1号公文审核及公章管理制度.doc

公文审核及公章管理流程1 流程产生目的 为了保证*公司公文管理的规范化，保障公文传递畅通，规范盖章程序、责任到人，特制定本流程。2 流程适用范围 适用于*公司及各机构公文的起草、签发及公章管理的控制。3 管理职责*公司办公室负责制订、修订各部门工作制度及流程，并监督检查执行情况。4 正文4.1公文的种类公文种类主要有:4.1.1决定 ：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。4.1.2通知：转发上级单位公文，传达要求各部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。4.1.3通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要会议、文件精神等。4.1.4报告：适用于向上级单位或领导人汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。4.1.5请示：适用于向上级单位或领导人请求指示、批准。4.1.6批复：适用于答复各部门的请示事项。4.1.7函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 4.1.8会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。4.2 公文的发文办理发文办理包括拟稿、核稿、审核、签发、承办等过程。4.2.1公文的拟稿与审核*公司对外行文：*公司相关业务需对外行文时，由主办部门拟稿并填写“公文审核及公章用印审批表”见附件，报领导审批签字后，由办公室审核公文审核及公章用印审批表是否有领导签字，方可盖章。 4.2.2签发公文套头原则 a*公司正式公文均为带文头形式。b对外正式公文及有关*公司组织机构、人事变动及严肃、重要事项的公文以红头发文。c 其它不符合上述要求的公文以非红头形式发文，具体由办公室确定。4.3.1收文登记（1）凡写明*公司名称的内、外部文件，均由办公室统一拆封、查收。（2）凡写明*公司领导亲收的文件资料由领导亲自拆封。（3）凡需传阅的内、外部文件，文件传阅一般应在当日阅完，阅后退还办公室。4.3.2承办承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向办公室予以说明。4.3.3催办送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。4.4 公文存档、销毁、留用4.4.1公文办理完毕后，文件管理部门应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。4.4.2联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，办公室保存复印件或其他形式的公文副本。4.5公文打印、复印管理公文审批手续完成后，*公司红头文件及公文由办公室负责打印，严格执行保密管理办法。4.6公文的格式公文用字及排版要求（见附件1）。4.7公章管理4.7.1公章的保管和借用（1）*公司公章由办公室保管。（2）公章原则下不允许工作人员外借(特殊情况经领导同意签字后除外，用毕应立即交还)。用章审批手续（1）凡以*公司名义对外呈报或对内印发的公文、报告、各种报表、业务来往的函、介绍信或证明（所属各*公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等），经办人必须填写“公文审核及公章用印审批表”，报领导批准签字后办公室方可盖章。（2）公章使用经领导审批同意后，公章管理人方可盖章。公章管理人在盖章前应严格把关，检查用印领导签字手续的完备性。使用公章必须字迹清楚，位置恰当，一般要骑年盖月。（3）“公文审核及公章用印审批表”必须填写清楚申请事由，避免出现问题有扯皮、推诿现象发生。附件1公 文 用 字 及 排 版 要 求序号内容用字、排版要求（尺寸单位为mm）1公文用纸A4纸：210*297mm2页边距上白边371mm；左白边281mm3眉首份数序号用阿拉伯数字，3号黑体字。顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级保密期限3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，秘密等级和保密期限之间用隔开。紧急程度3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如同时需标识秘密等级，紧急程度标识在第二行。发文单位标识红色华文中宋或黑体，发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文字号3号仿宋字，阿拉伯数字，发文单位标识下空2行，居中排布，发文字号下4mm处印一条与版心同宽的红色反线。签发人（上报公文）签发人用3号仿宋字，后标全角冒号，姓名用3号楷体；平行排放于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人居右空1字。 4主体公文标题2号华文中宋或黑体，红色反线下空2行。主送单位3号仿宋，标题下空1行，左侧顶格。正文3号仿宋体，每页22行，每行28个字，主送单位下一行起。附件在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称，用阿拉伯数字标注附件序号。成文时间3号仿宋体，用汉字标全年月日，成文时间右空4字。生效标识加盖公章应上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，公章用红色.附注3号仿宋体，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。5版记主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体或华文中宋，词目间空1字。抄送（如有抄送）主题词下一行，左空一字用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，再标识抄送单位。印发单位印发时间3号仿宋体，位于抄送单位之下占1行，印发单位左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数字标识。反线各要素之间均加一条反线，宽度同版心。版记位置公文最后一页，版记最后一个要素位于最后一行。6页 码4号半角宋体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一