博志成集团合同管理程序.doc

合同管理文件博志成集团合同管理程序1. 目的为规范公司的合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司的合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依，制定本程序。2. 适用范围本程序适用于公司开发过程中的对外各类经济合同的管理。3. 术语和定义1、 责任部门是指负责供方选择及合同执行的公司职能部门。2、 经办人是指责任部门内具体承办供方选择及合同执行的岗位人员。4. 职责4.1. 责任部门1、 组织制定责任范围内标准合同范本；2、 负责责任范围内合同的洽商、起草；3、 负责责任范围内合同的会签流转；4、 履行合同或协助履行合同。4.2. 分管副总/总监1、 指导分管部门的合同管理工作；2、 负责分管范围内或相关合同的审核或审批；3、 负责责任范围内合同的签署。4.3. 相关部门1、 负责相关合同的评审会签；2、 参与供方的谈判，提出供方选择意见；3、 履行合同或协助履行合同。4.4. 综合办公室1、 负责20万元以上合同的法律审核；2、 负责合同盖章。4.5. 成本合约部1、 组织制定工程类（施工、监理、材料设备）标准合同范本；2、 负责施工、监理采购合同的洽商、起草；3、 审核公司所有采购类合同，提出合同内容和价款相关意见；4、 负责公司采购类合同的保管和登记建帐，对合同实施动态管理。4.6. 人力资源部1、 负责合同的总体控制和管理；2、 负责与合同管理相关的制度、流程、表单的起草、编制或审定；3、 参与、指导、监督各职能部门的合同管理工作。5. 工作程序5.1. 合同基本要求5.1.1. 合同的分类1、 项目类a） 土地合同包括项目可研、项目合作开发、土地使用权出让等合同。b） 前期合同包括项目拆迁、拆迁补偿安置、规划设计、勘察、监理、造价咨询等合同。c） 施工合同包括建筑、安装、装饰、市政等施工或安装合同。d） 工程材料设备采购合同包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买等合同。e） 园林环境合同包括室外环境施工和采购合同。f） 营销包装合同包括市场调研、项目策划、营销策划、销售代理、户外广告制作与发布、媒介广告制作与发布、宣传品设计与印刷、营销物料采购、模型制作、销售装修、软饰材料设备采购等合同。2、 销售租赁类a） 商品房买卖合同；b） 工程款抵扣商品房买卖合同；c） 租赁合同。3、 管理类a） 劳动合同包括所有劳动合同。b） 固定资产管理合同包括固定资产（含IT设备、办公用品）采购、维修、维护等合同。c） 融资合同包括银行贷款、借款合同或综合融资授信协议等合同。d） 其他合同包括不能归入任何项目的公司设立、股权转让、对外投资、对外担保、按揭合作、会计事务、管理咨询、人才服务、薪酬调查、培训、招聘广告发布、IT服务、知识产权、房屋租赁、外包服务、法律顾问服务、商标申请代理、品牌调查、客户满意度调查、物业服务、联盟商家等各种合同。5.1.2. 合同形式1、 对于金额较大（费用类1万元、成本类2万元以上）、双方责权较复杂的，以及容易产生纠纷的经济活动必须采用正式合同文本；2、 金额较小的零星项目（费用类1万元、成本类2万元以下），可采用其他简易书面协议的形式予以确认；3、 费用类1万元、成本类2万元以上不签订正式合同文本的情况，需由责任部门阐明原因，报总经理审批。5.1.3. 合同内容1、 合同内容一般应包括但不限于以下条款：合同当事人、合同标的、标的数量和质量、合同价或酬金、合同期限和履行的地点、违约责任、合同变更、索赔程序及办法。2、 工程施工合同必须阐明下列内容：a） 工程具体内容（采用图纸、附预算书）；b） 工程造价，包干形式、内容，所采用定额及国家有关规定；c） 取费标准明确及费率的计算基数的确定；d） 材料价格的结算依据；e） 明确甲供材料设备的范围、种类及供应情况；f） 明确乙方所购材料、设备的结算办法；g） 明确付款原则、工程竣工验收标准、及结算原则。3、 合同组成部分：招投标文件、主合同文本、合同条件、补充合同（协议）、合同附件（图纸、预算书）、函件、备忘录、技术变更、结算定案。5.1.4. 合同文本1、 公司依据供方管理权限确定合同标准文本的归口管理部门，合同归口管理部门负责制定其责任范围内的标准合同文本；2、 所有合同文本根据公司统一制订的标准合同文本进行填制，尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本。标准合同文本将采用不可修改的通用条款和可修改的专用条款，文本中不可修改的通用条款字体采用宋体字，可修改的专用条款采用斜体字，标准合同文本未涉及的内容以补充条款形式列入合同；3、 下列情形可作为本原则的例外：a） 政府有关部门要求使用其统一制订的合同文本；b） 我方处于弱势而无法使用公司标准合同时，如项目合作开发合同中我方非控股等情况；c） 不宜推行标准文本的业务，如项目使用不频繁、金额很小的零星合同。5.2. 合同的订立5.2.1. 合同订立的原则1、 为了使签订的经济合同有效，使公司合法权益受到法律的保护，订立合同必须遵循合法、平等互利、自愿协商一致、等价有偿的原则；2、 签订合同的单位资质应当合法，应具有企业法人营业执照；3、 事前签订原则：对应该签订书面合同的业务需事先签订合同，或以中标通知书、招投标文件等与合同具有同等效力的书面文件确认双方的权利和义务，然后开始履行，特殊情况下（指不立即开展会造成更大损失的），经总经理批准，可以例外，但应在3日内按双方商定的条件签订合同、补全手续。5.2.2. 签订合同的要求1、 签订经济合同前，合同责任部门应按公司供方与采购管理规定，对供方的资信、资质和业绩进行详细调查考核；2、 了解供方产品状况：国家有关部门出具的检验报告、产品安装标准及生产标准（如国标或ISO系列国际质量保证体系）；3、 合同责任部门在完成考察报告的基础上，根据公司要求起草合同文本，准确规定合同涉及的工程或产品的类别、形式和等级、检验规程、适用规范、采用的质量体系标准等；4、 订购的产品样品（如地砖磁砖等装饰材料）由双方签字盖章后封样保存，按封样验货。5.2.3. 合同的审批1、 合同责任部门在正式订立合同前，应重点关注以下事项：a） 合法性包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法是指签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策，无显失公平的内容。b） 严密性条款齐备、完整；文字表述准确；权利、义务具体明确；手续完备；附加条件适当、合法。c） 可行性资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠。2、 合同责任部门应当将合同草案按合同审核权限送相关部门审核，公司高层根据授权审批。合同审核权限见附件合同分类及审批权限规范；3、 20万元（含）以上合同需经综合办公室（法律顾问）审核，20万元以下合同可不经法律顾问审核。对于未涉及金额的合同由责任部门视合同内容的法律风险程度确定是否送交法律顾问审核；4、 法律顾问重点对合同主体是否合格、合同条款是否合法、完备、公平、是否存在法律风险等问题进行审核；5、 成本合约部对合同价款及结算方式进行审核；6、 其他相关部门对与本部门职能和专业条款进行审核；7、 合同会签过程中对合同产生的分歧，由责任部门进行充分沟通、协调，仍未达成一致的由最终审批人决定。5.2.4. 合同的签署和盖章1、 每份合同应保证公司拥有四份以上的原件，分别由责任部门、综合办公室、成本合约部、财务部留存；2、 各审核部门在合同评审会签表经审批后，由经办人员办理合同签章手续，即先由公司代表（法定代表人或者法定代表人委托的代理人）签字，然后凭合同审批表原件交由综合办公室加盖合同专用章或公章；3、 综合办公室印章管理人员负责盖章前的合同复核：在盖章前应要求承办人提交已经合同审批人批准签约的合同评审会签表，并注意察看合同上本公司签字人是否与公司规定的权限相符。如发现不符，不得在合同上加盖公司印章；4、 对方当事人如果是单位，其合同签字人应为其法定代表人（适用于法人单位）或负责人（适用于不具备法人资格但有营业执照的单位），该法定代表人或负责人原则上应与其营业执照或其他主体资格证明文件上载明的一致；如不一致，承办人应要求对方提供法定代表人或负责人身份证明书。如对方签约人非对方法定代表人或负责人，承办人在签署合同前应要求对方提供由其法定代表人或负责人签署的授权委托书原件并留存，否则不能认可对方签字的效力；5、 禁止出现只有公司盖章而无合同签字人签字的合同；6、 合同内容在一页以上的，应加盖骑缝章；7、 合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，原则上应由合同另一方先盖章、签字；我方在报批审核程序结束之后再签字盖章；8、 法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理或协调相关部门及时办理有关手续。5.3. 合同的履行5.3.1. 合同订立之后，合同使用部门应认真履行合同，严格执行，确保信誉。经办人员负责对合同的履行进行跟踪；成本合约部、财务部负责对合同的收付款内容进行监督；5.3.2. 经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务，特别是对应收、应付款需及时报批结算，不得擅自延期履行；5.3.3. 合同双方互负债务且没有先后履行顺序的，或者应当对方先履行的，在对方履行之前应拒绝其履行要求；在对方履行债务不符合约定时，应拒绝其相应的履行要求；5.3.4. 公司应当先履行债务的，若有证据或迹象表明对方当事人有下列情形之一时，经办人员应当及时报告部门负责人并知会相关高层，以决定是否需要中止履行或者采取其他措施：1、 经营状况严重恶化；2、 转移财产、抽逃资金，以逃避债务；3、 丧失商业信誉；4、 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；5、 分立、合并或者变更住所没有通知公司，致使履行债务发生困难。5.4. 合同变更、索赔程序5.4.1. 合同的变更1、 合同成立以后，尚未履行或尚未完全履行之前，当事人经协商一致，就合同的内容达成修改和补充的协议，称为合同变更；2、 合同变更是合同关系局部变更，即合同变更只是对原合同关系的内容做出某些修改或补充，而不是对合同内容的全部变更；在法律或行政法规规定变更合同应办理批准登记手续的，依照规定进行合同变更。5.4.2. 合同变更程序和办法1、 合同变更应采取书面形式签订变更协议，其审批程序同合同签订程序；2、 依照法律或行政法规，合同订立需进行登记的，当事人变更合同的，其变更也应进行登记；3、 变更协议签订后，对于合同中尚未履行或尚未完全履行的部分，应按照变更协议中的有关规定执行；4、 任何一方未经对方同意，无正当理由擅自变更合同内容的，不对合同的另一方产生约束力，且将构成违约责任。5.4.3. 合同变更索赔合同的变更不影响当事人要求赔偿损失的权利，具体为：1、 原合同中有变更原则的，不存在损害赔偿；2、 因重大误解而成立的合同予以变更时，双方应及时审定出由此造成的损失，由误解方向相对方予以赔偿，并承担由此造成的违约责任。同时签订变更协议，将有关条款在协议中予以明确。5.5. 违约事项、争议报告、合同解除5.5.1. 违约事项、争议报告1、 在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员需及时向部门负责人报告并知会相关部门。2、 出现违约事项后，责任部门应及时收集以下资料：a） 合同纠纷情况的详细说明；b） 合同的文本（包括变更、解除合同的协议）以及与合同有关的附件、文书、函件、电报、图表等，对方的资料（营业执照、资质证书等）；c） 发票、票据等有关凭证；d） 材料设备质量标准、封样、样品或鉴定报告；e） 有关对方违约的证据材料；f） 其他与处理纠纷有关的材料。5.5.2. 合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同；5.5.3. 合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门负责人并知会相关高层，以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效；5.5.4. 对于合同的解除，责任部门应做好记录，收集履行过程中所有与合同有关的资料，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。5.6. 合同保管与归档5.6.1. 合同保管1、 合同经办人员对合同履行过程中的各种材料，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件与合同原件在责任部门留存；2、 责任部门应建立本部门经办的合同台帐（包括付款记录），对合同进行分类、编号、登记和保管。5.6.2. 归档1、 责任部门在合同履行完毕后连同相关资料，于每月末向综合办公室移交归档。2、 合同保管和归档的范围：a） 合同（包括附件、补充协议等）；b） 合同评审会签表；c） 与合同相关的招标文件、中标通知书、往来函件、解除合同通知等；d） 其他与合同订立、履行过程中的所有书面材料。5.7. 合同分类编号规则5.7.1. 项目类合同编号方法（按五级编码）1、 一级编码：由二个大写字母表示，两个大写字母是公司名称前两个汉字拼音的第一个声母；2、 二级编码：为工程项目简称中核心名称前两个汉字拼音的第一个声母（大写），如柏林四季项目简称“柏林四季”，代码为BLSJ；3、 三级编码：根据项目开发期数分为“一期”、“二期”、“三期”、“跨期”，代码分别为01Q、02Q、03Q、KQ；4、 四级编码：项目类合同共分六类，相应编号按下列括号中汉字表示：a） 土地合同（土地）包括项目可研、项目合作开发、土地使用权出让等合同。b） 前期合同（前期）包括项目拆迁、拆迁补偿安置、规划设计、勘察、监理、造价咨询等合同。c） 施工合同（施工）包括建筑、安装、装饰、市政等施工或安装合同。d） 工程材料设备采购合同（采购）包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买等合同。e） 园林环境合同（环境）包括室外环境施工和采购合同。f） 营销包装合同（营销）包括市场调研、项目策划、营销策划、销售代理、户外广告制作与发布、媒介广告制作与发布、宣传品设计与印刷、营销物料采购、模型制作、销售装修、软饰材料设备采购等合同。5、 五级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001至9999。6、 编号举例：公司柏林四季一期第一份施工类合同，编号：BZC-BLSJ-01Q-施工-0001。5.7.2. 销售租赁类合同编号方法（按四级编码）1、 一级编码：同项目类合同编号方法1、；2、 二级编码：同项目类合同编号方法2、；3、 三级编码：同项目类合同编号方法3、；4、 四级编码：为具体房号的编号（包括苑名、栋号、单元号、房间号），可以用汉字、字母或数字综合表示，具体形式不作规定；5、 同一套商品房（车位/车库、库房）的排号协议、认购书、抵押贷款担保合同与相应的销售合同共用一个编号。商品房、车位/车库、库房销售后与业主签订的合同按销售合同的补充合同处理，如工程维修合同；6、 编号举例：公司柏林四季二期1号楼3单元501号销售合同，编号：BZC-BLSJ-02Q-1号楼3单元501号；哈尔滨柏林四季二期车库48号车位租赁合同，编号：BZC-BLSJ-02Q-车库48号。5.7.3. 管理类合同编号方法（按四级编码）1、 一级编码：同项目类合同编号方法1、；2、 二级编码：管理类合同是指不能归入任何项目的合同，管理类合同共分四类，相应编号按下列括号中汉字表示：a） 劳动合同（劳动）包括所有劳动合同。b） 固定资产管理合同（资产）包括固定资产（含IT设备、办公用品）采购、维修、维护等合同。c） 融资合同（融资）包括银行贷款、借款合同或综合融资授信协