文件与资料管理程序.doc

文件与资料管理程序编 号/QP.001-08版本修改号 A/0页 码第 6 页 共 6 页发 布 日 期2008年4月1日程 序 文 件（依据ISO/TS16949：2002标准）批准审核编制发放范围副董总经理管理者代表综合技术部质量部生产部程 序 文 件（依据ISO/TS16949：2002标准）批准审核编制修改栏页码版本/修改号修改日期修改内容修改人备注1、目的确保本公司质量体系文件按国际标准的要求建立、制定、执行，以便文件、资料的管理和控制，保证体系运行的各个活动场所均使用相应的有效文件。2、适用范围本程序规定了质量体系文件和资料的编制、批准、使用、更改、归档、保管的控制要求，适用于质量体系运行各个场所的文件和资料控制。也包括必要的外来文件及顾客提供的资料控制。3、职责3.1 各部门负责编写本部门所需要的文件，一、二、三级文件由管理者代表负责审核，总经理批准；3.2 行政部负责行政管理文件的发放、回收、存档、销毁的管理。 3.3技质部负责技术质量管理文件的发放、回收、存档、销毁的管理。3.4 各部门主管负责接收、保管、传递本部门的所有文件、资料并实施控制，在实施过程中负责本部门文件的更改申请。4、定义4.1 一级文件：指质量手册。是制定本公司的质量方针、目标及说明公司各项程序的指导纲要和系统要素的关联的文件。4.2 二级文件：指程序文件。说明部门之间、各工序之接口，以及各道工序的作业情况、执行状况和工作进度（何事何时由何人去做）。4.3 三级文件：包括操作指导书、工艺文件、企业标准、检验规范、公司规章等，是补充说明二级文件的具体执行状况（如何做）。4.4 四级文件：各类表单和记录。4.5 技术文件：包括图纸、工艺文件、相关作业指导书、产品及材料相关标准等。4.6 体系文件：如：质量手册、程序、指导书、标准、公司规章、表单。4.7 外来文件及资料：如：国家标准、设备操作手册、外来传真、外来技术资料、法律法规。4.8 参考文件：如：产品目录、公司简介、工具书、品质简介等。此文件一般不受控。5.流程图：责任流程输入/输出注解行政部相关部门部门主管总经理管理者代表行政部行政部行政部相关部门相关部门行政部行政部行政部相关部门10使用7核准1文件收集与编制6更改/换版申请1.1外来文件2核准9回收/发放8更改/换版5使用3登录NG4发放 体系文件 管理文件 经营文件 合同/协议 外来文件文件和资料清单购销合同/协议目录外来文件目录外来产品图纸/标准目录有效的文件文件资料发放/回收登记部门（车间）文件清单文件更改申请表批准后的文件资料更改申请表新版本文件旧版本文件新版本文件文件资料发放/回收登记1 行政部负责组织，各相关部门进行文件的收集编写。生产部、销售部负责对合同/协议和计划等文件的编制，技术部、工艺科负责技术文件的编制。对外来技术文件进行评审，评审时间不超过两个工作周，外来产品图纸和合同协议应单独建立目录，由专门的技术人员和营销人员进行管理。2. 行政部组织相关人员进行体系文件、规章制度审核、批准。对于一次性（或有限使用）的文件（如计划、决议、通知等）执行一般控制，由各部门主管批准实施。3.对核准后的文件进行编号，并建立目录进行管理。4.由行政部文件管理员把有效的文件发放到各相关使用部门，并在文件和资料发放/回收登记表上作好发放记录。5.文件使用部门建立部门文件清单，做好对相关文件的保管，规范填写质量记录，并做好质量记录的保存。6 文件使用部门或人员，在使用过程中发现文件需要更改，不能随意更改，必须填写文件资料更改/申请通知单并存档。7 相关部门组织相关人员进行审核，主管批准后实施。8 相关部门对需要更改的文件进行修订或换版，由原文件批准人或者相同职位人批准后实施。9 行政部文件管理员对更改或换版后的文件进行发放，收回旧版本的文件，并在文件和资料发放/回收登记表上作好发放记录。10 文件使用部门使用新的版本的文件，并做好保管。6. 相关表单：记录编号记录名称保存地点保存期限/QR.001文件清单行政部长期/QR.002文件发放/回收记录行政部长期/QR.003文件更改申请单行政部长期/QR.004文件资料归档登记表行政部长期/QR.005文件销毁申请表行政部2年/QR.006文件和资料借阅登记表/QR.007部门（车间）文件清单相关部门2年7、附件7.1附件一：文件和资料的编制、审核、批准和发布规定：序号文件和资料名称编制部门发 行发放范围及权限更改回收归档审核批准1质量手册管代行政部部门、车间负责人管代技质部技质部管代总经理2质量体系程序文件各部门行政部部门、车间负责人编制部门技质部技质部管代总经理3工艺文件技术部行政部部门、车间员工技术部技质部技质部管代或总师总经理4检验指导书技质部行政部技质部检验员技质部技质部技质部管代或总师总经理5规章制度各部门行政部部门、车间负责人编制部门行政部行政部管代总经理6各类表单各部门行政部部门、车间员工编制部门技质部技质部管代总经理7.2文件识别码编码规定：7.2.1 一级文件（质量手册）： 编码方法 XDD/QMA006组织代号 QM质量手册代号 A版本号(用A、B、C表示) 0修改号（从0开始表示） 06年代号7.2.2二级文件（程序文件）：编码方法 XDD/QPAXXX05组织代号 QP程序文件代号 A版本号(用A、B、C表示) XXX-文件序号(从001开始表示) 05年代号7.2.3 三级文件：（技术文件编码按技术类文件管理细则执行）编码方法 XDD/WPXXXXXDD组织代号 WP文件代号 X部门代码（具体代码看附件三） XXX-文件序号(从001开始表示)7.2.4 四级文件(各类表单)：编码方法 XDD/QRBXXX-XXXXDD组织代号 QR文件代号 BXXX程序文件编号/CX.XXX三次文件编号 XXX表单顺序