复印机改善案-中文版

ZAEC复印机改善案 Page 2 目录 1 2 期望改善 3 解决方案 4 现状分析 5 总结 成本计算 Page 3 现状分析 Page 4 公共电脑放置区 CANON 制造部 FAX 全社共用 生管部 管理部 制造部 生管部 品管部 生技部 技术部 EPSON 技术部 HP 技术部 HP 品管部 表示黑白打印机 表示彩色打印机 810 全社共用 230 全社共用 改善前的复印机 打印机分布图 Page 5 改善前办公设备费用分析 Page 6 期望改善 Page 7 目前面临的困扰一 办公费用高 彩色输出成本高 垃圾传真多 随意输出造成浪费 二 存在文件安全隐患 设计图纸 经营决策 财务文件输出等被误拿 忘拿甚至泄密 三 使用人员多 对人员使用设备不能有效管理 造成设备故障工作效率降低 四 部门的输出印量不能实现报表化 无法进行有效管理 五 设备品牌种类繁多 耗材采购及维修繁琐造成管理不便 六 公司发展人员增加 设备数量增多 造成办公环境质量下降 存在的困扰 Page 8 有效管理机密文件输出确保文件输出安全 成本 管理 安全 管理全面化 自动化 报表化 避免浪费 降低总体使用成本 费用透明化 期望改善 Page 9 解决方案 Page 10 公共电脑放置区 改善后的复印机分布图 MPC2050 不带传真 彩色复印机 生管部 管理部 制造部 生管部 品管部 生技部 技术部 表示彩色打印机 MPC2050 带传真 彩色复印机 Page 11 改善前后的复印机 打印机配置比较 改善前 改善后 从改善前的7台打印机减少为改善后的2台打印机 Page 12 改善前后优缺点比较 Page 13 改善前后的复印机使用方式对比 改善前 改善后 PC 打印 打印 复印机 输出 USER 复印机 输出 复印 PC 打印 打印 复印机 输出 USER 复印机 输出 复印 刷卡 刷卡 Page 14 改善前后复印机组成方式对比 改善前 改善后 复印机 全包租赁方式 复印机 管理软件 IC认证 全包租赁方式 Page 15 IC卡认证系统通过IC卡进行输出认证 避免输出的浪费 可以跟据公司的职员的岗位或者业务的需要为不同的员工分配不同的使用权限 避免未授权的用户去使用输出设备 同时也可以让传真接收在指定文件夹 只保留需要的文档 进一步做到避免输出浪费的情况发生 IC卡认证功能 拒绝浪费 管理员设定人员的权限 案 Page 16 2 3 用户像往常一样打印 刷卡后对打印任务进行释放 选择你要打印的文档或者删除错误打印的文档 拿取你打印的文档 1 通过IC卡解决方案锁定打印功能能够实现安全打印 用户向平常一样 打印的文档会保存在机器的硬盘中 通过刷卡认证后 打印任务才被释放出来 同时可以避免在公用的打印设备上 打印的文档与其他人的混淆 通过IC卡锁定打印功能实现安全输出 避免机密的文档没有及时拿走而造成泄密 同时减少打印浪费和避免错误的打印 锁定打印功能使输出变得更加安全 高效 方便 IC卡认证功能 安全性 Page 17 Changesettings Checkprint 显示详细的打印属性参数 在面板上更改打印设置 打印的文档可以保存在FelexRleaseServer上 可以选在在事务所的任意一台复印机上进行输出 服务器版支持无限台数漫游打印 打印后的文件设置参数 可以在MFP的面板上就行修改 如单面改成双面 彩色改称黑白 以及打印份数等 再也不会出现因打印设置错误而造成打印浪费了 IC卡认证功能 灵活性 MPC2050 MPC2050 Page 18 通过输出计费软件对员工的输出进行统计 方便公司管理和成本分摊 使用AccountingReportPackager对输出进行统计 通过WebSmartDeviceMonitor收集输出员工的使用记录 监控输出日志和文档名 日期 文档属性 访问记录等 张先生打印方案书彩色3页 李先生打印报价单黑白1页 王小姐复印黑白2页 IC卡认证功能 统计及报表 Page 19 成本计算 Page 20 1 设备减少 从原有7台输出设备降至2台 更换设备的明细及相关费用 2 设备及相关费用 3 后续维护费用 包含保养费用 由厂商负担 1 设备原价14000元2 厂商承担3000元 Page 21 改善后办公设备费用预估表 Page 22 改善后被整合的办公设备处理方式 Page 23 改善前后费用对比 1 一次性投入 2 后续费用 Page 24 使用成本大幅降低 文件输出管理可控 传真 打印 复印 扫描得到监控和管理 每月费用可提供报表 优化文件打印 传真和管理流程 达