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第四章会计凭证 第一节会计凭证概述第二节原始凭证第三节记账凭证第四节会计凭证的保管 第一节会计凭证的意义和种类 一 会计凭证的意义二 会计凭证的种类 一 会计凭证的意义 会计凭证 是用来记录经济业务的发生和完成情况 明确经济责任 作为记账依据的书面证明 会计凭证的填制和审核 对于如实反映经济业务的内容 有效监督经济业务的合理性和合法性 保证会计核算资料的真实性 可靠性 合理性 发挥会计在经济管理中的作用 具有重要意义 会计凭证的作用 1 反映经济业务的完成 提供经济信息和会计信息2 监督经济业务的合理合法性3 加强经济责任制4 提供记账依据 二 会计凭证的分类 按照填制程序和用途 外来原始凭证原始凭证一次凭证 按来源 自制原始凭证累计凭证原始凭证汇总表通用凭证记账凭证收款凭证 按用途 专用凭证付款凭证转账凭证 一 原始凭证 原始凭证 又称原始单据 是在经济业务发生或完成时取得或填制的 用以记录 证明经济业务已经发生或完成的原始凭证 是进行会计核算的原始资料 1 外来原始凭证 外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时 从外部单位取得的原始凭证 如购货时取得的发货票 付款时所取得的收据等 2 自制原始凭证 自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员 在办理经济业务时所填制的凭证 如商品 材料入库时 由仓库保管人员填制的入库单 商品销售时 由业务部门开出的提货单等 自制原始凭证的种类 企业的自制原始凭证可以按其内容分为以下几类 1 一次凭证 填制手续一次完成 已填制的凭证不能再重复使用 2 累计凭证 为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务 在一张凭证上连续 累计填列该项特定业务的具体情况 如限额领料单 3 汇总原始凭证 将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证进行汇总编制成一张原始凭证 如收货汇总表 商品销货汇总表 发出材料汇总表等 一次凭证举例 累计凭证举例 原始凭证汇总表举例 发出材料汇总表 二 记账凭证 记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证进行归类 整理 并确定会计分录而编制的凭证 是直接据以登账的依据 记账凭证的种类 按照其用途可分为 1 通用凭证具有通用性 可以记录各种经济业务 2 专用凭证记账凭证按其反映的经济业务是否与货币资金有关 可以分为收款凭证 付款凭证和转账凭证 1 收款凭证 用于反映货币资金收入业务的记账凭证 根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成 收款凭证为红色 2 付款凭证 用于反映货币资金支出业务的记账凭证 根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成 付款凭证为黑色 3 转账凭证 是用于反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证 根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成 转账凭证为绿色 记账凭证年月日字第 附单据张 会计主管记账出纳审核制单 收款凭证借方科目年月日凭证编号 会计主管记账稽核出纳制单 附单据张 付款凭证贷方科目年月日凭证编号 会计主管记账稽核出纳制单 附单据张 转账凭证年月日字第 附单据张 会计主管记账出纳审核制单 按照其填制方式可分为 1 复项 复式 记账凭证把一项经济业务完整地填列在一张记账凭证上 即业务所涉及到的所有会计科目在一张记账凭证上集中反映 优点 便于反映经济业务的全貌及会计账户的对应关系 可减少记账凭证的数量缺点 不便于同时汇总计算每一个会计科目的发生额 也不利于会计人员分工记账 2 单项 单式 记账凭证即按照一项经济业务所涉及的每个会计科目单独编制记账凭证 每张记账凭证中只登记一个会计科目 优缺点与复项 复式 记账凭证正好相反 一般适用于业务量较大 会计部门内部分工较细的单位 借项记账凭证对应账户 年月日编号 会计主管 记账 复核 出纳 制证 贷项记账凭证对应账户 年月日编号 会计主管 记账 复核 出纳 制证 第二节原始凭证 一 原始凭证的基本要素二 原始凭证的填制三 原始凭证的审核 一 原始凭证的基本要素 1 原始凭证的名称2 填制凭证单位或部门及填制人姓名3 填制凭证的日期和凭证编号4 接受凭证单位的名称 抬头 5 经济业务的内容摘要6 经济业务的数量 单价和金额7 经办人员的签名或盖章 二 原始凭证的填制 一 填制的基本要求1 真实可靠 符合实际情况2 内容完整 填写内容齐全 明确经济责任3 填制及时 填制 传递均及时 二 原始凭证的具体填制要求 原始凭证要用蓝色或黑色笔书写 字迹必须清楚 工整 规范 填写支票必须使用碳素笔 属于需要套写的凭证 必须一次套写清楚 阿拉伯数字应一个一个地写 不得连笔写 合计的小写金额前应加注币值符号 如 币值符号与阿拉伯金额数字之间以及各金额数字之间不得留有空白 凡阿拉伯数字前写有币值符号的 数字后面不再写 元 字 所有以元为单位的阿拉伯数字 除表示单价等情况外 一律填写到角分 无角分的 角位和分位可写 00 或符号 一 有角无分的 分位应写 0 不得用符号 一 代替 汉字大写金额数字 一律用正楷字或行书字书写 如壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿 圆 角 分 零 整等 使其易于辨认 不易涂改 大写金额有分的 后面不加整字 其余一律在末尾加 整 字 大写金额前还应加注币值单位 注明 人民币 美元 等字样 且币值单位与金额数字之间 以及各金额数字之间不得留有空隙 阿拉伯金额数字中间有 0 时 汉字大写金额要写 零 字 阿拉伯金额数字中间连续有几个 0 时 汉字大写金额中可以只写一个 零 字 填制的原始凭证必须由经办人员和部门签章 从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章 从个人取得的原始凭证 必须有填制人员的签名或盖章 自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章 对外开出的原始凭证 必须加盖本单位公章 原始凭证的各项内容 必须详尽地填写齐全 不得遗漏 而且凭证填写的手续必须完备 符合内部牵制原则 凡是填有大写和小写金额的原始凭证 大写与小写金额必须相符 一式几联的原始凭证 应当注明各联的用途 只能以一联作为报销凭证 一式几联的发票和收据 必须用双面复写纸 发票和收据本身具备复写纸功能的除外 套写 并连续编号 作废时应加盖 作废 戳记 连同存根一起保存 不得撕毁 各种原始凭证不得随意涂改 刮擦 挖补 若填写错误 应当由开出单位重开或采用规定的方法予以更正 更正处应该加盖开出单位的公章 对于重要的原始凭证 如支票以及各种结算凭证 一律不得涂改 对于预先印有编号及一式多联的各种凭证 在填写错误后 每一联次均要加盖 作废 戳记 并单独保管 从外单位取得的原始凭证如有遗失 应取得原签发单位盖有公章的证明 并注明原来凭证的号码 金额和内容等 由经办单位会计机构负责人 会计主管人员和单位领导人批准后 才可代作原始凭证 如果确实无法取得证明的 如火车票 轮船票 飞机票等凭证 由当事人写出详细情况 由经办单位会计机构负责人 会计主管人员和单位领导人批准后 可代作原始凭证 购买实物的原始凭证 必须有实物验收证明 支付款项的原始凭证 必须有收款单位和收款人的收款证明 发生销货退回时 除填制退货发票外 还必须有退货验收证明 退款时必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证 不得以退货发票代替收据 职工因公出差的借款收据 必须附在记账凭证上 收回借款时 应另开收据或退还借据副本 不得退还原借款收据 经有关部门批准办理的某些特殊业务 应将批准的文件作为原始凭证的附件 若批准文件需要单独归档 应在凭证上注明批准机关名称 日期和文件字号 三 原始凭证的审核 一 真实性审核 二 完整性审核 三 合法 合规性审核 第三节记账凭证 一 记账凭证的基本要素二 记账凭证的填制要求三 记账凭证的具体填制四 记账凭证的审核 一 记账凭证的基本要素 主要包括以下七个方面 1 填制单位的名称及记账凭证的名称2 填制凭证日期及凭证编号3 经济业务内容摘要4 会计科目 记账方向及记账金额5 记账备注 用作记账备忘或过账对照6 所附原始凭证张数7 填制凭证人员 稽核人员 记账人员 会计主管人员的签名或盖章 收 付款的记账凭证还应有出纳人员的签名或盖章 二 记账凭证的填制要求 1 凭证摘要简明2 业务记录明确3 科目运用准确4 账户对应清晰5 填写内容齐全6 附件数量完整7 做好登账标识8 凭证顺序编号 记账凭证的填制要求 摘要栏要用简明扼要的语言 概括出经济业务内容的要点在一张记账凭证上 不能把不同内容和类型的经济业务合并填制 一张记账凭证只能反映某一项经济业务 或若干项同类经济业务 凭证中的会计科目 必须按会计制度统一规定填写 不得任意简化或改动 不得只写计科目的编号 不写会计科目的名称 同时 二级和明细科目也要填列齐全 应借 应贷的记账方向和账户的对应关系必须清楚 记账凭证所附的原始凭证必须完整无缺 并在记账凭证上注明原始凭证的张数 对于同一张原始凭证需填制几张记账凭证的 可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面 并在未附原始凭证的记账凭证上注明有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件 以便查阅 对于结账和更正错账的记账凭证 可以不附原始凭证 记账凭证中的各项内容必须填写齐全 并按规定程序办理签章手续 不得简化 记账凭证填制完经济业务事项后 如有空行 应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销 若记账之前发现记账凭证有错误 应当重新编制正确的记账凭证 并将错误凭证作废或撕毁 已经登记入账的记账凭证 在当年内发现填写错误时 应用红字填写一张与原内容相同的记账凭证 在摘要栏注明 注销某月某日某号凭证 同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证 注明 订正某月某日某号凭证 如果会计科目没有错误 只是金额错误 也可以将正确数字与错误数字之间的差额 另编一张调整的记账凭证 调增金额用蓝字 调减金额用红字 三 与原始凭证的区别 1 原始凭证是由经办人员填制的 记账凭证一律由会计人员填制 2 原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制 记账凭证是根据审核后的原始凭证填制 3 原始凭证仅用于记录 证明经济业务已经发生或完成 记账凭证要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类 整理 4 原始