”“自定义”，然后把鼠标移动至下拉列表框的左边或右边边缘处，然后用鼠标来调整它们的大小即可。变换思路，解决页码设置难题在打印小册子或编辑书籍的过程中，我们有可能会碰到这样的一则难题：要是想把打印出来的内容装订成一本32开的小册子时，我们往往只需要进入到页面设置对话框中，将纸张属性设置为16开、2栏打印就可以了；在这种设置状态下，每栏都应该在页脚处设置有不同的页号。不过因为两栏内容处于同一个页面，要是直接在页脚处添加页号时，就可能使同一页面中的两栏页码完全相同，那我们有没有办法解决这样的页码设置难题呢？其实，只要我们变换一下思路，按照下面的操作步骤来正确设置页码，就能轻松做到让同一页面中的两栏页脚处显示不同的页码。首先启动Word应用程序，并打开需要打印的目标文档；然后依次单击文本编辑界面中的“文件”/“页面设置”命令，进入到打印页面设置窗口，在该窗口中将纸张属性设置为16开、2栏打印。下面，再将鼠标指针移动到已经分为两栏的目标文档中的任意一张页面，然后单击菜单栏中的“视图”菜单项，从弹出的下拉菜单中执行“页眉/页脚”命令，打开“页眉/页脚”工具栏，当然我们也能直接用鼠标双击目标文档任意一页面中的“页眉/页脚”区域，来快速打开“页眉/页脚”工具栏。接下来将鼠标指针移动到“页脚”区域处，并同时按下键盘上的Ctrl键与F9键，这样的话鼠标指针所在的位置就会自动弹出一个包含有阴影的花括号“”，该括号其实就是域标志；在该域标志中我们可以直接输入字符串“=”，然后再同时按下键盘上的Ctrl键与F9键，这样我们又将看到一个包含有阴影的花括号“”（如图1所示），在这个域标志中我们需要输入字符串“page”，以便提醒Word应用程序此处插入的是当前页面的域代码。下面再将鼠标移动到内部域标志之后，然后输入字符串“*2-1”，这样的话在当前页面的页脚处我们就能看到“=page*2-1”这样完整的一行域代码了。编辑好域代码后，再将鼠标指针移动到该域代码中，同时按下键盘上的Shift键与F9键，如此一来我们就能在当前页面的左侧页脚区域处看到具体的页脚号码了。图1紧接着，再依次单击菜单栏中的“视图”/“页眉/页脚”命令，然后将鼠标指针移动到当前页面页脚区域的右侧位置；接下来同时按下键盘上的Ctrl键与F9键，这样的话鼠标指针所在的位置又会自动弹出一个包含有阴影的花括号“”，在该花括号中输入字符串“=”，随后再同时按下键盘上的Ctrl键与F9键，在后面出现的花括号中输入字符串“page”，以便提醒Word应用程序此处也有一个域代码。下面将鼠标移动到内部花括号之后，并输入字符串“*2”，这样的话在当前页面的页脚处我们就能看到“=page*2”这样完整的一行域代码了（如图2所示）。编辑好右侧的域代码后，再将鼠标指针移动到该域代码中，同时按下键盘上的Shift键与F9键，这样的话我们又能在当前页面的右侧页脚区域处看到不同的页脚号码了，最终我们就能实现在同一个页面中插入两个不同页码的目的了。图2小技巧轻松缩短页眉横线长度经常使用Word编辑文件的朋友一定都知道，当我们为一份文档设置了页眉以后，Word默认会在页眉与文档之间加上一条横线，但却没有给出这条横线的更具体设置。有时，出于排版的需要，我们可能想把这根横线的长度缩短一点，其实借助一个小技巧，实现这样的目的并不困难。 【注】 本文所述技巧已于Word 2003下测试通过 1.打开一份Word文档，并为它设置好一个页眉 2.在页眉编辑状态下，用鼠标将负责文档左右缩进的标尺拖拽到满意位置 3.最后，退出页眉编辑状态，页眉横线的长度便合乎我们的需要了文件结尾快速输入多行公司信息有时，我们在编写公司文档时，需要在文件结尾处注上自己公司的联系方式。但每次都要手工输入非常麻烦，于是有不少朋友便想到将公司信息事先写好在一份TXT文件中，然后写完文档后再将TXT文件里的公司信息拷贝过来，虽然这样比以前的手工输入方便了一些，但相对来说还是比较麻烦。而另一种方法则是通过Word自带的“自动图文集”功能完成，但默认的自动图文集只能输入单行词条，像公司联系方式这种多行信息用默认的方法很难输入。其实，Word的自动图文集功能是可以支持多行信息存储的，下面笔者就来给大家演示一下。 【注】 本文所述技巧已于Word 2003下测试通过 1.在Word中事先输入好自己公司的联系方式 2.将联系方式中的文字选中，点击“插入”菜单“自动图文集新建”命令，为该图文集词条起个名字 3.此时，在文档的需要位置输入那个代表公司联系方式的词条名后回车，即可快速完成公司信息的输入了事半功倍-Office Word也玩批处理Word是办公一族经常需要用到的文字处理软件，其强大的文字处理和表格编辑功能给我们的工作带来了很多方便。如果能合理使用一些技巧，批量处理文档，就能有效提高工作效率，达到事半功倍的目的。下面笔者就以Word 2003为例，带领大家一起去领略Word的“批处理”能力，感受自动化办公的乐趣。 一、批量生成信封 大家知道，通过邮局寄信需要在信封上填写收信人的邮编、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、邮编等信息，如果需要发出去的信件很多，手工填写是一件繁锁的事。其实，用Word 2003的“中文信封向导”不仅可以批量生成漂亮的信封，而且可以批量填写信封上的各项内容，实现信封批处理。 第一步：制作信封模板。运行Word 2003，单击“工具/信函与邮件/中文信封向导”，系统会启动“信封制作向导”。在“向导”的带领下，首先按实际需要选择信封规格；然后单击“下一步”，在“生成选项”窗口中选中“打印邮政编码边框”和“以此信封为模板，生成多个信封”，并在“使用预定义的地址薄”一项的下拉列表中根据自己的喜好选择地址薄文件类型(这里有三个选项可选，分别是Microsoft Word、Microsoft Excel和Microsoft Access，本文以选择Microsoft Excel为例。)；最后单击“完成”，向导将自动生成信封模板，同时还生成一个地址薄文件，并以“中文信封地址.xls”为文件名保存在“我的文档”中。 第二步：编辑地址薄。进入“我的文档”，打开自动生成的地址簿文件“中文信封地址.xls”，大家会看到这是一个Excel表格文件，表头中已经自动填写了收信人邮编、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人职务、发信人地址、发信人姓名和发信人邮编等项目，我们要做的就是在单元格中输入收信人和发信人的相关信息即可（如图1）。 图1 第三步：批量生成信封。打开由“信封制作向导”自动生成的信封模板文档，我们会发现Word的程序窗口中多了一个“邮件合并”工具栏，点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮（如图2），系统会根据模板的样式和“中文信封地址.xls”文件中的信息，批量生成信封，并在新文档中一一列出，剩下的工作，只要联上打印机打印就大功告成了。 图2 小提示：如果你对生成的信封不满意，可以在模板中对信封上文字的字体、字型、字号、颜色和位置进行调整，然后再点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮，系统会根据调整后的模板样式再次批量生成信封。二、批量处理表格 除了编辑文字，Word还能绘制表格的功能也很强大，在绘制和编辑表格的过程中运用一些小技巧，同样可以实现“批处理”，节省时间，提高效率。 实例1：自动生成表头。当一份表格有多页时，为了便于查阅和录入数据，最好是每一页都有一个相同的表头，如果采用手工的方法一页一页添加表头，不仅麻烦，而且容易出错。其实，Word有为多页表格自动生成表头的功能。 运行Word 2003，打开一份含有多页表格的文档，选中第一页表格的表头，然后单击“表格”“标题行重复”(如图3)，这样在后面的每一页表格的第一行就会自动生成和第一页一样的表头，不仅方便查阅表格中的数据，而且录入数据过程中也不容易发生错误。 图3 实例2：插入多行多列。绘制好一份表格，有时因为数据有变动，需要在原表格中插入多行或多列，而利用“表格”菜单中的插入行或列工具一次只能插入一行或一列，有没有办法一次性批量插入多行或多列呢？答案是肯定的。 以一次性在表格的末尾插入5行为例，打开一份含有表格的Word文档，将光标定位到表格的最后一行，然后用鼠标选中表格中任意连续的5行，单击“表格/插入/行(在下方)”，这样就会在表格的末尾一次性批量插入5行，如果需要一次性插入多列，只要依样画葫芦就可以了。三、批量抓取图片 一提起批量“抓图”，大家首先想到的也许是利用抓图软件来实现，其实让Word和键盘上的“Print Screen”键协同工作就可以实现批量抓取图片。 第一步：抓取图片。运行Word 2003，新建一个空白文档，然后根据实际需要用“Print Screen”键抓取整个屏幕，或用“Alt+Print Screen”组合键抓取某个活动窗口，记住每抓一次马上切换到Word窗口，并按下“Ctrl+v”键将抓取的画面粘贴到Word文档中。 第二步：保存图片。将抓取的画面全部粘贴到Word文档后，单击“文件/另存为”，在保存类型中选择“网页”(如图4)，并选择好保存路径，随意取个文件名，单击“保存”按钮，这样在目标文件夹中会出现名“*.files”的为文件夹(*为保存文档时所取的文件名)，其中以image001、image002、image003为文件名的图片文件，就是刚才抓取并粘贴到Word文档中的图片。 图4Word：文档自我防卫妙招文档也有安全性问题，尤其对于Office文档，为了让您的文档更安全，Office提供了比较完善的安全和文档保护功能，它包括：安全级别、数字签名、密码设置、窗体保护和批注口令。文档的安全级别对Word文档最大的安全隐患就是宏病毒，为了防止宏病毒Word设立了安全级别的概念。您可在“工具选项“安全性”选项卡宏安全性”的“安全级”选项卡中进行设置，安全级别共分为高、中、低三挡。高级别将只运行可靠来源的宏，其它宏一律取消；中级别在打开一个宏时，您会看到一条警告，让您选择是否启用；低级别就不进行宏的保护。当选择高级别时，已安装的模板和加载项(包括向导)中的宏可能会被禁用。您只有在“工具选项安全性宏安全性”中单击“可靠来源”选项卡，然后点击“信任所有安装的加载项和模板”复选框，才能让安装的宏不被禁用。注意：所有随Microsoft Office XP的模板、加载项和宏都经过了Microsoft数字签名。一旦针对这些已安装文件中的一个安装添加到了您的可靠来源列表中，随后与这些文件的交互操作将不再生成消息。数字证书的保护很多文档的来源都是不详的，所以安全性无法保证。Office可以通过数字证书来确认来源的可靠。并通过数字证书对文件或宏进行数字签名。一般来说，数字证书是从商业证书颁发机构和内部安全管理员或信息技术专业人员处获得的。普通用户可以使用Selfcert.exe工具亲自创建数字签名（由于用Selfcert.exe自己创建的数字证书不是由正式证书颁发机构发行的，使用这种证书添加签名的宏方案将被认为是自签名的方案，这样其他用户有可能无法运行自签名的宏）。用数字证书进行宏的签名很简单：打开包含要签名的宏方案的文件，在“工具宏Visual Basic编辑器工程资源管理器”中，选择要签名的方案。再点击“工具数字签名”命令。提示：1. 一定要在宏测试完毕确认后再对宏进行签名，因为对已签名的宏方案的代码进行了更改，它的数字签名就会被删除。如果是自签名的证书，那么在每次保存时都会对宏方案自动重新进行签名。2. 如果要防止用户因意外修改宏方案而导致签名失效，请在签发之前锁定宏方案。您的数字签名只能说明您保证该方案是安全的，并不能证明是您编写了该方案。因此锁定宏方案不能防止其他用户利用另一个签名替换您的数字签名。3. 如果您创建了一个可向宏方案添加代码的加载项，则代码应该确定下列内容：如果方案已经进行了数字签名，在继续运行之前，是否通知用户修改签名方案的结果。文件的密码设置Word的文件密码包括两种：修改权限密码和打开权限密码。打开权限密码使得Word文档变成只读文件，如果打开了文档并对其进行了更改，则只能以其他的文件名保存该文档。而修改权限密码则允许用户随意修改保存。具体设置办法：打开文件，在“工具选项安全性”选项卡中进行密码设置。提示：若要创建一个长的密码，请单击“高级”，然后选择RC4加密类型。防止用户改窗体由于某些文档需要将窗体保护起来，以便他人只能在指定的区域中输入信息。所以Office提供了窗体保护功能。使用窗体保护功能时，窗体域中的任何信息都将重新设置。具体方法：“工具保护文档窗体”。若要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体，在“密码（非必选项）”框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。如果要保护整个窗体，请单击“确定”按钮。若要只保护部分窗体，这些部分必须处于不同的节中，单击“节”，然后清除不需要保护的节的复选框。批注口令的添加批注在审阅中是非常重要的，Office在“工具保护文档”中进行了对批注的保护。您只需选择需要保护的对象，将密码键入到“密码”框中，即可实现保护。在Word中使用超链接技巧三则对于Word中的超链接功能，大家应该并不陌生，笔者在使用Word中的超链接时总结出了一些经验，现在写出来供大家参考。 1.使用“屏幕提示” 我们在浏览网页时，如果把鼠标指针悬停在某个超链接上面，有时就会出现这个超链接的内容介绍。其实这很容易用Word的超链接功能实现。方法如下：在要添加屏幕提示的文字或图片超链接上面点击右键，选择“编辑超链接”，然后点击“屏幕提示”，在“屏幕提示文字”中输入要显示的文字，然后点击“确定”即可。 2.单击鼠标左键跟踪超链接 安装好Word后，软件默认跟踪超链接的方式是在按下CTRL键的同时按下鼠标左键，对于想快速访问超链接的用户来说这就有点儿慢了，如何单击鼠标左键就可以跟踪超链接呢？点击主菜单中的“工具”“选项”，然后点击“编辑”选项卡，清除“用Ctrl+单击跟踪超链接”复选框。 3.关闭自动设置超链接功能选项 当我们在使用Word的时候，如果输入网址或电子邮件地址，软件就会自动把它们设置为超链接，而有时我们并不想让它们成为超链接，如何关闭自动设置超链接功能呢？点击菜单栏中的“工具”“自动更正选项”，然后点击“键入时自动套用格式”选项卡，清除“Internet及网络路径替换为超链接”复选框。 分节符在长篇文档排版中的妙用在上一篇文章里，我们介绍了样式与格式在长篇文档排版中的妙用。其实，除此之外在Word中还有好多功能也可以大幅度地提高长篇排版时的工作效率，今天介绍的“分节符”就是其中一例。妙用一. 轻松打印超宽图片 相信好多朋友都遇到过编排文档时忽然发现插入的图片大于纸宽的情况，以往要想将图片完整打印出来就要先将图片拷贝到一篇新文档中，然后再将该文档的纸型设为横向，等图片文档和原文档全部打印完成时，再手工插入到一起。虽然也达到了想要的目的，但是一来步骤繁琐，二来也不便于文档的后期管理。 其实，如果使用了Word的分节符功能，这个难题就能够迎刃而解了。 1. 首先将光标定位于超宽图片的上方 2. 点击“插入”菜单“分隔符”命令，在弹出的窗口中选择分节符类型中的“下一页”，点击“确定”按钮插入第一个分节符。如图2所示3. 然后再将光标定位于图片下方，重复上面的操作，插入第二个“下一页”分节符4. 此时，超宽图片便自己占据了一个页面，将光标定位于这个页面中，点击“文件”菜单“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”窗口中将“纸张方面”改为“横向”，同时将应用范围选择为“本节”后确定即可。如图3所示这样，我们就轻松地解决了如何打印超宽图片这个难题。如图4所示便是该文档的打印预览图妙用二. 巧用分节符避免重复排版 分节符除了能够分隔文档以外，也能够起到避免重复排版的作用。相信好多朋友都打印过那种带封面的文件，不知大家都用什么方法将封面的标题与第二页分开的，不过我相信大多数朋友都是习惯于直接在标题后面打上一串回车来达到如图5所示的效果。其实，这种方法如果能够保证文章不再调整的话，也说不上有什么不好，可一旦我们在封面上加字或者删字，就肯定会让第二页文字产生错位，从而导致重复排版。其实，和上例一样，如果我们使用了分节符功能，那么也能轻易地解决掉这个难题了。 使用方法很简单，只需先将光标定位于第二页正文区的最前面，再重复上面的方法插入一个“下一页”分节符即可。这时，无论我们怎样在封面里添字删字，也都不会影响到正文区的版面了。妙用三. 让当前章节的标题显示在页眉处 不知大家在翻阅一些计算机书籍时注意过没有，有些图书的页眉处总是显示着当前章节的标题，而并不像我们平时使用的页眉那样只有一个样子，这其实也是分节符的功劳。不过，和上述两例不同的是，要想真正实现这样的效果，还得使用上篇文章介绍的“样式与格式”功能与之配合方才生效。 1. 首先，我们要事先对文档中的各级标题套用上相应的样式 2. 再将光标定位于每一章节文字的前面，点击“插入”菜单“分隔符”命令，插入一个“下一页”分节符（每一章节均按此操作） 3. 接下来，再点击“视图