时间管理与心理.ppt

第十讲 时间管理心理 时间是什么 在你的生命中 你怎样诠释时间 人生的每一刹那都是唯一的 时间对盼望的人来说 实在太短 时间对恐惧的人来说 实在太长 时间对痛苦的人来说 实在太慢 时间对快乐的人来说 实在太快 时间对有爱心的人来说是永恒 朝菌 朝生暮死 寒蝉 春生复死 海龟 生存500年 松柏树 黄杨树 活数千年 时间是什么 一个活到72岁的美国人一生的时间分配 睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年 第一节时间与管理 一 时间的概念与特征 一 时间的概念世界由运动着的物质组成 时间和空间是运动着的物质存在的两种基本方式 物质 运动 时空三位一体 密不可分 时间是运动着的物质存在的一种客观形式 时间是物质运动的顺序性 间隔性和持续性 是物质运动过程的顺序更替和前后联系的表现 二 时间的特征1 矢量一维性2 不可储存性 时间是最稀有的资源 如果不管理时间 那就什么也无法管理 最好的时间创造者是正确的管理 有效利用时间和正确地实施管理是不可分割的 时间的不可储存性 促使人们意识到把握机会和机遇的重要性 机不可失 时不再来 3 公平均等性人人都是时间的消费者 时间对于每个人都一视同仁 公平均等 时间的公平均等性使人们认识到 造成时间利用上的个体差异的原因 在于个体的时间自我管理 人们在分析浪费时间的原因时 容易首先归咎于外界的影响 如电话打扰 顺便来访等 但更多的是个人的原因 如没有目标 犹豫不决 拖延等 不能管理时间 便什么都不能管理 美 杜拉克 管理 时间是不对的 时间管理 就是 自我 管理 什么是时间管理 时间管理就是管理时间 时间管理的意义1 对人的人生价值的实现有重要影响2 是管理者工作有效的前提对管理者而言 时间管理不仅影响其本人的工作绩效 还会直接或间接影响其他人的工作绩效 第二节时间管理的原则 一 积极能动的原则原则 主动选择和确立人生价值与理想 并选择积极的生存和发展方式 要求 把时间 精力放在影响圈内 在自己有所作为的事情上下功夫 心理学家弗兰克 Frankl 本人的经历及其发明的意义治疗 从另一个角度帮助人们认识到积极能动的重要性和可能性 弗兰克的经历告诉我们 在任何困境下你都有选择的自由 可以选择积极能动 也可以选择消极因应 应对挫折的自我防卫 那么为什么一定要选择积极能动的态度 向好的方向去自我期望呢 心理学家罗森塔尔通过实验研究 揭示了一个心理学现象 即罗森塔尔效应 或皮格马利翁效应 选择积极的态度就会导致积极的行动和结果 选择消极的态度就会导致消极的行动和结果 心理学家班杜拉对自我效能的研究 揭示了自我效能在人的能动方面的重要作用 自我效能指的是个体对自己具有达到特定成就的能力的信念 即 对自己能够得到积极的 富有成效的结果的强烈预期 坚信自己有能力达到目标 作为一种极具影响力的主观信念 自我效能信念影响人的思维 情感 行动 产生自我激励 具体地说 这种信念调节人们选择干什么 在他们所从事的事业中投入多少努力 在面对困难和失败时 他们能坚持多久 他们的思维模式是自我抑制的还是自我提高的 在应付困难情境时 他们能经受多大压力和沮丧 能否从逆境中恢复活力 二 贡献目标的原则即 要有具体的目标 有了人生理想后 如 实现个人的自我价值与社会价值 必须要确立各种具体的目标 即 正确地做正确的事 时间的投入必须围绕着目标而进行 不要为琐事而困扰 成功的最佳目标不是最有价值的那个 而是最有可能实现的那个 贝尔纳是法国著名的作家 一生创作了大量的小说和剧本 在法国戏剧史上占有特别的地位 有一次 法国一家报纸进行了一次有奖智力竞赛 其中有这样一个题目 如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了 情况只允许抢救出一幅画 你会抢救哪一幅 结果在该报收到的成千上万回答中 贝尔纳以最佳答案获得该题的奖金 他的回答是 我抢离出口最近的那幅画 目标分解 剥洋葱 终极目标 人生的真谛 意义 总体目标 人生核心长期目标 5 10年中期目标 2 3年短期目标 半年 1年近期目标 月 周 日 此时此刻 三 计划控制的原则根据个人或组织的目标 确立优先顺序 把首要的事情放在首位 统筹安排自己的活动 合理分配时间 并在实施过程中排除各种干扰 能动应付各种变化 确保计划圆满完成 四 实践发展的原则根据环境 时代和科技的发展 根据自身角色的发展变化 不断学习新的时间管理的方法 并在实际工作中加以运用 创造 完善 第三节时间管理的方法 一 时间管理方法的演变过程1 第一代的时间管理利用便条 备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点 这是对所有要做的事情全盘接受的态度 2 第二代的时间管理方法更注重计划性 人们利用安排表 效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项 3 ABC分类法 阐明价值 确定优先 把面临的所有任务按照重要性和紧急性 分为ABC三类 重要性是指 它对于实现总目标具有重要意义 对工作的成败具有决定性影响 紧急性是指 它在时间上刻不容缓 不如期完成就会造成损失 影响全局 A类 重要而紧急的事情 B类 一般重要和一般紧急的事情 C类 无关紧要的事情 一般而言 A B C三类工作占总工作量的比例分别为 20 30 30 40 40 50 对这三类工作的时间分配应该倒过来 A类投入60 80 B类投入20 40 C类尽量不投入 二 第二方框方法 第四代管理方法 投入时间于重要而不紧急的事 见下表 时间管理小测试 诊断方法 1 你做事情会事先作计划 并注明轻重缓急吗 2 你面对一大堆问题时 是否感到束手无策 3 你认为自己常常能把最关键的事情处理好吗 4 你是否欣赏生活中的许多乐趣 5 你能否将自己的时间分配在感兴趣的事情上 6 你是否常将时间用在自己并不感兴趣的事情上 7 你会把相应的工作让其他人员来做 并让他们各负其责吗 8 你有足够的时间来尽情享受人生吗 9 你常常花时间与自己并不喜欢的人相处吗 10 你能腾出足够的时间来陪伴家人和朋友吗 11 你是否常常感到自己浪费了许多的时光 12 你能够将足够的时间留在自己的兴趣上吗 13 你常同时进行两件事情吗 14 与你的朋友相比 你比他们忙碌吗 15 你会花许多时间去做自己并不太喜欢的事情吗 9分以上你能够目光敏锐地发现对自己来说最重要 最有意义 最紧迫的事情 并且可以毫不犹豫地逃离琐碎小事 给自己定目标 下任务 你的生活基本上是良性循环 你重视爱情 友情和亲情 常常可以从事物堆中脱身 4 8分你对应该优先重视的事情有一定的了解 也努力应付 争取更高效率的生命 但是在整个工作系统中 你还不能确切把握 什么是起关键作用的 你需要更好地提高效率 3分以下你还没有建立高效能的时间观念 你的生活节奏比较缓慢 缺少动力 你需要注意在有限的时间里 赢得更高的价值 请从两个方面努力 养成良好习惯 和 建立时效观 我为什么浪费时间 原因很多 有主观的原因 也有客观的原因 主观原因是一个人浪费时间的根源 1 做事目标不明确 2 作风拖拉 3 缺乏优先顺序 抓不住重点 4 过于注重细节 5 做事有头无尾 6 没有条理 不简洁 简单事情复杂化 7 不会拒绝别人的请求 8 消极思考 9 消极拖延 可以等待明天 开头非常困难 期望发生奇迹 以消极等待来免除做某事的责任 10 逃避 躲进幻想世界 该做的事不做 却去做其他的事 如 从老鼠身上挤奶 一般 一良好的习惯是一种个人竞争力 1 每天 每周给自己定学习和工作计划和目标 在宿舍的台历或记事本上 标注当天或预定的学习与工作计划 以备遗忘 也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒 2 应准备一个待办事项清单 时间记录本或效率手册 以备分析检查或查阅待办事项 3 设身处地考虑自己是否浪费别人时间 或对别人有无帮助 如情况消极应及时纠正 4 如一项工作别人做得更好或更合适去做 则应及时转交他人 5 对所学的和感兴趣的知识进行系统学习和记录 一般是当时作出记录 不得已的情况下可事后回忆补记 尽量做到事前控制 6 根据个人生活规律 选择每天精力最充沛 思想最集中的时间 去处理最重要的事情 如背单词 做练习 这会达到事半功倍的效果 7 克服 办事拖延 的鄙习 推行一种 限时办事制 规定在限定时间内 如4小时 8小时 当天 将学习或工作办完 8 将一些不太重要的事集中起来办或联办 二 现在就做 DOITJUSTNOW 许多人习惯于 等候好情绪 即花费很多时间以 进入状态 却不知状态是干出来而非等出来的 最佳时机是需要把握的 请记住 栽一棵树的最好的时间是20年前 第二个最好的时间是现在 手中的鸟比林中的鸟更有效 三 学会说 不 计划赶不上变化是经常遇到的情况 确实有很多时候自己原本已安排好了计划 但是经常会临时出现一些变化 例如 朋友拉你打牌或喝酒 会占用你大部分自由时间 在这种情况下 要学会恰当地拒绝 这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法 但是拒绝时要讲究技巧 不宜直截了当 而要委婉 用他人觉得确实是合理的理由来拒绝 要学会限制时间 不仅是给自己 也是给别人 不要被无聊的人和无关重要的事缠住 也不要在不必要的地方逗留太久 不要将整块的时间拆散 一个人只有学会说 不 他才会得到真正的自由 同时也要避开高峰 如避免在高峰期乘车 购物 进餐 可以节省许多时间 四 时间价值观念 避免 一分钱智慧 几小时愚蠢 的事例 如为省两元钱而排半小时队 为省两毛钱而步行三站地等等 都是极不划算的 对待时间 就要像对待经营一样 时刻要有一个 成本和价值 的观念 要注重时间的机会成本 使时间产生的价值最大化 五 积极休闲 不同的休闲会带来不同的结果 积极的休闲应该有利于身心的放松 精神的陶冶和人际的交流 有利于提高办事效率 而且随着经济和生活水平的发展 一些休闲性的活动也能放松性的解决问题 如通过打篮球 网球等共同爱好来结识不同的朋友也能提高办事效率 六 集腋成裘 生活中有许多零碎的时间很不为人注意 琐碎时间一般长度为1 15分钟 绝大多数的人不会在这段时间做一些有意义的事情 其实这些时间虽短 但却可以充分利用起来做一些事情 比如等车的时间可以用来思考下一步的工作 翻翻报纸乃至记几个单词 运动时可回想遇到困难的事会急待解决的事等等 在疲劳之前休息片刻 既避免了因过度疲劳导致的超时休息 又可使自己始终保持较好的 竞技状态 从而大大提高工作效率 七 搁置的哲学 不要固执于解决不了的问题 可以把问题记下来 让潜意识和时间去解决它们 这就有点像踢足球 左路打不开 就试试右路 总之 尽量不要 钻牛角尖 不要开展无谓的争论 不仅影响情绪和人际关系 而且还会浪费大量时间 到头来还往注解决不了什么问题 说得越多 做得越少 聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离 八 多结交比自己优秀的人 一定要跟顶尖人士学习 千万要仔细选择你所接触的对象 因为这会节省你很多时间 假设与一个成功者在一起 他花了四十年时间成功 你跟十个这样的人一起 你是不是就浓缩了四百年的经验 九 同一类的事情最好一次把它做完 假如在做纸上作业 那段时间都做纸上作业 假如是在思考 用一段时间只作思考 打电话的话 最好把电话累积到某一时间一次把它打完 当重复做一件事情时 就会熟能生巧 效率一定会提高 十 确立个人的价值观 假如价值观不明确 就很难知道什么对你最重要 当你价值观不明确 时间分配一定不好 十一 不要想成为完美主义者 每个人的时间有25 可以控制的 有75 无法控制的 不要追求完美 而要追求办事效果 你永远没有时间做每件事 但你永远有时间做对你来说最重要的事 完美主义 还不够好追求完美只会导致空虚与挫折 完美主义测试 是或否 1 当工作的时候 如果遇到别人说话或打岔 那么注意力会被破坏 并且由此感到愠怒 2 当你在计划购物时 你是否不想理睬对你进行促销的人 而是去找一些你需要的信息然后再作定夺 3 你是否对那些行为随随便便的人感到非常厌恶 并且暗自批评他们对自己的生活太不负责 4 你是否不停地想 某件事如果换成另一种方式来解决 是否会更加理想 5 你是否经常对自己或他人感到不满 因而经常挑剔自己所做的任何事或他人所做的任何事 6 你是否经常顾及别人的需求 而放弃你自己的需求和机会 7 你是否经常认为自己做任何事都是全力以赴的 却又常常希望自己能够再轻松些 8 是否常常在心里计划今天该做什么 明天该做什么 9 你是否经常对自己的服装或居室布置感到不满意而时常变动它们 10 你是否不断地为别人没能一次就把事情做好而亲自去重做这项工作 十二 考虑不确定性在时间管理的过程中 还需应付意外的不确定性事件 因为计划没有变化快 需为意外事件留时间 1 为每件计划都留有多余的预备时间 2 努力使自己在不留余地 又饱受干扰的情况下 完成预计的工作 这并非不可能 事实