青岛市市工程竣工档案编制验收报送工作规程.doc

青岛市市工程竣工档案编制验收报送工作规程目 录第一章 总则1第二章 竣工档案报送工作程序2第三章 建设单位职责5第四章 归档文件质量要求6第五章 纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求8第六章 声像档案的拍摄范围及归档要求21青岛市市政工程管理处二0一一年二月30第一章 总 则一、为规范本市市政工程竣工档案的编制、验收和报送工作，根据建设工程质量管理条例、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328/2001）、关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知（鲁建发201024号）及其它相关法律、法规和规定，制定本规定。二、在本市市内四区内的市政工程竣工档案的编制、整理、验收及报送工作应当按照本规程执行。三、本规程所指的市政工程包括新建、改建、扩建的道路、桥梁（含加固）、涵洞、地下通道、海河坝、轨道交通等市政工程及中修以上养护维修工程。本规程所指的市政工程竣工档案（以下简称竣工档案）是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种载体的文件材料。四、竣工档案包括工程前期准备阶段文件、施工技术文件、竣工验收综合文件、竣工图（含竣工测量资料），以及与工程纸质档案一一对应的电子文件和建设过程的声像资料。竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求。第二章 竣工档案报送工作程序一、建设单位在行政审批大厅办理市政工程施工许可证前，必须与我处签订山东省建设工程档案移交合同书（责任书），作为办理建设工程施工许可证的必备要件。二、建设单位在工程建设过程中接受我处对工程文件编制、立卷工作的监督、检查和指导。按照纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求和声像档案的拍摄范围及归档要求，及时编制、收集、整理竣工档案从项目立项到竣工全过程中形成的文件材料和声像材料，确保竣工档案完整、准确、规范。三、施工单位按归档范围及整理基本要求，对施工技术文件及竣工图进行整理，组成预立卷，送监理单位核查，是否完整、准确、系统。监理单位责任人还应对照施工单位填写的设计变更文件汇总表、主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录、施工试验检测报告汇总表、工程竣工图纸审查表内容检查，是否与文件材料实物一一对应，合格后责任单位在各表中签字盖章。四、建设单位按归档范围及整理基本要求，对工程前期、施工、验收及竣工图四部分文件材料进行汇总整理，组成预立卷，（不打页码、不装订，用铁夹子夹成案卷），建立案卷目录和卷内目录，在组织工程竣工验收前15个工作日，分别提交我处档案室、质量监督科(市政基础设施工程竣工资料审核表)对工程纸质档案、声像档案进行预验收。五、对预验收档案不合格的工程，我处将整改意见用书面形式一次性告知建设单位，限期补充完善相关资料。对未取得预验收意见书的工程，不得进行竣工验收，不予办理工程竣工验收备案手续。六、预验收合格后，建设单位在取得山东省建设工程档案预验收意见书前，应填写缓交市政工程竣工档案情况登记表（见附件）。由建设单位承诺，对逾期未报送竣工档案的工程，愿接受市政工程管理处按规定予以处罚。七、建设单位取得山东省建设工程档案预验收意见书，尽快组织相关单位完成竣工档案的排列、组卷、打页码、填写内封面、卷内目录、备考表及档案盒的内容。在案卷装订前，进行纸质档案的扫描工作，完成电子文件的编制，整理及配备电子档案各级目录。建设单位在办理完竣工验收后3个月内，将符合规范要求的竣工档案报送我处档案室，经审查合格后，办理工程竣工档案移交，由我处颁发山东省建设工程档案合格证或市政工程档案移交书，作为市政设施移交的必备要件。附件：缓交市政工程竣工档案情况登记表缓交市政工程竣工档案情况登记表编号（ ） 建设单位施工单位工程名称工程地点甲方项目负责人联系电话乙方项目负责人联系电话该工程档案是否缺材料：尚缺的上述资料，须于 年 月 日前移交青岛市市政工程管理处档案室。该工程对纸质档案、扫描档案、照片档案、录像档案的整理情况:建设单位承诺：该工程完成竣工验收后三个月内，未按要求移交工程竣工档案，愿接受青岛市市政工程管理处依照建设工程质量管理条例第五十九条、七十三条的规定，依法责令建设单位予以改正，处1万以上10万以下罚款，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人处单位罚款数额的5%以上10%以下的罚款。建设单位： 法定代表人：（章） 经办人：年 月 日档案部门意见: 年 月 日处领导意见: 年 月 日备注:第三章 建设单位职责在竣工档案材料的收集、整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应履行下列职责：一、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求。二、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。三、负责组织监督和检查勘察、设计、施工、等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。四、收集和汇总勘察、设计、施工、等单位立卷归档的工程档案。五、在组织工程竣工验收前，应提请档案室对工程档案进行预验收；未取得工程山东省建设工程档案预验收意见书，不得组织工程竣工验收；六、对列入我处竣工档案接收范围的工程，竣工验收及备案后3个月内，向档案室报送一套符合规定的竣工档案。第四章 归档文件质量要求一、归档文件材料应包括：从建设项目立项开始，直到工程竣工，形成的符合归档内容、有价值的建设工程文件材料。二、向档案室报送的档案材料应为原件。三、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。四、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。五、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。六、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。七、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）。凡小于A4幅面的，可由A4幅面纸以衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。八、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。九、竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖”竣工图”标志章。（一）工程施工过程中，完全按图施工，无变动者，可在原施工图上加盖”竣工图”标志章。（二）在施工过程中有一般性设计变动，能在原施工图上修改补充，且不影响图面质量的，可用碳素墨水笔对变更部位进行扛改或叉改。采用修改施工图作为竣工图的方法时，应当注明变更依据及内容，修改、说明和注记应在适当空白处，不得与原施工图内容重叠，不能破坏原施工图的内容。如图纸局部变更图应按国家规范绘制，然后附在原图后。在修改过的施工图上加盖”竣工图”标志章。（三）凡是工程项目改变施工图结构、工艺平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应按国家有关规范重新绘制竣工图，加盖”竣工图”标志章。十、竣工图章的基本内容应包括”竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人。竣工图章尺寸为：50mm80mm。图例如下：竣 工 图变更情况施工单位编 制 人审 核 人技术负责人编制日期监理单位总 监现场监理十一、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。十二、不同幅面的工程图纸，应采用手风琴式折叠法统一折叠成A4幅面（297mm210mm）,图标栏露在外面。第五章 纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求 第一部分：纸质与电子文件的归档范围市政工程竣工档案实行纸质档案与电子档案双套制归档，市政工程电子文件同纸质文件材料归档范围一致，纸质文件材料必须与所产生的电子文件一一对应。一、工程前期综合文件工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等过程中形成的文件：1、项目建议书（代可行性研究方案）及批复文件2、征地、用地审批文件3、规划选址意见书及附图4、建设工程规划方案审查意见书及附图（管网综合图）5、工程地质和水文地质勘察报告6、建设用地规划许可证及附图7、建设工程规划许可证8、规划方案变更审批文件及附图9、计划任务书及投资计划的通知10、工程项目初步设计及概算的批复11、有关行政主管部门（排水、园林、环保、地震、人防、消防等）审批文件或取得的有关协议12、市政工程施工许可证13、市政工程安全监督登记证14、市政工程质量监督受理书 15、勘察测绘合同、设计合同、监理合同、施工合同及中标通知书16、验线申请表及附图17、市政工程设计说明书18、施工图设计文件的审查意见19、其它文件20、工程前期档案材料目录（见附表1）二、施工技术文件施工单位在施工过程中形成的文件：1、施工组织设计2、施工图设计文件会审、技术交底记录3、设计变更通知单、洽商记录4、设计变更文件汇总表（见附表2）5、原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书、出厂检（试）验报告和复试报告（须一一对应）6、主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录（见附表3）7、施工试验资料8、施工检（试）验报告汇总表（见附表4）9、施工记录10、测量复核记录11、隐蔽工程检查验收记录12、单位工程质量评定资料13、使用功能试验记录14、事故报告15、其它文件三、竣工验收综合文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件：1、单位（子单位）工程质量竣工验收记录2、工程竣工报告3、工程质量评价（检查）报告4、工程质量评估报告 5、工程质量保修书6、市政基础设施工程竣工验收报告7、市政基础设施工程质量监督报告8、市政基础设施工程竣工验收备案表 9、决算书及审计文件(工程竣工结算文件备案表)10、市政工程竣工移交书11、其它文件四、竣工图工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样：1、工程竣工图纸审查表（见附表5）2、工程竣工图3、工程竣工测量图附表：1、工程前期档案材料报送目录2、设计变更文件汇总表3、主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录4、施工检（试）验报告汇总表5、工程竣工图纸审查表附表1 工程前期档案材料报送目录第 页 共 页序号文件编号责任者文件材料题名日期原件复印件总页数档案报送人： 档案报送单位：（公章） 年 月 日说明：建设单位将工程前期文件汇总，按问题结合时间排列文件，填写目录应与报送的前期文件一致，加盖建设单位公章。附表2设计变更文件汇总表 单位工程名称： 第 页 共 页序号文件名称（主要内容）文件编号总页数对应图号备注建设单位：（章） 施工单位：（章） 监理单位：（章） 设计单位：（章）经办人： 施工技术负责人： 总监理工程师： 项目负责人： 年 月 日（说明：每个单位工程无论有无变更文件，都要填写此表，总页数必须用大写数字填写）附表3主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录 试验表1 年 月 日 共 页 第 页工程名称： 施工单位： （公章） 监理单位： （公章） 项目经理: 总监理工程师：名称品种型号（规格）代表数量单位使用部位出厂证或出厂试验单编号进场复试报告编号见证记录编号总页数说明：每个单位工程各种质材用数字（大写）注明文件材料总页数。 附表4施工检（试）验报告汇总表 年 月 日 共 页 第 页工程名称： 施工单位： （公章） 监理单位： （公章） 项目经理: 总监理工程师： 名称部位试验报告编号总页数备注说明：每个单位工程各种试验检测报告用数字（大写）注明文件材料总页数 附表5工程竣工图纸审查表 工程名称单位工程名称图纸总页数监理单位施工单位存在在问题及处理意见：竣工图编制是否规范、齐全、完整、真实的反映市政工程项目施工结果的图样。监理负责人：（签字）建设单位代表：（签字）监理单位承诺：我单位对该工程竣工图纸进行审查，保证提交的图纸规范、齐全、完整、真实，符合建设项目实际情况，如有虚假，愿承担由此造成的法律后果。 监理单位： （盖章） 年 月 日1、本表由监理负责人在审查资料后填写。2、评审意见填写竣工图纸齐全、完整、真实、符合规范要求。3、对不齐、不完整、不准确的竣工图纸在补充整改后填写。4、按每个单位工程填写，用数字（大写）注明图纸总页数。第二部分：纸质档案整理基本要求一、立卷的原则、方法和卷内文件排列（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、施工文件、竣工图顺序排列。（四）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸材料保持专业材料的相互联系和完整。同专业图纸按图号顺序排列。视其材料的多少组成1至数卷。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（五）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。（六）案卷不宜过厚，文字材料一般不超过2CM，图纸不超过5CM。二、案卷的编目（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从”1”开始。（二）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。（三）印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。（四）对于幅面较小而进行托裱的文件材料，页号应编写在原件上。对若干文件（如：标牌式合格证）托裱在一张纸上的，应编写一个页号位置在托裱纸的右下角。（要求在托裱纸的空白处填写此页共粘贴X张）（五）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（六）卷内目录的填写：1、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。2、责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用”等”代替。3、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。4、文件题名：填写文件标题或图名的全称。 5、日期：填写文件形成的日期或起止日期。年月日用”隔开6、页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。7、卷内目录中所填写的数字一律用阿拉伯数字。8、卷内目录排列在卷内首页之前。（七）卷内备考表的填写：1、主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。2、填写立卷人姓名和立卷时间。3、填写审核人姓名和审核时间。4、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（八）案卷封面的的填写：1、内容应包括：档号、总登记号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷、本卷共几页。2、档号、总登记号、档案馆代号由档案保管单位填写。3、案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位名称、工程名称、专业名称（包括路名或桥名并写出起止点）、卷内文件的内容。4、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。5、编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。6、案卷封面中所填写的数字一律用阿拉伯数字。年月日用”.”隔开6、密级分为”绝密、机密、秘密”。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。7、保管期限分为”永久、长期、短期”。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长（九）案卷封面、卷内目录、卷内备考表中所填写的数字一律用阿拉伯数字。年月日用”隔开三、案卷装订、装具对破损、局部残缺的工程文件，在装订前需要进行修裱，以增加文件的强度，延长奉命。对于由金属、塑料等材质制成的合格证等文件材料，装订前，要采用复印的方式进行复制并进行保存。（一）文字材料必须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。文字材料每卷不得超过20mm；图纸单独立卷，一律不装订，每卷厚度可分为20mm、30mm、40mm、50MM；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。（二）装订时必须剔除金属物。（三）卷盒的外表尺寸为310mm220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50MM.（四）卷盒应采用无酸纸制作。第三部分：电子档案整理基本要求纸质档案在装订前，必须逐页对纸质档案进行核实，根据纸质档案原件幅面的大小，选择相应的扫描仪进行扫描。保存与纸质档案内容相同的电子文件，工程竣工