外来文件管理01.doc

深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号TRX-QP-DCC- 26版 本A文件名外来文件管控页 码第 1 页，共 4 页1 目的：对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；确保客户所提供之相关档得到适当的管理，保存及保密。范围：适用本公司对获取、识别、更新外来文件等过程进行控制；客户所提供的图面规范、标准书、技朮数据或国际标准等相关文件均属之.定义：外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。3.1 技术标语涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2 法规规范与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；4 职责：4.1 市场部是外来文件的归口管理部门，并负责对外来的技术标准进行识别；4.2 品质部负责对外来的法规规范进行识别；5 工作程序5.1 外来文件的获取5.1.1 公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件；a.国家、省、市政府及各相关职能部门； 深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号TRX-QP-DCC- 26版 本A文件名外来文件管控页 码第 2 页，共 4 页b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真；5.1.2 各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及董事会。5.2 外来文件的识别5.2.1 技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。5.2.2 法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围。5.2.3 政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到文控处；b.文控处对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批； 深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号TRX-QP-DCC- 26版 本A文件名外来文件管控页 码第 3 页，共 4 页c.文控根据总经理或管理者代表签批意见，分送到相关人员进行传阅。5.3 外来文件的分发5.3.1 文控、质检部对外来文件识别后，将外来文件正本存档，副本及清单传递给市场部。5.3.2 对需分发的外来文件，由市场部报请管理者代表确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯。5.3.3 涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。5.4 外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。5.5 外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。6执行方法：6-1文件之接收与登录:6-1-1 本公司接收客户提供之文件数据,无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页，模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门跟客户联络，并要求重新作业。6-1-2文管中心登录于外来文件一览表. 深圳市同瑞祥科技发展有限公司文件编号TRX-QP-DCC- 26版 本A文件名外来文件管控页 码第 4 页，共 4 页6-1-3客户提供之技朮档或被公认之技朮文件数据，由文件管制中心登录管制，由使用部门保管,保持最新之版本.7-1文件之分发:文管中心保留一份原稿,将档分发给收件人时,填写文件数据收发记录表,盖 “禁止复印”章及 “管制檔章”,作回收管制,由接收或转交人代为签收,收件人签收时查明档是否完整正确，8-2外来文件编号规定8-3文件之保存.8-3-1使用部门须对外来文件要作适当管理.保存.保密,并保持最新版本。其它依文件及数据管制办法实施.8-3-2文件如有损坏,遗失或不堪使用时,由使用部门视实际需要向文管申请,由文管向客户申请补发。8-3-3外来文件版本变更依客户提供变更为