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用友U8 应付款管理培训 专业生存能力建设 课程说明 课程大纲 应付款管理系统通过采购发票 其它应付单 付款单等单据的业务处理 及时 准确地提供供应商的往来账款余额资料 提供各种分析报表 对企业的应付类往来账款进行综合管理 以便合理地进行资金调配 提高资金利用效率 1 1产品说明 1 2术语说明 应付账款 指企业因购买材料 商品和接受劳务等经营活动应支付的款项 预付账款 指企业按照购货合同规定预付给供应单位的款项 如预付的材料 商品采购款 必须预付的农副产品预购定金等 应付票据 是在商品购销活动和对工程款进行结算时因采用承兑结算方式而发生的 由出票人出具 委托付款人在指定日期无条件支付确定金额给收款人或者持票人的承兑汇票 包括商业承兑汇票和银行承兑汇票 按是否带息 分为带息应付票据和不带息应付票据 其他应付款 指除应付账款 预付账款 应付票据等以外的其他各种应付 暂付款项 包括各种赔款 罚款 租金及各种垫付款项等 1 3应用角色 根据对供应商往来款项核算和管理的程度不同 系统提供了 详细核算 简单核算 两种方案 详细核算 方案 适用于采购业务及应付账款业务繁多 或者需要追踪每一笔业务的应付款及付款情况 或者需要将应付款核算到产品一级的使用单位选用 能够详细了解每笔业务的应付情况 付款情况及余额情况 并进行账龄分析 简单核算 方案 适用于采购业务及应付款核算业务并不十分复杂 或者现结业务比较多的使用单位选用 1 4核算方案 详细核算 方案应用场景 采购业务及应付账款业务繁多需要追踪每一笔业务的应付款及付款情况需要将应付款核算到产品一级 1 4核算方案 简单核算 方案应用场景 采购业务及应付款核算业务并不十分复杂现结业务比较多提示 简单核算方案下 只是采购发票经审核 制单生成凭证传递给总账 往来业务查询 在总账中以凭证为依据进行 1 4核算方案 课程大纲 常规 页签单据审核日期 入账日期 决定业务总账 业务明细账 余额表等的查询期间取值 一般地 建议选用 业务日期 2 1选项设置 现金折扣在信用期间内提前付款的优惠登记支票自动将具有票据管理的结算方式的付款单登记支票登记簿 需要在总账的系统选项中选择进行 支票控制 凭证 页签受控科目制单方式明细到供应商 明细到单据非受控科目制单方式明细到供应商 明细到单据 汇总制单控制科目依据按供应商分类 按供应商 按地区 按采购类型 按存货分类 按存货采购科目依据按存货分类 按存货 按采购类型 按供应商分类 按供应商 2 1选项设置 核销是否生成凭证在核销双方单据入账科目不同时 需要生成调整凭证红票对冲 权限与预警 页签 2 1选项设置 核销设置 页签 2 1选项设置 收付款控制 页签启用付款申请单后 付款单必须参照付款申请单生成 系统自动生成的付款单和红字的付款单不受此限制 采购管理 进口管理等系统中付款申请的操作 受此选项控制 2 1选项设置 初始设置 作用在应用应付款管理系统前 需要进行 初始设置 建立应付款管理的基础数据 确定使用哪些单据处理应付业务 确定需要进行账龄管理的账龄区间 初始设置 功能凭证科目设置 按照已定义的科目体系 依据业务类型预先设置好各业务类型凭证中的常用科目 在制单时按制单业务规则自动带出科目 简化凭证生成操作 账龄区间设置 设置账期内 逾期的账龄区间 用于对应付账款的账龄进行分析 随时掌握应付账款的动态变化 报警级别设置 设置报警级别 以便及时决策 单据类型设置 设置往来业务的单据类型 2 2初始设置 应付款管理在初始设置前 基础档案机构人员 部门档案 人员档案客商信息 地区分类 供应商分类 供应商档案存货 存货分类 存货档案财务 会计科目收付结算 结算方式 付款条件 收付款协议业务 采购类型 2 2初始设置 初始设置 功能凭证科目设置 按照已定义的科目体系 依据业务类型预先设置好各业务类型凭证中的常用科目 在制单时按制单业务规则自动带出科目 简化凭证生成操作 2 2初始设置 初始设置 功能账龄区间设置 设置账期内 逾期的账龄区间 用于对应付账款的账龄进行分析 随时掌握应付账款的动态变化 2 2初始设置 初始设置 功能报警级别设置 将供应商按照对其欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型 以便于掌握各个客户的信用情况 2 2初始设置 初始设置 功能单据类型设置 设置往来业务的单据类型 系统提供发票 应付单两大类型单据 发票 系统默认类型 不能修改删除 注意区分单独应用模式 仅两种发票 同时使用采购系统模式 包括多种发票在内 应付单 记录采购业务之外的应付款情况 可以依据业务情况设置应付单的不同类型 如应付费用款 应付利息款 应付罚款 其他应付款等 2 2初始设置 期初余额 正式启用账套前的所有应付业务数据 在初次使用本系统时 需要将上期未处理完全的单据 包括未结算完的发票 应付单 预付款以及未结算完的应付票据 注意不是供应商往来余额 都录入进来作为期初余额 既保证数据的连续性 又保证数据的完整性 以便于以后的处理 当进入第二年处理时 系统自动将上年未处理完全的单据转成下一年的期初余额 提示 在下一年的第一个会计期间 可以进行期初余额调整 2 3期初余额 与总账对账在期初余额主界面中 点击 对账 按钮 系统显示应付期初与总账期初的受控科目对账情况 如下图 2 3期初余额 课程大纲 应付业务主要是对应付单据 采购发票 应付单 进行管理 包括应付单据的录入 审核 应付业务模型独立应用 各类发票和应付单均应在本系统录入 集成应用 如果同时使用采购管理和应付款管理 则采购发票在采购系统录入 此时需要录入的单据仅限于应付单 3 1应付业务 3 1应付业务 应付单据 应付单发票结算单主要业务采购结算进口采购合同付款结算销售费用支出委外采购工序委外采购 应付账款 手工录入 进口业务 采购业务 合同业务 发票 应付单 付款申请 审核 报表 查询 付款单 委外业务 供应商 发票 对账 费用支出 销售业务 应付单据录入可以录入采购业务中的各类发票 本系统独立应用 以及采购业务之外的应付单 应付单据审核主要对应付单据进行批量审核 弃审 在 应付单据审核 界面中显示的单据 可包括所有已审核 未审核的应付单据 包括从采购管理系统传入的单据 提示1 已作过后续处理 如核销 制单 转账等处理 的单据 在 应付单据审核 中不能显示 对这些单据的查询 在 单据查询 中进行 提示2 已做过现付处理的采购发票在审核记账的同时 后台还将自动进行相应的核销处理 对于发票有剩余的部分 作应付账款处理 支持对应付单据进行单张审核 弃审 3 1应付业务 3 1应付业务处理 应付单据录入 3 1应付业务 销售费用支出单 3 1应付业务 应付单据审核 应付单据审核 包括采购发票 委外发票 工序委外发票 其它应付单 以及合同结算单 进口发票等 3 1应付业务 应付单据审核 审核后记明细账可进行单张或多张批量审核 付款业务对结算单据 付款单 收款单即红字付款单 进行管理 包括付款单 收款单的录入 审核 业务单据付款单 应付款管理 用来记录企业支付的供应商款项 收款单 应付款管理 用来记录在发生采购退货时企业收到的供应商退款 3 2付款业务 付款单据录入 付款单在支付每一笔款项时 款项用途是明确的 预付供应商的货款 或者结算供应商的货款 或者支付供应商其他费用 在录入付款单时 需要指明款项用途 表体 款项类型 如果一张付款单包含不同用途的款项 则在表体记录中需要分行显示 对于不同用途的款项 系统的后续业务处理不同 对于形成预付款的 以及冲销应付款的款项 需要进行核销处理 即将付款单与其对应的采购发票或应付单进行核销勾对 进行冲销企业债务的操作 对于其他费用用途的款项则不需要进行核销 3 2付款业务 付款单据录入 付款单 含代收款 代收款的形成 有时 企业要支付供应商A的一笔款项 但该款项同时包括为供应商B支付的款项 代收款的处理 有两种方式 正常的付款单 收款单位直接记录供应商B 金额为代付金额 特殊的付款单 收款单位仍然记录供应商A 但通过在表体输入供应商B 代收功能 处理代收款业务 优点是既可以保留该笔付款业务的原始信息 又可以处理同时为多个单位代收款的情况 在这种情况下 付款单的表头供应商与表体供应商不同 则视表体供应商的款项为代收款 提示 在核销时 即可对供应商A进行核销 也可对供应商B进行核销 3 2付款业务 3 2付款业务 付款单据录入 收款单 红字付款单 收款单 应付款管理 用来记录在发生采购退货时供应商退回的款项 同样地 在录入收款单时 需要指定款项用途 表体 款项类型 是应付款项退回 预付退回 还是其他费用退回 预付款 应付款性质的收款单 红字付款单 可与预付款 应付款用途的付款单 红字应付单 或红字发票进行核销 3 2付款业务 付款单据审核主要对付款单据进行批量审核 弃审 在 付款单据审核 界面中 显示的单据包括全部未审核的 已审核的付款单据 提示1 只有审核后 付款单据才能进行核销 制单等处理 提示2 余额 0 的单据在 付款单据审核 界面中不能显示 可在 单据查询 中进行查询 支持对付款单据进行单张审核 弃审 3 2付款业务 3 2付款业务 手工录入 自动生成 银行付款 查询 审核 核销 发票应付单付款申请单 付款 出纳 分析报告 付款单生成方式手工录入付款申请生成选择付款生成应付汇票生成转账生成现付生成付汇生成主要业务预付货款采购订单付款采购发票付款合同付款质保金付款承兑汇票付款付汇 3 2付款业务 一张付款单只针对一个供应商 可以代收 供应商角度 如启用付款申请单 则付款单不能手工录入 3 3往来核销 核销处理往来核销是往来会计日常工作之一 即付款核销应付款 建立付款与应付款的核销记录 加强往来款项的管理 核销规则同币种核销 对当前结算单 付款单 收款单 进行核销 且可核销的单据其币种应该与本结算单相同 异币种核销 对当前结算单 付款单 收款单 进行核销 可核销该供应商的所有对方单据 不受币种的限制 按规则核销 按照选项中设置的核销规则进行对应核销 3 3往来核销 手工核销手工确定付款与应付款的对应关系 选择核销可根据查询条件选择需要核销单据 加强了灵活性自动核销系统自动确定付款与应付款的对应关系 选择核销可根据查询条件选择需要核销单据 系统自动核销 加强了效率性 3 3往来核销 手工核销 业务规则一次只能显示一个供应商的单据记录 且收付款单列表根据表体记录明细显示 当收付款单有代收处理时 只显示当前供应商的记录 若需要对代收款进行处理 则需要在过滤条件中输入该代收单位 进行核销 一次只能对一种收付款单类型进行核销 即手工核销的情况下需要将收款单和付款单分开核销 在手工核销保存时 若收付款单列表的本次结算金额合计被核销单据列表的本次结算金额合计 系统提示 结算金额不相等 不能保存 核销的记账日期 处理时的注册日期 保存时必须保证核销的借贷两方本币金额相等 若发票中同时存在红蓝记录 则核销时先进行单据内部对冲 可根据收付款单单张取消核销处理 3 3往来核销 手工核销 3 3往来核销 手工核销 应用技巧点击菜单栏下的 栏目 按钮进行列表顺序的设置时 需要点击按钮右边的小黑三角才可显示收付款单 单据 3 3往来核销 自动核销 业务规则可对多个供应商依据核销规则进行核销处理 在取消操作中 可以按供应商进行分别取消核销处理 单据批量核销中不支持异币种核销处理 需要异币种核销的 必须到单据审核中进行单张单据核销处理 自动核销 应用技巧供应商 在核销条件的 通用 页签下 可以选择输入供应商范围 也可以为空 代表所有供应商 3 3往来核销 自动核销 3 4转账 应付冲应付作用 将应付款在供应商 部门 业务员 项目和合同之间进行转入 转出 实现应付业务的调整 解决应付款在不同供应商 部门 业务员 项目和合同间入错户或合并户问题 预付冲应付用对某供应商的预付款冲抵其应付款 澄清往来 应付冲应收作用 用某供应商的应付款冲抵某客户的应收款项 实现应付业务的调整 解决应付债权与应收债务的冲抵 红票对冲用某供应商的红字付款单与蓝字付款单 红字应付单与蓝字应付单进行冲抵 便于以后的账龄分析统计 3 4转账 应付冲应付 1 选择录入转出 转入供应商 点 查询 按钮 列出可转单据 2 双击欲转账单据 点击 保存 按钮 点击 是 则立即制单 凭证传入总账点击 否 则取消立即制单 可到 制单 节点生成凭证 3 4转账 预付冲应付 自动转账自动转账的业务规则 是对有预付款和应付款的供应商进行挨个对冲 蓝字预付款冲销蓝字应付款 红字预付款冲销红字应付款 类型为收款单 两者只能分开处理 不能同时进行 当预付款大于等于应付款时 则自动冲销金额以应付款为准 当预付款小于应付款时 则自动冲销金额以预付款为准 若选择输入了供应商 部门 业务员的范围 则自动转账的供应商 部门 业务员的范围在所选的范围内 成批进行自动对冲时 每次只对应一种币种 3 4转账 预付冲应付 手工转账 3 4转账 应付冲应收 3 4转账 红票对冲实现某供应商的付款单与其蓝字应付单 收款单 红字付款单 与与其红字应付单进行冲抵的操作 自动对冲可同时对多个供应商依据红冲规则进行红票对冲 并提供进度条 提交自动红冲报告 提高红票对冲的效率 手工对冲可对一个供应商进行红票对冲 自行选择红冲的单据 提高红票对冲的灵活性 课程大纲 汇兑损益计算外币单据的汇兑损益并对其进行相应的处理 应首先在系统选项中选择汇兑损益方式 系统提供两种汇兑损益的处理方法 企业可根据需要选择 外币余额结清时计算 即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益 在计算汇兑损益时 界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据 月末处理 即每个月末计算汇兑损益 在计算汇兑损益时 界面中显示所有外币余额不为0或者本币余额不为0的外币单据 提示1 在账套使用过程中 可以修改该参数 提示2 进行汇兑损益处理后 若需要恢复处理前状态 可以在取消操作中按单据取消其汇兑损益处理 3 5汇兑损益 3 5汇兑损益 实时制单对不同的单据类型或不同的业务处理 系统提供实时制单功能 即 单据审核后立即制单 选项 凭证选项 批量制单系统提供一个统一制单的平台 可以快速 成批生成凭证 并可依据规则进行合并制单等处理 3 6制单 3 6制单 取消操作对业务单据进行某些操作后 如发现操作失误 通过 取消操作 可将其恢复到操作前的状态 以便进行修改 支持 取消操作 的 操作类型 核销选择付款 汇兑损益票据处理 应付冲应付预付冲应付应付冲应收红票对冲 3 7取消操作 取消操作 核销系统默认取消当前月的付款单核销记录 如选择 包含已结帐月核销 则可以取消在已结账月的付款单核销记录 如付款单在核销后已经制单 指核销制单 则应先删除其对应的凭证 再进行恢复 提示 选项 凭证 下 核销是否生成凭证 有两种选择 选择否 不管核销双方单据的入账科目是否相同均不需要对这些记录进行制单 选择是 则需要判断核销双方的单据其当时的入账科目是否相同 不相同时 需要生成一张调整凭证 缺省为是 可以随时修改 最佳实践 加强凭证稽核 避免 核销制单 则取消操作灵活 3 7取消操作 取消操作 汇兑损益汇兑损益计算日期在已结账月的 不能被恢复 如果汇兑损益已经制单 则应先删除其对应的凭证 再进行恢复 取消操作 转账转账处理日期在已结账月的 不能被恢复 如果转账处理已经制单 则应先删除其对应的凭证 再进行恢复 3 7取消操作 业务账表查询业务总账 业务明细账 业务余额表 对账单 统计账表可以按预定义的账龄区间 进行以下分析 应付账龄分析付款账龄分析欠款分析付款预测科目账查询查询受控科目的科目明细账 科目余额表 3 8账表查询 统计账表 应付账龄分析分析供应商 存货 业务员 部门或单据的应付款 预付款 余额的账龄区间分布 提示 对于进行账期管理的单据 以立账单据作为分析基础 以立账单据上的到期日或立账日进行账龄分析 对于不进行账期管理的单据 按 到期日 单据日期 付款条件中的信用天数 进行分析 注意以下查询条件设置 分析类型 从应付款 预付款 余额 系统默认 即应付款 预付款 中选择一种分析类型 分析日期 从到期日 立账日中选择一种 缺省情况下 根据单据的到期日进行分析 即账龄 分析截止日 单据到期日 选择立账日 则账龄 分析截止日 单据立账日 显示类型 从账龄 月份 单据中必选一种 截止日期 输入需要分析的日期截止日 确定分析的时间范围 3 8账表查询 统计账表 付款账龄分析分析供应商 单据的付款账龄 包括付款 退款等 账龄算法 业务规则 选择核销日期 账龄 单据核销日 单据到期日 即分析该段日期范围内的收款单所核销单据的账龄 选择截止日期 账龄 分析截止日 单据到期日 即分析该段日期范围内的收款单所核销单据截止到分析日的账龄 选择单据日期 账龄 单据发生日 单据到期日 即分析该段日期范围内的收款单所核销单据截止到发生日的账龄 3 8账表查询 统计账表 欠款分析分析截止到某一日期的供应商 部门或业务员的欠款金额 以及欠款组成情况 系统默认的分析条件为 分析供应商 所有币种 截止当前日期 显示信用额度 所有款项 欠款总计 货款 应付款 预付款 其中 货款 到截止日期仍未结算完的发票 正向 负向 之和 应付款 到截止日期仍未结算完的应收单 正向 负向 之和 预付款 到截止日期预付款余额 3 8账表查询 统计账表 付款预测预测在将来的某一段日期范围内的供应商 部门或业务员等对象的付款情况 系统默认的预测条件为 供应商 所有币种 当前日期 当前月末 所有款项 不包含未审核单据 包含已过期欠款 付款总计 货款 应付款 预付款 其中 货款 到期日在预测日期范围内的红蓝发票余额之和 包含的已过期发票之余额 应付款 到期日在预测日期范围内的红蓝应付单余额之和 包含的已过期应付单之余额 预付款 截止到预测日期的终止日期前的预付款余额之和 3 8账表查询 课程大纲 选择付款进行一次支付多个供应商 多笔款项的业务处理 简化日常付款操作 同时便于掌握和控制资金的流出 提示 如在 选项 收付款控制 中已选择 启用付款申请单 则 选择付款 节点菜单不可见 4 1选择付款 说明 选择付款的付款单 在保存后系统自动审核 核销后续操作 制单 取消操作 票据管理对承兑汇票 银行承兑汇票 商业承兑汇票 进行管理 包括记录票据详细信息 记录票据处理情况 操作流程 在支付供应商承兑汇票时 将该汇票录入应付系统的票据管理中 如果已启用 应付票据直接生成付款单 则在点击 保存 按钮保存当前票据的同时自动生成付款单 如果该选项未启用 则需要点击 付款 按钮才生成付款单 在票据管理中 可以对票据进行计息 结算 转出等处理 应用提示 如进行票据科目的管理 必须将应付票据科目设为应付受控科目 如果已 启用付款申请单 则票据管理中不可直接录入票据 需要点击 生单 选择已审核且结算方式为空或结算方式中对应票据类型为 商业汇票 的付款申请单生成票据 4 2票据管理 计息对于带息票据 应于期末 中期期末或年度终了 按票面面值和利率计提利息 增加应付票据的账面价值 计算规则 利息 票据计息金额 年利率 360 计息截止日 开始计息日 可以修改自动计算的利息 最后根据修改后的利息记账 4 2票据管理 结算即票据兑现 企业兑现相应款项 票据在结算后不能进行其他处理 在进行结算时 带息票据应直接在结算界面输入利息 不带息票据无须输入 发生的相关费用应直接在结算界面输入费用 未发生的无须输入 4 2票据管理 转出由于某种原因导致票据迟迟未结算 需要重新恢复为应付账款 自动生成应付单 提醒 票据经 转出 处理后 将不能再进行其他处理 4 2票据管理 付款申请通过付款申请单对付款申请业务进行管理 包括付款申请单的录入 审核 来源单据来源于采购合同 或采购订单 或委外订单 或进口订单 默认生成款项类型为 预付款 的付款申请单 来源于合同结算单 或采购发票 或委外发票 或进口发票 或其他应付单 默认生成款项类型为 应付款 的付款申请单 无来源的 按照业务情况直接录入付款申请单 付款申请单支持审批流最佳实践 建议根据企业付款审批流程 制度 进行部署 4 3付款申请 提示信息如果在选项中未选择 启用付款申请单 则付款申请单录入 及付款申请单审核菜单不可见 如果在选项中已选择 付款申请单审批后自动生成付款单 则付款申请单上结算方式不为空或结算明细不为空且对应结算方式中其对应票据类型不是 商业汇票 的情况下 可自动生成对应的付款单 已审核态 并同时提示是否自动核销 如果需要自动核销 则将付款申请来源单据和生成的付款单自动核销 最佳实践 不选择 付款申请单审批后自动生成付款单 以保证流程顺畅 自然 便于岗位工作安排 4 3付款申请 付款条件 现金折扣 付款条件 也叫现金折扣 指企业为鼓励客户还款而允诺的在一定期限内给予规定的折扣优待 通常表示为 5 10 2 20 n 30 即客户在10天内偿还贷款可享受5 的折扣 在20天内偿还贷款可享受2 的折扣 在30天内偿还贷款则须按照全额支付货款 在30天以后偿还贷款 则不仅要按全额付款 还可能要支付延期付款利息 付款条件 将主要在采购订单 销售订单 采购结算 销售结算 客户目录 供应商目录中引用 付款条件 最多同时支持4个时间段的折扣 提示 付款条件一旦被引用 不能进行修改 删除操作 4 4付款条件 收付款协议是指买卖双方在商务谈判时确认的收付款协议 提示 已被引用的收付款协议 不可修改立账依据 不可删除 4 5收付款协议 立账依据立账方式立账基准立账偏离天数 收付款协议 4 5收付款协议 立账依据 下拉选择 销售可选项 销售发货单 销售发票 出口销货单 出口发票 其他应收单据 应收合同执行单 默认为销售发票 采购可选项 采购入库单 采购发票 进口商务发票 其他应付单据 应付合同执行单 代管挂账确认单 默认为采购发票 立账日取值设置 立账方式 默认为业务日期 一个收付款协议 只能选择一种立账方式 如选择固定立账日 则还需设置实际立账日 下 月 只能录入0和正整数 默认为0 即取当前立账基准日期的下一个符合条件立账日 1 表示取当前立账基准日期的下个月的第一个立账日 以此类推 日 默认为空 可录入1 31 在一个月内可以设置三个固定立账日 如每月5 15 25日 如录入数值 后面的数字要大于前面的数字 为空时不检查 如每月只有一个立账日 则只在第1个日前面录入 如录入的日 30 31 在某月不存在 则直接取当月的最后一天 立账基准 默认为单据日期 指单据在以上