01宝能-民鲜农产品有限公司标准化文件之(一)采购篇.docx

宝能-民鲜农产品有限公司标准化文件之（一）采购篇.深圳市民鲜农产品有限公司标准化文件之（一）采购篇发起人发起日期审核人审批人吴文新2013年3月20日袁乐敏陈振峰农产品事业部二一三年三月目 录一、 采购人员行为准则2二、 采购部组织架构3三、 采购部工作职责4四、 采购部管控程序5五、 采购流程图10六、 采购费用报销制度及流程11七、 采购部薪资制度12八、 采购部人员奖罚制度14附件1 采购绩效考核表19附件2 采购员廉洁自律责任书21附件3 供应商行为准则23一、 采购业务人员行为准则1.1 【基本准则】1.1.1 提倡廉洁、自律、守法、诚信、敬业的职业道德。1.1.2 员工的一切职务行为都必须以维护公司利益、对社会负责为目的，有高度责任意识。必须遵守商业品行和职业道德。1.2 【工作制度】1.2.1 不论是接待供应商或参加谈判，我方必须有两人以上参与，禁止与供应商单独接触，严格遵守公司接待供应商的规定。1.2.2 所有的供货商都要经采购填写供货商评定表给上级批合格后，方可采购原料。然后再登记合格供货商记录1.3 【个人行为】1.3.1 员工个人行为必须遵守法律法规和社会公德的要求，维护公司信誉。工作内外，个人行为不能妨碍自己和同事的工作，或公司合法权益，否则将受到处罚。1.4 【明确沟通】1.4.1 禁止向任何供应商做错误的或不实的说明，禁止与他人谈论关于本公司的小道消息。1.4.2 禁止与供应商谈论与工作无关的事宜（特别是公司内个人事宜），更不能泄露（有意或无意）公司的商业机密。1.4.3 若被误解或认为被误解，请立即更正。明确的沟通是诚信的基础。1.4.4 当发现不合法或不道德的情况时，必须立刻上报公司。1.5 【采购项目管理】1.5.1 采购人员应努力使公司在任何一次采购项目中获得尽可能优惠的商务条件和服务。在采购项目有关责任人可以控制的范畴内获得当时最好的产品、价格和服务，并不得以采购部门已存在的供应渠道、采购价格和服务标准为了理由而降低工作标准。1.6 【供应商选择】1.6.1 在选择供应商时，应不带偏见地考虑所有主要因素，无论采购量的多少，即使是鉴定一份数额极小的合同，都应秉持公正原则。1.6.2 对供应商的选择是一个集体决策的过程。不允许运用个人影响力，使待选供应商得到特殊待遇，即使仅表露此意，也会破坏公司既定程序的公正。1.6.3 以公正的方式选择供应商。供应商的报价等相关资料，以及公司对这些资料的评估，均为机密，无授权领导的书面批准，工作人员或离职工作人员均不得于工作之外运用这些资料。1.6.4 严禁互惠交易行为，公司是否采购供应商的产品和服务，与该供应商是否采购公司的产品和服务无关。以确保选择过程的公正。1.7 【日清日结】1.7.1 为了使认证、采购过程手控，责任到人，落实对流程和单据的审计责任，确保单据流信息流清晰、准确、及时地向下游传递和采购的真实、有效性，各级采购业务人员应保证对所负责事务的完成做到日清日结，并使之完全处于手控状态。1.8 【保密】1.8. 1 遵守公司保密规定，禁止未经授权公开或传播公司保密信息。1.8.2 禁止非蓄意的泄露信息：禁止和任何未经公司授权的人员讨论尚未公开的机密信息。对外提供信息，应根据公司规定获得相关部门的授权。1.8.3 公司信息的使用：员工有义务保护公司信息，未经授权不得泄露公司信息，而且只在执行公司业务时使用该信息。1.9 【款待和馈赠】1.9.1 馈赠不仅是指物品，还包括服务、优惠或折扣。1.9.2 商业款待：经领导同意，员工可接受或给予他人符合商业惯例的款待，例如餐宴及他娱乐，但费用必须合理，且不为法律或已知的客户业务惯例的禁止。1.9.3 接受馈赠：一般的，采购业务人员不能接受馈赠，但具体操作时应根据具体情况区别对待。1.9.3.1员工及家属不能接受可能影响或令人怀疑将影响供应商与公司之间的 业务关系的任何赠礼。1.9.3.2员工可接受诸如新产品的宣传赠品、文化礼品、纪念品等价值不高，不超过人民币200元的礼物。超过价值标准的上交公司。1.9.3.3员工不得接受现金、现金代用券，不论价值高低。1.9.3.4在某些特殊情况下，员工一时推脱不掉，收到金钱或异于一般习惯的礼物，应马上报告领导，并上交公司。1.9.3.5在某些情况下，如新业务往来，员工可提供一般价值的礼物赠品给供应商。1.9.3.6对供应商应做到有理有节，互相尊重。二、采购部组织架构图按深圳市民鲜农产品有限公司组织架构及编制图执行三、采购员采购员采购员采购员采购员采购员采购部工作职责采购管理在日常工作中需统筹兼顾事前的规划、事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的运营活动，降低产销成本的目的。3.1 【组织方式】3.1.1 成立独立的商品采购部门，将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。3.1.2 从整体观点处理各项作业，大幅降低营运总成本。3.1.3 统筹供需，增强采购能力，提升存量管制绩效。3.1.4 指挥系统单一化，各部门间的沟通与合作获得改善。3.1.5 商品作业系统制度化与合理化，减低了管理费用。3.2 【注意事项】3.2.1 有计划的推展集权式采购组织。3.2.2 配合各部门的特性。3.2.3 建立利润中心式的商品组织，着重以行销为出发点，依据销售预测来进行商品采购生产等计划。3.3 【作业层面】3.3.1 品质：3.3.1.1能够明确说明规格。3.3.1.2提供客观的验收标准给供应商。3.3.1.3密切关注商品品质问题，对市场同类商品品质等级差异制定标准。3.3.1.4协助供应商建立品管制度。3.3.2 交货：3.3.2.1给供应商一个正确而且能达到的交货期。3.3.2.2提供长期的需求计划给供货商。3.3.2.3供需双方协商制定有利、快捷的运输配送方式。3.3.2.4协助供应商处理交货问题。3.3.3 价格：3.3.3.1关注市场价格变化，给供应商公平合理的价格，确保采购商品在品质、价格上的市场优势。3.3.3.2 让供应商分享共同推行价值分析的成果。3.4 【管理阶层】3.4.1 采购经理：3.4.1.1 拟定采购部门工作方针与目标。3.4.1.2 负责主要商品的采购。3.4.1.3 编制年度采购计划与预算。3.4.1.4 签核订购单与合约。3.4.1.5 采购制度的建立与改善。3.4.1.6 撰写部门周报或月报。3.4.1.7 主持采购人员教育训练。3.4.1.8 建立与供应商的良好关系。3.4.1.9 督导采购部门全盘业务及人员考核。3.4.1.10 主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。3.4.2 采购主管：3.4.2.1 分派采购人员的日常工作。3.4.2.2 负责次要的采购。3.4.2.3 协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。3.4.2.4 采购进度的追踪。3.4.2.5 保险、公证、索赔之督导。3.4.2.6 审核商品采购案。3.4.2.7 市场调查。3.4.2.8 供应商之考核。3.4.3采购员：3.4.3.1 经办一般性商品采购。3.4.3.2 查访厂商。3.4.3.3 与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。3.4.3.4 要求供应商执行价值工程的工作。3.4.3.5 确认交货日期等。3.4.3.6 一般索赔案件之处理。3.4.3.7 处理退货。3.4.3.8 收集价格情报及替代品资料。3.5【采购人员的选用】3.5.1才能方面：价值分析能力、预测能力、表达能力、专业知识。3.5.2品德方面：临财不苟得、敬业精神、虚心与耐心。四、采购控制程序4.1 【目的】对供应商进行评审，选择合格的供应商，有效控制采购过程，以确保其所采购的物资材料能够满足质量要求并持续稳定。4.2 【范围】适用于本公司供应商的开发、选择、评审与管理，以及本公司原材料(含包装材料，不含固定资产和低值易耗品)的采购控制。4.3 【定义】4.4 【职责】4.4.1 采购部负责供应商的开发、选择、初步评审与管理，建立合格供应商档案，负责实施采购计划，通过所有程序，提交采购委员会审批。4.4.2 品管部根据产品要求编制原材料的要求标准，提交所有商品参数，并负责组织对进料进行品质检验。4.4.3 营运部负责制定原材料物料采购清单原材料申购单4.4.4 仓库部 负责原材料的验收与储存。4.5 【程序】4.5.1 供应商选择与评审4.5.1.1采购部应通过多种信息渠道（网上查询、网页、供应商自荐等）寻找供应商。对于可提供本公司所及规模的供应商，采购员可通过电话对其三证情况（营业执照、税务登记证、卫生许可证）、报价、经营场所及规模进行初步了解。如果基本情况符合要求，有必要取样的，采购员可要求供应商送样品，提交质检部确认。样品认可后，将其供应商三证资料及产品的官方或第三方机构检验合格报告交于采购文员处，方可将其纳入供应商名录，资料不符将不予采纳。4.5.1.2品管部负责提供原材料的验收标准及相关信息给采购部，采购部在供应商名录中选定各相关供应商，根据原材料的验收标准和客户需要，对供应商进行详细调查，调查内容包括经营规模、产品质量、产品价格、供货期、供应稳定程度和质量管理体系等，并将情况填写在供应商调查评审表上。4.5.1.3采购部在详细调查完成后，应组织评审小组对供应商进行评审。评审小组由采购部、品管部、总经办三部门的负责人组成，评审内容包括产品质量、质量合格证和供货能力等，必要时可进行实地考察。评审完成后，采购部跟单员将相关情况及评审结果记录在供应商调查评审表上，参与评审的人员应签字确认。4.5.1.4 采购部将评审结果为合格的供应商调查评审表及相关资料进行归档整理，经总经理审批后，及时将供应商纳入合格供应商档案。4.5.1.5 属于第一二三类物质的原辅材料的合格供应商应有两家以上，可以有多家。采购中可根据“一必备三优先”（生产厂家必须具备营业执照、生产许可证等；采购过程中交货近距离的优先；信誉好、知名度高的优先；同等条件老供就商优先）的原则，合理选择供应商。原材料供货不仅限于厂家，也可以是代理商。4.5.1.6 合格供应商均应签订深圳民鲜农产品有限公司购销合同，该合同明确了双方的责任权限，包括质量要求、交付要求、包装要求和账期等。4.5.1.7 合格供应商应对所提供原材料进行报价，采购部应汇总相同原材料的不同供应商报价，形成原材料报价对比表。4.5.1.8 对于本公司无法进行检验和检测的原材料，应要求供应商定期提供官方或第三方机构检验合格报告，供应商出厂批次合格报告，或是自行抽样送外检验。4.5.1.9 供应商业绩跟踪与再评审 评审小组应对供应商进行月度、季度业绩跟踪考核，填写供应商业绩跟踪考核表，每年对供应商进行一次再评审，并填写供应商年度业绩考核表，在进行业绩跟踪与再评审时，如果发现不符合要求的供应商，应取消其合格供应商资格并终止合作。4.5.2 采购控制4.5.2.1 采购依据 仓储提供的物料采购清单应于每日20:30前提交采购部，批量物料采购计划应于要求到货前3天提交采购部。原材料申购单应至少提前该物料采购周期2天提交采购部。由于生产计划变化或产品标准更改，需变更采购计划时，计划部应及时更改原材料申购单或及时通知停止执行原有原材料申购单中的相关项目，以达到采购的有效控制。采购部应根据物料供应市场情况的变化，提出专业采购意见，如由于季节或价格原因需提前备料或大量囤货的，物料紧缺建议采用替代品的等等，应填写物料采购建议表，由采购部经理提出，副总经理审核同意，报总经理批准后及时通知计划部，供制定原材料申购单时参考。4.5.2.2 确定供应商4.5.2.2.1 根据计划部提交的批量物料采购计划的原材料申购单，采购员从合格供应商档案上选择合适的供应商，单品采购金额在叁万元以上的，须上报采购委员会审批后方可执行。4.5.2.2.2 确定供应商后，如供货价格有变，应填写原材料调价表，由采购部经理提出，经副总经理审核，报总经理批准后交由财务部执行。财务部应及时更新财务系统，采购部经理需及时验证。4.5.2.3 订单下达4.5.2.3.2 订货单发出后，采购文员应及时跟进交货。如订单有异议应及时知会相关人员。4.5.2.4 订单签批权限4.5.2.4.1订单采购（1）在合格供应商商品购销合同范围内的正常订单，由采购文员负责制定订货单，经采购部经理批准。（2）在合格供应商商品购销合同范围外的订单，由采购部经理负责制定订货单，经副总经理批准。4.5.2.4.2 关于现采（现金采购与现场采购）（1）除海鲜、瓜果、鲜货、青菜、少部分副食品、超市货品允许现采外，其他特殊情况如需要现采，先填写原材料现采申请单，经采购委员会批准方可采购。（2）现金采购单次金额在人民币壹万元以下（包括壹万），经采购部经理审核，由副总经理批准，方可执行。（3）现采单次金额在人民币壹万元以上，经采购经理审核，报分管副总批准方可执行。 4.5.2.5 确认交货期4.5.2.5.1 供应商收到订货单后24小时内应确认订货单，包括订购原材料的品名、规格及交货日期，若对以上信息认可，则需在24小时内签章确认传回本公司。4.5.2.5.2 若供应商对订货单的交货期有异议，需在24小时内提出，并给出可以达到的交货日期，由采购文员协同计划员与供应商进行协商，确定合理的交货日期。4.5.2.5.3 交货期确认后，采购员应记录订货信息，并将供应商回复的交货日期填写在原材料申购单的回执联上，确认交货日期后的订货单仓管联，交由仓库部仓管员处理。如属现采，采购员也应将经批准的订货单交由仓库部仓管员处理。4.5.2.6 如果供应商在最后确认的交货日期不能如期交货，需将信息及时反馈给计划员，并协同计划员与供应商协商，确定延期后的最后交货期。4.5.3 采购验证4.5.3.1 当外购原辅材料到达公司后，仓库部应将原辅材料置放待验区，仓管员负责按订货单中所订数量验收，并通知品管部进行检验，质检员验收合格后仓库部必须在当天办理好原材料的入库手续。4.5.3.2 品管部接到通知后，遵照产品检验标准及时对进料进行检验。为保证原材料能及时满足生产计划的需要，必需检验感官指标的原料，质检部应在原材料到达的当天一小时检验完毕，另需检验理化指标的则应在到货后的3小时内检验完毕。4.5.3.3 已检验合格并入库的原材料在生产过程中判断为不合格，而导致生产中断，生产部应及时通知营运部，因此导致不能按期交付产品的，由品管部承担相应责任。4.5.3.4 进料检验不合格，原则上应进行退货处理，执行不合格控制程序。品管部经理确认拒收后，原材料质检员开具原料检验结果通知单至采购部。4.5.3.5感官指标轻微不合格的情况下，采购部如持有异议或急需原料组织生产，需向副总经理或总经理提出让步接受的申请，非采购经理采购的物料由采购经理批准，采购经理采购的物料由副总经理批准。4.5.3.6 感官指标严重不合格、微生物指标或理化指标轻微不合格的情况下，营运部如急需原料组织生产，应填写原材料特采申请单，经副总经理批准后方可行。特采申请仅对当批次原辅料有效。4.5.3.7 采购部接受到原料检验结果通知单后必须在半小时内回复品质间具体的处理方案。品管部将最终确定的处理方案填写在原料检验结果通知单上后交仓库部。 4.5.3.8 由原料品质导致的市场投诉、退货以及无法出货的产品，品管部提交供应商索赔报告总经理批准后，采购部负责实施。4.5.3.9 采购部负责和供应商进行品质方面问题的沟通，品管部有权要求供应商在品质方面予以充分的配合。如提交整改报告、检验报告等。如果供应商不予以配合，品管部有权根据相关的规定进行处理。4.5.3.10 收货后，仓管员应及时根据收货信息并填写物料缺货单，在每日上午九点前抄送采购文员，并注明采购订单号，以便采购部了解缺货信息，并做出相应处理。4.6记录深圳市民鲜农产品有限公司供应商名录（简称“供应商名录”以下同此）深圳市民鲜农产品有限公司供应商调查评审表深圳市民鲜农产品有限公司供应商年度业绩考核表深圳市民鲜农产品有限公司合格供应商档案深圳市民鲜农产品有限公司供应商调查评审表深圳市民鲜农产品有限公司供应商业绩跟踪考核表深圳市民鲜农产品有限公司商品购销合同深圳市民鲜农产品有限公司订货单深圳市民鲜农产品有限公司物料采购建议表深圳市民鲜农产品有限公司原材料报价对比表深圳市民鲜农产品有限公司原材料现采申请单五、 采购流程图图1图2六、采购费用报销制度及流程采购部门负责配送业务过程中所需的原材料及其他类采购工作，所采购商品详细资料必须交定价员报备商品资料档案。6.1 采购费用种类果蔬，鲜肉，海鲜，冻品，粮油，调味，副食品，日配品，公司其他采购等6.2 费用报销的一般规定及流程6.2.1 采购合同确认后的预付款支付：财务部门凭采购申请单、采购合同或付款清单办理预付款的支付工作；审批流程：部门经理审核-财务出纳票据审核-财务主管复核财务付款：完成以上审批程序后，安排付款；6.2.2 现金采购费用的报销：财务部凭采购申请单、费用报销单、购货清单、送货单、入库单，发票办理报销业务；审批流程：部门经理审核-财务出纳票据审核-财务主管复核-总经理复核审批签字财务付款：报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。6.2.3 现金采购形式：采购部门负责人在每周五早上到财务报账，把一个周期（上周四-本周五）的相关合法完整的单据交到财务处。财务根据相关单据核算，做到多还少补。再拨发下一周期的备用金，采购员备用金原则上不得超过个人月工资，如特殊情况需要增加备用金金额，超过金额部分由相应上级领导直接负责（采购员-采购主管-采购经理-副总经理-总经理）6.4 对账形式：采购部根据公司所需要采购的商品做成采购单，并由部门经理审核、总经理批核后方能采购。采购单一式三份，一份采购留底、一份交财务、一份供应商。商品到货入库后，仓库主管把供应商的送货单交到财务处，由供应商做账单和财务对账。6.4.1 周结的在每周的星期五（或前）对好账。由财务向总经理作报告，做好资金准备，于下个星期一下班前结款。（所属账单周期从每上周六至本周五的采购）。6.4.2 月结的供应商在规定的期限内和财务对好账，经无误后签字回传方可请款，并在下一个星期一下班前结款。6.5 发票报销时需提供的附件：采购申请单费用报销单购货清单送货单入库单七、采购部薪资制度按深圳民鲜薪酬管理制度执行八、采购人员奖惩制度8.1 目的和适应范围8.1.1 目的：为规范采购日常行为，激励和提高采购人员的工作积极性和责任心，保证按时、按量和按质地采购所需物品，特制定如下奖罚制度。8.1.2 适应范围：本制度适用采购部全体人员8. 2 奖励细则8.2.1 在同等或更低价格中找到更好质量的供应商，根据产品使用量与金额酌情奖励8.2.2 采购能找到价格更优惠的替代产品，按产品用量与总采购金额情况酌情奖励8.2.3 市场价格确定涨价时，采购人员可保持原价或将价格谈到涨价范围之下的根据情况奖励8.2.4 有超预期的在商品涨价以前进行商品囤货，使公司盈利超过原有商品所产生的价值的，根据盈利金额进行奖励8.2.5 及时了解各类商品市场信息，能在商品价格变更时提出合理的建议，减少公司损失的，依据变动情况酌情奖励8. 3 惩罚细则8.3.1 采购人员及采购内勤不能及时完成任务且没有向上级汇报的个人乐捐50-100元/次8.3.2 若因采购交期延误影响商品配送的按生产情况及延误时乐捐100元/次8.3.3 在审批过程中或在以后查核中明显高于现市场价20的，一次性乐捐100元；高于现市场价30的，一次性乐捐200元；累计3次以上的对工作安排作调整附件1 采购绩效考核表部门: 月份： 年 月关键绩效指标目标名称备 注权重业绩标准考核办法考核得分扣、加分理由采购交期达成率按期履约批次/总批次1595%2%/1分采购产品合格率合格批次/总批次，（不含特采）1595%2%/1分帐务处理帐务处理出错率、及时率15准确、及时不准确、不及时一项扣2分成本控制有效降低成本102%1%2分工作计划完成率周工作计划完成数/周工作计划数15100%未完成一项扣1分财产事故由采购部员工不当行为造成的财产损失102000元经济损失5000元发生一起全扣经济损失5000元发生一起本月绩效分为0分岗位职责采取扣分制：履行得满分，未履行项按项目相应分值扣分。20分考核得分扣分理由：被考核人建议被考核人签名：考核意见1、被考核人工作业绩考核得分： 2、考核人评定意见： 考核人签名： 年 月 日综合部复核总经理核准附件2采购员廉洁自律责任书（甲方）：深圳民鲜农产品有限公司（乙方）：_ 为加强公司采购工作的廉政建设，规范采购工作的各项活动，防止发生各种谋取不正当利益的违法违纪行为，保护公司当事人的合法权益，根据国家有关法律法规和廉政建设责任制度规定，特订立本廉洁自律责任书。 一）、乙方从事公司采购或相关工作，在采购工作的事前、事中、事后应遵守以下规定：1. 不准向供应商和相关单位索要或变相索要回扣，即经办采购时故意抬高价格以次充好；及接受供应商的回扣、礼金、贵重物品和好处费、感谢费等。2. 不准在供应商和相关单位报销任何应由甲方或个人支付的费用。3. 不准要求、暗示或接受供应商和相关单位为个人提供方便。4. 不准参加可能影响公正执行公务的供应商和相关单位的宴请、健身、娱乐等活动。如有必要，须事先征得部门负责人的同意，部门做好备案。5. 不准向供应商和相关单位介绍或为配偶、子女、亲属参与同采购工作等相关活动。6. 采购员在采购工作中必须按照公司采购不的相关制度及流程进行采购。 二）、违约责任1.乙方有违反本责任书行为的，一经查实，依据公司管理制度规定给予辞退处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任；给甲方单位造成经济损失的，应按规定负担全部赔偿责任。2.本责任书所定义的采购员是华南农产品物流有限公司及下属分公 司的专职采购员、及在公司工作中存在采购行为的相关管理人员、工作人员。 本责任书一式两份，由甲乙双方各执一份。 本责任书经双方签署后立即生效。甲方单位（盖章）： 乙方单位（盖章）：法定代表人： 法定代表人：附件3供应商行为准则前言本行为准则代表了民鲜农产品的承诺，仅与同样承诺奉行相关政策的供应商合作。本行为准则界定了我们对供应商的最低要求。我们期望并鼓励供应商努力实现“高于或超越民鲜农产品供应商行为准则的目标。民鲜农产品供应商行为准则适用于所有与本公司合作的供应商，民鲜农产品将会与那些致力于执行此行为准则或已采取有关行动的供应商合作，民鲜农产品有权与不能遵守此行为准则的供应商终止业务关系。民鲜农产品可以对供应商行为准则进行修订、执行和/或解释。本准则不会产生任何偏袒或对任何一方有利。实行该行为准则的目的旨在确保发展一种符合道德的公正的商业行为，该行为将成为农产品领域公认的代表民鲜农产品的特征。总则法律及法规深圳市民鲜农产品有限公司所有供应商必须完全遵守与其商业运作相关的法律。这是此行为准则各项条款中最基本的要求。供应商及次级承包商如果供应商使用次级承包商来提供民鲜农产品的采购品，该供应商有责任确保次级承包商遵循行为准则中的要求并告知深圳市民鲜农产品有限公司其所使用的次级承包商，而该次级承包商及其设施必须预先取得民鲜农产品的认可。工人权益和人权民鲜农产品的供应商必须尊重雇员的人权，以社会认可的方式对待雇员，确保他们得到尊重。强迫劳动供