论秘书的协调职能-文秘专业毕业论文

1 开封大学开封大学 KAIFENGDAXUE 毕毕业业论论文文 题题目目 论秘书的协调职能论秘书的协调职能 系系部部 人文学院 专业年级专业年级 11 级文秘 2 班 姓姓名名 王运 学学号号 2011072032 指导教师指导教师 程秋莹 20142014 年年 5 5 月月 2 目目录录 一 文章摘要 3 二 秘书协调职能的特点 原则及作用 4 一 秘书沟通协调的特征 4 二 秘书协调工作的原则 4 三 秘书协调职能的作用 5 三 秘书协调工作的分类 6 一 关系协调 6 二 工作协调 7 四 秘书协调职能的实际应用 8 一 与领导群体关系的协调 8 二 与同事关系的协调 9 三 与部门单位关系的协调 10 五 参考文献 13 3 摘要 秘书的工作具有参谋 管理 协调三大职能 其中协调是秘书工作的重要 职能之一 秘书协调在领导工作 机关工作和秘书工作中都占有重要地位 具有 重要的现实意义 在实际工作中 领导亲自协调具有很强的权威性和有效性 但领 导者的主要任务是决策 因而不可能事无巨细 事必躬亲 这就需要秘书人员发挥 其参谋助手作用 参与或领导授权承办协调任务 秘书协调就是领导活动的延伸 与补充 有利于领导工作的正常运行 秘书部门处于机关的枢纽位置 承担协调任 务 辅助领导化解矛盾 理顺关系 可以提高机关工作质量和效率 也拓宽了秘书 工作的领域 有利于提高秘书工作的水平 强化秘书部门的参谋助手作用 推动秘 书工作向深度和广度发展 关 键 词 秘书 协调 职能 4 论秘书的协调职能论秘书的协调职能 王运王运 开封大学 开封大学 秘书的工作具有参谋 管理 协调三大职能 其中协调关系是秘书工作最重 要的职能之一 在实际工作中 领导亲自协调具有极强的权威性和有效性 但是 领导工作主要在于企业发展规划 主要任务是决策 不可能事必躬亲 这就需要 秘书在工作中发挥完美的协调职能 首先协调内部关系 搞好基础 使领导与领 导 领导与同事 同事与同事之间相处融洽 保证企业稳定 快速发展 协调好 外部关系 真诚对待客户 顺应政府发展 友善对待媒体 树立企业良好形象 保证企业健康 长久的发展 所以秘书协调职能的强弱直接影响着领导工作和部 门工作 一 秘书协调职能的特点 原则及作用 一 秘书沟通协调的特征 在管理体系内 秘书没有法定的支配权利 所以秘书的沟通协调工作与领导 的不同 具有以下特征 1 附属性 1 附属性是秘书沟通协调工作的首要特点 2 秘书的沟通协调 往往是领导授权去处理矛盾 3 秘书的沟通协调 尤其是协调行为 必须受领导活动的制约 2 全面性 1 主要指本单位各项工作的全面协调 2 表现为多方面 多层次 多领域 要协调的工作无大小 内外之分 3 中介性 秘书的协调一般只起到沟通 联络 协商 调节作用 不如领导协调时具有 权威性 5 二 秘书协调工作的原则 在实际工作中 协调原则是我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则 主要 有以下几点 1 从属原则 秘书部门是为领导机关服务的 它必须在同级机关的领导下进行工作 这种 从属性决定了秘书协调是一种非权力性的协调 须遵循从属原则 对领导授权协 调的事项 要准确领会领导意图 不能自行其事 另搞一套 当然这不是说秘书 人员只能消极地等待和处理协调事项 但秘书人员的地位决定了他们的工作必 须做到尽职尽责又不越权 2 依法原则 依法原则是文秘人员从事管理活动的基本要求 在理论上往往作为行为的基 本原则来看待 在执行工作时也要考虑合法性原则和行政合理性原则 虽然秘书 工作不具有独立性 权威性 但是依然要对自身行为负有相应的责任 3 调查研究原则 注意调查研究 坚持实事求是 一切从实际出发 是协调处理问题的基础 也是做好协调工作的基本功 正如毛泽东说的 没有调查就没有发言权 协调 工作要切忌 下车伊始 就哇嘞哇呲地发表议论提意见 毛主席说这种人十个有 十个要失败的 所以调查研究是协调工作的前提与基础 只有情况明是非 协 调才能依照客观实际实事求是的进行 4 平等协调原则 平等协商原则是指秘书部门在协调中要平等待人 始终以平等协商的态度进 行对话 秘书部门作为综合部门介入协调工作 它与协调对象之间的关系并非领 导与被领导的关系 因此 协调工作应立足于 协商 要以平等的态度同各方 面进行沟通和商量 力求处事公正 合情合理 5 分级负责原则 即协调事项所涉及的内容 应根据部门职责进行分工 按照各个负责的办法 明确责任 分工落实 该由哪一层次负责协调 不要把矛盾上交 上级领导也不 要越级处理属于下级职能范围的问题 免得下面遇到问题时都把眼睛盯在领导人 身上 而且口味越来越高 非找主要领导人不能解决问题 三 秘书协调职能的作用 秘书是专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导 决策及其实施服务的办公室人员 今日的秘书已经不单单是传统意义上的收收发 发 抄抄写写的文书型或事务型人员 而是介入上司之间 甚至直接介入行政管 6 理工作 起到重要作用 秘书工作的主要职责是参与政务 管理事务 搞好服务 维护领导工作的正常秩序 保证整个单位工作的有效运转 1 助手作用 事务辅助主要包括办文 撰拟 运行与归档 办事 随机和授权 事务 办会 组织和服务工作 以及办公环境管理等 2 参谋作用 一方面是为领导提供情况与资料 另一方面是为领导出主意 想 办法 供领导参考 参谋的内容包括对决策的参谋 对信息利用的参谋 对领导 正身洁行的辅助 由于秘书与领导是上下级关系 是配角服务于主角 因此要求秘书当参谋 被咨 询时 需要格外注意语言艺术 要做到既能进言 又不失身份 3 协调作用 协调就是沟通信息 通报情况 解决矛盾 协调是领导者的重要 职责 但实际工作中 任何领导者都不可能也没有必要包揽一切 经常通过为其 服务的秘书部门来进行协调 协调是秘书部门的一项基本任务 从秘书部门所处 的位置看 现代组织一般由横向的职能部门和纵向的管理层次所构成的 在横向 的职能部门中 秘书部门处于各职能部门的中介 在纵向的层次结构中 秘书部 门又处于政策层与执行层的中介 这种位置 这种处于纵横管理网络交集点上的 特殊地位 不仅决定了秘书部门必须具备协调职能 而且为发挥协调作用提供了 有利条件 协调推动秘书工作向深度与广度发展 4 信息枢纽作用 秘书处在联系上下 沟通左右的枢纽地位 是机关的上下左 右内外信息的集散地 信息工作室秘书的重要工作内容 秘书除要获取准确 及 时 全面的信息外 还要经过认真的综合处理 提取有价值的信息 掌握的信息 面要广 大 但反映给领导要少要精 信息有助于领导作出决策 领导作出决策 后 还要贯彻 落实过程中 将执行的情况 成绩 经验以及在的问题时向领导 反馈 信息 决策 执行 反馈 再决策 是沿着一个循环系统运动和上升的 秘书工作就组织和完成这种循环 5 公共关系作用 积极发挥信息沟通和协调枢纽作用 为单位树立良好的形象 二 秘书协调工作的分类 一 关系协调 关系协调 从广义上来讲它一方面包括创造一个亲密合作 团结一致的内部 7 环境 另一方面包括争取一个共同发展的外部环境 使组织与它面临的内部和外 部公众之间的关系处于一个和谐的状态 让组织在与公众的沟通 协调中建立和 发展良好的形象 专就秘书职业来讲 它指同一组织机构中协调部门与部门间的 各种关系 同事关系以及上下级关系等 从协调方式来看 关系协调又可分为纵 向协调和横向协调 纵向协调 又称为上下级协调 就是同一组织系统中不同层次之间的各种关 系的协调 其中以下协调较多 而且难度较大 由于纵向协调是上下级关系的协 调 秘书人员应该按组织之间的隶属关系 正确对待上下级 谨慎处理各种矛盾 如协调下级正确理解上级决策意图 反复与下级部门协商修改报告 请示 再重 新上报上级机关等 如图 1 图 1 纵向协调图 横向协调 亦称为外部协调 就是不同组织或不相隶属组织之间的各种关系 的协调 这种协调工作主要有两类 一是秘书部门讲本机关与相关机关的事项进 行协调 如图 2 这类情况常见的是联合机关的上行文或联合机关的下行文 二是同级机关为实现目标采取行动前与秘书部门先行进行协商 制定预案 比如 同级机关联合召开会议的会前协商准备 图 2 横向协调图 二 工作协调 工作协调 是秘书工作的一个重要组成部分 很多人过分强调秘书职业的协 调作用 单纯的将秘书工作视为组织机构的润滑油 起到调和上下级 同级 内 外组织之间的关系 提高组织机构运作效率 这样的理解虽不是错误 但有些以 偏概全之意 8 秘书在领导部门除了消除关系矛盾的作用外 在日常的工作传达中 要避免 简单的传声筒式重复工作 这样不仅使自身感到无聊乏味 也会使下级部门感到 反感 同时也不能完整传达上级精神 在传递任务时 首先要做到自身对任务的理解领会 这样才能更好地帮助下 级部门完成任务 同时也要关注任务进展情况 及时向上级汇报反馈任务进度 使上下级 各部门间建立高效联系桥梁 这样才能成为一名优秀的秘书人才 三 秘书协调职能的实际应用 一 与领导关系的协调 面对领导 既是一件令人头痛的事情 又是一件令人感到十分有意思的事情 关键在于以什么心态 怀着什么目的去面对领导 凡是以工作为重 不计较一时 一事得失的人 在面对领导时都会以一种放松 自然 得体的态度积极配合领导 的工作 而凡是以工作为轻 处处事事计较个人得失的人 在面对领导时 必然 会以一种紧张 做作 夸张的态度迎合领导的言行 前一种人 因为不为私心所 累 所以工作起来也许一时得不到什么实惠 但开心 愉快 奋进 最终会为领 导信任和重用的 后一种人 因为私心太重 所以工作起来虽然眼前能得到很多 好处 但猥琐 紧张 不思上进 最终是要被人唾弃的 由此总结 秘书在与领 导相处时应当注意以下四种基本态度 1 谦虚而不傲上凌下 秘书都是经过挑选而派任的 一般都是老老实实工作 很守本份 对上尊重 对下谦虚 但是也不乏个别人自以为地位重要 对下口大气粗 盛气凌人 性格 急躁 自以为是 有时甚至会同领导人顶撞 争吵起来 这样的人必定不会令人 喜欢 甚至可被炒鱿鱼 三国时有个人叫祢衡 此人很有才能 很会写文章 但 是性格怪僻 傲慢无羁 他见曹操 嫌礼遇不厚就把曹操大骂一顿 到刘表那里 又多次冒犯刘表 再到江夏太守黄祖处当秘书 黄祖重用他 很佩服他的文采 但终究在下棋时又把黄祖骂了 导致不可收拾的后果 祢衡虽然很有才华 但是 却因为高傲而失去了多个施展才华的机会 而作为秘书人员 做事做人都应当谦 虚 本分 实实在在 这样才能得到领导的赞同与欣赏 从而使工作顺利 与领 导关系融洽 个人的价值也能得到很好的体现 2 公正而不搬弄是非 秘书在领导人身边工作 随时随地需要向领导人汇报情况 提供对事物的看 法 这种工作条件就要求秘书公正 客观 涉及人事 绝不可借工作之便挟私向 领导人说别人的坏话 其实 如果是挟私 有偏见 说别人的 好 话 也是不应 9 当的 这不仅是一条美德 也是秘书应该遵循的一条纪律 3 主动而不越权 在工作中 秘书始终是处于辅助地位的 秘书必须找准自己的位置 不能越 位越权 越位 就是犯规 在行政管理中 不准 越位 是为了避免混乱 不 干扰上级层次的工作 不影响下级层次的各种关系 当今社会 秘书工作已经成 为一种广泛的社会职业 秘书人员队伍迅速壮大 秘书的服务范围不断扩大 服 务领域逐渐拓宽 在这种新形势下 一些秘书人员参与意识增强 主动服务的积 极性日益高涨 如果秘书工作个人位置摆放不当 就不能很好地把握自己的角色 特点 很容易导致擅权越位的现象发生 在领导决策过程中 秘书可以提供信息 提出建议 而不能做决断 凡涉及重要事项 重大问题 须由领导表态 秘书不 能随意表态 秘书只有在领导授权的情况下才可以表态 在传达领导指示时 如 果要表明自己的看法和意见 一定要与领导的指示区别开来 领导的指示要贯彻 落实 秘书的意见只能作参考 所以 一个称职的秘书应时时刻刻替领导着想 做好领导的 二传手 积极为领导出谋划策 但又不越权越位 做到只参谋 不决 策 让领导自己拍板决定 对领导已作出的决策 方案 要带头贯彻执行 4 忠诚而不作假弄权 做秘书 根本的一条就是踏踏实实 尽心尽责地工作 邓颖超同志曾经为 秘 书工作 杂志写过一篇文章 说秘书的高尚可贵之处 恰恰在他的献身精神 埋 头苦干精神 热爱事业的精神 不计较报酬待遇的精神 诚 是指对待我们服务 的领导人而言 设想秘书对领导人有所虚假 那还有什么好关系可言 有个别秘 书传假旨 冒用领导人名字批条子 签字等 就是做假弄权的行为 已构成违反 纪律 情节严重的还有可能构成犯罪 二 与同事关系的协调 首先 要强调的是秘书处理与同事的人际关系的总的原则就是实现原则性 全局性和灵活性的统一 实现工作效率的最大化 具体原则如下 1 积极配合而不越位擅权 秘书无论是高级 中级还是低级秘书必须做到属于别人职能范围的事 决不 干预 属于自己的责任也绝不推卸 在有能力和必要帮助他人工作时 一定要掌 握好分寸和尺度 掌握好时机和方法 避免产生负效应 2 明辨是非而不斤斤计较 秘书之间要顾全大局 从维护团结的良好愿望出发 坚持做到 是非问题弄 清楚 一般问题不在乎 涉及大是大非问题 一定要坚持原则不妥协 不让步 但要讲究方式方法 避免言辞激烈 伤害对方的感情 对一些无关紧要的 小事 应该采取不细究 不计较的态度 对己严 待人宽 谦和忍让 豁达大度 10 3 见贤思齐而不嫉贤妒能 处理好同级关系 不仅要有容人之短的度量 而且要有容人之长的胸怀 见 贤思齐 不怕别人超过自己 要虚心学习别人的长处 增长才干 共同进步 4 相互沟通而不怨恨猜忌 实践证明 善于沟通的秘书 就容易被对方理解和信任 彼此之间的 心理 防线 也容易迅速消除 相反 若彼此之间缺乏相互沟通的精神 彼此 各踹心 腹事 最容易发生心理冲突 怨恨猜忌 造成 僵局 只要经常注意沟通思想 就可以减少矛盾 消除不必要的猜忌 增进感情 增进团结 5 支持帮助而不揽功推过 同级之间 常常会遇到一些工作上的交叉 也会有一些需要共同处理的交叉 事务 对这些交叉工作 同级之间应当互相支持 互相配合 其他秘书在工作中 遇到困难时 也要主动帮助排忧解难 当对方出现失误和差距时 应当主动补台 不能看人家的笑话 更不要落井下石 趁机拆台 不能好大喜功 有了功劳往自 己身上揽 有了过错往别人身上推 三 与部门单位关系的协调 从某种意义上来看 一个企业就像一支军队 企业的工厂 销售部 市场部 等职能部门像战斗在一线的作战部队 而秘书部门则像军队的参谋作战室 为前 线的部队提供信息 给予服务 因此 为了能在激烈的市场竞争中取得胜利 秘 书部门应当与各职能部门搞好关系 相互配合 相互支持 1 甘当小学生 秘书部门是个综合部门 对于整个公司的运营状况和业务流程 秘书可能比 职能部门的人了解得多一些 但是具体到某一个部门的业务 秘书就不一定比人 家占优势了 所以 在与职能部门的人沟通时 你最好先抱着当学生的态度多学 习 多了解 多询问 多做功课 2 有求必 应 由于秘书的特殊位置 经常会有人求你帮忙办事 无论是对公司内部的职员 还是对公司外面的客人 不合理的或自己做不到的请求 当然要拒绝 但是在拒 绝之前 最好先要耐心听对方把话说完 不让人觉得你在敷衍搪塞 对于有些人 的要求 你虽然拒绝了 但可以针对他的情况 提出自己的建议 如果是能提出 有效建议或替代方案 对方一样会感激你 另外 拒绝时除了提出替代建议 还 可以每隔一段时间 去问问对方情况 让他们也了解自己的苦衷与立场 这样就 可以减少因拒绝而带来的负面影响 如果只是敷衍了事 对方其实心里也清楚 这样 不仅会让人觉得你不诚实 也会堵死自己的后路 从表面上看 确实是人家求你的时候多 你求人家的时候少 但实际上这个 11 求 是双向对等的 你的工作也需要各职能部门的配合与支持 比如 上司要 你给他整理一份关于明年市场预测的材料 你就要 求 市场和销售这两个部门 给你提供素材 又比如上司外出办事 你就要 求 行政或总务部门提供车辆等 方面的配合 可以说 你用什么方式回复他 下次他就会用同样的方式回复你 3 切忌狐假虎威 作为一个秘书 一定要对自已的身份有清醒的认识 上司分管的工作不是自 己分管的工作 上司的部下不是自己的部下 秘书本身并没有任何权力 自已仅 仅是执行上司的指令 因此 秘书在跟各部门打交道时 千万不能用上司的口吻 说话 由于秘书经常代理上司行使职权 一些秘书常常会产生一种错觉 以为自己 和上司一样拥有实权 因而自我良好的感觉 特别是在代理上司处理一些矛盾和 纠纷的时候 拥有良好自我感觉的秘书就会迷信压服的方式 认为只有采取 高 压 别人才能俯首贴耳 久而久之 他就会养成了飞扬跋扈 欺上瞒下的习惯 最终给自己带来四面 楚歌 代理就是代理 代理绝对不是实权 秘书部门是个综合协调部门 因此 除 非情况紧急 非动用上司赐予的 尚方宝剑 不可 在协调和解决各种矛盾时 应该尽量采取疏导说明 商量互让的 软 手段解决问题 4 相互体谅 由于看问题的角度不同 秘书部门与其他部门发生一些矛盾 造成一些误会 是正常的 在实际工作中 有些秘书只要听到别人在背后议论自已几句 就马上 针锋相对 将正常的工作矛盾转化为个人恩怨 人事纠纷 使事情越来越复杂 一旦有机会就假公济私 给对方 穿小鞋 即使是在本公司内部 许多人也不一定了解秘书部门的工作 他们以为各种 报告批不批 领导想见谁不想见谁 都是秘书部门说了