外贸跟单的流程及外贸经验.doc

外贸跟单的流程1客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。 4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13 获得运输文件： 13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14 准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 14.2FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15交单： 15.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。最开始做外贸的时候，没有资源，公司没实力去广交会，就在免费的MADE IN CHINA上找客户。我算是幸运的吧，开发了一个希腊的客户，下单出了两个货柜，后来又出了第三个货柜，至今依然是朋友。另外两个是美国的客户，一个出了一个货柜。另外一个出的都是散货，不过关系很好，我的小孩出生的时候，他买了两件baby装寄给我。还有不少客人也谈的不错，但是最终没有成交。大家做外贸的都知道，这一行的竞争是怎样的惨烈，所以天天打雷，干不下雨的情况时有发生，一厢情愿的悲剧也是时时上演。那个时候的MADE IN CHINA免费版只能登录10个产品（入门级别的收费网站也只三千块，可是条件确实贫困，拿不出来），我精选最有代表性的，配上美图。记得还有一个秘诀，每到大洋彼岸上午九点左右的时候，就把这十个产品全部UPDATE一下，这样排名就可以靠前一点。后来，条件慢慢好了一点，终于用上了阿里巴巴的国际站，如雷贯耳的B2B行业翘首呀，呵呵。效果确实不错，不过费用也很高。我的评价是用来锦上添花很适合，但是起步的时候，往往没有那么多资金，并不适合投入国际站。一年后就没有再用了。到了后面，我认为利用B2B网站的更高阶段就是GOOGLE，我曾经用这个办法一年之内开发了30万美金的订单。有一个叫康帕斯的老牌公司，这个公司有欧美非常齐全的公司名录。去他的网站上用关键字可以搜索出某个国家的该关键字相关的公司列表。其实他们的收费服务也不贵，可以花六千块看完整的公司名录。（2年前）如果你不愿意掏钱，你就只能看到公司名称，看不到公司的网址和联系方法，也没关系。你拿到这个公司名称，有别的办法拿到他的电话和邮箱。答案就是无所不能的GOOGLE.但有一点要注意，比如要开发意大利市场，你要用GOOGLE.IT；开发法国市场，你要用GOOGLE.FR。如果你用GOOGLE.COM那你就是浪费时间。拿着意大利的公司名录，在GOOGLE.IT上一个一个地搜索公司名称，一般都能找到这个公司的网址，进去你就能对这个公司有个大致的了解，进去CONTACT找到email，就可以发邮件了。第一封邮件算是搭讪性质的，要简练-开门见山，不必拘泥礼仪那些，我甚至建议你要rude一点（但也要注意分寸）最好附图，图片不要大，干净清爽。不要跟客户讲一大堆我从哪里知道贵公司，也不要讲我坐落在某某优美的城市，没有人在乎，也没人有时间去了解。你要明白你的客户-即某公司的buyer，比你想象得要忙碌的多，他或许每天只有上午的一个小时要看所有的邮件，然后他要去客户公司被更大的boss骂，要去跟其他部门开会，要想办法处理彼岸的中国工厂一个又一个的新问题和麻烦（货期延误了,商标车错了，尺寸做小了.），他火气很大，他很不耐烦，他甚至连起身去卫生间的时间也没有。你的邮件只要不被他直接删掉，或者丢进黑名单，那你就成功了一半了。你也不要指望有人读了你这封邮件就直接询价或者火热地回复你，我告诉你，可能性几乎是零。你只要在他的资料库里占个位置，拿个号，那你就成功了80%。客户对新supplier的需求就像男人对女人一样，永远都不会停止。因为旧爱动作太慢，因为旧爱要价太高，因为旧爱动作太陈旧，因为旧爱日久情变有了贰心，.所以他要找到新欢，必须的。在这个时候，她会想起你，此时距离你第一次搭讪或许三个月，或者半年，甚至一年。你的机会来了。还有，在你苦苦等待的时候，你不能傻等，你有了新的款式新的动态，你都可以告诉这位潜在的客户，发邮件给他，一句话也要发，但要记住，你发的要是有价值的东西，什么是有价值的-对她有用的东西。不要因为她不理你就轻易放弃。你要不断地刺激和强化。让你在她脑海里的印象不断的加深，排名越来越靠前。这个工作量你想象一下，是相当大的，有点像播种，再等待收获。但是如果懂得借助工具，就很轻松了，比如，金钱豹软件。2）广交会做外贸，我认为这是最好的途径，不管是性价比还是见效时间。比网站推广要好得多。（或者某些行业例外，比如芯片行业）常去广交会的朋友会发现，每年来的客人都是一些老面孔，有些你甚至老远就能叫出名字。其实他们看我们，也是一样的。他第一次看见你，你就在他脑海里排了个号，名次取决于你陈列的产品和他的生意的匹配度，你的谈话内容，和你的仪表气场。第二次再看见你，他或许就会考虑谈的更加深入，第三次他再次踏进你的展位，你就准备合同吧。他连续三次看见你，已经表明了你的公司很稳定，基本断定不是皮包性质的，下单的基本信心就有了。所以我建议你，不要改变你历届广交会的服装，发型，配饰等。客户需要的是安全感，他现在是要玩怀旧。陈列的展品，则恰恰相反，除了基本款式，每次一定要有新的design和idea，哪怕你去商场买、去花钱定制，你要让客户每年看见你的产品线都在完善、在丰富，让他知道你是不断成长的公司。谈话要有激情，至于口音是否标准，去他的吧，广交会上口音标准的只有美国人和少量的欧洲人以色列人，其实大部分人的英语都是不标准的，不必自卑，大胆开口讲。对价格，对交货期，对产品性状，你的谈话要坚定，掷地有声，要让他感受到你是专业人士，把他的订单交给你，完全可以放心。（当然前提是你确实对产品很专业而不是忽悠）记住外商挑选供应商伙伴的两个标准：可信（不是骗子）、有经验（够专业）。 1#作者：kunlun7 回复日期：2010-6-6 22:08:003）外贸业务员大家诟病衬衫换飞机的中国制造很多年了，最近的FU.SHI.KANG.也再一次凸显了这个问题。但是大家都没有认识到有一个群体也是在夹缝中求生存，情况也好不到哪里去。他们就是京广沪深、义乌、宁波聚集的大批的大学毕业生，他们也是拿着微薄的薪水，挤着公交车，合租在蜗居中，加班加点做着外贸跟单或者外贸业务的工作。没有他们，中国制造的航母会马上抛锚。中国制造的低成本除了环境廉价、加工行业的工人廉价和知识产权的廉价之外，还有一个重要的原因是同样廉价的大学生“白领”，他们是外贸订单的实际指导者，要把外商的意图不失真地传达给工厂，另一方面还要把工厂的情况及时反馈给外商，当然工厂总是很难达到订单实际的要求，需要业务员从中平衡。其实外贸业务员的工作量和工作压力是非常大的，我认为和他们的收入是不成正比的。这样一个廉价的组合再加上这么多年的基础建设的逐步完善，有“效率”的中国制造所向披靡了。对我们外贸业务员来说，如何在看不见希望的琐碎工作中凸显自己，我认为首先要练好这个行业必须的几项技能：a书面的英语表达能力（要写的一手好email）b一定的口语表达能力（起码能接一下外商的电话，在展会上能寒暄几下，开个小玩笑）c对产品以及产品所在行业熟悉（了解产品的生产情况、在目标市场的销售情况，了解价格走势）d一定的图片处理能力（photoshop那是必须的赶紧学会）e对西方的文化有一定的了解（多看看西片多听听时势新闻）f有一定的审美能力（能建设性地对款式规格提出自己的看法，这个需要一定的经验积累和自己的留心总结）4）email建议尽快停止用163.com等免费的落款还带有人家广告链接的邮箱。yahoo和hotmail甚至gmail也尽量少用。一定用一个带有你自己公司名称的英文域名的email，花不了几个钱。这真的是最起码的要求，好比士兵手里应该配的是一支步枪而不是木棍。你应该非常了解欧美各个国家的作息时间，这个网站可以把不同城市的本地时间设定在一个页面上，方便你查看。在合理的时间内收取邮件和回复邮件，让你的客户一上班的时候就能读到你的回复。如果你每晚睡前能查一次邮件，并能回复，那么意味着你比你的同行的反应快了8个小时。在这8个小时内，道琼斯指数能从从一万点到九千。如果未来的世界金融中心真的在东方，理由之一就是这里比美国早天亮8个小时。2#作者：kunlun7 回复日期：2010-6-6 22:18:005）图片很多时候，对产品拍一张好的相片其实再简单不过了：a手-不-要-抖b半按快门,对好焦c屏住呼吸按下快门d补充：请关闭闪光灯， 利用光亮的自然环境拍照。处理相片：除非是要展示细节，一般情况下，尽量把照片处理为合适的大小，什么是合适的大小 ？72dpi下图片宽度21cm，这样在电脑里会友好显示，打印出来正好是A4尺寸。图片是可以说话的，在email里，图片永远比文字受欢迎，从不同的角度不同的部位去拍摄产品，然后展示给客户，他会明白你想说什么的。6）样板国际快递看起来是很贵，老外永远是那么吝啬，20美金的快递费他们居然会不愿意付。不要过多去纠缠了。无聊的人毕竟是少数，用你的直觉判断，觉得有戏就寄吧。我不相信你寄十次，会一个订单也拿不到，我不相信你寄十次，会遇到八个骗子。他们比我们想象得要认真严肃得多，不会坐在电脑前敲那么多字来逗你玩的。尽量找一个合适的纸箱，把样板放在里面，写一封邮件告诉客人你寄的什么东西，为什么要寄，把单号告诉他，这封邮件记得打印出来，和样板放在一起，这样那个有点笨的客人在打开纸箱的时候就不会一脸的茫然了。7）价格还是质量我越来越认为质量是第一重要的，不管是带有镭射防伪标签的专卖