酒店采购部标准操作流程.doc

采购部标准操作流程Purchasing DepartmentStandard Operation ProceduresLast-update修订日期: 11采购部“标准操作流程”目录 编 号 主 题 索 引 PUR001 采购工作流程图PUR002 物品申购程序PUR003 采购部内部工作流程PUR004 选择供货商程序PUR005 采购部询价报价定价制度PUR006 采购人员的职业道德标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：采购工作程序 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR001 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 1 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：采购工作流程图申购单 各使用部门经理或主管 计划采购 计划外采购 采购部征询确认 采购部经理、采购员 总经理 领导签批 财务总监 采购部经理采购 任务 采购部经理，采购员 采购部经理 实施下次采购作为参考 确定供货商 总经理 评议小组：总经理、采购总监、申购部经理实施 采购 验收 采购员、仓管员、供货商 征询使用部门意见 意见 反馈 执行任务采购员 传递报销单到财务 文员 结案:记录与存档 采购部文员 标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：物品申购程序 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR002 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 1 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：按照各种物资的分类和采购方式，各部门应该选择适当的申购方式。1.计划采购：使用部门根据下月工作计划和物资耗量，在本月底申报下月所需物资的品名、数量、质量、规格、用途及到货时间，由财务部汇总，根据仓库库存量对申购的数量进行审核，经采购部确认后，再报总经理审批。采购部实施分批采购。2.仓库申请采购：仓库存货降至最低储备点时，由仓库主管填报申购单，报采购部经理和财务部经理审核后，经总经理批准，由采购供应部采购补仓。3.临时采购：部门因工作需要，需临时补充物资时，部门填写申购单，须先经仓管员验证有无库存，经采购部确认后，总经理审批。由采购供应部执行采购。4.紧急采购：如遇水、电、气、设备发生故障，需抢修或其他临时急需物品，且仓库无配件无存货，需急购的，由部门经理批准直接采购，事后需按程序补办手续。申购单审核批准的传递程序是：申购（填单） 部门经理（签字审核） 仓库主管（签字审核） 采购部经理（签字审核） 财务总监（签字审核） 总经理（签字批准） 请购单返回采购部执行采购。标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：内部工作程序 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR003 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 1 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：1. 确认需求：在申购单审批之前，应先经采购部确认,确认内容包括：品名、数量、查明库存数量以及是否有代替品，申购量是否符合经济采购量，规格要求是否明确，用量或损耗是否合理，需用日期是否合理，以及追查临时采购或紧急采购的原因等。 将申购单输入电脑备案，详细注明品名，上次采购价格、供货商、要求到货时间等。2. 需求说明：确认需求后，对申购单的细节如品质、参考价格、包装、售后服务等，均加以明确说明，以便领导审批时能够参考。3. 选择可能的供货来源：就需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好的供货商，通知其报价，或以询价、公开方式征求。采购员将尽可能的资料信息汇报部门经理。4. 由经理安排可能的供货商，进行价格谈判。最终确定合适的供货商和价格。5. 安排定单：价格谈妥后，应该办理定货以及签约手续。定单或合约，均属于具有法律效力的书面的文件，对买卖双方的要求以及权利义务，需以列明。6. 定单与稽核：签约定货之后，督促供货商如期如质如量按照规定交货。7. 交货验收：配合仓管员严格验收入库，验收合格之后，办理入库或直拨手续，索取发票。8. 不符或退货处理:供货商所交货物与和约规定不符而验收不合格时，应该按照和约规定退货，并重新购买。9. 结案：凡验收合格付款或验收不合格退货，均应办理结案手续。验收合格的项目，整理采购申请单、入库验收单、发票及相关的材料，附在报销凭证后，按财务报销程序逐级审批。对验收不合格并造成影响酒店正常运营, 应该按照与供货商的约定或相关管理规章制度，追究供货商的责任，对其进行相应处罚。10. 记录与档案：凡结案之后，由文员将采购结果、部门使用意见等输入电脑，列入档案，分类保管，以备参阅或下次购进时查考。标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：供货商选择 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR004 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 2 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：采购工作中的询价工作，首先要寻找合格的供货商，才能保证采购物资的品质、充分的数量、合理的价格及完善的售后服务 ，这是采购工作的重要任务。一、 供货商的评选，按照市场经济规律来确定,一般来说，供应商的数量越多，选择适当供货商的机会就越大。通常可以利用以下途径：1. 利用现有的资料：建立已发生过业务,并经实践证明合格供货商的名册或档案，就现有的供货商，分析是否符合要求-适当的品质、准时交货、合理的价格以及必需的售后服务等。2. 公开征求的方式：3. 通过同行业介绍：4. 通过阅读专业刊物或杂志、上网等方式，熟悉许多产品的供货商，获得供货商的基本资料。5. 咨询专家或专业的咨询公司，建议提供供货商名录。二、 对供货商考察：采购部对其进行考察洽谈时需经理带队或三人同时在场。要求供货商四证(营业执照,税务登记证, 委托代理证,卫生许可证,)齐全，实力雄厚，价位适中，售后服务好，且为本地区该产品厂家一级代理。三、 大宗货物采购确定供应商的评选程序：1 成立评选小组：a 成立小组，对合格厂商的各项资格或条件进行分析以及审议。小组成员包括总经理、采购部门、使用部门、财务部。标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：供货商选择 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR004 Approved By 核准人：Page 页码：2 of 2 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：b 决定评审项目：一般经营业绩、公司的历史，负责人的资历，资本额、员工人数、主要客户、财务状况、营业证证照。产品供应能力，生产设备，产品质量，地点是否邻近我方，以及品质保证。2. 对合格厂商的分类：按照厂商的专业程度予以归类，按照能力划分等级。目的在于，避免厂商包办各种采购条件，预防外行人做内行事。配合采购需求，选择适当的供货商。 分类标准：1.地区（地点）；2.供应类别；3.交易金额； 4.依存度大小；5.信誉度大小； 6.其他。四、 考察的结果合格后，经分管副总经理审核后，报总经理批准，财务部备案，采购供应部执行。标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：询价报价定价 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR005 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 2 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：一询价询价为确定供货商和定价，提供了直接的参考资料和依据。为此，询价人员的询价工作应该以严肃，认真、负责的态度，在力所能及的范围内，详细了解市场行情和供货商的状况。1. 询价人员：由领导安排，由采购员牵头与使用部门，成本控制组组成询价小组。2. 询价时间、周期：蔬菜的询价时间在定价之前三天之内，必须将价格询完。询价的周期是蔬菜每15天询价一次，肉禽海鲜每30天询价一次。3. 询价内容：包括同行价，市场零售价，批发价，供货商价格。4. 询价方式：口头询价，由采购员向供货商说明采购物品的品名、规格，交货期限、交货地点、付款以及报价等资料。询价的物品应当以双方经常交易，且规格简单，标准化为益。并且做好记录。书面询价：对于规格复杂且不具备标准化的产品，应该以书面询价为准，。在询价的过程中，为使供货商不发生对规格要求的错误理解，通常采购人员应附辅助说明性的材料，提供给供货商参考。5.对食品原料的询价，必要时询价人员可以亲自购买，以寻求真实价格。6.询价报告：将采价结果按照规定整理汇总，填写详细的询价报告和建议定价，作为定价的依据。由采价小组成员在汇总表上签字。标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：询价报价定价 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR005 Approved By 核准人：Page 页码：2 of 2 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：二报价对价格波动比较大的季节性时令蔬菜和水果、粮油、肉禽等，由供货商报价，蔬菜、水果每7天报价一次。肉类、海鲜、鱼类等15天报价一次。冻品、干货每月报价一次。采购员将报价资料整理汇报给经理。 三、定价：1. 时间：询价结束第二天。2. 定价小组：副总经理，采购、财务、餐饮部经理及询价人员组成。3. 程序：1） 综合前次定价和现询价、报价的情况，进行集体讨论，2） 定出合理价格，既要降低酒店的采购成本，又要给供货商合理价格。3） 报分管副总经理审核批准执行。4） 采购部当天整理出定价，递财务部执行。4. 如果没有询到价格的品种，可以暂缓定价，待询价后再定价。1） 本地再询价，2） 通过武汉市场询价。四、调整价格：1. 条件：执行过程中若发现个别品种定价不合理的、市场短期内价格上下变化较大、供货商反应较强烈等情况下，采购部可以对价格进行适当的调整。2. 时间：定价后一个星期内调整完。3. 程序：1） 采购部对有争议品种的价格必须进行市场调查，提出初步调整方案，2） 报分管采购副总经理审核批准，明确调整价格执行时间期限，3） 财务部按审批的时间起执行调整价格，并进行调增。标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：采购人员的职业道德 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR006 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 1 Effective