秘书学第四讲.ppt

第四讲会议工作 4学时 一 会议简述1 会议的概念会议是人们为实现一定目的所进行的有组织有领导的面谈式议事活动 2 会议的特点主要有 目的性 宣传性 定量性3 会议的主要意义会议是实行集体领导和民主集中制和发扬民主的重要形式 有利于在具体工作中实行民主监督和实现改革 开放 搞活 会议的类型 1 按照会议规模 即参加人数多少 划分 主要有4种 1 小型会议 人数少则三五人 多则几十人 一般不会超过一百人 2 中型会议 人数在一百至一千人之 3 大型会议 人数在一千人至数千人以上 4 特大型会议 人数在数万人以上 例如节日集会 庆祝大会等 会议的类型 2 按照会议性质和内容划分 主要有5种 1 规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会 2 日常性会议 即领导机关 领导同志贯彻民主集中制原则 实行集体领导 研究和处理日常工作的会议 专业性会议 即为研究某项工作 讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议 会议的类型 4 纪念性会议 即为纪念重大历史事件或重要人物 重要节日而召开的会议 5 座谈性会议 包括各种各样的座谈会 茶话会等 会议的类型 3 按照会议形式划分 可划分两种 1 有会有议的 多数会议属于这种类型 2 会而不议的 例如报告会 传达会 动员会 表彰会 纪念会等 会议的类型 4 按照时间划分 可划分为定期性会议和不定期会议 还可以划分为多次性会议和一次性会议 定期性会议也叫例会 到预定时间如无特殊情况必须召开 不定期会议则视情况灵活掌握 必要时随时召开 多次会议是指需要开两次以上的会议 一次性会议是指只需要开一次的会议 会议的类型 5 按照会议阶段划分 可划分为预备会议和正式会议 预备会议是整个会议的组成部分 是为正式会议做准备的会议 但在职权和效力上同正式会议有所区别 6 按照开会手段划分 可划分为常规会议和电子会议 常规会议即传统性的会议 电子会议指电视会议 卫星会议 电脑电话会议 电子计算机会议等 二 会务工作综述 1 会务工作的特点主要有 计划性严谨性复杂性艰巨性 2 会务工作的重要意义 是召开会议的基础 是会议顺利进行的有利保证 为会议圆满成功创造有利条件 3 会务工作中秘书的职能主要有 提供情况 参与决策 拟定预案 统筹安排会议程序 充分准备 重点做好文件工作 组织服务 切实搞好会议办文工作 沟通情况 协调会议进程 4 会务工作的原则 主要有 依靠领导 积极参助 统一指挥 分工协作 充分准备 严密组织 办会从简 效果优良 会议案例欣赏 会议操作流程1 会议报到之前的工作 2 会议报到前酒店准备工作 3 会议期间的工作 会议结束后的工作 会议案例欣赏 1 会议报到之前的工作A 与会议主办单位确认会议的报到日期 会以名称 会议用水牌和布标 到会的大致人数 使用会议室的日期和会议室摆设方式 会务组老师 或工作人员 到达日期 确认航班或车次 会务组的会议要求 最好由我方主动询问会议主办单位 会议案例欣赏 B 在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥 房间 餐标 会议室价格按天计算 酒店位置 落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式 需根据报到人数安排相应接站用车 落实会后考察行程的用车 导游 火车票 飞机票 地接社 只是提前进行大致预订 会议案例欣赏 C 在酒店预订完毕后 将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方 尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车 公交车 方式告知会议主办方 同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改 会议案例欣赏 D C项工作完毕后可向行程用车单位或个人 导游 机车票 地接社作出相对准确的答复 以便对方作出相应的安排和接会准备 E 准备会议所用相关用具 会议在酒店或团队车辆使用的各类标识 签到登记的表格 文具用品 学习资料袋 包括 笔记本 笔 文件袋 预订返程交通所用表格和车次时刻表 相应的返程交通价格表 会后考察的纪念品 旅游帽 旅游包 座签牌 同时 通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿 会议案例欣赏 F 通知酒店 会务工作人员需要提前一天 也可根据到会人员的情况而定 进驻酒店并准备会务组用房 同时通知接站的用车和确认司机的联系电话 车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号 同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店 在入住酒店后须将会议的名称和报到地点 乘车方式 酒店联系电话 会务组所在房间通知办公室职守人员 会议案例欣赏 2 会议报到前酒店准备工作A 入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用 同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题 如 会议用布标 水牌 会议室 餐厅的情况 将会务组标识张贴好在容易看到的地方 会议案例欣赏 B 详细了解本会议所用场所的位置 如 餐厅 会议室 会务组老师和讲课老师所用的房间 C 相关会议使用设备的准备情况 如 会场布置情况 多媒体投影仪 上述设备的使用是在征求会议主办方的意见后执行 会议案例欣赏 3 会议期间的工作A 会议在报到期间最重要的是 收费 在收费过程中必须细致 准确 书面登记 收费过程中必须严格按程序操作 及 1 确定学员情况 2 根据情况计算应交费用 3 填写收费 收据 4 收款 5 将收据撕下交于学员 6 填写报到表 会议案例欣赏 B 在出现收费后 收据已开出的情况下 学员行程出现变化必须在 原收据 的基础上进行加注或更改 更改后的内容必须有客人签字和日期 会议案例欣赏 4 会议期间注意问题A 会务组必须始终保持整洁 干净和安静的环境 B 会务组所用的书面文件需保存完好 C 会务款的支出或相互来往必须已书面形式体现 及相互出据凭证 D 会务组工作人员的家属 朋友不能长时间在会务组工作间滞留和住宿E 各人会务款必须保管好 做到每天进行清点 保险安全的寄存 会务工作的内容 有关会议的组织 安排以及各项事务服务工作 统称为会务工作 从广义来看 会务工作包括会前 会间和会后所有与会议活动有关的事务性工作 会务工作的内容 1 会议的组织工作 包括 确定会议议题 安排会议议程和日程 确定出席范围 落实会议承办人 发出会议通知 组织与会人员报到 进行会议人员编组 布置会场 安排座次 印发会议证件 负责会议签到 会场其它服务管理 会中组织协调等 做好会议组织工作 一要具有整体观念 合理组织和安排各项具体工作 使之目标一致 分工明确又协调配合 并处理好与会议活动有关各种社会因素 二要具有时间观念 对各项活动进行周密的安排 使之紧密衔接 不延误 三要具有超前观念 注意各项组织工作的计划性 并对可能发生的变化提前有所准备 制订应变方案或补救措施 会务工作的内容 2 会议的文书工作 包括会议报告 文件 简报的起草 编号 印发和管理等 会务工作的内容 3 会议的生活管理工作 包括购买会议用品 会议接待 代表住宿安排 会议用品调配 会议医疗保健 文化娱乐 会议的财务管理等 4 会议的安全保卫工作 主要是会议的保密 警卫和会场内处的安全保卫工作 三 会务工作的内容和方法 1 会前工作的内容和方法主要包括开会动议 会议预案落实 会议通知 人员编组及其安排 会议材料 会前准备工作及其作法 主要包括会议接待 材料收发 发言安排 签到 记录 宣传 保密 协调