法律顾问合同审查作业指导书.doc

本文档系作者精心整理编辑，实用价值高。法律顾问合同审查作业指导书第一章 总则第1条 合同审查的定义合同审查，是指为防范交易风险，维护公司利益，在合同签订前，公司法律部门及其他相关部门依据法律法规及公司规章制度的要求，针对各部门送审的合同文本及资料，通过检查、核对、分析等方法，就合同中存在的法律问题及其他缺陷提出修改、增删、调整等意见建议的专业活动。第2条 合同审查的目的和依据为加强公司合同的审核管理，规范法律顾问合同审查工作，提高合同审核效率，防控合同风险，促进公司依法经营，根据中华人民共和国民法通则、中华人民共和国合同法和其它相关法律法规，特制定本作业指导书。第3条 合同审查的对象本作业指导书所称合同，包括集团及其下属子公司、分公司及其他分支机构与法人、其他组织、自然人之间签订的合同。法律顾问应当审查的文件包括合同正文文本、附件、补充协议、变更协议及对方当事人证照和资质证书以及相关背景资料等。法律顾问在审查合同时应尤其注意审查合同洽商记录、备忘录、往来电传、信函及其他构成合同有机组成部分的文件。第4条 适用范围本作业指导书适用于（集团）股份有限公司及其子公司以及子公司的下属公司和分支机构。第5条 合同审查原则5.1 依法合规审查的原则法律顾问审查合同时，不仅应当确保合同的合法性，还要确保合同符合公司内部的管理规定。5.2 公平与利益兼顾的原则法律顾问审查合同时，应当积极维护公司利益，但是，为了维护公司良好的社会形象及合作信誉，还应当兼顾公平对等。5.3 与缔约过程相结合原则法律顾问审查合同时，不能仅就合同条文进行审查，而应当深入合同商谈、磋商的全过程，主动积极地了解合同签订背景及合同所反映的问题。确保审查过的合同能准确全面的体现双方真实意思表示。5.4 风险控制与促成交易相结合原则法律顾问在审查合同过程中，不仅要在合法、合规的前提下控制风险，还要以促成交易为工作目标，努力实现公司经营目的。第二章 法律顾问合同审查工作细则第6条 法律顾问在审查合同时应遵照本章细则进行。本章细则为合同审查的基本要求。如法律顾问认为本细则不能满足合同个案的审查需求，请在达到本细则要求的基础上酌情增加审查项目。第7条 合同审查按审查内容分为前期立项审查、合同内容审查及合同条款审查三方面工作。第一节 立项审查第8条 法律顾问应协助业务部门进行合同所涉项目的前期立项审查。前期立项审查的重点是对合同相对方主体资格的审查。第9条 合同相对方主体资格审查对合同相对方主体资格的审查包括主体合法性的审查及履约能力审查两方面。第10条 合同相对方主体合法性审查10.1 对合同相对方主体合法性进行审查目的是了解合同相对方的经营资质及背景。主要审查文件包括：1、 营业执照事业单位法人证明书组织机构代码证身份证（暂住证）；2、 税务登记证；3、 经营许可证资质证书授权书。10.2 对营业执照进行审查：1、 合同期间是否处于营业执照的有效期之内；2、 营业执照是否依法进行了年检；3、 合同业务内容是否在营业执照上注明的经营范围之内；4、 注册资本金是否全部缴足，实缴的注册资本金数额是否与合同金额相匹配（指不过分悬殊）。10.3 对组织机构代码证进行审查，具体包括：1、 企业名称、地址与营业执照是否一致；2、 合同期间是否处于组织机构代码证的有效期间之内；3、 组织机构代码证是否进行了年检。10.4 对税务登记证进行审查，具体包括：1、 企业名称、地址、经营范围与营业执照是否一致；2、 合同期间是否处于税务登记证的有效期间之内。10.5 合同相对方为自然人时，主体资格审查应注意以下要点：10.5.1 首先判明自然人是否可以依法成为该类合同的相对人；10.5.2 通对合同相对方的身份证进行审查，以确认合同相对方身份的真实性。审查的具体内容包括：1、 身份证照片与本人是否一致；2、 身份证是否在有效期。10.6 对经营许可证书、资质、授权的审查：10.6.1 法律顾问在审查合同时，应根据具体合同业务、法律、法规及当地政策文件，判断个案合同是否需要合同相对方进行特定的前置行政许可/审批（比如餐饮经营、停车场经营、各类工程的承揽）。10.6.2 需要合同相对方进行特定的前置行政许可/审批的，法律顾问还应当：1、 审查合同相对方须取得何种证照或资质/资格证书，并判断合同相对方是否具备签署该类合同的资格；2、 合同相对方如需取得前置审批或授权的，应判断合同相对方取得的审批或授权是否真实有效；3、 提示公司（人员）与不具备此类资格、未被有效授权或未进行有效审批的合同相对方签约的法律后果/责任。10.7 合同涉及股权转让、对外投资等重大交易的，法律顾问还应当审查：1、 合同相对方的法人文件是否完备，例如：公司章程、股东会决议等；2、 合同相对方授权人员的书面授权文件是否完备，例如：授权委托书等。第11条 合同相对方履约能力审查11.1 法律顾问应提醒业务人员在合同磋商、招投标过程中，对合同相对方履约能力进行审查，审查目的是为了保证合同的顺利履行。11.2 通过合同相对方工商登记资料、年检报告及征信记录审查合同相对方的履约能力，具体内容如下：11.2.1 对合同相对方基本登记资料的审查：1、 审查合同相对方的行业状况、行业地位是否真实；2、 审查合同相对方的行业经验是否领先，是否能够满足合同所需；3、 审查合同相对方人员构成是否合理，是否能够高效履行合同；4、 审查合同相对方的营利能力，是否有充足资金履行合同。11.2.2 对合同相对方年检报告的审查:1、 审查合同相对方设立时的资金来源是否正常，注册资本是否如实缴纳；2、 审查合同相对方历次名称变动是否经过批准，是否连续；3、 审查合同相对方历次股权变动是否合法，是否经过验资；4、 核准登记的营业地址是否与营业执照登记一致；5、 合同相对方的生产能力、生产规模是否能够满足合同需要；6、 经营期间（尤其是最近三年）公司资产变化，有无重大资产转让、重大负债。11.2.3 对合同相对方征信记录的审查：1、 审查合同相对方有无不良贷款记录；2、 审查合同相对方有无偷漏税记录。第12条 其他12.1 合同涉及大额现金往来的，应要求合同相对方提供银行出具的基本账户证明。12.2 法律顾问根据需要可以要求合同相对方交验营业执照、经营许可证或资质证书等文件的原件，在必要时应当至有关部门实地调取上述文件进行核实。合同涉及重大交易的，还应报请公司组织实地勘察。12.3 国家法律对合同相对方主体资格在本节以外有特殊要求的，应将其纳入合同相对方资格审查范围。第二节 合同内容审查第13条 对合同内容的审查，应当侧重于合同内容是否具有导致合同无效、被撤销的情况。第14条 审查时应注意，判定合同无效的法律依据应当为法律和行政法规。第三节 合同条款审查第15条 合同条款审查的主要目的是保证条款的完备性、语言表述的准确性和逻辑的严谨性。第16条 合同当事人基本信息：16.1 合同当事人基本信息应当包括以下内容：1、 合同当事人名称；2、 合同当事人住所地；3、 合同当事人的法定代表人（授权代表）名称。16.2 审查合同当事人基本信息时，应当注意：1、 合同当事人名称是否与其营业执照上的名称相一致；2、 合同当事人的住所地是否与营业执照上登记的营业地点相一致；3、 合同当事人的法定代表人名称是否与营业执照中所载姓名相一致；4、 合同签订人员名称是否与授权委托书中所载姓名相一致。16.3 审查发现不一致事项时，应当要求出现错误一方改正文本或出具其他有效证明文件对不一致事项进行说明，其他有效证明文件应作为合同文件的一部分进行保存。第17条 前言部分涉及重大交易事项的合同应当在正文前设置前言部分。前言部分主要说明合同目的，合同双方主体资格、合同订立的背景、前提及合法、合规的依据。第18条 陈述与保证条款18.1 合同涉及重大交易或合同相对方需要取得资格认证、办理相关部门审批、登记手续或需要股东会（董事会）授权的，合同文本应当设置陈述与保证条款。18.2 陈述与保证条款应包括以下内容：18.2.1 合同相对方对自己已取得的相关资质、审批、登记手续进行的简要陈述；18.2.2 合同相对方应对自己陈述的合同内容的合法性、有效性和完备性以及自身合同行为的有效性做出保证，愿意在保证事项与实际情况不符时承担及时取得相关资质、进行补充审批/登记或取得授权的责任，并对我司因此受到的损失承担赔偿责任。18.3 违反陈述与保证条款应当作为违约行为之一列入合同违约条款。具体操作办法见25.2条。第19条 标的合同必须约定标的。对标的的表述应尽量明确，如不能准确界定范围，则应从合同目的角度表述。第20条 数量20.1 合同中应对数量条款进行明确约定。20.2 在采购类合同中，我司可根据合同性质约定3%-5%的数量变更幅度；下列情况之一者造成合同数量变更的，应说明变更原因并签订补充协议：1、 工程范围扩大或缩小；2、 数量变更幅度超过5%。第21条 质量21.1 须有明确的验收标准和验收程序，验收结果与付款严格挂钩。 21.2 对于短时间内难以发现质量瑕疵的标的，一般应当在合同中设定质量保证期限，对于在质量保证期限内出现质量问题的，合同相对方应当无条件进行修复并承担我司损失，或由我司在质量担保金中直接扣除相应维修费用。21.3 我司负有验收责任的情况下，一般应慎用 “在一定时间内未验收视为合格”的约定。第22条 履行期限、地点和方式22.1 合同应当明确列明履行期限（工程节点）、履行地点和履行方式。22.2 合同相对方可能作为不可抗力延期的常用理由可通过除外条款事先予以排除。如“节假日、不超过*天的市政停水停电、春运返工等因素均已考虑在内，工期不作任何调整”等。第23条 预付款或定金应当根据合同涉及的行业惯例决定是否设立预付款或定金条款。23.1 预付款或定金的比例不宜超过合同总金额的20%。23.2 设定定金条款的，不可使用“订金”字样，并对定金罚则进行明确。第24条 价款或报酬24.1 合同的价款或报酬条款应约定合同的金额、税费负担、支付方式、付款条件等。24.2 对于合同金额的约定一般应当包括币种、数量。一般情况下要求以人民币为支付货币，但涉及境外项目或融资项目的除外。24.3 在价款或报酬条款中，应当对税费的负担进行明确约定。24.4 我司承担付款责任的，法律顾问在审查付款条件时应注意如下审查要点：24.4.1 一般应尽量分期付款，对于小额合同可约定一次性付款；24.4.2 一次付款的，约定付款条件时应尽量采取验收合格后一定时限内付款的形式，给与我司的时限一般应当在15日以上；24.4.3 对于履行周期较长的合同、持续性合同或双方有交差给付义务的合同，我司的付款进度应严格与对方履行合同进度相挂钩而不宜提前付款或一次性付款；24.4.4 对于建筑施工类合同或其他短时间内难以发现标的质量瑕疵的合同，一般情况下，应约定保留合同金额总价的一定比例款项作为工程质保金；24.4.5 合同应约定，一般情况下，我司在合同相对方提供正式完税发票后进行付款；24.4.6 对于我司签署的合同中常见的逾期付款违约责任，要根据各公司财务付款审批流程的实际情况订立，适当留有余地，以免承担逾期付款违约金。逾期付款违约金的比率一般不宜超过人民币0.03%每日；24.5 合同相对人承担付款责任的，应当明确列明付款程序、付款期限、逾期付款责任。24.5.1 采购类合同我司应当明确约定合同相对方的付款期限，只有最后一天为法定节假日时才可顺延至法定节假日之后的第一天；24.5.2 逾期付款责任形式一般设定为逾期付款违约金，违约金最高不宜超过人民币0.04%每日。第25条 违约责任25.1 所有合同均应设置违约条款。设置违约条款的原则是双方违约责任对等。25.2 对于我司出具的合同，合同均应采用列举方式列明具体违约事项及责任形式。25.2.1 在确定各种违约责任形式时，应当注意违约责任的可操作性；25.2.2 对于我司特别在意的合同事项，比如工期、质量等，可适当加大罚则以体现我司对该部分事项的严格要求。25.2.3 违约行为对应的罚则一般为违约金。1、 “违约金”不可用“罚金”、“罚息”、“利息”等字样代替，以免出现诉讼当中不予支持的情况；2、 违约金的金额不宜超过合同总额的30%。第26条 担保法律顾问应视具体情况对设置担保条款的必要性、担保方式、担保责任方式和担保范围、出具担保手续的合法性和程序的规范性进行审查。26.1 我司对外承担担保责任的应严格审查，重大担保事项应事前报董事会审批。26.2 合同相对方提供担保的，应当严格审查担保方式的合法性、合规性、担保范围、保险情况等。26.2.1 我司一般可接受合同相对方提供的不动产抵押和权利质押；26.2.2 合同相对方提供担保的，担保范围包括合同相对方在合同项下所应承担的全部债务，包括但不限于合同价款、逾期付款违约金及其他违约金、定金、我司实际损失、我司实现担保债权的费用、诉讼费和律师费等；26.2.3 我司可要求合同相对方提供不动产抵押时对担保物投保，办理保险手续时，我司应当是受益人；26.2.4 审查合同相对方提供的抵押担保时，应注意审查我司在实现担保债权时是否可能出现第三人向我司主张优先权；在担保物遭到意外毁损时，我司是否可以就保险金额主张权利；26.2.5 我司实现担保债权的方式一般为折价拍卖，不宜约定直接获得不动产或权利的所有权；26.2.6 在审查过程中，发现一种担保方式不足以防控我司债权风险的，可以要求合同相对方提供两种以上担保。合同相对方提供其他种类担保的，应当另行订立担保合同。26.3 合同涉及重大投资、重大招投标等交易的，我司除可以要求合同相对方提供担保外，还可以要求第三方提供担保。26.3.1 第三方提供担保的，我司应当要求第三方提供土地、房产等不动产抵押、股权质押等；对于资信较好、资金实力雄厚的知名企业，也可接受其提供的保证担保；26.3.2 第三方提供保证担保的，应严格审查担保人的担保能力；26.3.3 第三方提供担保的，一般要求与合同相对方和其他担保人承担连带保证责任；26.3.4 第三方提供担保的，应当另行订立书面担保合同；26.3.5 审查第三方提供的抵押担保时，应注意审查我司在实现担保债权时有无其他第三人向我司主张优先权；在担保物遭到意外毁损时，我司是否可以就保险金额主张权利；26.3.6 审查第三方提供的担保时，除按本办法26.2.3、26.2.4款审查